Cal organitzar una reunió eficaç per afavorir el bon funcionament de les activitats de l’empresa o de l’organització. Les reunions són una oportunitat per coordinar el treball, compartir informació, millorar el treball en equip i assolir objectius de manera eficient. Les reunions efectives requereixen una bona preparació, lideratge i delegació de tasques. Durant la reunió, intenteu augmentar la motivació dels participants i implicar tot l’equip.
Pas
Part 1 de 3: Celebració de reunions
Pas 1. Prepareu-vos per a la reunió el millor possible
En primer lloc, elaboreu una agenda de la reunió que contingui el calendari i els temes a debatre i determineu les coses importants que cal reafirmar abans que acabi la reunió.
- Vine a la sala de reunions a temps perquè el lloc on treballes afectarà la manera en què et perceben les altres persones. Esperar a la sala de reunions 15 minuts abans fa que altres persones pensin que sou menys productiu o voleu deixar un altre lloc de treball amb l’excusa d’anar a una reunió.
- Prepareu una fotocòpia de l’agenda. Tot i que podeu crear una agenda digital, també prepareu una fotocòpia de l’agenda per facilitar-ne l’ús.
Pas 2. Dirigiu la reunió
Quan dirigiu una reunió, assegureu-vos de tractar tots els temes de l’agenda i escolteu el que tots els participants han de dir de les maneres següents:
- Fer circular la llista d’assistència. La reunió és un mitjà de difusió d’informació dins de l’equip i es converteix en una oportunitat per al debat perquè tothom conegui les seves respectives responsabilitats perquè puguin proporcionar el rendiment laboral esperat. En fer circular la llista d’assistència, ja sabeu qui no ha arribat perquè pugueu contactar-vos i unir-vos a la reunió. També mostra que la informació que compartireu a la reunió és important.
- Utilitzeu l’agenda com a guia per facilitar la concentració de cada participant de la reunió i saber què han de fer. Els participants a la reunió poden arribar per torns. Per tant, preparar l’agenda abans de la reunió us permetrà concentrar-vos més a l’hora de dirigir la reunió.
Pas 3. Elaborar un pla de treball
El pla de treball és el resum final que confirma la feina a realitzar després de la reunió i és un pla continu que afecta tots els participants a la reunió. Feu un pla de treball segons les instruccions següents:
- Designar algú com el responsable d’un objectiu específic. La persona designada no ha d’assolir l’objectiu personalment, ja que serà el cap de projecte encarregat de connectar els membres de l’equip que necessiten participar i preparar els recursos necessaris.
- Demaneu informes de progrés de manera formal i informal per tal que el personal designat informi del treball realitzat en un període de temps determinat.
Pas 4. Centreu-vos en el tema segons l'agenda de la reunió
Després de debatre un tema a l'agenda i realitzar els debats necessaris, presenteu un resum dels resultats de la discussió, proporcioneu l'oportunitat de fer preguntes i, a continuació, continueu la reunió discutint el tema següent.
Pas 5. Determineu el calendari de la propera reunió
Anuncieu el calendari de la propera reunió quan tothom estigui reunit per facilitar-los la programació. D’aquesta manera, heu informat amb antelació l’horari de la reunió per evitar els horaris de xoc.
Demaneu als membres de l’equip que suggereixin per correu electrònic quins temes han de figurar a l’agenda. Un cop finalitzada la reunió, feu-los saber que utilitzarà la mateixa agenda per a la propera reunió i demaneu als participants de la reunió que presentin suggeriments de temes que afavoreixin la consecució dels objectius de l'empresa / organització
Part 2 de 3: Preparació de la reunió
Pas 1. Decidiu qui presidirà la reunió
Aquesta funció se sol assignar a un gerent, però podeu donar als membres de l’equip l’oportunitat de dirigir reunions departamentals perquè posteriorment puguin presidir reunions a un nivell superior.
Pas 2. Convidar ponents
Un orador és una persona a qui se li convida a assistir a una reunió per una raó específica perquè té experiència en la gestió de recursos humans i altres recursos perquè els membres de l’equip puguin obtenir el millor rendiment, inclòs explicar els processos de treball i els resultats amb eficàcia. A més, també és capaç de proporcionar consells per anticipar-se a circumstàncies imprevistes i augmentar els recursos segons sigui necessari.
Pas 3. Determineu el calendari de reunions adequat
Quan definiu un horari, tingueu en compte la disponibilitat horària i les limitacions dels participants. Per exemple: tots els participants poden assistir a la reunió de divendres a la tarda, però no és el moment adequat per debatre grans qüestions.
- Per tal que tots els membres de l'equip puguin assistir a la propera reunió, primer pregunteu al responsable del projecte del programa i, a continuació, demaneu a tots els participants que organitzin els respectius horaris segons el pla.
- Determineu qui prendrà l’acta i assegureu-vos que la informació sobre els resultats de la reunió també s’enviï als participants absents.
Pas 4. Prepareu l’agenda de la reunió
L’agenda de la reunió hauria de contenir, com a mínim, una llista de temes a tractar, delegació de tasques de presentació i assignació de temps per discutir cada tema. Podeu organitzar l’agenda de la reunió segons els següents suggeriments:
- Sol·liciteu informació de tots els participants de la reunió enviant un correu electrònic com a mínim 2 dies abans de la reunió. El correu electrònic és la millor eina per a això, perquè rebreu sol·licituds per escrit.
- Feu una agenda de reunions de taula per registrar tots els temes a tractar, els ponents i l'assignació de temps. Si hi ha una sol·licitud per a un tema que es desviï del tema general, poseu-vos en contacte amb la persona interessada i demaneu-li que faci una sol·licitud específica que es debati a la propera reunió.
- Feu un calendari realista. Les explicacions i discussions que triguen 30 minuts no s’han d’obligar a acabar en 15 minuts. Feu un calendari segons calgui i finalitzeu la reunió abans d’haver discutit tots els temes.
Pas 5. Proposar normes de reunió
No cal que adopteu regles formals ni que apliqueu sancions, però la implementació de les regles fa que la reunió funcioni sense problemes i tothom pugui expressar bé la seva opinió.
Digueu les regles quan s'obre la reunió dient: "Per estalviar temps, els participants poden fer preguntes i respondre després que el ponent hagi acabat de presentar-se. Si encara teniu comentaris un cop finalitzat el temps de discussió, envieu-me un correu electrònic perquè puguem discutir-ho més endavant"
Pas 6. Determineu la divisió del temps
Estableix l’agenda de la reunió determinant el temps que necessitarà cada ponent i debatrà sobre cada tema.
- Informeu la divisió del temps abans que comenci la reunió perquè tots els participants sàpiguen quan poden contribuir i evitar discussions aleatòries o distorsionades.
- Com a guia, espereu un mínim de 10 minuts per debatre després de tractar certs temes.
Pas 7. Envieu l'agenda de la reunió
El dia abans de la reunió, envieu l’agenda de la reunió a tots els participants perquè tothom tingui una fotocòpia de l’horari i conegui l’objectiu de la reunió. A més, també us poden comunicar si hi ha informació incorrecta a l’agenda.
Pas 8. Envieu un recordatori
Abans de començar una reunió per primera vegada o no rutinària, envieu un recordatori amb una hora d’antelació perquè tots els assistents arribin a temps.
Part 3 de 3: convertir-se en un líder de reunions eficaç
Pas 1. Sigui un bon líder de reunions
Intenteu comunicar-vos amb tots els participants durant la reunió per aconseguir els objectius de la reunió. Delegar la responsabilitat de presidir les reunions als ponents convidats per debatre temes específics. Vostè mateix ha de participar activament durant la discussió.
Pas 2. Informeu dels objectius de treball que s'han assolit i no s'han assolit
Si el propòsit de la reunió és debatre diversos objectius, informeu del progrés assolit i de qui n'és responsable.
- Si hi ha un pla de treball que no ha progressat des de la darrera reunió, pregunteu per què.
- Si això es deu a la manca de temps o d’altres recursos, discutiu la solució amb la persona designada per encarregar-se del projecte o discutiu el tema amb detall fora de la reunió.
Pas 3. Torneu a enfocar si la discussió s’allunya del tema
De vegades, la discussió perd el seu camí a causa de l'entusiasme o la decepció dels participants. Centreu l'atenció i redirigiu els debats perduts fent les maneres següents:
- Penseu en la reunió com una missió de recollida de dades. Doneu a cada participant la possibilitat de parlar perquè pugueu recollir tanta informació com sigui possible. Aquest mètode també fa que els participants de la reunió parlinin per torns, inclosos els que vulguin dominar la reunió.
- Utilitzeu Cyberstorming, un programa de comunicació electrònica per compartir idees en grups i que es pot utilitzar per a reunions informals. Aquest mètode impedeix la competència entre membres de l'equip per voler ser escoltats perquè tots els membres del grup poden veure les aportacions d'altres membres.
- Sigues neutral si algú de la reunió discuteix un tema fora de l’ordre del dia, per exemple dient: “Idea interessant, Bob! En podem parlar més endavant”. Molta gent no s’adona que està discutint coses que s’allunyen de l’agenda de la reunió, però vindran a parlar-ne si el tema és realment important.
- Controleu la direcció de la discussió. A més dels participants que parlen massa temps, es poden produir problemes a la reunió perquè algú continua discutint temes fora de l’ordre del dia. Per superar-ho, primer escolteu el que ha de dir i, a continuació, suggeriu que el tema es debati més a la propera reunió. Destacar que la reunió continuarà discutint els temes que figuren a l'agenda.
- Mantingueu una conversa privada amb la persona que domina la reunió i pregunteu per què. Mostrar preocupació, en lloc de molestar-se. Centreu-vos en el que heu observat durant la reunió i permeteu-li que expliqui el seu comportament. Oferiu-lo per ajudar-lo a deixar de dominar la reunió.
Pas 4. Passeu al tema següent segons el previst
Practiqueu la gestió del temps sent assertiu, no sigueu groller. Establir bé l’hora fa que cada participant sàpiga que la reunió continua en curs i que es poden continuar els debats que no estiguin relacionats amb la reunió un cop finalitzada la reunió.
No tingueu pressa. Fins i tot si heu de prendre el control de la situació, la reunió serà menys útil si s’escurça la discussió. Abans de reprendre la reunió, doneu als participants l’oportunitat de fer preguntes o aportar aportacions. Assegureu-vos que tots els membres de l’equip se sentin inclosos en lloc de descuidar-se
Pas 5. Emfatitzeu el tema important
Emfatitzeu els principals objectius que s’han d’assolir i la seva relació amb altres objectius que afavoreixen l’assoliment dels objectius principals.
Expliqueu als participants de la reunió perquè entenguin l’abast del projecte en què treballen i els seus respectius rols com a part important d’una unitat
Pas 6. Si cal, ajudeu a prendre notes
Abans que comenci la reunió, decidiu qui prendrà l’acta. Si està aclaparat, dóna un cop de mà o pren notes.
Pas 7. Aclariu en cas d’incomprensió
Després de discutir tots els temes, el líder de la reunió farà un resum perquè els participants coneguin els resultats de la reunió i facin preguntes si encara hi ha coses que no estan clares.
Com a líder de la reunió, proporcioneu explicacions detallades perquè tots els participants entenguin els resultats de la reunió
Pas 8. Abans de tancar la reunió, proporcioneu un resum exhaustiu
Els líders que siguin ferms en la presa de decisions evitaran l’estancament i la indecisió, faran que els empleats treballin amb diligència i motivació, responguin als canvis i a la informació nova. Això es desprèn de les següents característiques:
- Tenir objectius clars per garantir que hi hagi alineació entre les decisions amb els objectius de l’empresa / organització i l’ètica.
- Tingueu cura mostrant-vos exemplars a la vida i complint l’ètica laboral com a base per a la presa de decisions eficaç i eficient.
- Demostreu transparència, és a dir, desinterès, demostrant que les decisions beneficioses per a l’empresa donen a tothom l’oportunitat de desenvolupar-se.
- Veure el fracàs com una oportunitat d’aprenentatge que serà un trampolí per poder prendre millors decisions. Quan alguna cosa surt malament, un líder decisiu és capaç d’entendre la situació.
- Comunicar-se obertament i eficaçment d’acord amb la cultura corporativa / organitzativa per evitar inconsistències o contradiccions en comunicar-se amb subordinats o superiors.
