Decidir el format adequat de la carta depèn principalment del tipus de carta que vulgueu escriure i a qui us dirigiu. El format de carta que podeu utilitzar quan escriviu a un amic serà molt diferent del format utilitzat per escriure cartes formals. A més, el format de carta tradicional enviat per correu és diferent del format utilitzat per al correu electrònic. Seguiu llegint per obtenir més informació sobre com formatar correctament una carta que podeu utilitzar per escriure la vostra pròxima carta.
Pas
Mètode 1 de 4: formatar una carta comercial o formal
Pas 1. Escriviu el vostre nom i adreça a la part superior de la carta
Incloeu adreces, ciutats, províncies i codis postals en blocs, alineats a l'esquerra i espaiats únics.
- La ciutat, la província i el codi postal s’escriuen en una línia, mentre que les adreces s’escriuen en una línia independent.
- Si envieu una carta amb capçalera que ja inclou aquesta informació, ometeu aquest pas. No inclogueu l'adreça de retorn dues vegades.
Pas 2. Escriviu la data just a sota de la vostra adreça
Escriviu la data en què es va escriure la carta o la data en què es va completar la carta, depèn de vosaltres.
- La data s’escriu a l’esquerra, igual que s’escriu l’adreça que hi ha just a sobre.
- Escriviu la data en format "mes-dia-any". Escriviu el mes amb lletres, però utilitzeu els números per escriure el dia i l’any. Per exemple: el 9 de febrer de 2013.
Pas 3. Deixeu una línia en blanc entre la data i la part següent de la carta
Això separarà l'adreça de la següent secció, facilitant la lectura.
Pas 4. Escriviu la línia de referència, si cal
Si la carta s'escriu amb una referència a un punt concret, pot ajudar el lector a escriure una línia de referència que comenci per "Re:"
- Les línies de referència s’escriuen alineades a l’esquerra i intenten consistir només en una línia.
- Escriviu la línia de referència quan responeu a cartes, ofertes de feina o quan sol·liciteu informació.
- Si escriviu una línia de referències, deixeu una línia en blanc després d’ella per separar la línia de referència de la resta de la carta.
Pas 5. Escriviu l'adreça del destinatari
Escriviu el nom i el títol del destinatari, així com el nom de l’empresa, adreça postal, ciutat, estat i codi postal.
- Tota aquesta informació està alineada a l'esquerra i espaiada individualment. El nom del destinatari s’escriu en una línia separada, juntament amb el títol, el nom de l’empresa i la direcció del destinatari. La ciutat, la província i el codi postal s’escriuen en una línia.
- Si envieu una carta a un altre país, escriviu el nom del país en majúscules en una línia separada sota l'adreça del destinatari.
- Si és possible, adreceu la carta a una persona específica i escriviu el nom de la persona amb un títol adequat com ara "Sr" o "Mare". Si no coneixeu el gènere del destinatari, no cal que anoteu el títol.
- Deixeu una línia en blanc a sota de l'adreça completa del destinatari.
Pas 6. Comenceu el cos de la vostra carta amb una educada salutació
Una salutació comuna sol començar per "Benvolgut senyor", seguit del títol i el cognom del destinatari. Poseu una coma després del cognom del destinatari.
- Les salutacions s’escriuen alineades a l’esquerra.
- Si no coneixeu el gènere del destinatari, podeu adreçar-vos al seu nom complet o bé anotar el títol laboral del destinatari seguit del seu cognom.
- Deixeu una línia en blanc després de la salutació.
Pas 7. Si voleu, escriviu una línia d'assumpte
Escriviu l'assumpte en majúscules a sota de la felicitació, alineats a l'esquerra.
- Mantingueu l'assumpte breu però descriptiu. Intenteu consistir només en una línia.
- Cal tenir en compte que això no és convencional i no s’ha d’utilitzar amb freqüència.
- No inclogueu cap línia d'assumpte si ja heu inclòs una línia de referència.
- Deixeu una línia en blanc després de l'assumpte si incloeu una línia d'assumpte.
Pas 8. Comenceu el cos de la carta amb una breu introducció que expliqui el propòsit de la vostra carta
Els paràgrafs de la lletra s’escriuen alineats a l’esquerra, però el començament de cada paràgraf s’escriu amb sagnat.
Pas 9. Seguiu la introducció de la lletra amb el cos més llarg de la lletra
En aquesta secció s’ha d’explicar el propòsit de la carta i també s’ha d’incloure una conclusió que resumeixi tot el que hi ha escrit a la carta.
Escriviu breument el cos de la carta. Cada paràgraf té un sol espai, però deixeu una línia en blanc entre cada paràgraf i després de l'últim paràgraf
Pas 10. Acabeu la vostra carta amb una educada salutació final
Alguns exemples de felicitacions de clausura educades són "Sincerament", "Salutacions" o "Gràcies". Recordeu escriure la salutació de tancament alineada a l'esquerra i seguida d'una coma.
Només es posa en majúscula la primera lletra de la primera paraula de la salutació final
Pas 11. Seguiu la salutació final amb el vostre nom
Tanmateix, deixeu tres línies en blanc sota la salutació final abans d’escriure el vostre nom complet, seguit del títol de la feina a la línia següent.
Pas 12. Enumereu els fitxers adjunts al final de la vostra carta
Si adjunteu un fitxer adjunt, escriviu "Recintes" / "Adjunt" una línia a sota del vostre nom i títol i anoteu els fitxers adjunts inclosos amb la carta.
- Tingueu en compte que això no és obligatori si no incloeu cap fitxer adjunt.
- Els fitxers adjunts estan alineats a l'esquerra i espaiats individualment.
Pas 13. Introduïu les inicials del mecanògraf, si es desitja
Si algú està escrivint la lletra i dicteu, indiqueu el nom i els cognoms del mecanògraf al final de la vostra carta, una línia a sota de l’adjunt.
Pas 14. Signeu la carta després d'imprimir-la
Signeu la lletra amb un bolígraf entre la salutació final i el vostre nom. Signar una carta amb un bolígraf mostra al destinatari que us dediqueu el vostre temps per enviar-los aquesta carta i que això és important.
Mètode 2 de 4: formatar una carta a un amic o familiar proper (carta personal)
Pas 1. Escriviu la data
Incloeu la data en què es va escriure la carta o la data en què es va completar la carta a la part superior dreta de la carta.
- Escriviu la data en format "mes-dia-any". Escriure el mes en lletres sol ser el format estàndard, però per a aquest tipus de lletres podeu escriure la data sencera en números.
- La data s’escriu alineada a la dreta.
Pas 2. Escriviu una felicitació amistosa
La salutació "Benvolgut" continua sent la salutació més utilitzada, però, segons la vostra relació amb el destinatari, és possible que pugueu escriure el nom del destinatari sense cap formalitat.
- Les salutacions s’escriuen alineades a l’esquerra i seguides d’una coma.
- Quan escriviu a un amic o company de feina, normalment només podeu escriure el seu nom. Per exemple: "Estimada Jane".
- Per a una carta encara més personal, és possible que vulgueu substituir "Benvolgut" per una salutació informal com "Hola", "Hola" o "Ei".
- Si escriviu a un pare o una persona que realment heu de respectar, incloeu el títol personal i el cognom del destinatari. Per exemple: "Benvolguda senyora Roberts"
- Deixeu una línia en blanc entre la salutació i el text principal de la carta.
Pas 3. Escriviu la introducció, cos / cos i conclusió al text principal de la vostra carta
La introducció i la conclusió haurien de ser només un breu paràgraf cadascun, però el cos de la carta sol ser molt més llarg.
- El text principal de la lletra queda alineat a l'esquerra, però la primera línia de cada paràgraf està sagnada.
- Tot el text principal de la carta té un sol espai. Normalment no deixeu paràgrafs entre paràgrafs en una carta personal, però podeu fer-ho si us facilita la lectura.
- Deixeu una línia en blanc després de l'última frase del text principal per separar el text principal de la felicitació final.
Pas 4. Tanqueu amb una salutació de tancament adequada
"Sincerament" encara s'utilitza força, fins i tot per a cartes personals. Si la carta és prou casual, però, podeu incloure una felicitació de tancament menys convencional. Proveu alguna cosa com ara "Ens veiem més tard!" o "Ens veiem més tard!" si escrius a un amic íntim.
- Poseu una coma després de la felicitació final, però no escriviu el vostre nom després.
- La salutació final s’escriu paral·lela al capçal de la carta.
Pas 5. Signeu la vostra carta
Firmeu la vostra carta sota la salutació final. Normalment, el vostre nom s’escriu a mà i no s’imprimeix en una impressora.
Si normalment us dieu noms amb el destinatari de la carta, podeu escriure el vostre nom i acabar-ho. Tanmateix, si el destinatari pot no saber qui sou del vostre nom, assegureu-vos que també incloeu el vostre cognom
Mètode 3 de 4: formatar un correu electrònic oficial o empresarial
Pas 1. Comenceu escrivint una descripció breu però precisa del propòsit del vostre correu electrònic
Aquesta descripció es troba a l’assumpte del vostre correu electrònic, no al cos del correu electrònic.
Si el destinatari ha esperat el vostre correu electrònic, aquesta descripció només pot ser una referència al tema que es tracta. Si no s’espera aquest correu electrònic, pot ser una mica difícil escriure una descripció. L’objectiu d’escriure una descripció és que els lectors puguin endevinar de què tracta el vostre correu electrònic quan l’obren i llegeixen. Això vol dir que la descripció ha de motivar els lectors a obrir i llegir el vostre correu electrònic
Pas 2. Comenceu a escriure el correu electrònic amb una salutació formal
Normalment comença per "Estimat" i va seguit del títol oficial del destinatari del correu electrònic o de l'empresa que envieu per correu electrònic.
- Si és possible, adreceu la carta a un destinatari específic. Eviteu enviar cartes a destinataris anònims. Utilitzeu "A qui pot preocupar" només si no hi ha cap altra opció.
- En realitat, la puntuació més adequada per utilitzar després d'una salutació segueix sent dos punts. No obstant això, actualment, la majoria de la gent fa servir una coma després de la salutació per escriure correus electrònics oficials.
- Si no esteu segur de si voleu saludar el destinatari amb "Mare" o "Pare", només cal que escriviu el nom complet del destinatari.
- Deixeu una línia en blanc després de la felicitació formal.
Pas 3. Escriviu el text principal de la carta, mantenint-lo breu però informatiu
Com qualsevol tipus de lletra, el text principal ha d’incloure una introducció, un cos i una conclusió. Mantingueu totes les parts, incloses les parts del cos, el més curtes i precises possibles.
- El text principal està alineat a l'esquerra.
- No cal que s’intrenti el començament de cada paràgraf.
- El text principal té un sol espai, però deixa una línia en blanc entre cada paràgraf i després de l'últim paràgraf.
Pas 4. Utilitzeu una felicitació de tancament educada
Escriviu "Sincerament" o una altra felicitació de finalització igualment educada, després del text principal de la vostra carta i seguiu-la amb una coma.
- Recordeu escriure la salutació de tancament alineada a l’esquerra i només es posa en majúscula la primera lletra de la primera paraula de la salutació.
- Altres felicitacions formals de tancament que es poden utilitzar inclouen "Gràcies", "Salutacions" i "Salutacions".
Pas 5. Escriviu el vostre nom just a sota de la felicitació final
A diferència de les cartes escrites / impreses en paper, no podreu signar els vostres correus electrònics amb un bolígraf.
El vostre nom està alineat a l'esquerra
Pas 6. Escriviu la informació de contacte a la part inferior
Deixeu una línia en blanc després del vostre nom i, a continuació, escriviu la vostra adreça física, número de telèfon, adreça de correu electrònic i el vostre lloc web o bloc si en teniu.
Tota la informació s’escriu alineada a l’esquerra i espaiada individualment. Cada informació de contacte s’escriu en una línia diferent
Mètode 4 de 4: formatar correus electrònics per a amics
Pas 1. Comenceu escrivint una descripció breu però precisa de l'assumpte del correu electrònic a la secció d'assumpte del correu electrònic
Aquesta descripció permet als destinataris conèixer d'un cop d'ull el tema del vostre correu electrònic abans d'obrir-lo i els proporciona prou informació perquè puguin endevinar de què tracta el vostre correu electrònic.
Pas 2. Comenceu escrivint una felicitació o una felicitació educada a la secció de text del correu electrònic
Podeu escriure qualsevol felicitació educada que vulgueu, com ara "Estimat". Seguiu-ho amb el nom del destinatari.
- Les salutacions s’escriuen alineades a l’esquerra.
- Si escriviu a un amic proper, podeu deixar la salutació completament fora del camí i començar amb el seu nom seguit d’una coma.
- Deixeu una línia en blanc entre la salutació i el cos del vostre correu electrònic.
Pas 3. Escriviu el cos del vostre correu electrònic
Igual que tot tipus de cartes, el cos del vostre correu electrònic ha d’incloure una introducció, un cos i una conclusió. Tot i això, si escriviu un correu electrònic a un amic proper, és possible que aquest tipus de format no sigui necessari.
Pas 4. Finalitzeu el correu electrònic amb una salutació final
Quan tanqueu un correu electrònic per a un amic, la salutació final no ha de ser formal, però hauria de ser un senyal que el vostre correu electrònic finalitza.
Si escriviu a un amic molt proper, de vegades està bé acabar el vostre correu electrònic amb el vostre nom en lloc d’escriure una salutació final
Consells
- Cal tenir en compte que hi ha lleugeres diferències entre les cartes oficials als Estats Units i les cartes oficials al Regne Unit (Regne Unit). Al Regne Unit, l'adreça i la data de retorn estan alineades a la dreta i la línia d'assumpte, si n'hi ha, se centra. A més, la data s’escriu en format “dia-mes-any” i després de la salutació s’escriu una coma, no pas dos punts.
- Si no us agrada el format descrit aquí, que de vegades es coneix com a format de bloc, també podeu utilitzar el format de bloc modificat i el format de semi-bloc. Aquests formats contenen bàsicament la mateixa informació i només les ubicacions són diferents.
