El pla de gestió és una descripció de com funcionarà l’organització o l’empresa. Amb un pla de gestió, podeu formular estructures i operacions de gestió. El pla també garanteix que tots els membres comparteixin la mateixa visió i que s’assoleixin els objectius. Podeu elaborar un pla de gestió fàcilment mitjançant uns senzills passos.
Pas
Part 1 de 4: Iniciar un pla de gestió
Pas 1. Determineu la necessitat d’un pla de gestió
El pla de gestió serveix per formular els procediments i les polítiques que són importants per a l’organització, així com les responsabilitats i les autoritats de totes les persones implicades. Sense un pla, les operacions poden ser inconsistents, les responsabilitats no estan clares i l’organització no està preparada per a determinats esdeveniments.
- El pla comercial permet a tots els membres de l’organització conèixer clarament la seva posició, incloent-hi a qui han d’informar, qui els informa i les seves responsabilitats.
- L’afirmació del paper també crea un sentit de la responsabilitat perquè quedarà clar qui té la culpa si passa alguna cosa o no passa.
Pas 2. Descriviu el pla
El pla de gestió ha de contenir diversos elements clau. Dibuixeu un esquema senzill en una pissarra o un document informàtic que mostri les seccions del pla de gestió perquè vosaltres i el vostre equip en pugueu discutir. El pla de gestió ha d’incloure les seccions següents:
- Descripció de l'estructura de gestió.
- Una secció que detalla cada membre i les seves responsabilitats i autoritats.
- Un gràfic que mostra les interaccions i responsabilitats entre cada nivell de l'organització.
- Seccions que descriuen diversos aspectes de l’organització que s’està gestionant, així com les polítiques i procediments de gestió.
- Calendari per actualitzar, ampliar i desenvolupar plans de gestió i gestió.
Pas 3. Descriviu la vostra estructura de gestió
Cada organització o empresa té una estructura de gestió una mica diferent. Al principi del pla, descriviu l'estructura de gestió amb paraules o diagrames. Deixa clar qui pren les decisions finals, ja sigui la direcció, el consell o una sola persona. Incloeu els responsables de decisions externs i interns, així com els consultors. Si cal, expliqueu com l’assignació de la presa de decisions es basa en la jerarquia organitzativa.
Pas 4. Enumereu els diversos aspectes de l'organització que es gestionaran segons el pla
Dividiu tots els processos i funcions en categories. Les categories es poden definir per departament en una empresa gran o per procés de negoci en una empresa petita. Els aspectes de les operacions que generalment s’inclouen són la gestió dels empleats, el control financer, el control d’inventaris o subministraments, el màrqueting o les relacions públiques i les operacions (com ara la fabricació o les vendes). Dividiu tots els aspectes de l'organització de manera que pugueu definir els seus rols i procediments respectius.
Part 2 de 4: Descripció de la propietat i la gestió
Pas 1. Presteu atenció al tipus de propietat de l'organització
Descriviu la propietat de l’empresa en termes clars. Indiqueu si l'organització és pública, privada o sense ànim de lucre. A més, si hi ha diversos propietaris o inversors, haureu d’explicar la divisió de poders, passius i accions. Per exemple, la propietat de l'organització es pot compartir en un acord d'associació o d'accionistes de l'empresa.
Pas 2. Enumereu els noms dels membres de la junta
Si el vostre negoci té un consell, enumereu els membres. Escriviu un resum del seu lideratge, experiència, punts forts i punts febles. És possible que les empreses privades no tinguin un consell d’administració. Si no hi ha cap tauler, no cal que entreu en aquesta secció.
Incloeu una còpia de les polítiques del consell, inclosos els termes d’elecció, mandat, responsabilitats, poders i resolució de conflictes. Aquesta informació s’ha d’indicar a l’acord d’explotació comercial o a un altre document de constitució
Pas 3. Introduïu els membres clau de la direcció
Anoteu les qualificacions i l’experiència de cada membre. A més dels propietaris i membres del consell, aquesta secció inclou inversors, executius, directius, empleats i personal clau i empresaris. Descriviu els antecedents dels membres, juntament amb les seves característiques i contribució a l'èxit del negoci.
Pas 4. Presentar els punts forts de cada individu a l'equip directiu
Expliqueu la importància d’aquestes qualitats per a la posició que ocupa cada membre. Incloeu atributs com ara la capacitat de motivació, l'aptitud financera i la destresa empresarial.
- Enumereu els càrrecs i deures anteriors de cada membre, que s’apliquen a les seves obligacions actuals. Expliqueu com l’obligació aprofita les capacitats i enforteix la posició de la direcció.
- Introduïu els antecedents educatius de cada gestor. Expliqueu com la seva formació és beneficiosa per a l’empresa. Incloeu educació que només sigui rellevant per a la seva posició actual.
- Si sou l’únic empleat, incloeu la vostra pròpia experiència i punts forts.
Pas 5. Descriviu el procés de contractació
Expliqueu els conceptes bàsics per contractar nous empleats. Indiqueu les qualificacions i l’experiència necessàries per a cada lloc. Això és especialment important si no heu contractat cap gerent. Incloeu el procés de formació i els programes d’incentius o recompenses implementats. També es pot incloure una descripció dels avantatges aquí.
Pas 6. Incloeu el nom del consultor o assessor extern que utilitzarà
Hi ha persones amb qui podeu contactar per obtenir màrqueting, assessorament personal i assessorament financer. Per exemple, la vostra empresa pot necessitar:
- Advocat
- Comptable
- Agent d'assegurances
- Consultor
Pas 7. Incloeu un resum de les capacitats de l'equip directiu
Escriviu una breu descripció que expliqui per què el vostre equip té èxit. Al final del pla de gestió, indiqueu específicament per què el vostre equip determinarà l'èxit del negoci. Expliqueu com la combinació de directius d’aquest model de negoci ajudarà l’empresa en els propers anys. Aquesta secció combina els diversos punts del pla.
Per exemple, "El nostre equip de persones amb diferents capacitats tenen una combinació de 40 anys d'experiència en aquest camp. Amb una estructura democràtica coordinada, poden treballar junts de manera eficaç per aconseguir els resultats desitjats. Amb aquest equip, creiem que el negoci serà rendible d'aquí a dos anys"
Pas 8. Descriviu la relació entre la direcció, els propietaris i els empleats
Un aspecte important de les operacions de gestió és la interacció entre els nivells de gestió i entre la direcció / propietaris i empleats. Descriviu l'autoritat, la responsabilitat i el paper de cada nivell en aspectes de les operacions comercials. Incloeu processos de presa de decisions i col·laboració compartits, així com reunions o línies de comunicació necessàries. Assegureu-vos que tothom estigui d’acord sobre com resoldre disputes i compartir el poder.
Part 3 de 4: Escriure polítiques i procediments
Pas 1. Penseu en la necessitat d'una política escrita
Les polítiques escrites tenen com a objectiu definir operacions en grans organitzacions. Les polítiques crearan coherència i garantiran que tots els processos funcionin sense problemes. Tanmateix, és possible que una empresa o organització molt petita no necessiti cap política. De fet, les polítiques de vegades poden limitar la col·laboració i frenar el treball en petit grup. Penseu en la mida i les necessitats de la vostra organització abans d’elaborar una política.
Pas 2. Reuneix un grup de directius i empleats
En cada consideració dels aspectes de les operacions, reuneix els membres de la direcció i els empleats que estan directament afectats o responsables del procés o àrea. Definiu polítiques i procediments amb elles, accepteu les aportacions i aclariu tots els detalls. Això permet implementar plans en operacions reals i dóna als empleats un sentit de propietat.
Pas 3. Escriviu polítiques i procediments per a cada aspecte del negoci
Això s'utilitzarà com a explicació a la direcció i als empleats sobre com operar aquesta part de l'organització. Les polítiques organitzatives, les filosofies i les regulacions estan dissenyades per assolir objectius i garantir que les operacions siguin d’acord amb els principis organitzatius. Aquesta política es realitza mitjançant procediments, que són mètodes específics per dur a terme operacions comercials.
Per exemple, una política per utilitzar i vendre només materials i productes respectuosos amb el medi ambient. El procediment per donar suport a aquesta política és comprar béns a proveïdors respectuosos amb el medi ambient o comprovar l’impacte ambiental dels materials o productes utilitzats
Pas 4. Assegureu-vos que la política s'adapti a la vostra cultura i filosofia
Les polítiques i els procediments s'han de fer d'acord amb la filosofia i els objectius. Comproveu cada punt de la política per assegurar-vos que tots portin al mateix final. Si alguna cosa no s’alinea o és qüestionable, feu canvis per adaptar-los millor a la missió.
Part 4 de 4: revisió del pla
Pas 1. Torneu a llegir atentament el pla
El pla de gestió ha de ser professional. El document ha d’estar lliure d’errors ortogràfics i gramaticals. Imprimeix en paper blanc sense arrugues i sense taques.
Pas 2. Trieu un format clar
El format del pla de gestió ha de ser el mateix que per a qualsevol altra proposta empresarial. Podeu marcar les seccions principals amb encapçalaments en negreta. Utilitzeu un tipus de lletra fàcil de llegir. El tipus de lletra estàndard és Times New Roman, mida 12. Podeu fer servir punts vius per llistar les vostres experiències, habilitats i responsabilitats, o presentar informació important en paràgrafs breus.
Pas 3. Penseu en demanar a un consultor comercial que revisi l'esborrany del pla
Com més gent ho llegeixi, millor. Un assessor d’empreses o un planificador financer pot oferir millors consells. Parleu amb un consultor. És possible que hi puguin trobar buits o conflictes.
Pas 4. Envieu-lo a tots els propietaris
Tots els propietaris i gestors d’alt nivell de l’empresa han d’aprovar el pla de gestió. Assegureu-vos que cada propietari en tingui una còpia. Us poden enviar correccions i revisions. Tingueu en compte les seves aportacions. Si no esteu d'acord amb un canvi, parleu-ne amb ells per trobar un compromís.
Un cop estiguin d'acord, demaneu a tots els propietaris un pla de gestió abans de lliurar-lo a inversors, bancs o organismes de finançament
Pas 5. Comprometeu-vos a canviar el pla si cal
Tots els plans de gestió de nova creació no estan provats i probablement requeriran una revisió un cop s’implementin. Per tant, hauríeu d’incloure una estipulació que els plans es puguin canviar i revisar a mesura que els negocis viatgin. Comenceu fent un calendari d’avaluació, indicant quan es celebrarà una reunió per discutir l’eficàcia del pla i l’èxit o el fracàs de la seva implementació.
- Assegureu-vos que hi hagi una manera perquè tots els directius i empleats puguin enviar comentaris relacionats amb el pla de gestió.
- A continuació, creeu el mètode d'aprovació i apliqueu els canvis.
