Molta gent utilitza agendes per programar activitats personals, professionals, socials o acadèmiques. Podeu utilitzar un bloc de notes, un llibre, un calendari de paret, un ordinador o una aplicació telefònica com a agenda. Sigui com sigui, mireu alguns dels suggeriments que hi ha a continuació per fer fàcil i útil l'ús de l'agenda.
Pas
Pas 1. Trieu l'agenda adequada
Com que les necessitats de tothom són diferents, tingueu en compte els aspectes següents a l’hora d’escollir una agenda:
- Fàcil de transportar. Necessiteu portar una agenda amb vosaltres a una reunió o a una altra activitat? Si és així, trieu una agenda que es pugui guardar a la butxaca o a la bossa de mà.
- Disponibilitat d’espai per escriure. Fins i tot si us agraden les agendes decorades amb belles imatges o frases enginyoses, assegureu-vos que hi hagi prou espai per registrar horaris i plans d'activitats detallats.
- Formateu segons calgui. Hi ha diversos formats d’agenda, per exemple: agenda anual (gener-desembre), agenda acadèmica (agost-juliol), agenda amb fulls en blanc per a notes llargues o en forma de llibres impresos amb formats diaris, setmanals i mensuals. Cerqueu l’agenda més adequada a les llibreries, sobretot al final de curs o a principis de curs quan les agendes estan a la venda.
- Disponibilitat de llocs per emmagatzemar altra informació. Necessiteu una pàgina especial per registrar números de telèfon? On emmagatzemar els rebuts de pagament? Full per enregistrar les tasques diàries o el diari?
- Visibilitat. L’agenda l’utilitzarà tota la família o per a ús personal?
Pas 2. Acostumeu-vos a portar un llibre d’agenda i articles de papereria
Si voleu concertar una cita, però l’agenda es queda a casa, no podeu prendre notes ni assegurar-vos que l’horari estigui omplert. Tant si el guardeu a la bossa com si utilitzeu l’aplicació per a telèfons, assegureu-vos que l’agenda sempre estigui al vostre costat:
- a l'aula.
- a l’escriptori.
- al costat del telèfon.
- mentre llegiu el correu electrònic.
- durant una reunió, reunió o viatjant.
- en tot moment.
Pas 3. Programeu cites o tasques el més aviat possible
Escriviu també l’activitat a l’agenda un temps abans de la data límit com a recordatori. Per exemple: heu de fer una reserva per a l'agost d'abril. Incloeu la tasca com a programa d'activitats per a l'agost i l'abril com a recordatori. Un altre exemple: recordeu-vos de comprar targetes de felicitació alhora alhora durant un mes o un any per estalviar temps. Enumereu les dues activitats a l’agenda.
Pas 4. Aprofiteu l'agenda el més sovint possible
Llegiu-lo cada vegada que programeu una activitat nova. Preneu-vos el temps cada matí o cada nit o cada matí i nit per preparar-vos per a les activitats de demà o la propera setmana. Aprofiteu aquesta oportunitat per anotar la informació que recopileu durant tot el dia i assegureu-vos que no hi hagi conflictes horaris.
Pas 5. Si voleu utilitzar l'agenda electrònica a l'ordinador o al telèfon, configureu l'aplicació perquè mostri un recordatori un temps abans de la data límit
Algunes aplicacions es poden configurar perquè sonin amb temps d’antelació, de manera que tingueu temps de preparar-vos, per exemple, per completar les tasques escolars, preparar materials de presentació o viatjar per assistir a una reunió en un altre lloc.
-
Si heu de fer moltes activitats, configureu el recordatori perquè soni diverses vegades. Per exemple: configureu un primer recordatori per demanar un pastís d’aniversari una setmana abans de la festa i, a continuació, configureu un segon recordatori perquè pugueu disfressar-vos, recollir el pastís i arribar a la festa a temps.
Mantingueu un calendari Pas 5
Pas 6. Si utilitzeu una agenda electrònica, apreneu a utilitzar una aplicació de planificació recurrent
Alguns esdeveniments o activitats es produiran la mateixa data, per exemple: aniversari del cònjuge, aniversari del casament dels pares, conferències o reunions cada dimarts a les 3, el lloguer s’ha de pagar cada 1r. Configureu un recordatori a l’ordinador o al telèfon mòbil per recordar-vos que activitats rutinàries cada dia, setmana, mes o any.
Pas 7. Informeu a altres persones del vostre horari habitual o de les activitats previstes
Inclou també la ubicació de l'esdeveniment. Després, envieu invitacions a companys de feina o familiars. Compartiu la vostra agenda d'activitats amb companys de feina o familiars per informar-los de les vostres activitats previstes.
Consells
- Quan feu una agenda per a l’any vinent, torneu a llegir l’agenda d’aquest any. Anoteu totes les dates que considereu importants. Anoteu també activitats anuals que són rutinàries, fins i tot si no heu fet cap pla específic.
- L’horari és més fàcil de canviar si pren notes amb un llapis o si utilitza una agenda electrònica.
- Trobeu l’agenda més adequada explorant diverses maneres i tenint en compte els vostres hàbits.
- Si cal, utilitzeu colors i adhesius per a certes coses que necessiten atenció, perquè semblin més personals o més interessants. Una agenda no ha de ser senzilla i avorrida.
- Feu una agenda, com a màxim dues; un per a vosaltres, un per a la família. Us confondreu si feu servir diverses agendes.
- Utilitzeu colors vius i col·loqueu l’agenda en un lloc visible.
- Conserveu els fulls d'informació que necessiteu a l'agenda. Si rebeu un fitxer o paper que conté informació important que heu de programar, poseu-lo a l’agenda. Col·loqueu el fitxer on heu gravat la programació.
- Programa el temps lliure per tu mateix. Necessitem temps per fer activitats divertides, dormir prou, divertir-nos i passar una estona amb amics o familiars. Si estàs molt ocupat, programa el temps lliure i aprofita-ho al màxim.
