Al principi, escriure un informe de feina pot semblar difícil, però en realitat és més fàcil del que es pensa. Normalment, s’utilitzen informes de treball per explicar el progrés d’un projecte concret o proporcionar conclusions i recomanacions sobre determinats temes en el lloc de treball. Per escriure fàcilment un informe de treball eficaç, comenceu per considerar el vostre propòsit, el vostre públic, la vostra investigació i el vostre missatge. Redacteu un informe amb el format d'informe empresarial. Feu revisions perquè l’informe sigui efectiu.
Pas
Part 1 de 3: Planificació d’un informe de treball
Pas 1. Identifiqueu l'objectiu i el tema de l'informe
De vegades, se us pot demanar que feu un informe. El propòsit o el tema de l’informe s’indicarà molt probablement a la sol·licitud. Si no esteu segur d’un objectiu o d’un tema, tingueu en compte el missatge que voleu transmetre als vostres lectors. També podeu aclarir-ho amb el vostre supervisor o superior.
Per exemple, el vostre objectiu pot ser analitzar un problema empresarial, explicar els resultats d’un projecte en el qual esteu treballant o proporcionar a un supervisor un resum del progrés del vostre treball
Pas 2. Trieu un to i un idioma que s’adapti al lector
Tingueu en compte el coneixement del lector i les argot que coneixen. Quan escriviu un informe, podeu utilitzar un llenguatge d’argot i més professional que quan escriviu per al públic.
- Qui llegirà l'informe? Penseu en els lectors que probablement facin servir el vostre informe.
- Si els vostres lectors són heterogenis, escriviu tota la informació per al lector que menys coneixement del que escriviu. Tanmateix, utilitzeu encapçalaments per a cada secció perquè els lectors més educats puguin saltar la informació que no creuen necessària. També podeu escriure seccions específiques per adreçar-vos a grups específics de lectors.
Pas 3. Recopileu dades i materials de suport, si n'hi ha
Incloeu el material que heu utilitzat com a base per a les vostres conclusions o recomanacions. Consulteu aquests materials quan prepareu l'informe. És possible que també hàgiu d'incloure aquests materials a l'apèndix de l'informe. A continuació es detallen els tipus de material que podeu incloure a l’hora de preparar un informe:
- Informació financera
- Diagrama
- Gràfic
- Informació estadística
- Enquesta
- Qüestionari
- Resultats d’entrevistes amb experts, companys de feina, clients, etc.
Pas 4. Reviseu el vostre progrés si esteu escrivint un informe de progrés
En lloc d’això, doneu un resum de la feina que heu fet, la feina que realitzareu i si el treball ha estat d’acord amb l’objectiu inicial. Penseu en l'informe com una resposta a les preguntes que la gent pugui tenir sobre el vostre projecte. A continuació es mostren les preguntes que hauríeu de respondre a l'informe:
- Ha canviat l’àmbit de treball?
- Quina feina heu realitzat des del darrer informe?
- Quina feina faràs?
- El vostre projecte es completarà a temps? Si no, per què?
- Quin problema heu tingut i com ho heu resolt?
- Quines lliçons heu après aquest mes?
Pas 5. Descriviu la informació que heu d'incloure a l'informe
Escriviu un resum de la vostra idea com a guia. A l’hora d’esbossar-los, desenvolupeu capçaleres d’informes per ajudar a organitzar allò que direu. Aquest esquema no ha de ser ordenat ni ben escrit perquè només el faràs servir tu.
- Generalment, l'informe comença amb una explicació dels resultats, conclusions o recomanacions. Després d'això, expliqueu com vau arribar a aquesta conclusió i, si és possible, la vostra manera de pensar.
- Si voleu fer una conclusió o recomanació controvertida, expliqueu el vostre procés i raonament perquè el lector entengui els motius de les vostres conclusions i recomanacions.
Part 2 de 3: Redacció d’un informe de treball
Pas 1. Utilitzeu una portada o una pàgina de títol
La pàgina de títol ha de contenir el nom de l'informe seguit de la data d'enviament en una línia diferent. A la tercera línia, escriviu els noms de tots els autors de l'informe. Després, escriviu el nom de l'organització a la quarta línia.
- En alguns casos, podeu incloure una carta de presentació que expliqui per què escriviu l'informe, què conté i què heu de fer a continuació. Aquest tipus de lletra s’utilitza habitualment quan el procés d’escriure un informe triga molt de temps o l’autor creu que el lector necessita una explicació addicional abans d’excavar-lo.
- Per obtenir informes de progrés, escriviu el vostre nom, nom del projecte, data i període d'informes a la pàgina de títol. Escriu-los en diferents línies. Podeu etiquetar cada línia amb paraules, com ara "nom", "nom del projecte", "data" i "període de l'informe". També podeu escriure informació sobre aquestes coses sense etiquetes.
- Pregunteu al vostre cap si hi ha recomanacions específiques a l’informe de treball. Aquestes recomanacions són la millor font de material per preparar informes.
Pas 2. Creeu un resum executiu que contingui informació clau
Incloeu les vostres conclusions, justificacions i recomanacions. El lector entendrà els punts claus de l’informe sense haver de llegir-lo en la seva totalitat. No cal que us expliqueu massa, però el lector hauria d’entendre la descripció del vostre informe. El resum executiu hauria de ser de mitja pàgina.
- No cal resumir tot l'informe. Centreu-vos en les idees importants de l'informe, com ara la vostra recomanació o conclusió principal.
- Si escriviu un informe de progrés, ometeu aquesta secció.
Pas 3. Creeu una taula de continguts
Enumereu tots els encapçalaments de secció de l'informe i els seus números de pàgina. Aquesta llista facilitarà als lectors l’ús del vostre informe i la informació que necessiten.
- Utilitzeu encapçalaments i encapçalaments per a cada secció perquè l'informe sigui fàcil de llegir.
- Si escriviu un informe de progrés, normalment no cal que creeu una taula de continguts, tret que el cap ho demani. Tot i això, incloeu un títol i un encapçalament per a cada secció per facilitar la lectura de l'informe.
Pas 4. Escriviu una introducció per donar una idea del vostre informe
Digueu al lector per què heu escrit l’informe. Resumeix el context que hi ha darrere de l'informe i explica el teu propòsit. Indiqueu les preguntes que respondreu a l'informe o els problemes que resoldreu. Descriviu l'abast i l'organització de l'informe.
- La introducció no ha de ser llarga. Escriviu de manera clara i específica perquè els lectors coneguin el context i el propòsit sense haver de llegir una explicació massa llarga.
- Escriviu 2-4 paràgrafs per a la introducció.
- Per a un informe de progrés, és suficient una secció introductòria de 1-2 paràgrafs. La introducció hauria de resumir el vostre projecte i els vostres objectius. També podeu esmentar el treball que heu completat i els vostres propers plans.
Pas 5. Expliqueu els resultats o conclusions que heu mencionat
Descriviu qualsevol investigació o avaluació que hàgiu realitzat sobre el projecte. Escriviu un debat i una interpretació de les conclusions i la seva relació amb el tema de l'informe.
- En general, aquesta secció consta d’un paràgraf introductori i una llista de les vostres conclusions.
- La conclusió es pot escriure així: “1. La població envelleix, de manera que augmenten els riscos per a la salut dels nostres clients ".
- Si escriviu un informe de progrés, no teniu resultats ni conclusions. Escriviu els èxits o treballs que hàgiu acabat després de la introducció. Podeu escriure 2-4 paràgrafs per a aquesta secció. Tanmateix, normalment una llista serà suficient. Escriviu "Increment de 200.000.000 IDR per llogar tendes de campanya del festival", "Va signar un contracte amb Party Planning Company per planificar el festival" i "Va realitzar una enquesta a 1.500 residents per reunir l'opinió pública".
Pas 6. Proporcioneu recomanacions per a passos futurs
Les recomanacions haurien d’explicar què passarà en el futur. Descriviu quin problema es podria resoldre mitjançant la vostra solució i com es relaciona amb la conclusió que vau treure. Després d’escriure l’explicació, enumereu les recomanacions per número. Comenceu cada frase amb un verb. Feu una llista de recomanacions i comenceu per les més importants.
- Per exemple, podeu escriure: "1. Proporcionar formació de reanimació cardiopulmonar als empleats ".
- Si esteu escrivint un informe de progrés, haureu de fer una llista de feines o objectius en què treballareu o assolireu el proper període. Per exemple, podeu escriure "Cerqueu un venedor per al festival", "Determineu el disseny del festival" i "Demaneu un pòster promocional".
Pas 7. Discutiu el procés i el marc que fonamenta la conclusió
Descriviu l’enfocament que heu utilitzat per analitzar el tema, el problema o el problema. Reviseu els vostres resultats i, a continuació, expliqueu com es van utilitzar com a base de recomanacions. Divideix el debat en seccions. Titula les seccions segons el seu contingut.
- Aquesta secció també conté una discussió més llarga sobre investigació i avaluació.
- Aquesta hauria de ser la secció més llarga del vostre informe.
- Si esteu escrivint un informe de progrés, podeu ometre aquesta secció. Podeu substituir-lo per una secció sobre els colls d'ampolla mentre treballeu en un projecte i com superar-los. Podríeu escriure: "Molts residents no retornen enquestes perquè no vénen amb franqueig prepagat. Després d'això, inclourem franqueigs de prepagament o proporcionarem una opció d'enquesta digital ".
Pas 8. Enumereu les referències que heu utilitzat per preparar l'informe
Les referències es poden fer en forma d'articles de revistes, notícies, entrevistes, enquestes, qüestionaris, troballes estadístiques i altra informació relacionada. Citeu aquestes referències al final de l'informe. El títol és "Bibliografia".
- Tret que se us demani que utilitzeu un estil de citació específic, utilitzeu el format APA als informes empresarials.
- Omet aquest pas si esteu preparant un informe de progrés.
Pas 9. Adjunteu fitxers adjunts a materials com enquestes, qüestionaris o correus electrònics
No tots els informes requereixen un fitxer adjunt. Tanmateix, podeu incloure-les si voleu proporcionar material que heu citat o informació addicional que els pugui ajudar a entendre el vostre tema o conclusions més fàcilment. Etiqueta cada fitxer adjunt amb una lletra diferent.
- Per exemple, podeu tenir "Apèndix A", "Apèndix B" i "Apèndix C".
- Si esteu escrivint un informe de progrés, no cal que inclogueu aquesta secció.
Pas 10. Escriviu una breu conclusió que resumeixi tots els vostres resultats o avenços
Potser no cal que escriviu cap conclusió, però una conclusió pot ressaltar els esforços que heu fet. Feu una conclusió de 3-4 frases per resumir tota la informació que heu presentat a l'informe.
Podeu escriure: "El projecte de planificació de festivals d'art s'ha dut a terme tal com estava programat. Hem completat el 90% de les activitats de planificació i hem passat al procés de compra de material. Actualment, el projecte no s’enfronta a cap obstacle, però tractarem qualsevol problema que es pugui produir en el futur”
Part 3 de 3: Redacció d'informes efectius
Pas 1. Utilitzeu un títol clar perquè l'informe sigui fàcil d'utilitzar
Feu que el títol sigui clar i que no sigui detallat. En mirar el títol, el lector hauria d’entendre immediatament de què tracta el vostre informe.
- Els títols que necessiteu inclouen: Introducció, Treball completat, Objectiu del pròxim període, Barreres i solucions i Conclusió.
- Creeu un títol que coincideixi amb la informació de l'informe.
- Per als informes de progrés, és probable que els vostres lectors siguin supervisors, equips o clients.
Pas 2. Utilitzeu un llenguatge senzill i directe per transmetre idees
Els informes de treball no requereixen paraules complicades ni frases florides. Només cal transmetre al lector els punts importants. Transmet idees amb les paraules més senzilles possibles i arribi al centre de la idea.
Escriviu "Els ingressos augmenten un 50% en el quart trimestre", en lloc de "Els ingressos van augmentar un 50% i van fer brillants els beneficis del quart trimestre"
Pas 3. Utilitzeu una escriptura concisa per mantenir breu l'informe
Escriure massa temps és una pèrdua de temps per a vosaltres i per al lector. Elimineu les paraules innecessàries i aneu directament al punt de la vostra afirmació.
- Alguns informes de treball són llargs de manera natural, ja que contenen molta informació. Tot i això, la forma d’escriure-la ha de ser concisa.
- És millor escriure: "Les vendes van augmentar l'últim trimestre després que el personal realitzés màrqueting telefònic", en lloc de "Els ingressos van augmentar bruscament l'últim trimestre, ja que la nostra talentosa i dedicada força comercial comercialitzava clients potencials per telèfon per aconseguir que compressin. Més productes."
Pas 4. Presentar idees mitjançant un llenguatge objectiu i poc emocional
Escriviu els fets i deixeu que els lectors construeixin les seves pròpies conclusions a partir d’un punt de vista objectiu. Podeu fer recomanacions sobre com tractar un problema concret, però no intenteu provocar les emocions del lector per persuadir-les. Deixeu que els lectors construeixin idees i decisions basades en una perspectiva objectiva.
En lloc d’escriure, “El personal infeliç normalment no té moral, de manera que l’oficina se sent com una màquina sense ànima”, podeu escriure: “El personal amb una productivitat relativament baixa diu que se sent infeliç”
Pas 5. No utilitzeu el llenguatge informal i les paraules "jo" o "jo"
”Podeu utilitzar la paraula“jo”en un informe de progrés si esteu treballant només en el projecte. En cas contrari, no utilitzeu la paraula "jo" ni paraules molt informals als informes de feina. Tanmateix, podeu utilitzar la paraula "vosaltres" quan dirigiu determinades frases al vostre públic objectiu.
Utilitzeu un llenguatge professional als informes
Pas 6. Torneu a llegir l'informe per assegurar-vos que no hi hagi errors
Els errors gramaticals i ortogràfics disminuiran la reputació de la professionalitat de l'informe. Torneu a llegir-lo per assegurar-vos que no hi hagi faltes d'ortografia, frases incorrectes o opcions de paraules incorrectes. Seria millor si rellegís l'informe dues vegades.
- Si és possible, demaneu a algú altre que llegeixi l'informe, ja que de vegades pot ser difícil trobar-vos culpa.
- Si teniu temps, deixeu l'informe durant 24 hores abans de rellegir-lo.
Consells
- Després d’escriure el primer informe de treball, utilitzeu-lo com a plantilla per als informes posteriors.
- És possible que el vostre lloc de treball tingui una plantilla d'informe de treball. Pregunteu al vostre supervisor si podeu utilitzar la plantilla d’oficina.
- Si podeu fer-ho, utilitzeu el format d'informe de treball existent de l'organització per a la qual treballeu. Consulteu els fitxers a l’oficina o demaneu a un supervisor o company de feina una còpia de l’informe.
