El treball i els negocis, especialment en un entorn d’oficines, exigeixen un cert nivell de col·laboració. Per exemple, les decisions importants sovint requereixen més des de la perspectiva d'un individu i, en general, l'èxit d'un treball important requereix l'experiència de diverses persones. Les reunions són una manera de crear una col·laboració estructurada i organitzada, però sense un propòsit ni control, les reunions poden arribar a ser massa llargues i ineficients. Saber planificar, preparar i dirigir reunions pot marcar la diferència entre una reunió eficaç i una que perd el temps.
Pas
Primera part de 3: Preparació de la reunió
Pas 1. Comenteu la propera reunió amb els participants
Quan us assabenteu que presidireu una propera reunió, un dels primers que heu de fer és dedicar una mica de temps a parlar amb les persones que hi participaran (sobretot persones importants i d’alt nivell). Pregunteu si hi ha alguna cosa en particular que voldrien discutir a la reunió. Anoteu les seves respostes i utilitzeu-les com a guia mentre escriviu la vostra agenda.
Preguntar als participants sobre el que els agradaria debatre és un pas intel·ligent, no només per facilitar l’escriptura de l’agenda, sinó també per implicar-los en el procés de la reunió fins i tot abans que comenci la reunió. És més probable que les persones assisteixin i prestin atenció a les reunions quan saben que es tractaran qüestions que són importants per a ells
Pas 2. Escriviu i compartiu una agenda
L’agenda de la reunió no només és útil per al líder de la reunió, sinó també per als convidats presents. L’agenda inclou informació útil sobre la reunió, com ara quan, on i qui assistirà. El més important, l’agenda també descriu els temes de discussió a tractar, de manera que tothom pugui fer preparatius. Envieu l’agenda abans de la pròpia reunió; com més important sigui la reunió, abans hauríeu d’enviar l’agenda.
Una cosa que s’hauria de posar a l’ordre del dia és el límit de temps estimat per a cada discussió. Tenir un calendari aproximat descrit anteriorment us pot facilitar la posada en marxa de la reunió. Tot i que alguns dels esdeveniments de la vostra agenda trigaran més (i d’altres més ràpidament), la programació us facilitarà l’organització i l’ajust del temps global
Pas 3. Investigueu sobre el tema de les discussions i reunions anteriors
És possible que les persones que assisteixen a la reunió no sàpiguen tota la informació sobre el tema que teniu previst debatre; és possible que algunes no hagin assistit a l’última reunió, mentre que d’altres no ho hagin oblidat. Com a president de la reunió, és una bona idea conèixer la història del debat fins ara. Proveu de parlar amb persones que han assistit a reunions importants abans per esbrinar qualsevol problema que no s’hagi resolt i així poder parlar-ne a la reunió. També haureu de rebre l’acta de l’última reunió de l’oficial que guarda les notes per ajudar-vos a organitzar els vostres plans.
Els minuts de les reunions anteriors poden ser un recurs important per a vosaltres com a líder. L'acta resumeix els debats i les decisions que es van produir durant l'última reunió, de manera que pugueu trobar tota la informació important de manera ràpida i senzilla. És possible que hagueu de compartir els minuts importants de la reunió amb els participants juntament amb una agenda
Pas 4. Prepareu el lloc de reunió prèviament
El dia de la reunió, heu d’assegurar-vos que la sala o el lloc que s’utilitzarà estigui neta, ordenada i preparada per acollir els participants de la reunió. Heu d'assegurar-vos que tots els components de la tecnologia de reunions (com ara presentacions, projectors, dispositius visuals, etc.) funcionin correctament i estan preparats per utilitzar-se; el desordre tècnic pot perdre temps valuós i interrompre el bon funcionament d'una reunió.
Si feu servir una presentació electrònica (com ara PowerPoint, etc.), preneu-vos el temps per familiaritzar-vos amb el control remot o el clicer que s’utilitzarà a la presentació. Segur que no voleu perdre el temps buscant aquests controladors mentre discutiu qüestions importants
Part 2 de 3: Fer de líder durant les reunions
Pas 1. Obriu la reunió oficialment
Quan s’acabi l’hora programada i hi siguin presents tots els participants (o almenys tots els participants importants), crideu l’atenció a tothom a la sala. Presenteu-vos com a líder i quin és el propòsit de la reunió. Establiu un període de temps indicant quan finalitza la reunió prevista: podeu tenir una reunió llarga o curta, però indicar un límit de temps per endavant us ajudarà a mantenir la reunió a temps. Si alguns dels participants no es coneixen, preneu-vos el temps per llegir breument els noms dels participants i presentar els participants importants.
Cal tenir en compte que algunes empreses i organitzacions tenen procediments estrictes i regulars per obrir i dur a terme reunions. Per exemple, hi ha algunes organitzacions que obren reunions amb un cop de martell
Pas 2. Proporcioneu resums rellevants de reunions anteriors
Al començament d'una reunió que forma part d'un llarg projecte en curs, heu de proporcionar informació breu sobre el projecte proporcionant un resum ràpid dels esdeveniments o decisions de la reunió anterior. No tots els participants saben tant sobre el tema del debat com vosaltres, de manera que aquest pas pot ser útil per fer que la reunió sigui eficaç i eficient.
- En lloc de resumir vosaltres mateixos els resultats de les reunions anteriors, us recomanem que demaneu al secretari o funcionari de la reunió que llegeixi les notes que llegeixi les actes de les reunions anteriors per donar una sensació formal al resum.
- També hauríeu de plantejar-vos la lectura de correspondències o comunicacions importants que es van produir després de la reunió anterior.
- Cal tenir en compte que si proporcioneu als participants còpies de l’acta / correspondència, és possible que no sigui necessari llegir-les.
Pas 3. Permetre als participants importants informar sobre la situació general
A continuació, convideu persones amb coneixements rellevants a informar-vos de les novetats que s'han produït des de l'última reunió. Això pot ser qualsevol cosa, per exemple, els nous problemes que afronta l'empresa o l'organització, els canvis en el personal, els desenvolupaments del projecte i els canvis en l'estratègia que es poden discutir aquí. Els participants a la reunió també volen conèixer els resultats de les accions específiques realitzades com a resultat de reunions anteriors.
Pas 4. Acabeu tots els negocis pendents
Si hi ha problemes no resolts i decisions que no s'han pres des de l'última reunió, proveu de resoldre'ls abans de debatre sobre nous problemes. Com més temps es mantingui en suspens el número anterior, menys participants voldran assumir-ne la responsabilitat, així que intenteu definir i resoldre qualsevol tema pendent durant la reunió. Normalment, els assumptes pendents es marquen específicament com a "indecisos" o "enviats a més discussió" a l'acta de la reunió anterior.
- Segons la cultura i les regulacions en què treballeu, és possible que la vostra empresa o organització tingui procediments específics per prendre decisions; per exemple, els participants a la reunió només hauran d’arribar a un consens majoritari o potser un grup de persones de primer nivell s’encarregui de prendre totes les decisions.
- Tingueu en compte que algunes coses són massa grans per acabar durant una reunió. No cal pensar en el progrés a llarg termini de projectes inacabats. Tot i això, heu de plantejar una decisió o projecte que requereixi accions en aquest moment.
Pas 5. Comenteu el nou negoci
A continuació, poseu-vos en qüestió, qüestió i qüestió nova que calgui discutir. Són coses que es deriven naturalment dels desenvolupaments que van tenir lloc entre les reunions anteriors i les actuals. Intenteu prendre decisions concretes i concretes dels participants: com més coses deixeu sense resposta, més problemes no resoldràs a la propera reunió.
Pas 6. Llegiu la conclusió de la reunió
Un cop hàgiu treballat tots els vostres números actuals i antics, reserveu un temps per llegir la conclusió de la reunió per a tots els presents. Enumereu totes les decisions que s’han pres individualment i, si cal, descriviu les accions específiques que s’espera que prenguin els participants abans de la propera reunió.
Aquest pas és crucial: és la vostra última oportunitat per assegurar-vos que tothom surti de la reunió sabent exactament on es troba el projecte i què s'espera d'ells
Pas 7. Finalitzeu establint els conceptes bàsics de la propera reunió
Finalment, indiqueu què es parlarà a la propera reunió i, quan hàgiu començat a planificar, digueu quan i on se celebrarà la reunió. Això ajuda els participants a crear un sentit de continuïtat d’un projecte o decisió important al següent i els dóna un termini per continuar o completar la tasca que se’ls ha assignat.
Val a dir que no heu de planificar una altra reunió si heu tractat tots els temes nous i antics a la reunió actual. Tanmateix, si hi ha prou qüestions no resoltes que requereixen una discussió addicional o si voleu veure el progrés en un projecte concret, una altra reunió pot ser una bona idea
Part 3 de 3: Dirigir reunions amb eficàcia
Pas 1. Guia la discussió, però no la dominis
Un dels vostres papers com a líder de la reunió és mantenir la discussió sense problemes. El vostre paper no és oferir una opinió sobre tots els assumptes ni assegurar-vos que la discussió segueixi un calendari fix. Heu de tenir flexibilitat. Permetre que altres participants parlin lliurement i permeti que sorgeixin nous temes de discussió encara que no estiguin a l’agenda. És possible que hagueu d’acabar subtilment un tema o canviar un tema de discussió determinat per mantenir el debat en bon camí, però no hauríeu de sentir que heu de controlar tots els aspectes de la reunió. Al cap i a la fi, les reunions són un procés de col·laboració.
Durant la reunió, parar atenció a la seva agenda. Si una reunió està fora de l’ordre del dia, és possible que hagueu d’ometre certs temes de debat o posposar-los per a més endavant. No tingueu por de fer-ho si el tema que es tracta és molt important
Pas 2. Animeu a participar tots els participants
Com a líder de la reunió, la vostra feina és assegurar una reunió oberta i productiva. Si observeu que certs participants que tenen coneixements rellevants per al tema que es tracta no estan oberts al grup, animeu-los a parlar. No cal desafiar-los ni trucar-los directament; només cal dir alguna cosa com "Crec que els coneixements de la senyora Mitha seran útils aquí", i és una manera fantàstica d’implicar a la reunió membres menys actius.
Pas 3. Assegureu-vos que tothom entengui el que s'està discutint
És difícil recordar que tots els assistents a una reunió tenen la mateixa experiència o coneixement del tema de discussió. Per assegurar-vos que els participants passin el seu temps amb prudència a la reunió, és possible que vulgueu aprofitar per simplificar breument un tema o tema complex. Els participants que no coneguin aquesta informació segur que ho apreciaran.
Pas 4. No ignoreu les preguntes difícils o incòmodes
Si un líder competent no controla aquestes qüestions, la reunió serà improductiva. Intenteu assegurar-vos que a la reunió es debaten tots els temes importants que voleu debatre. No permeteu als participants canviar la culpa ni donar vagues excuses per problemes no resolts. Intenteu aclarir i obtenir respostes a qüestions que ningú no vol parlar. Tot i que és possible que els participants no ho vulguin, cal respondre a les preguntes perquè la reunió sigui efectiva.
Assegureu-vos que es registren totes les decisions importants (si teniu un funcionari o un responsable de notes, delegueu-los aquesta tasca). Si heu de passar problemes per fer una pregunta difícil, voldreu assegurar-vos que les vostres respostes estiguin ben documentades
Pas 5. Mireu el vostre temps
Hi ha un motiu pel qual les reunions tenen una mala reputació: per a la majoria de la gent, les reunions són una activitat que consumeix molt de temps. Per evitar una reunió durant massa temps, utilitzeu el vostre poder com a líder per mantenir la discussió en moviment. No tingueu por de suspendre certes qüestions o converses sense importància fins a la propera discussió si la reunió sembla que durarà més del que esperàveu. Heu d’estar preparat i disposat a ajustar l’horari per garantir que no es perdi el temps de cap participant.
