El desenvolupament d’un pla de gestió de riscos eficaç pot evitar que els petits problemes es facin grans. Els diferents tipus de plans de gestió de riscos poden fer front al càlcul de la probabilitat d’un esdeveniment, el seu impacte sobre vosaltres, quins riscos són especulatius i com mitigar els problemes associats a aquests riscos. La planificació us ajudarà a fer front i prevenir situacions difícils que tinguin o sorgiran.
Pas
Pas 1. Comprendre el funcionament de la gestió de riscos
El risc és l'efecte (positiu o negatiu) a causa d'un esdeveniment o una sèrie d'esdeveniments que es produeixen en un o diversos llocs. El risc es calcula en funció de la probabilitat que un esdeveniment esdevingui un problema i de l'impacte resultant (risc = imprevist X impacte). Cal analitzar diversos factors per analitzar el risc, inclosos:
-
Ocurrència: què podria passar?
Elaborar un pla de gestió de riscos Pas 1 Bullet1 -
Probabilitat: quina probabilitat té l'esdeveniment?
Elaborar un pla de gestió de riscos Pas 1 Bullet2 - Impacte: fins a quin punt serà l’impacte si es produeix?
- Mitigació: com (i per quant) podeu reduir la probabilitat.
- Contingència: com (i fins a quin punt) podeu reduir l'impacte?
- Reducció = Mitigació X contingència
- Exposició = Risc: reducció
- Un cop identifiqueu les variables anteriors, el resultat és Exposició. Aquesta és la quantitat de risc que no es pot evitar. L'exposició també es pot anomenar amenaça, responsabilitat o gravetat, però totes fan referència al mateix. L’exposició s’utilitzarà per ajudar a determinar si cal dur a terme l’activitat prevista.
- Sovint es tracta d’una fórmula de cost vs benefici. Podeu utilitzar aquests elements per determinar si el risc d'implementar un canvi és superior o inferior al risc de no implementar el canvi.
- Risc assumit. Si decidiu continuar (de vegades no teniu cap opció, per exemple, regulacions governamentals), la vostra exposició es convertirà en un risc assumit. En alguns entorns, el risc assumit es tradueix en valors rupians que després s’utilitzen per calcular la rendibilitat del producte final.
Pas 2. Definiu el vostre projecte
En aquest article, considerem-vos el responsable d’un sistema informàtic que proporciona informació important (però no crítica) a una gran població. L’ordinador principal que allotja aquest sistema és antic i s’ha de substituir. La vostra tasca és desenvolupar un pla de gestió de riscos per a aquest moviment. Aquest pla es mostrarà en un model simplificat on el risc i l'impacte es classificaran com a alt, mitjà o baix (aquest mètode és molt comú a la gestió de projectes).
Pas 3. Obteniu informació d'altres persones
Riscos de pluja d’idees. Reuneu unes quantes persones que estiguin molt familiaritzades amb el projecte i demaneu informació sobre què passarà, com prevenir-lo i què s’ha de fer si succeeix. Prengui moltes notes! Utilitzarà la sortida d'aquesta important sessió diverses vegades durant els passos següents. Estigueu obert a les idees donades. Pensar "fora de la caixa" està bé, però mantingueu el control de la vostra sessió per mantenir-la centrada en l'objectiu.
Pas 4. Identifiqueu les conseqüències de cada risc
A partir de la sessió de pluja d’idees, s’ha recollit diversa informació sobre què passa si el risc es converteix en una realitat. Associeu cada risc amb les conseqüències al·ludides durant la sessió de la manera més específica possible. "L'ajornament del projecte" s'ha de desglossar per, per exemple, "El projecte s'endarrerirà en 13 dies". Si hi ha un valor rupià, simplement esmentar "Sobre pressupost" seria massa general.
Pas 5. Eliminar els problemes irrellevants
Per exemple, si moveu el sistema informàtic d'un concessionari de vehicles, la guerra nuclear, la plaga o els asteroides assassinats no interferiran en el vostre projecte. no podeu fer res per planificar o reduir l’impacte. Tot i això, tingueu en compte que no incloeu aquests esdeveniments a la planificació del risc.
Pas 6. Enumereu tots els elements de risc identificats
No cal que els organitzeu en ordre. Només cal registrar-los un per un.
Pas 7. Incloeu les probabilitats
Per a cada element de risc de la vostra llista, determineu si la probabilitat que es produeixin aquests riscos és prou alta, mitjana o baixa? Si heu d’utilitzar números, la probabilitat d’escala Baixa és 0,01-0, 33, Mitjana = 0,34-0, 66 i Alta = 0,67 - 1,00.
-
Cal tenir en compte que si la probabilitat que l’esdeveniment esdevingui real és nul·la, significa que el risc ja no es té en compte. No té sentit pensar què no passarà (un T-Rex enfadat es menja l’ordinador).
Pas 8. Definiu l'impacte
En general, Impact es designa com a alt, mitjà o baix segons les pautes definides. Si heu d’utilitzar números, vol dir escales d’impacte de 0,01 a 1,00, és a dir, de 0,01 a 0,33 = Baix, 0,34 - 0,66 = Mitjà, 0,67 - 1,00 = Alt.
-
Nota: si l’impacte d’un esdeveniment és nul, no cal registrar el risc. No hi ha cap raó per considerar coses irrellevants, siguin quines siguin les probabilitats (el meu gos va sopar).
Pas 9. Determineu el risc de l'element
Sovint s’utilitzen taules. Si utilitzeu valors alts, mitjans i baixos, us recomanem que utilitzeu la taula superior. Si utilitzeu valors numèrics, haureu de considerar un sistema de puntuació una mica més complicat similar a la segona taula aquí. És important tenir en compte que no hi ha una fórmula universal per combinar la versemblança amb l’impacte i la fórmula varia en funció de la persona i del projecte. Les fórmules d’aquest article són només un exemple (tot i que es basen en una història real):
-
Sigueu flexible en l’anàlisi.
De vegades, heu d’anar i venir entre el mètode T-S-R i el mètode numèric. Podeu utilitzar una taula similar a la següent taula.
Pas 10. Ordena tots els riscos
Enumereu tots els elements que s’han identificat a partir del risc més alt al més baix.
Pas 11. Calculeu el risc total
Aquí els números us ajudaran. a la taula 6, teniu 7 riscos amb valors T, T, S, S, S, R i R. Aquests valors es poden canviar a 0, 8, 0, 8, 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2 i 0, 2, de la taula 5. El risc total mitjà és de 0,5 o moderat.
Pas 12. Desenvolupar una estratègia de mitigació
La mitigació està dissenyada per reduir la probabilitat que aparegui un risc. Normalment, només caldrà fer-ho per als elements Alts i Mitjans. Podeu reduir l’element Baix, però poseu els altres en primer lloc. Per exemple, si un element de risc pot endarrerir el lliurament de peces crítiques, podeu reduir el risc ordenant-les al principi del projecte.
Pas 13. Desenvolupeu un pla de còpia de seguretat
Les contingències es dissenyen generalment per reduir l’impacte si el risc no es fa evident. Una vegada més, normalment només desenvolupareu contingències per a elements alts i mitjans. Per exemple, si una part important que necessiteu no arriba a temps, és possible que us vegeu obligat a utilitzar les parts antigues disponibles mentre espereu peces noves.
Pas 14. Anàlisi de l'eficàcia de l'estratègia
Quant es redueix la probabilitat i l’impacte? Avalueu la vostra estratègia de contingència i mitigació i reassigneu l'avaluació efectiva als vostres riscos.
Pas 15. Calculeu el risc efectiu
Ara, els vostres set riscos són S, S, S, R, R, R i R, que es tradueixen en 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2, 0, 2, 0, 2 i 0, 2. Per tant, obteniu un risc mitjà de 0,329. Vegeu la taula 5 i trobem que el risc global es classifica com a Baix. Inicialment, el vostre risc és moderat (0, 5). Després de la implementació de l’estratègia de gestió, l’exposició és baixa (0,329). Això significa que obteniu una reducció del risc del 34,2% mitjançant Mitigació i Contingència. Caixa forta!
Pas 16. Superviseu el vostre risc
Un cop coneguda la magnitud del risc, haureu de determinar com saber si el risc és real per saber quan i si necessiteu crear un pla de còpia de seguretat. Això es fa identificant signes de risc. Feu-ho amb risc elemental alt i mitjà. A continuació, a mesura que avanci el projecte, podreu determinar si l’element de risc s’ha convertit en un problema. Si no coneixeu els signes, hi ha moltes probabilitats que el risc pugui esdevenir real sense que ningú se n’adoni i afecti el projecte, fins i tot si teniu un bon pla de seguretat.
Consells
- En situacions en què el director de projecte té massa funcions de gestió de riscos, l'anàlisi es pot limitar al camí crític del projecte. En aquests casos, és recomanable calcular diversos camins crítics amb, potser, un temps de retard addicional per identificar de manera més proactiva les tasques que probablement es trobin en el camí crític. Això és particularment apropiat quan un director de projecte controla diversos projectes, però no eclipsa altres funcions de planificació i control (vegeu Advertiments).
- Reducció = Risc - Exposició. En aquest exemple (i suposant un projecte de 1000000 $), el vostre risc és de 0,5 X 1000000 $ (500000000 IDR) i la vostra exposició és de 0,329 X 1.000.000.000 IDR (329.000.000 IDR), és a dir, significa el valor de reducció = 171.000.000 IDR. utilitzeu-lo com a indicació de l'import de la despesa raonable per gestionar el risc, que hauria de formar part de l'estimació revisada del projecte (com ara l'assegurança).
- Canvis de pla. La gestió del risc és un procés incert perquè el risc sempre canvia. Avui en dia podeu assignar múltiples riscos amb una gran probabilitat i impacte. L’endemà, la probabilitat o l’impacte poden canviar. A més, alguns riscos poden desaparèixer completament mentre que d’altres surten.
- Podeu utilitzar Exposure per determinar la viabilitat del projecte. Si el projecte total estimat és de 1000000 $ i la vostra exposició és de 0,329, la regla general és que el projecte pot superar l'estimació en 329.000 $. Es pot pressupostar una mica d’efectiu addicional, per si de cas? En cas contrari, potser reconsidereu l'abast del vostre projecte.
- Utilitzeu documents de treball per controlar de forma contínua la planificació de riscos. Els riscos sempre canvien, es poden perdre els riscos antics i centrar-se en nous riscos.
- Els senyals d’alerta primerenca formen part d’una bona planificació de les còpies de seguretat. si algun resultat de la prova indica que és necessari un pla de còpia de seguretat, assegureu-vos d’accelerar els resultats de la prova. Si no hi ha un bon senyal d'advertència, proveu de crear el vostre propi.
- Feu sempre una investigació. Què has trobat a faltar? Què podria passar que no t’hagis plantejat? Aquesta és una de les coses més difícils i importants de fer. Feu una llista i comproveu-la repetidament.
- Si sou un gestor de projectes amb una experiència mínima o un projecte petit, penseu en estalviar temps saltant passos que no funcionen o tenen poc impacte en el projecte, ometeu l'avaluació formal de probabilitat i impacte, feu un "càlcul mental" i salteu directament i mireu el projecte. Exposició. Per exemple, si heu de realitzar el manteniment del circuit elèctric i aquesta activitat "apagarà" el servidor, el risc de moure el servidor a un nou circuit és superior a l'espera que finalitzi el manteniment per reactivar el servidor. En ambdós casos, el servidor s'apagarà, però podeu especificar quina acció és menys arriscada per al projecte.
Advertiment
- No ho feu deixeu que la política interfereixi en el vostre judici. això passa sovint. La gent no vol creure que allò que té control pot ser problemàtic i argumentarà en contra del seu nivell de risc. Potser, de fet, el risc pot no passar, però hi ha la possibilitat que la persona segueixi el seu propi ego.
- No ignoreu completament els elements de baix risc, però tampoc perdeu el temps en ells. Les mesures Alta, Mitjana i Baixa indiquen l’esforç que es dedicarà a controlar cada risc.
- Penseu en què pot passar si es produeixen dos o tres problemes junts. La probabilitat és molt baixa, però l’impacte serà enorme. Gairebé tots els desastres importants comporten diversos errors.
- No compliqueu massa el projecte. La gestió de riscos és una part important del projecte. Tanmateix, no deixeu que la feina real del vostre projecte sigui obstaculitzada. Si no aneu amb compte, potser acabareu perseguint riscos irrellevants i sobrecarregant els vostres plans amb informació inútil.
- No suposeu que s’han identificat tots els riscos. La naturalesa del risc és imprevisible.
