Hi ha dos tipus de plans de gestió del canvi. El primer tipus de pla tracta l’impacte del canvi en l’organització, cosa que facilita la transició. El segon tipus de pla supervisa els canvis específics del projecte, cosa que dóna lloc a un registre clar dels canvis a l'abast del projecte. Tots dos plans tenen com a objectiu comunicar amb claredat i precisió el que cal fer.
Pas
Mètode 1 de 2: escriure un pla per gestionar el canvi organitzatiu
Pas 1. Mostra el motiu del canvi
Enumereu els factors que van impulsar la decisió de canviar, com ara un rendiment baix, una nova tecnologia o un canvi en la missió de l'organització.
Un enfocament que es pot utilitzar és descriure la situació actual i la situació futura que l'organització vol crear
Pas 2. Definiu el tipus i l'abast del canvi
Descriviu breument la naturalesa del projecte de canvi. Determineu si aquest canvi afectarà el títol del lloc de treball, els processos empresarials, els canvis de polítiques i / o l’estructura organitzativa. Enumereu els departaments, grups de treball, sistemes o altres components que experimentaran canvis.
Pas 3. Descriviu el suport de les parts interessades
Enumereu totes les parts que es veuran afectades pel canvi proposat, per exemple, direcció alta, gestors de projectes, patrocinadors de projectes, usuaris finals i / o empleats. Per a cada part, escriviu si el partit admet el canvi.
- Penseu en la possibilitat de crear un diagrama per comunicar-ho de manera clara i concisa. Un exemple és enumerar la consciència, el nivell de suport i la influència de cada part classificada mitjançant una escala alta / mitjana / baixa.
- Si és possible, realitzeu una entrevista presencial per mesurar el suport.
Pas 4. Formeu un equip de gestió de canvis
Aquest equip s’encarrega de proporcionar informació a totes les parts, d’escoltar les preocupacions i de garantir que el procés de canvi sigui el més fluït possible. Trieu persones que tinguin credibilitat dins l’organització i que tinguin bones habilitats comunicatives.
Aquest equip també hauria de comptar amb membres del nivell executiu superior. Destacar que són els responsables de promoure el canvi, no només de donar l’aprovació
Pas 5. Desenvolupeu un enfocament de la gestió
El suport total de persones importants de l’organització és molt important per a l’èxit del canvi. Oferiu als empleats superiors l’oportunitat de proporcionar comentaris i treballar amb ells per crear un paper actiu en la demostració i lideratge del canvi.
Pas 6. Creeu un pla per a cada part interessada
Avalueu els riscos i les preocupacions de totes les parts, incloses les que donen suport al canvi. Assigneu l’equip directiu per atendre les preocupacions.
Pas 7. Crear un pla de comunicació
La comunicació és el component més important en la gestió del canvi. Comunicar-se regularment amb les persones afectades pel canvi. Emfatitzeu els motius del canvi i els beneficis que es poden obtenir del canvi.
- Les parts interessades han d’acceptar comunicacions personals a dues cares. Les reunions presencials o presencials són molt importants.
- La comunicació hauria de provenir d’un patrocinador de canvis d’alt rang, del vostre supervisor immediat i d’altres persones de confiança de les parts interessades. Totes les comunicacions han de transmetre un missatge coherent.
Pas 8. Superviseu el partit
Sempre hi ha qui es resisteix al canvi. Aquest partit és a nivell individual. Per tant, comuniqueu-vos amb la persona per entendre el seu raonament. Superviseu les queixes perquè l’equip de gestió de canvis pugui solucionar-les. Els motius més habituals de resistència són:
- Sense motivació per canviar, ni sensació d’urgència
- No coneixeu la situació general ni per què cal un canvi
- Falta d’informació en el procés
- Incertesa sobre la seguretat laboral, els rols futurs o les demandes i habilitats necessàries per realitzar futures feines.
- Incapacitat de la direcció per complir les expectatives quant a la implementació o la comunicació del canvi
Pas 9. Superar obstacles
Moltes queixes s’han de resoldre millorant les comunicacions o canviant les estratègies de comunicació per abordar problemes específics. Algunes queixes requereixen un enfocament addicional que és possible que pugueu incloure com a part del pla o que podeu delegar a l'equip directiu perquè puguin fer el que calgui. Penseu en els passos adequats a la vostra organització:
- Per canviar rols o processos de treball, prioritzeu la formació dels empleats.
- Si prediu una moral baixa o un període de transició estressant, tingueu en compte els esdeveniments de l'empresa o els avantatges dels empleats.
- Si les parts interessades no estan motivades per canviar, incentivar-les.
- Si les parts interessades no se senten implicades en el procés de canvi, convoqueu una reunió per recollir comentaris i penseu en canviar els plans.
Mètode 2 de 2: Seguiment dels canvis del projecte
Pas 1. Definiu el rol de gestió de canvis
Feu una llista dels càrrecs a designar per a aquest projecte. Descriviu les responsabilitats i habilitats necessàries per a cada lloc. Com a mínim, incloeu un gestor de projectes per fer canvis quotidians i un patrocinador del projecte per supervisar el progrés general i prendre decisions importants sobre canvis.
Per a un projecte ampli en una gran organització, dividiu la funció de gestió de projectes en diverses persones amb coneixements especialitzats
Pas 2. Penseu en la possibilitat de crear una placa de control de canvis
Els projectes de desenvolupament de programari solen tenir una junta de control de canvis composta per representants de cadascun dels grups interessats. És el consell qui aprova les sol·licituds de canvi, no el gestor de projectes i comunica les decisions a les parts interessades. Aquest enfocament funciona bé per a projectes que impliquen diversos grups i projectes que l’abast i els objectius mínims solen requerir una nova avaluació.
Pas 3. Creeu un procés per realitzar sol·licituds de canvi
Quan algú de l’equip de canvi hagi descobert el següent pas, com es converteix una idea en realitat? Descriviu aquest procés amb l’acord de l’equip. Exemple:
- Els membres de l’equip omplen un formulari de sol·licitud de canvi i l’envien al gestor del projecte.
- El gestor del projecte introdueix el formulari al registre de sol·licitud de canvi i ajusta aquest registre a mesura que s’implementin o rebutgin els canvis.
- El gerent demana als membres de l’equip que redactin un pla específic i estimin l’esforç necessari.
- El gestor del projecte envia el pla al patrocinador del projecte perquè l’aprovi o el rebutgi.
- Implementar canvis. Les parts interessades s’informen periòdicament de l’evolució.
Pas 4. Creeu un formulari de sol·licitud de canvi
Les dades següents s’han d’incloure cada vegada que es fa una sol·licitud de canvi i s’introdueix al registre de canvis:
- Data de sol·licitud de canvi
- Número de sol·licitud de canvi assignat pel cap de projecte
- Títol i explicació
- Nom, adreça de correu electrònic i número de telèfon del sol·licitant
- Prioritat (alta, mitjana o baixa). Els plans de gestió de canvis d’emergència poden requerir terminis específics.
- Número de producte i versió (per a projectes de programari)
Pas 5. Introduïu informació addicional a les notes de canvi
Els registres de canvis han de registrar les decisions i la implementació. A més de la informació que es copia del formulari de sol·licitud de canvi, heu de preparar un lloc per escriure el següent:
- Signe d'aprovació o rebuig
- La signatura de la persona que aprova o rebutja la sol·licitud
- Canvia el termini d’implementació
- Canvia la data de finalització
Pas 6. Superviseu les decisions importants
A més de les notes diàries, fer un seguiment de les decisions importants serà beneficiós per al projecte. Aquests registres us facilitaran el seguiment de projectes a llarg termini o de projectes que pateixen un canvi de lideratge. Aquests registres també poden orientar la comunicació amb els clients o l’alta direcció. Per a qualsevol canvi en els terminis, l'abast o els requisits del projecte, el nivell de prioritat o l'estratègia, incloeu la informació següent:
- Persones que prenen decisions
- Data de decisió
- Resum dels motius de la decisió i del procés de presa de decisions. Incloeu documents relacionats amb aquest procés.
