Si heu d'abandonar l'oficina una estona o teniu previst anar de vacances, és possible que vulgueu deixar que la gent us enviï un missatge de correu electrònic que esteu fora. Si teniu un compte d'Exchange, l'Outlook inclou funcions integrades. Si no teniu cap compte d'Exchange, podeu respondre automàticament els correus electrònics creant unes regles. Seguiu aquesta guia per configurar les respostes automàtiques, tant si teniu un compte d'Exchange com si no.
Pas
Mètode 1 de 4: Outlook 2010/2013
Pas 1. Activeu les respostes automàtiques
Seleccioneu una carpeta d'Exchange. Seleccioneu la carpeta del vostre magatzem de missatges. Heu de seleccionar una carpeta d'Exchange per veure l'opció Respostes automàtiques. Obriu el menú Respostes automàtiques (fora de l’oficina). Podeu trobar aquest menú fent clic a la pestanya Fitxer i després seleccionant la pestanya Informació.
Pas 2. Configureu la vostra resposta
Al menú Respostes automàtiques, marqueu la casella que diu Envia respostes automàtiques. Podeu definir l'hora activa de l'assistent marcant la casella i establint l'interval de temps i hora.
Pas 3. Escriviu la vostra resposta
Per al correu electrònic enviat des del vostre servidor d’intercanvi, utilitzeu la pestanya Dins de la meva organització. Per respondre als correus electrònics rebuts d'altres persones, utilitzeu la pestanya Fora de la meva organització. Un cop estigueu satisfet amb la vostra resposta, feu clic a D'acord.
Pas 4. Desactiva les respostes automàtiques
Si definiu un interval de dates per a la resposta automàtica, l'assistent finalitzarà automàticament quan s'acabi l'interval de dates. Si no definiu un interval de dates, continuarà fins que obriu el menú Respostes automàtiques i seleccioneu "No envieu respostes automàtiques".
Mètode 2 de 4: Outlook 2007
Pas 1. Activeu l'Assistent d'Office
Feu clic a la pestanya Eines. Al menú Eines, seleccioneu Assistent fora d’oficina. Marqueu la casella que diu "Enviar respostes automàtiques fora de l'oficina". Podeu definir l'hora activa per a l'assistent marcant la casella i establint l'interval de temps i hora.
Pas 2. Escriviu la vostra resposta
Per al correu electrònic enviat des del vostre servidor d’intercanvi, utilitzeu la pestanya Dins de la meva organització. Per respondre als correus electrònics rebuts d'altres persones, utilitzeu la pestanya Fora de la meva organització. Quan estigueu satisfet amb la vostra resposta, feu clic a D'acord.
Pas 3. Desactiveu l'Assistent fora d'oficina
Si definiu un interval de dates per a la resposta automàtica, l'assistent finalitzarà automàticament quan s'acabi l'interval de dates. Si no definiu un interval de dates, continuarà fins que obriu el menú Respostes automàtiques i seleccioneu "No envieu respostes automàtiques".
Mètode 3 de 4: Outlook 2003
Pas 1. Activeu l'Assistent d'Office
Al menú Eines, seleccioneu Assistent fora d’oficina. Marqueu la casella que diu "Actualment estic fora de l'oficina".
Pas 2. Escriviu la vostra resposta
Al quadre anomenat "Respon automàticament només una vegada a cada remitent amb el text següent:" introduïu la resposta que vulgueu utilitzar com a resposta per correu electrònic.
Pas 3. Afegiu regles
Podeu afegir regles a l'Assistent, com ara reenviar missatges de determinats remitents a altres destinataris. Feu clic al botó Afegeix regla … per configurar la regla que heu definit. Per exemple, podeu crear una regla que reenviarà el correu electrònic d'un client específic als vostres col·legues perquè no es perdin correus electrònics importants quan esteu fora.
Pas 4. Desactiveu l'Assistent fora d'oficina
L'assistent fora d'oficina continuarà fins que obriu el menú Respostes automàtiques i seleccioneu "No envieu respostes automàtiques fora d'oficina".
Mètode 4 de 4: enviament de respostes automàtiques sense compte d'Exchange
Pas 1. Creeu una plantilla
Sense un compte d'Exchange, l'opció de resposta automàtica no està disponible. Però encara és possible configurar respostes automàtiques mitjançant una plantilla i algunes regles. Comenceu creant un correu electrònic nou. Aquesta serà la plantilla per a la vostra resposta automàtica.
- Trieu un tema que descrigui breument la situació. Per exemple, "Fora de l'oficina fins". També podeu escriure les paraules "resposta automàtica" a l'assumpte perquè els destinataris sàpiguen immediatament que el que reben és una resposta automàtica.
- Escriu un missatge curt. Al cos del correu electrònic, escriviu un missatge general que es pugui aplicar a qualsevol persona que el rebi. Digueu al destinatari com es pot posar en contacte amb vosaltres o amb una altra persona amb qui es pugui posar en contacte.
Pas 2. Desa la plantilla
Quan estigueu satisfet amb el missatge, feu clic a Desa com a … Al menú desplegable "Desa com a tipus", seleccioneu Plantilla d'Outlook. Això desarà el fitxer com a plantilla que es carrega a l'Outlook.
Pas 3. Creeu una regla
Perquè la resposta automàtica funcioni correctament, haureu de definir algunes regles per automatitzar el procés. A Office 2003/2007, feu clic al menú Eines i seleccioneu Regles i alertes. A Office 2010/2013, feu clic a la pestanya Fitxer, seleccioneu Informació i, a continuació, feu clic a Regles i alertes. S’obrirà el menú Regles de correu electrònic.
- Feu clic al botó Nova regla. Se us demanarà que seleccioneu una plantilla. A la secció "Comença des d'una regla en blanc", seleccioneu "Comprova els missatges quan arribin". Feu clic a Següent.
- Decidiu a quin missatge voleu respondre. Si voleu respondre a tots els missatges que rebeu a la safata d'entrada, marqueu la casella "on es troba el meu nom al quadre Per a". Podeu restringir-lo designant un lliurament o correu electrònic específics amb determinades paraules a l’assumpte o al cos del correu electrònic. Feu clic a Següent després d'haver seleccionat.
- Carregueu la plantilla. Seleccioneu el quadre "Respon amb una plantilla específica" a la finestra següent per carregar el missatge que heu creat anteriorment. Feu clic a l'enllaç del quadre de descripció per a "una plantilla específica". S’obrirà un diàleg que us demanarà on desar la plantilla. Seleccioneu "Plantilles d'usuari al sistema de fitxers". Obriu el missatge que heu creat anteriorment.
- Establiu les vostres excepcions. Un cop carregada la plantilla, podeu especificar casos si no voleu que s'enviï la resposta, com ara per a destinataris específics o per a determinats tipus de missatges. Feu clic a Següent després d'haver seleccionat.
- Posa un nom a la teva regla. Abans d’acabar, heu d’assignar un nom a la vostra regla. Feu servir alguna cosa fàcil de recordar per poder desactivar la regla ràpidament en el futur. Marqueu la casella "Activa aquesta regla" per activar-la i feu clic a Finalitza.
Pas 4. Desactiveu la regla
Quan torneu a treballar, podeu desactivar la regla obrint de nou el menú Regles i alertes. Seleccioneu la regla Fora de l'oficina que heu creat a la llista de regles actives i feu clic al botó Suprimeix.
Consells
- Normalment, una organització es defineix com la vostra empresa i conté persones que tenen comptes d'Exchange Server al vostre sistema de correu electrònic.
- El menú Eines apareix a la finestra principal de l'Outlook. La finestra principal és la mateixa que apareix quan inicieu l'Outlook i conté els menús Fitxer, Edita, Visualitza, Vés, Eines, Accions i Ajuda. No hi ha cap menú d'Eines a la finestra que utilitzeu per crear o visualitzar elements com ara missatges de correu electrònic, contactes o tasques.
- Si marqueu la casella de reproducció automàtica a persones fora de la meva organització, es mostrarà la pestanya Fora de la meva organització (Activada) al costat del nom de la pestanya.
- El contacte ha de ser a la carpeta de contactes de l'Exchange Server. Si el contacte només es troba en una carpeta que forma part d’un fitxer de carpetes personals (.pst), no s’enviarà el missatge de resposta automàtica.
