L’escriptura d’una proposta a la direcció es pot fer quan es volen proposar millores als procediments de treball, suggerir maneres d’estalviar, proporcionar informació sobre oportunitats de lucre o suggerir canvis. Si voleu escriure una proposta per a la direcció de l’empresa, preneu-vos el temps per recollir la informació necessària. Comenteu idees amb companys de feina per esbrinar què en pensen i tracteu amb direcció amb astúcia.
Pas
Mètode 1 de 2: Dissenyar una proposta
Pas 1. Definiu la idea o el problema que cal abordar a la proposta, com ara millorar el flux de treball o reduir els costos
En general, podeu visualitzar les idees amb claredat. Tanmateix, si voleu resoldre un problema o fer una proposta d’alguna cosa important, presteu molta atenció a tot allò relacionat.
Pas 2. Feu la vostra investigació i comproveu la situació actual abans d'escriure una proposta
Parleu amb les parts pertinents, com ara companys de feina, gestors o clients. Cerqueu informació sobre competidors i vegeu com funcionen.
Per exemple, si creieu que cal canviar el servei de càtering a l'oficina, primer parleu amb el personal de la cuina. Han treballat en altres llocs, amb diferents proveïdors de càtering? Què pensen els vostres companys de feina? Pot ser que la vostra insatisfacció no sigui un problema de qualitat, sinó només una qüestió de gustos
Pas 3. Escriviu una descripció del problema
Comenceu la proposta explicant les condicions actuals. Incloeu tots els fets rellevants, com ara l'autor, la data i el lloc. Quan escriviu una proposta d’obertura, no feu judicis. Expliqueu les condicions segons la realitat.
Per exemple, "PT Sukses Maju ha utilitzat els serveis de càtering de la senyora Nyengir durant 7 anys. No obstant això, el menú principal disponible disminueix gradualment, passant de cinc menús a dos. La disponibilitat de menús vegetarians també es veu afectada. De fet, en alguns dies, no hi ha menús vegetarians disponibles. disponibles."
Pas 4. Després de descriure el problema, escriviu la solució que voleu proposar i els passos per implementar-lo
Comenceu escrivint el resum de la solució i descriviu el que heu trobat a partir de les vostres observacions.
Per exemple, "Al meu entendre, PT Sukses Maju hauria de buscar un nou proveïdor de càtering. PT Fast Bangkrut utilitza diversos altres serveis de càtering. Restauració La Sra. Sisca Soewitomo i el Sr. Rudi Chaeruddin ofereixen més menús a preus competitius. A més, perquè la restauració El senyor Rudi Chaeruddin ofereix menús vegetarians, vegans i sense gluten cada dia, la restauració s'adapta més a les necessitats de l'empresa. També es pot albirar la restauració de la senyora Sisca Soewitomo, tot i que el menú vegetarian tan variat com el del càtering del senyor Rudi Chaeruddin. Segons una enquesta realitzada el 2011, el 40% dels empleats de PT Sukses Maju són vegetarians, el 10% són vegans i el 2% ha de menjar una dieta sense gluten"
Pas 5. Creeu un pla d'implementació
Expliqueu cada pas que cal fer i el temps i el cost que comporta. Escriviu el que sabeu i el que encara heu d’aprendre. Penseu a escriure els passos en forma de llista i, a continuació, expliqueu-los detalladament. No exagereu els canvis. Tot i així, no oblideu explicar els possibles resultats d’aquests canvis.
Per exemple, "Per utilitzar un altre servei de càtering, l'empresa ha de: 1. Resoldre el contracte amb la senyora Nyengir. 2. Demanar al proveïdor la senyora Sisca Soewitomo i el senyor Rudi Chaeruddin que facin una prova de gust. 3. Trieu una de 4. Signeu un contracte amb el càtering escollit. Les tarifes de càtering requerides no són molt diferents de les comissions de càtering de la Sra. Nyengir. Mentre l'empresa compleixi les seves obligacions contractuals amb la Sra. Nyengir, l'empresa no serà penalitzada. A més, si els empleats prefereixen el menjar que s’ofereix, quedaran més satisfets amb les condicions laborals."
Pas 6. Escriviu una possible resistència al vostre pla
Alguns empleats rebutjaran el vostre pla? En aquest cas, a alguns empleats els pot agradar el gust de la cuina de la senyora Nyengir. O, si proposeu una idea de producte, podeu convèncer els funcionaris de l'agència competents que el nou producte és segur d'utilitzar? Escriviu els passos que podeu fer per convèncer els altres del vostre projecte.
Pas 7. Després d’escriure els passos, escriviu els materials o recursos humans necessaris, si n’hi ha
A més, escriviu el temps que trigareu a implementar els canvis, perquè el temps és diners. Feu una llista de comprovació senzilla. En el cas de l'exemple anterior, podeu crear una llista de la següent manera:
Recursos necessaris: subcomitè per a l'avaluació del càtering (4 persones de diferents seccions), 2 hores per provar el gust i 3 hores per redactar informes
Pas 8. Concloeu la proposta reescrivint els canvis que vulgueu fer i els seus avantatges principals
Torna a escriure els tres punts principals i, a continuació, fes una frase final. Penseu en el final de la proposta com un resum executiu. Per exemple:
- "Com s'ha explicat anteriorment, la restauració de la senyora Nyengir ha anat reduint gradualment el menú principal disponible durant els darrers 7 anys. La restauració de la senyora Sisca Soewitomo i el senyor Rudi Chaeruddin ofereixen un menú més divers a preus competitius. Per tant, suggereixo a PT Sukses Maju que faci aquesta prova de gust i seleccionar un nou proveïdor per a l'empresa. Amb aquest nou proveïdor, s'espera que augmenti la satisfacció dels empleats i els empleats tinguin més probabilitats de romandre ".
- Indiqueu els beneficis quantitatius o financers del canvi, si n’hi ha.
- Expliqueu els avantatges qualitatius del canvi. De vegades, els beneficis del canvi no es poden mesurar amb xifres ni fets. Si el vostre canvi proposat està relacionat amb la felicitat dels empleats, expliqueu-ho. El canvi qualitatiu pot ser tan valuós com el canvi quantitatiu.
Mètode 2 de 2: Compartir la proposta
Pas 1. Feu que un company de feina llegeixi i proporcioneu comentaris sobre la vostra proposta
Pot estar d’acord o no amb els canvis proposats. Si no hi està d’acord, tingueu en compte per què. Si els motius són vàlids i afecten la vostra proposta, prepareu-vos per revisar-la. També podeu afegir el desacord de la vostra parella a la columna "Desacord", si enteneu el pensament però no hi esteu d'acord.
Pas 2. Després de crear una proposta i demanar comentaris als companys, reviseu el flux, la gramàtica, la precisió i el recompte de paraules de la proposta
No feu una proposta massa llarga perquè el gestor noti la vostra proposta. Feu una proposta de 1-2 pàgines si és possible.
Pas 3. Quan la proposta estigui llesta, sàpiga a qui s'ha d'enviar i, a continuació, envieu-la
En algunes empreses, els responsables de la presa de decisions són clars, però d’altres tenen una estructura més fluida que fa difícil saber amb qui contactar. Consulteu els antecedents de l’empresa per saber a qui haureu d’enviar una proposta.
