Les polítiques i procediments escrits descriuen les directrius, les regles, l’enfocament i els principis de l’organització. En general, les polítiques i procediments s’inclouen als manuals creats per als empleats. La forma d’escriure polítiques i procediments empresarials depèn dels objectius de la pròpia empresa.
Pas
Primera part de 5: esbossar els objectius empresarials
Pas 1. Feu una llista d'objectius
Com a gestor o propietari d’empresa, coneixeu els objectius de l’empresa. Tingueu en compte aspectes com els objectius de vendes, els objectius dels empleats i de la direcció i la posició empresarial que espereu ser en els propers anys.
- Intenteu establir objectius que no només siguin específics, sinó també assolibles i que valgui la pena esforçar-vos. Per exemple, fixeu objectius financers a l'abast i fixeu objectius de rendiment dels empleats que es poden assolir seguint les polítiques i els procediments que definiu.
- Un cop hàgiu establert els vostres objectius, assegureu-vos que estigueu preparat per comprometre’s com a propietari o administrador de l’empresa. La fixació d’objectius és un primer pas important en el desenvolupament de polítiques i procediments. Llavors, no menys important és complir.
Pas 2. Escriviu una llista de treballs i procediments
Penseu en els esdeveniments i les tasques diàries del vostre negoci. Escriviu tots els treballs que s’han de completar cada dia perquè el negoci funcioni correctament.
Penseu en el següent: Quines tasques requereixen una descripció formal o una direcció? Quins tràmits s'han de dur a terme de manera coherent de la mateixa manera? En lloc de centrar-vos en el treball manual que no requereixi molta instrucció, concentreu-vos en tasques més grans
Pas 3. Enumereu els possibles problemes i solucions
Es fan polítiques per garantir que tot funciona correctament i que els empleats i els directius tinguin uns estàndards de rendiment. Penseu en els problemes que podrien sorgir en absència d’una política. D’aquesta manera, podeu pensar en les polítiques que necessiteu.
Quan penseu en un problema potencial, busqueu una visió general ràpida de com solucionar-lo o solucionar-lo. Penseu en qüestions relacionades amb les activitats comercials del dia a dia, com ara les finances, les interaccions entre empleats i clients i el comportament i les actituds dels empleats
Part 2 de 5: Redacció de polítiques comercials
Pas 1. Enumereu les categories de polítiques
Després de considerar els diversos possibles problemes que cal resoldre amb la política, penseu en les categories de cadascun. Per exemple, utilitzeu categories com seguretat, programació, comportament, remuneració, avantatges, vacances o permisos i discriminació.
Més endavant, en compilar el manual, les polítiques ja separades per categories us ajudaran a organitzar el manual i les seves seccions. Les categories també us ajuden a decidir què és el més important i les podeu desglossar amb més detall
Pas 2. Utilitzeu el format d'esquema per desglossar les diverses polítiques de cada categoria
La plantilla us permet aprofundir en aspectes de cada política o categoria i afegir termes i especificacions a mesura que avanceu. Utilitzeu números per ordenar cada secció o categoria.
Comenceu amb un resum breu. Després, després d’escriure totes les idees inicials, podeu tornar al contorn i afegir o ampliar a mesura que canvieu
Pas 3. Penseu en les conseqüències adequades per a les infraccions de les polítiques
Les polítiques permeten a les empreses funcionar correctament i també serveixen com a estàndards que han de complir els empleats i la direcció. Les polítiques també serveixen com a documents escrits que descriuen com tractar problemes o infraccions de polítiques. Això és especialment important quan i si cal actuar per resoldre el problema.
Quan s’escriuen en documents oficials, les pòlisses poden cobrir els drets i obligacions legals dels empleats i de l’empresa. La política inclou informació sobre els drets laborals de les persones amb discapacitat, els impostos i les prohibicions de discriminació i assetjament en el lloc de treball. Assegureu-vos que introduïu la informació segons la legislació aplicable
Pas 4. Establir una política clara d’acomiadament
Si heu d’acomiadar un empleat per incomplir una política, és aquesta política escrita la que servirà de prova si l’empleat creu que va ser acomiadat injustament. Assegureu-vos que dediqueu una secció a discutir les normes per acomiadar-vos.
També heu de crear una política de contractació. Per exemple, les verificacions d’antecedents abans de contractar un candidat o un període de prova després de la contractació d’un empleat i abans que es converteixi en un empleat permanent. Assegureu-vos de crear i esbossar termes clars
Pas 5. Utilitzeu un llenguatge actiu i clar
Escriviu totes les polítiques amb claredat de manera que no s’interpretin malament ni s’entenguin malament. Si hi ha una altra interpretació, penseu a reescriure-la en un altre idioma.
Per exemple, no escriviu: "Es pot concedir baixa mèdica addicional en determinades circumstàncies". En lloc d’això, escriviu "La baixa per malaltia addicional només s’aprova amb el permís explícit del gestor de guàrdia"
Part 3 de 5: Procediments d'escriptura
Pas 1. Determineu quines feines requereixen procediments detallats
No totes les feines o incidents requereixen instruccions detallades. Prioritzeu tasques o procediments que cal fer de manera coherent, com ara nòmines o programació.
A l’hora de decidir quins procediments requereixen detall, tingueu en compte les preguntes següents: El procediment va ser llarg o complicat? Quines conseqüències té un error en la implementació? S'han implementat canvis importants recents? Aquest procediment requereix documents importants o extensos? Els treballadors solen confondre els empleats amb el procediment?
Pas 2. Recopileu la informació necessària per a cada procediment
Abans d’esbossar el procediment, heu de conèixer tots els passos i els seus aspectes. Penseu en les preguntes dels empleats que sorgeixen i en qualsevol problema que us hàgiu trobat.
Fins i tot si teniu tota la informació, haurà de seguir els conceptes bàsics del procediment. Penseu en què necessiten els lectors o empleats per entendre i dur a terme el procediment
Pas 3. Utilitzeu tota la informació per escriure un procediment clar
Utilitzeu l'idioma actiu. Intenteu evitar paraules llargues i redundants. Assegureu-vos que no utilitzeu un llenguatge difícil d’entendre, inclosa l’argot que potser els empleats no saben.
Per exemple, en lloc d’escriure, "Els rebuts de nòmines esquinçats del personal s’han de conservar al fitxer financer", utilitzeu el següent llenguatge: "Conservar els rebuts de nòmines esquinçats al fitxer financer"
Part 4 de 5: Comprendre la legalitat
Pas 1. Introduïu una secció sobre la política antidiscriminació
Tots els propietaris d’empreses han de complir les polítiques contra la discriminació establertes pel govern. Assegureu-vos d’incloure informació sobre la política juntament amb les expectatives que tots els empleats la compleixin.
També s’hauria d’incloure informació sobre la igualtat d’oportunitats laborals a la política, així com la llei sobre el dret al treball de les persones amb discapacitat i la política d’assetjament
Pas 2. Assegureu-vos que la vostra política sigui legal
Heu d’assegurar-vos que totes les polítiques elaborades siguin justes i d’acord amb la llei. Hi ha molts recursos que podeu utilitzar per esbrinar si la vostra política compleix la legislació aplicable.
També podeu demanar a un assessor legal que estudiï les polítiques que heu elaborat abans d’aplicar-les als empleats. Com a propietari d’un negoci, tenir un assessor legal que pugueu consultar de manera periòdica és molt beneficiós
Pas 3. Demaneu als empleats que signin esborranys de polítiques i procediments
Se’ls ha de demanar als empleats nous que acceptin i firmen la política i els documents de procediment i se’ls ha de proporcionar una còpia de referència. A més, tots els empleats han de tornar a signar qualsevol canvi. Això és per garantir que tots estiguin obligats a la política en cas que les dues parts prenguin accions legals en el futur.
Els menors no poden contractar legalment. Si contracteu empleats menors de 18 anys, assegureu-vos que tinguin el permís per escrit d’un tutor per subscriure un contracte, ja que els pares o tutors poden cancel·lar legalment el contracte
Part 5 de 5: Compilació del manual
Pas 1. Ordeneu la informació en un ordre lògic
Comenceu pels punts més grans i després seguiu-los pels més petits. Per exemple, en lloc de començar amb la categoria de compensació, inicieu el manual amb el procés de contractació o la categoria d’elegibilitat.
- Penseu a obrir un manual amb una descripció dels objectius de l’empresa tal com vau esbossar anteriorment. Escriviu un o dos paràgrafs clars i unificats que resumeixin el manual, què poden esperar els empleats de l’empresa i què espera d’aquesta.
- Utilitzeu l'esquema per crear subcategories al manual. Feu una taula de continguts quan hàgiu acabat perquè cada informació sigui fàcil de trobar.
Pas 2. Utilitzeu una imatge, un gràfic o un diagrama
Hi ha persones més visuals, de manera que els diagrames, gràfics o imatges del manual poden ajudar els diferents tipus d’empleats a entendre els conceptes. Les imatges poden simplificar els procediments i les polítiques.
Per exemple, podeu crear un gràfic o una taula que enumeri diversos títols i les seves funcions. També podeu utilitzar una taula de preguntes i respostes que els empleats poden utilitzar com a referència si cal
Pas 3. Proporcioneu manuals perquè tots els empleats puguin accedir fàcilment
Idealment, els empleats nous reben una còpia del manual quan es contracten i els empleats antics en reben una nova quan hi ha una revisió. Penseu en la possibilitat que tots els empleats signin un contracte que indiqui que entenen tots els punts exposats al manual i que hi estan d'acord.
