Per a aquells que treballeu al departament de Recursos Humans (RRHH), haver de rebutjar els candidats qualificats a favor de contractar millors candidats és sens dubte una responsabilitat difícil. Tot i això, no us preocupeu, perquè de fet hi ha alguns consells senzills que podeu aplicar per facilitar el procés. Per exemple, si el candidat en qüestió ha passat per l'etapa de l'entrevista, el millor és transmetre el rebuig per telèfon. Si no, mai no fa mal informar el rebuig per correu electrònic oficial. Sigui quin sigui el mitjà que trieu, mantingueu la decisió recta sense comprometre la cortesia.
Pas
Mètode 1 de 2: contactar amb el candidat per telèfon
Pas 1. Contacteu amb el sol·licitant per telèfon
Tot i que rebutjar una sol·licitud de feina per correu electrònic us resulta més còmode, sobretot per evitar qualsevol incomoditat, en realitat parlar al telèfon continua sent més educat i professional. Per tant, trieu aquesta opció per rebutjar els sol·licitants que heu conegut personalment durant el procés d’entrevista.
Truqueu al sol·licitant en qüestió durant l'horari d'oficina per assegurar-vos que no està sopant quan es truca
Pas 2. No picar paraules
Mantingueu la conversa breu i puntual, idealment en menys de 5 minuts. Demostreu que valoreu el vostre temps i no el voleu perdre sense mencionar la seva vida personal, fent bromes o preguntant sobre el temps.
Per exemple, és clar que seria groller dir: "Hola Beni! Es tracta de Susan de Vitamin World. Va ser un plaer entrevistar-te ahir. Ah, sí, com fa el temps allà ara? Va dir que hi havia un advertiment de fort vent? El vostre territori és segur, oi?”
Pas 3. Expliqueu que l’empresa ha decidit cedir el càrrec a un altre candidat
Expliqueu educadament que esteu contents d’haver conegut el sol·licitant durant el procés d’entrevista i que realment l’heu considerat per al lloc, tot i que heu decidit passar el lloc a un altre candidat. És una bona idea dir tot això tan aviat com digueu "Hola" perquè la conversa no acabi massa.
Proveu de dir: "Hola Ruth, sóc Dika Firza d'AAA Technology Company. Personalment, voldria donar-vos les gràcies per haver acceptat assistir a l’entrevista de feina de la setmana passada. Ens va agradar molt la reunió i estem d’acord que el vostre historial de treball és molt impressionant. Malauradament, hem decidit donar el càrrec a un altre candidat"
Pas 4. Descriviu els punts forts o els punts forts específics del candidat que finalment heu seleccionat
En general, molts candidats volen conèixer els mèrits del candidat seleccionat en comparació amb el que han d’oferir a l’empresa. Tot i que explicar amb detall l’historial laboral del candidat seleccionat és una pèrdua de temps, cal explicar alguns dels avantatges importants que té el candidat seleccionat perquè es converteixi en un material per a la seva contemplació.
- Per exemple, podeu dir: "Tot i que agraïm molt la vostra àmplia experiència, el candidat que hem seleccionat té un màster i el nivell educatiu del candidat és un factor determinant molt important per a nosaltres".
- O bé, "El candidat que hem seleccionat ha treballat en la mateixa posició en una altra empresa, de manera que creiem que el procés de transició serà més fàcil en el futur".
Pas 5. Expliqueu que, a més dels sol·licitants en qüestió, encara hi ha molts candidats no menys qualificats
Bàsicament, els sol·licitants que saben que estan qualificats poden sentir-se traïts quan són rebutjats per l’empresa a la qual sol·liciten. En alguns casos, també hi ha sol·licitants que pensen que el rebuig és personal. Per superar-ho, no oblideu recordar al sol·licitant preocupat que competeixen amb moltes persones que no són menys qualificades.
Intenteu dir: “Tot i que sou un candidat molt fort per ocupar aquest lloc, hem d'admetre que la competència per a candidats aquesta vegada és molt ajustada. Lamento que no hagis aconseguit guanyar aquesta competició, d'acord?"
Pas 6. Convideu-los a connectar amb la vostra empresa a les xarxes socials
Com que el rebuig és un tema tan desagradable del qual parlar, intenteu alleugerir l’estat d’ànim convidant-los a connectar-se amb la vostra empresa en línia. En fer-ho, també confirmeu que el rebuig és professional i no personal.
- Podríeu dir: “Us tornarem a considerar si hi ha una altra vacant a l’empresa. T'importaria enviar una invitació a un amic al nostre compte de RRHH LinkedIn?"
- O també es podria dir: "En realitat, la nostra empresa està dissenyant alguns programes interessants per implementar en un futur proper. Per no perdre la informació, podeu continuar comprovant les càrregues al nostre Facebook o Twitter, d'acord!"
Pas 7. Acabeu la conversa si el sol·licitant en qüestió intenta discutir amb la vostra decisió
En alguns casos, els sol·licitants rebutjats poden dir: "Dóna'm una altra oportunitat d'entrevistar-me. Garanteixo que la vostra decisió canviarà!” o "La vostra empresa va cometre un error perquè jo era el millor candidat". Si es dóna aquesta situació, no participeu en un llarg procés de discussió sobre les decisions de l'empresa o els punts forts i febles de la història laboral del sol·licitant.
Per acabar educadament la conversa, intenteu dir: “Tot i que hem contractat algú més, això no vol dir que us passi res. Estic segur que trobareu la feina adequada en un futur proper"
Pas 8. Encoratgeu els candidats altament qualificats a tornar a presentar una sol·licitud posteriorment
El fet que el sol·licitant no sigui adequat per ocupar el lloc que busca, no vol dir que no sigui adequat per ocupar tots els llocs de la seva empresa, oi? Per no malgastar la relació que s’ha establert amb ell, intenteu explicar-li que, encara que no sigui adequat per al lloc sol·licitat, encara voleu establir una bona relació professional amb ell. Expliqueu també que s’obriran de nou millors oportunitats laborals a la vostra empresa en el futur.
Una frase que podeu dir és: “No dubteu a tornar a sol·licitar si la nostra empresa obre una altra oferta de treball en el futur! Vau estar a punt d’acceptar-vos per aquest càrrec, de manera que haurà de tornar-ho a provar si s’obre l’oportunitat de nou”
Mètode 2 de 2: escriure un correu electrònic de rebuig
Pas 1. Envieu un correu electrònic de rebuig al sol·licitant en qüestió tan aviat com decidiu contractar un altre candidat
Quan hagueu seleccionat un candidat o un altre professional per ocupar el lloc corresponent, envieu immediatament un correu electrònic de rebuig al sol·licitant rebutjat. En fer-ho, el sol·licitant en qüestió rebrà certesa i podrà buscar immediatament noves ofertes de feina.
L’ideal seria que s’enviïn cartes de rebuig un dia hàbil després d’haver-se pres la decisió
Pas 2. Redacteu un correu electrònic que no superi les 3-4 frases
Com que el sol·licitant en qüestió encara no ha passat per l’etapa d’entrevista, no cal dubtar a donar una negativa breu i directa. Concretament, comenceu el correu electrònic amb el nom complet del sol·licitant i, a continuació, escriviu una declaració com ara: "Gràcies per presentar-vos com a director creatiu a l'Agència de publicitat ABC. Tot i el vostre historial laboral impressionant, hem decidit cedir la posició a un altre candidat. Us desitgem el millor de la vostra futura carrera professional ".
Incloeu el vostre nom complet al final del correu electrònic i, a continuació, envieu-lo un cop esteu segur que no hi ha cap error significatiu
Pas 3. No cal disculpar-se pel rebuig que va donar
Acceptar un rebuig per part de l’empresa a la qual sol·liciteu no és fàcil, però per prioritzar la professionalitat, no demaneu disculpes ni actueu com si no estigués d’acord amb la decisió de la companyia de no contractar el sol·licitant en qüestió. Fins i tot si hi ha diferències d’opinions dins dels cercles interns de l’empresa, no informeu el sol·licitant.
Per exemple, no escriviu: "Tot i que m'encantaria contractar-vos, malauradament el director del departament de recursos humans té una opinió diferent"
Pas 4. Proporcioneu una resposta breu i directa quan el sol·licitant faci una pregunta al correu electrònic de resposta
Si el sol·licitant respon al vostre correu electrònic amb una pregunta sobre les qualitats del candidat seleccionat que no té, només cal respondre la pregunta en 3-4 frases curtes. Recordeu que el cos del vostre correu electrònic ha de ser breu, senzill i objectiu perquè el procés d’intercanvi de correus electrònics no trigui massa.
Per exemple, doneu una resposta com: "Tot i que el vostre historial i experiència laboral són molt prometedors, malauradament sovint esteu a l'atur durant períodes de temps llargs i és per això que els empresaris contracten altres candidats"
Consells
- No deixeu que la conversa telefònica continuï massa temps. Només cal recordar als candidats que realment competeixen amb molts competidors i, fins i tot si fallen aquesta vegada, poden sol·licitar altres posicions que s’obriran en el futur. Dit d’una altra manera, mantingueu la conversa telefònica curta i precisa, i després finalitzeu la conversa educadament en menys de 5 minuts.
- Sempre que la vostra empresa obre un lloc de treball, és millor que entrevisteu entre 5 i 6 persones. D’aquesta manera, només heu d’arribar a 4-5 persones per telèfon per expressar-vos una negativa.
- No menteixis mai els sol·licitants sobre els motius de la seva negativa. Llavors, què passa si la persona en qüestió és rebutjada perquè el seu rendiment durant l’entrevista és molt dolent? Seguiu intentant transmetre la informació d’una manera més civilitzada.
