Els companys de feina no vindran si se’ls convida a una reunió sense un propòsit clar. Si és l’encarregat d’establir l’agenda de la reunió, eviteu-ho especificant els temes que es tractaran a la reunió i el temps que trigarà a cobrir cada tema. En planificar-lo i executar-lo al màxim, podeu obtenir millors resultats i els participants de la reunió no se senten desavantatges pel temps perdut.
Pas
Primera part de 3: Preparació
Pas 1. Demaneu informació als companys
Els participants a la reunió se sentiran més implicats si participen en l’establiment de l’agenda de la reunió. Demaneu-los que suggereixin un tema que volen debatre i que el posin a l’agenda.
- Envieu un correu electrònic o reuniu-vos amb un company de feina que serà convidat uns dies abans de la reunió.
- Feu aquest pas amb una antelació mínima de 6 a 7 dies perquè encara tinguin temps per contribuir. Assegureu-vos que l’agenda de la reunió sigui definitiva 3-4 dies abans de la data de la reunió.
Pas 2. Determineu l'objectiu principal o diversos objectius a assolir
Assegureu-vos que la reunió es realitzi amb un propòsit específic, per exemple, per prendre decisions, compartir informació, fer plans de treball o informar sobre el progrés de la realització de les tasques. No cal que celebreu una reunió si no teniu cap propòsit.
Es poden celebrar reunions amb diversos propòsits, per exemple, per informar sobre el progrés del treball com a base per prendre decisions a llarg termini
Pas 3. Centreu-vos en temes que afecten a molta gent
No s’han d’incloure a l’agenda els temes amb debat suficient sobre 2 persones. Preneu-vos el temps per trobar solucions que requereixin la implicació de moltes persones.
- Per exemple, feu una reunió independent (fora de la reunió) si vós i un company de feina voleu debatre sobre una nova tasca.
- Si celebreu una reunió per debatre un problema que només poques persones poden resoldre, els participants a la reunió que no participin en la discussió del tema haurien de poder continuar treballant. Això els fa sentir decebuts perquè el seu temps laboral es perd. Per tant, aprofiteu aquesta oportunitat el millor possible perquè no és fàcil celebrar una reunió que involucri a molta gent.
Pas 4. Organitzeu l'agenda de la reunió determinant selectivament els temes que voleu debatre
Prioritzeu els temes importants que cal tractar a la reunió perquè no podeu posar tots els temes a l’agenda.
- Per exemple, és possible que vulgueu enumerar "negociacions de terminis de projecte", "presentacions d'informes de progrés", "nous plans de projecte" i "suggeriments". A causa de les limitacions de temps, no heu inclòs la sessió de pluja d'idees a l'agenda de la reunió.
- Penseu en la necessitat de mantenir una reunió amb diverses persones per debatre l'agenda principal en preparació per a la reunió plenària.
Pas 5. Enumereu primer els temes més importants
Quan planifiqueu una reunió, és una bona política posar els temes més importants al començament de la reunió. D’aquesta manera, tots els participants poden debatre sobre temes importants mentre la seva ment és clara i en forma física quan comença la reunió.
- Per exemple, planifiqueu la "presa de decisions" i després la "presentació de l'informe de progrés" (tret que sigui necessari un informe de progrés per a la presa de decisions).
- A més, s’han debatut els temes més importants en cas que la reunió hagi d’acabar aviat o que alguns participants de la reunió hagin de deixar la reunió abans que acabi la reunió.
Pas 6. Calculeu el temps que trigareu a cobrir cada tema
Tot i que no podeu estar segur del temps que trigareu a cobrir cada tema, feu una estimació. Penseu quant durarà la reunió i quants temes es tractaran. Dediqueu més temps als temes més importants.
- Per exemple, assigneu 30 minuts per als informes de progrés, 10 minuts per al debat i 10 minuts per establir nous terminis.
- Sovint, les agendes de reunions no es poden completar perquè no hi ha assignació de temps per a cada tema. Feu una divisió horària abans que tingui lloc la reunió per assegurar-vos que tots els temes de l’ordre del dia es puguin debatre fins a la seva finalització.
- Penseu en el nombre de participants a la reunió convidats a l’hora de calcular el temps addicional. Si hi assistiran 15 persones i assignareu 15 minuts per a cada tema, això vol dir que cada persona obté aproximadament 1 minut de temps per parlar per tema. Tot i que no tothom va parlar, el temps assignat va ser massa curt.
Part 2 de 3: Preparació de l’agenda de la reunió
Pas 1. Escriviu el títol de l’agenda de la reunió
Utilitzeu el títol de l’agenda de la reunió per fer saber al lector que està llegint l’agenda que conté el tema a tractar. Després de determinar el títol, poseu-lo a la part superior del document en blanc. Trieu un títol senzill i senzill.
- Exemples de títols de l'agenda de reunions: "Agenda de juliol: debatre noves idees de projecte" o "Agenda d'agost de 2018: ampliació del termini del projecte".
- Escriviu l'agenda de la reunió mitjançant un tipus de lletra empresarial, com ara Times New Roman o Calibri.
Pas 2. Preneu-vos el temps per saludar i donar les gràcies als participants per haver assistit a la reunió
Aprofiteu per saludar els participants. En aquest moment, vostè o un altre president de la reunió pot obrir la reunió i explicar els principals temes que es tractaran.
- Si molts dels participants de la reunió no es coneixen, preneu-vos el temps per alleugerir l’estat d’ànim.
- Si voleu organitzar una agenda de reunions per a una reunió important, com ara una conferència, el temps necessari per obrir la reunió sol ser més llarg. Per a reunions regulars d’oficines, la sessió d’obertura sol trigar uns minuts.
- Dediqueu temps per preveure canvis a l’agenda quan comenci la reunió.
Pas 3. Incloeu una agenda de reunions en forma de preguntes per despertar la curiositat dels participants
Es preguntaran si formulen una agenda de reunions en poques paraules. Les preguntes són capaces de revelar el context a discutir perquè els participants de la reunió tinguin l’oportunitat de pensar-hi amb molta antelació abans de la reunió.
- Per exemple, en lloc d'escriure "Discutir els terminis del projecte", cal incloure "Cal ampliar els terminis del projecte a mesura que augmenta la demanda?"
- Si cal, proporcioneu una breu explicació a la pregunta.
Pas 4. Enumereu el temps estimat al costat de cada tema
Tot i que les estimacions de temps poden no estar a l’agenda, aquesta informació ajuda els companys a preparar o sol·licitar temps addicional si cal.
També van tenir temps de reduir l’informe a presentar segons el temps assignat
Pas 5. Prepareu un flux de discussió per a cada tema de l'agenda
El flux de discussió és un mètode per discutir cada tema. Per exemple, quan es discuteix l'ampliació d'una data límit del projecte, tothom discutirà segons un flux predeterminat. Per tant, tots els participants de la reunió tindran la mateixa perspectiva.
Per exemple, a la reunió es discutirà l'ampliació del termini del projecte per satisfer la creixent demanda. Per a això, prepareu un flux de discussió que consti de "10 minuts per discutir el progrés del treball fins ara; 15 minuts per decidir com augmentar la productivitat; 10 minuts per considerar aspectes positius i negatius; 5 minuts per decidir si s'amplia o no el termini"
Pas 6. Decidiu qui dirigirà la discussió de cada tema
Posa el seu nom al costat del tema perquè es pugui preparar. Confirmeu aquesta tasca amb la persona en qüestió uns dies abans de la reunió i poseu-la a l’ordre del dia.
Si presidiu la reunió de principi a fi, enumereu-ho a l’encapçalament de l’agenda de la reunió
Pas 7. Assigneu el temps si hi ha oradors convidats a la reunió
Si a la reunió hi haurà diversos ponents convidats que debatran sobre un tema important, haureu d’assignar-hi part del temps de la reunió. Estableix un calendari a l'agenda perquè cada convidat tingui l'oportunitat de parlar encara que vulgui debatre diversos temes. Així, poden preparar el material a lliurar el millor possible.
Uns dies abans de la reunió, truqueu al ponent convidat per preguntar-vos sobre el temps necessari per discutir el tema que voleu tractar. Això us ajudarà a organitzar el vostre horari perquè no xoquin entre ells
Pas 8. Preneu-vos temps per debatre altres qüestions
Programa aquesta sessió al final de la reunió. Aprofiteu aquesta sessió per preguntar a tots els participants si hi ha alguna cosa més que voldrien discutir abans de tancar la reunió. A més, encara poden transmetre coses que s’han perdut o no s’han debatut.
- En incloure aquesta sessió a l’ordre del dia, el convidat sap que pot contribuir fins i tot si el que vol transmetre no està inclòs a l’ordre del dia de la reunió.
- Dediqueu temps a preguntes i respostes en aquesta sessió.
Part 3 de 3: Finalització de l’agenda de la reunió
Pas 1. Enumereu els detalls relacionats amb la realització de la reunió
Escriviu l’hora, la data i la ubicació de la reunió a l’agenda juntament amb els noms dels participants que poden assistir a la reunió. D’aquesta manera, ja saben amb qui es trobaran a la reunió quan rebin la invitació.
- És una bona idea incloure els noms dels participants que acostumen a assistir a la reunió, però que no hi poden assistir en aquesta ocasió. Informeu clarament que el nom no pot assistir a la reunió.
- Adjunteu un mapa d’ubicacions per a persones que no saben on se celebra la reunió.
Pas 2. Digueu les coses que cal preparar abans de la reunió
Informeu els companys de feina convidats si hi ha coses que han de preparar amb antelació, com ara llegir informes, recopilar informació per determinar solucions o identificar problemes.
Incloeu aquesta informació a la part inferior de l’agenda de la reunió mitjançant lletres en negreta o de colors per fer-la més clara i fàcil de llegir per a tots els participants a la reunió
Pas 3. Comproveu detingudament l’agenda de la reunió abans de distribuir-la perquè no hi hagi errors
L’agenda de la reunió és important per a les persones convidades. Abans de distribuir-la, consulteu l'agenda de la reunió per assegurar-vos que la informació s'ha escrit completament i correctament i que no hi ha errors tipogràfics. A més de demostrar una alta ètica de treball, aquesta manera reflecteix que es presta atenció als detalls i els valora.
Pas 4. Distribuïu l'agenda 3-4 dies abans de la reunió
Els companys que reben la invitació encara tenen temps per preparar-se si han llegit l’agenda de la reunió uns dies abans, però no l’envien massa aviat perquè hi ha la possibilitat que s’ignori.
Si voleu celebrar una reunió important durant una conferència, prepareu l’agenda amb diversos mesos d’antelació
Consells
- Utilitzeu el format d’agenda de reunions disponible al programa Word. Molts programes per crear documents, com ara Microsoft Office, Pages per a Mac, etc. que proporciona formats de documents personals i professionals, per exemple per organitzar agendes de reunions de forma ràpida i senzilla.
- Si hi ha un format estàndard d’agenda de reunions a la vostra empresa, utilitzeu aquest format.
- Assegureu-vos que la reunió segueixi un horari predeterminat, però sigueu flexibles. Heu de fer un seguiment de la reunió comprovant el rellotge amb freqüència. Si s'ha completat el debat sobre la primera agenda, dirigiu els participants a continuar la reunió discutint la següent agenda. Amb cortesia, podeu dir: "Tractarem el següent tema perquè la reunió finalitzi segons el previst".
