Com escriure un comunicat de premsa: 10 passos (amb imatges)

2024 Autora: Jason Gerald | [email protected]. Última modificació: 2023-12-16 11:00

Una nota de premsa és una declaració escrita als mitjans de comunicació. Pot contenir una àmplia gamma de notícies, incloent programació d'activitats, promocions, premis, nous productes i serveis, resultats de vendes, etc. Les notes de premsa també es poden utilitzar per crear històries especials. Els periodistes solen considerar més una idea de notícies si primer reben un comunicat de premsa. Aquesta és una eina de relacions públiques molt bàsica, que qualsevol persona que vulgui utilitzar-la pot utilitzar-lo en el format adequat. Us mostrarem com fer-ho.

Pas

Mètode 1 de 2: crear una nota de premsa que sigui interessant de veure

Pas 1. Escriviu un títol original

El títol ha de ser breu, clar i al punt; en altres paraules, una versió molt condensada del punt principal del comunicat de premsa. Molts experts en relacions públiques suggereixen que el títol s’ha d’escriure darrerament després d’haver escrit la resta de contingut. Si seguiu aquestes instruccions, continueu escrivint la nota de premsa i escriviu-ne el títol. El títol captura l'atenció i és una part molt important d'un comunicat de premsa.

wikiHow és conegut com la font d’informació més popular.

Ho has vist, oi? Ara voleu saber més sobre les notícies. El títol ha de ser capaç d’atraure l’atenció dels periodistes, de la mateixa manera que el titular d’un diari atrau els lectors. El títol pot descriure els assoliments recents d'una organització, un esdeveniment que val la pena informar o un producte o servei nou.
El títol s’ha d’escriure en negreta.

Un títol s’escriu normalment en negreta i utilitza una mida de lletra més gran que el cos del manuscrit.
La primera lletra es posa en majúscula. I també tots els substantius que s’han de posar en majúscula. La majoria de les paraules del títol apareixen en minúscula, tot i que fer servir "minúscules" pot resultar més atractiu visualment. No escriviu majúscules a paraules senceres.
Utilitzeu paraules clau importants. La forma més senzilla de crear un títol de nota de premsa és agafar les paraules clau més importants del vostre comunicat de premsa. A partir d’aquestes paraules clau, intenteu formar una afirmació lògica i que cridi l’atenció. Si incloeu una frase resum després del títol, podeu utilitzar el mateix mètode. L’ús de paraules clau per davant facilitarà la cerca de la pàgina als motors de cerca i els periodistes i els lectors podran recollir idees del contingut del vostre comunicat de premsa. Feu un cop d'ull a tota l'explicació d'aquest primer pas i tingueu en compte que tots poden ser títols de comunicats de premsa.

Pas 2. Escriviu el cos del guió

Les notes de premsa s’han d’escriure de la manera que vulgueu que apareguin a les notícies. I recordeu-ho: la majoria de periodistes estan molt ocupats i no tenen temps per investigar els anuncis de la vostra empresa, de manera que els periodistes els utilitzaran per escriure sobre els vostres grans esdeveniments. Poseu-ho aquí tot el que vulgueu que digui.

Comenceu per la data i la ciutat on es va escriure la nota de premsa. Aquesta ciutat es pot suprimir si els resultats són confusos, per exemple, si el llançament està escrit a Bandung, però descriu les activitats a la branca de Jogjakarta.
La primera frase hauria de poder captar l’atenció del lector i indicar clarament el seu punt. Per exemple, si el títol és "Carpren Publishing publica una nova novel·la sobre la Segona Guerra Mundial", la primera frase podria ser semblant a "Carpen Publishing, Ltd., ha publicat avui la seva novel·la de la Segona Guerra Mundial del reconegut autor Arcy Kay". Això ampliarà el títol prou per proporcionar una mica de detall i mantindrà el lector interessat encara més en la vostra història. El següent paràgraf o dos haurien d’ampliar-se a la primera frase.
El cos del guió de la nota de premsa hauria de ser sòlid. Eviteu utilitzar frases i paràgrafs llargs. Eviteu la repetició i l'ús excessiu d'argot o llenguatge elegant. Mantingueu l’escriptura senzilla i eviteu malgastar paraules.
El primer paràgraf (de dues a tres frases) hauria de concloure tot el comunicat de premsa i un contingut addicional hauria d’explicar-ho més. En un món trepidant, cap periodista ni cap altre lector llegirà un comunicat de premsa sencer si el començament de l’article no té interès.
Treballar amb dades: activitats, productes, serveis, persones, objectius, objectius, plans o projectes. Intenteu maximitzar l’ús dels fets. Aquesta és una notícia. Una manera senzilla de crear un comunicat de premsa eficaç és fer servir la següent llista d’aclariments: qui, què, on, quan, per què i com.

Pas 3. Digueu clarament "5W" i "1H"

Qui (qui), què (què), quan (quan), on (on), per què (per què) i com (com) pot comunicar als lectors tota la informació que necessiten. Presteu atenció als punts següents: utilitzarem l’exemple anterior per crear el nostre comunicat de premsa:

Qui són els actors principals? Carpren Publishing.
Quina és la història principal? Carpren Publishing publica el llibre.
Quan va passar això? Demà.
On es fa aquesta activitat? A totes les grans botigues.
Per què apareix a les notícies? Perquè el llibre va ser escrit pel famós autor, Arcy Kay.
Com ha tingut lloc aquesta activitat? L’activitat principal és un autògraf de llibres a Chicago, seguit d’un recorregut per tota la metròpoli.
- Amb la informació bàsica definida, completeu-la amb informació sobre persones, productes, béns, dates i altres coses relacionades amb les notícies.
- Si la vostra empresa no és el tema principal de les notícies, però és una font de comunicats de premsa, expliqueu-ho al cos del text.
Mantingueu el guió breu i al punt. Si envieu un formulari imprès, el text ha de tenir un doble espai.
Com més convincent sigui el vostre comunicat de premsa, més probabilitats tindran els periodistes. Esbrineu què és "interessant" per a un mercat concret i utilitzeu aquest coneixement per atraure editors i reporters.

Pas 4. Creeu una nota de premsa clara, nítida i adequada per als vostres lectors

El més probable és que, allà on envieu els vostres comunicats de premsa, ja tinguin desenes de notes de premsa similars amuntegades i llestes per ser abandonades. Si voleu votar el vostre comunicat de premsa, ha de ser bo. No només ha de ser bo, sinó que ha d’estar molt “a punt per publicar”.

Quan un editor veu el vostre escrit, pensarà quant de temps trigarà a imprimir la nota de premsa. Si el vostre escrit està ple d’errors, té molt poc contingut o necessita molta revisió, no perdran el temps. Assegureu-vos, doncs, d’escriure-ho amb una bona gramàtica, amb tots els conceptes bàsics i un contingut complet d’escriptura.
Per què a aquestes persones els importa el que dius? Si l’envieu als lectors adequats, aquesta pregunta té una resposta molt clara. Si no, per què perds el temps? Doneu a les persones adequades les notícies adequades (notícies, no anuncis) i aneu pel bon camí.

Ho agrairan més si l’envieu al matí. Això els dóna temps per afegir els vostres escrits al que estan treballant. Penseu en això

Pas 5. Connecteu-vos amb altres coses

Proporcioneu enllaços a informació addicional que admeti la vostra nota de premsa. L’empresa sobre la qual escriviu té informació addicional a Internet que els lectors poden trobar útils? Bé. Afegiu-ho.

Si teniu dubtes sobre el que teniu, investigueu sobre allò que es publica habitualment. És possible que algú hagi escrit una activitat com heu escrit vosaltres. PR Web i PR Newswire són llocs fantàstics per començar

Mètode 2 de 2: Format de masterització

Pas 1. Apreneu l'estructura bàsica

D’acord, ara que ja sabeu què heu d’escriure, com ho poseu al paper? Per començar, mantingueu la nota de premsa el més curta possible, una pàgina com a màxim. Ningú no vol perdre el temps llegint cinc paràgrafs si no escriu sobre la tercera guerra mundial. Això és el que necessiteu (alguns dels quals ja s'han esmentat):

PER A LA PUBLICACIÓ IMMEDIATA s’ha d’escriure a la part superior esquerra de la pàgina.

Si voleu que la publicació es retardi, escriviu "EMBARGAT FINS …" i la data en què voleu que sigui. Les versions no acompanyades d’una data d’emissió es consideraran emeses immediatament
El títol, normalment en negreta, se situa a sota i se centra a la pàgina.

Si voleu, afegiu un subtítol en cursiva (explicant breument el títol)
Primer paràgraf: la informació més important. Es pot escriure com a notícies, que comença amb la data o la font de les notícies.
Segon (i possiblement tercer) paràgraf: informació addicional. És una bona idea incloure fets i cites.
Informació de l'empresa: més informació sobre la vostra empresa. Qui ets? Quins èxits has aconseguit? Quina és la vostra missió?
Informació de contacte: més informació sobre l'autor (potser vosaltres!). Si crideu l'atenció d'algú, potser li interessa obtenir més informació.
Multimèdia: en aquesta era moderna, hauríeu de tenir un compte de Twitter per a activitats promocionals.

Pas 2. Escriviu la informació de l'empresa al cos del text de la nota de premsa

És el moment d’incloure informació sobre la vostra empresa. Quan un periodista escrigui el vostre comunicat de premsa per a la seva història, haurà d’esmentar-hi la vostra empresa. Els periodistes poden obtenir informació de l'empresa en aquesta secció.

El títol d'aquesta secció hauria de ser una cosa així: "Quant a [COMPANY_XYZ]".
Després del títol, escriviu un paràgraf o dos que descrigui la vostra empresa en cinc o sis línies per a cadascuna. El text ha de descriure la vostra empresa, la línia de negoci clau i les polítiques empresarials. Moltes empreses ja tenen fulletons, presentacions, plans de negoci, etc. escrit professionalment. Es poden incloure aquí.
Al final d'aquesta secció, escriviu el vostre lloc web. L'enllaç ha d'estar a l'URL complet perquè, quan s'imprimeixi, es pugui cercar. Per exemple: https://www.example.com en lloc de "Feu clic aquí per visitar el nostre lloc web".
Les empreses que tinguin pàgines multimèdia separades als seus llocs web han d’incloure un URL a aquesta pàgina. Les pàgines multimèdia solen tenir informació de contacte i un kit de premsa.

Pas 3. Afegiu la vostra informació de contacte

Si el vostre comunicat de premsa realment mereix cobertura, els periodistes definitivament buscaran més informació o entrevistaran persones clau relacionades amb ella. Si no us importa que els mitjans de comunicació entrevistin aquestes persones clau, podeu proporcionar-ne les dades de contacte a la pàgina del comunicat de premsa. Per exemple, si escriviu sobre innovació, podeu proporcionar la informació de contacte de l'equip d'investigació o d'enginyeria per als mitjans de comunicació.

En cas contrari, haureu de proporcionar detalls a la secció de mitjans / relacions públiques de la secció "Contacte". Si no disposeu d'un equip dedicat per a això, hauríeu de designar algú per fer d'enllaç entre els mitjans de comunicació i la vostra empresa.
Les dades de contacte haurien de ser limitades i específiques a la nota de premsa corresponent. Les dades de contacte han d’incloure:
- Nom oficial de l'empresa
- Nom i contacte oficial del departament de mitjans
- Adreça de l’oficina
- Números de telèfon i fax amb el codi de ciutat / país adequat i el codi de telèfon
- Número de telèfon mòbil (opcional)
- Temps de disponibilitat
- Correu electrònic
- Adreça de la pàgina web

Pas 4. Si és possible, incloeu un enllaç a una còpia en línia de la nota de premsa

Us recomanem que mantingueu tots els registres de notes de premsa disponibles al vostre lloc web. Això pot facilitar el procés d'afegir enllaços i també es pot utilitzar amb fins d'història de l'empresa.

Pas 5. Marqueu el final del comunicat de premsa amb tres marques de hash (#)

Col·loqueu-lo al centre de la pàgina just a sota de la línia al final de la versió. Aquesta és la norma del periodisme. Pot semblar una exageració, però en realitat no ho és. Aquesta és la forma adequada d’escriure.

Consells

Investigueu comunicats de premsa a Internet per obtenir el to, l’idioma, l’estructura i el format adequats de les notes de premsa.
Feu cada llançament dirigit a un mitjà específic i envieu-lo als periodistes que cobreixen aquest tipus de notícies. Aquesta informació normalment es pot trobar al lloc web dels mitjans. L’enviament de comunicats de premsa idèntics a diversos mitjans de comunicació i periodistes d’aquests mitjans és un senyal que us fa mandra i que no us dirigiu a un mercat específic.
El moment de les notes de premsa és molt important. Les notícies han de ser rellevants i noves, ni massa antigues ni massa apartades de les notícies populars actualment.
Envieu la vostra nota de premsa per correu electrònic i utilitzeu formats addicionals amb prudència. El tipus de lletra gran i els colors en negreta no faran que la vostra història sigui més interessant, sinó que distreu els lectors. Col·loqueu la nota de premsa al cos del correu electrònic i no en un fitxer adjunt. Si heu d’utilitzar fitxers adjunts, utilitzeu el format de text pla o el format de text enriquit. Els documents de Word s’accepten generalment a la majoria de suports, però si utilitzeu la versió més recent (.docx), deseu-la amb una versió anterior (.doc). Els diaris solen tenir pressupostos reduïts i molts no han actualitzat la seva versió de Word. Utilitzeu un fitxer PDF només si envieu un fitxer amb moltes imatges. No escriviu el vostre comunicat de premsa en un altre tros de paper, després escanegeu i envieu per correu electrònic el fitxer d’imatges, ja que només perdreu el temps de l’editor i de vosaltres. Escriviu la vostra nota de premsa directament al correu electrònic.
Eviteu utilitzar argot o termes tècnics especials. Si l’heu d’utilitzar per fer que el vostre escrit sigui precís, expliqueu el terme.
Incloeu més informació al vostre comunicat de premsa. Aquesta és informació sobre el que voleu de la gent amb la informació que publiqueu. Per exemple, si voleu que els vostres lectors comprin un producte, incloeu on podeu obtenir el producte. Si voleu que els lectors visitin el vostre lloc web per participar en un concurs o aprenguin més sobre la vostra organització, incloeu una adreça web o un número de telèfon.
No perdeu el temps escrivint el títol abans que finalitzi el llançament. L’editor escriurà el títol original al diari o a la revista, però és una bona idea escriure un títol enganxós per al llançament. És possible que aquest títol sigui la vostra única oportunitat. Feu-lo precís i breu. És millor no escriure-ho fins que no hagi completat la nota de premsa. No saps amb seguretat què diràs tu o la persona amb qui entrevistes. Quan hàgiu acabat de redactar la versió, podeu decidir si voleu revisar o no el paràgraf inicial. Després, penseu en el títol.
Utilitzeu el títol com a objecte del correu electrònic. Si escriviu un títol molt enganxós, us ajudarà a destacar el vostre missatge a la bústia de l'editor.
Incloeu el nom de l’empresa al títol, als subtítols i al cos del manuscrit del primer paràgraf per facilitar la cerca del llançament als motors de cerca i la lectura dels professionals i altres lectors. Si envieu una versió impresa, la podeu posar en capçalera.
Les trucades de seguiment poden ajudar a convertir un comunicat de premsa en una història completa.

Advertiment

Els articles s’han d’escriure amb un to el més positiu possible. Eviteu frases com "després de la dimissió de l'anterior president" o "després d'un període d'inactivitat". Els periodistes poden decidir esbrinar-ho i no cobrir allò que s’inclou al comunicat de premsa i, fins i tot, fins i tot si les circumstàncies no són realment negatives, per exemple, l’anterior president va renunciar a causa d’una malaltia greu, és possible que els resultats no siguin els que esperàveu.
Incloeu sempre una cita, normalment d’una persona important que participa en la idea principal del llançament. El text no ha de ser una cita directa, però hauria de tenir sentit. Assegureu-vos sempre que la persona que es cita estigui satisfeta amb el pressupost. Les cites permeten als periodistes ocupats preparar articles complets sense haver de fer entrevistes de seguiment.
No inclogui les dades de contacte d'altres persones sense el seu consentiment. A més, sempre haurien d’estar disponibles a hores raonables pocs dies després de la sortida dels vaixells.
Quan envieu una nota de premsa per correu electrònic, no l’envieu amb l’assumpte "nota de premsa". Això només farà que la vostra nota de premsa s'enfonsi entre altres notes de premsa. Obteniu l'atenció de l'editor incloent un títol enganxós com a tema del vostre correu electrònic, per exemple, "Brand Co. obté un contracte corporatiu de 300.000 milions de rupies".
Recordeu sempre que molts equips editorials tenen massa càrrega de treball o poc personal. Si podeu facilitar la seva feina, és més probable que es cobreixi la vostra nota de premsa. Si escriviu una nota de premsa similar a la que publicarà l'editor, probablement no necessiteu tanta edició. Tanmateix, si el vostre comunicat de premsa està ple d’errors i no segueix un estil d’escriptura estàndard, els editors l’eliminaran de seguida. Tothom va dir que estava al poder. No perdis el temps de l’editor. El lloc per posar una descripció de l’empresa es troba a la secció d’informació de l’empresa del vostre comunicat de premsa, però feu-la precisa i factual.