Els informes empresarials són un dels mitjans de comunicació més eficaços del món empresarial actual. Els avantatges dels informes empresarials són molts. Les empreses o els particulars poden utilitzar els informes empresarials per prendre decisions importants. Si voleu redactar un bon informe empresarial, apreneu a comprendre i com s’intenta redactar un informe.
Pas
Primera part de 2: decidiu quin tipus d'informe empresarial voleu escriure
Pas 1. Utilitzeu els informes empresarials per transmetre idees
Aquest informe s’anomena “informe de justificació / recomanació”. Podeu utilitzar aquest informe per compartir idees amb el vostre gerent o director. Normalment, haureu de preparar un resum i el cos de l'informe. El resum és un mitjà per transmetre idees. El cos conté informació sobre els beneficis, els costos, els riscos i altra informació relacionada amb la vostra idea.
Per exemple, voleu comprar una impressora per a la vostra divisió. Per convèncer el gestor que la impressora és realment necessària, prepareu un informe de justificació / recomanació per enviar formalment a la direcció una sol·licitud de compra de la impressora
Pas 2. Presentar els riscos que acompanyen l’oportunitat de negoci
Els "informes d'investigació" ajuden els responsables de la presa de decisions a considerar els riscos que cal afrontar quan volen prendre determinades accions perquè la direcció sigui capaç d'anticipar els impactes no desitjats. Aquest informe consisteix en una introducció, un cos i una conclusió. El prefaci conté informació important sobre el tema que s’està investigant. El cos conté una explicació dels fets i els resultats de la investigació. La conclusió conté un resum de l'informe.
Per exemple, la companyia farmacèutica X vol treballar amb la companyia farmacèutica Y que s’enfronta a un problema. L’empresa X no vol treballar amb empreses que tinguin problemes financers o tinguin problemes financers. Per tant, l’empresa X busca informació completa sobre l’empresa Y i després prepara un informe d’investigació per discutir les dades financeres de l’empresa Y amb el director financer
Pas 3. Presentar informació de compliment a les agències governamentals
Aquest informe, conegut habitualment com a "informe de compliment", és útil per demostrar la rendició de comptes de les empreses demostrant a les agències governamentals (ciutat, província, centre, etc.) que la direcció funciona segons les lleis / regulacions aplicables i gestiona les finances segons els procediments.. Aquest informe consisteix en una introducció, un cos i una conclusió. El pròleg conté una explicació dels principals temes tractats a l'informe. El maleter conté dades, fets i altra informació que els organismes governamentals han de conèixer. La conclusió conté un resum de l'informe.
Per exemple, el consell d'administració d'una companyia d'assegurances governamentals ha de presentar al ministre de Finances que la gestió de l'empresa es duu a terme d'acord amb les lleis i normatives vigents el 2019. Per a això, el consell d'administració prepara una anualitat informe de compliment per presentar les activitats de l’empresa durant el 2019
Pas 4. Presentar la viabilitat de la idea o projecte proposat
Un informe que conté una explicació per determinar si s’accepta o es rebutja una idea s’anomena “informe de viabilitat”. Aquest informe consta d’un resum i un òrgan. El resum conté idees, mentre que el cos descriu els beneficis, possibles problemes, costos i altres qüestions relacionades amb la idea proposada. La direcció pot utilitzar l'informe de viabilitat per respondre a les preguntes següents:
- Es pot completar aquest projecte dins del pressupost financer?
- És rendible aquest projecte?
- Es pot completar aquest projecte segons un calendari predeterminat?
Pas 5. Presentar els resultats de la investigació obtinguts a través de l’estudi
Un "informe de recerca" presenta els resultats d'un estudi detallat d'un problema o problema molt específic. Aquest informe consta d’un resum (resum), pròleg, mètodes utilitzats, resultats de la investigació, conclusions i suggeriments. En fer un informe, heu d’informar els resultats dels estudis que s’utilitzen com a referències.
Per exemple, la direcció vol fer un estudi amb tot el personal per decidir si cal o no prohibir als empleats fumar al menjador de l’empresa. La persona que realitzi l’estudi redactarà un informe sobre els resultats de la investigació
Pas 6. Ajudeu l’empresa a millorar les seves polítiques, productes o procediments mitjançant una supervisió constant
A continuació, prepareu un "informe periòdic" que s'escrigui cada cert període de temps, per exemple setmanal, mensual, trimestral, etc. Aquest informe presenta el nivell d’eficiència de l’empresa, els beneficis / pèrdues i altres dades d’un període determinat.
Per exemple, un propietari de farmàcia demanarà al seu venedor que presenti un informe mensual de vendes cada 3 del mes següent
Pas 7. Proporcioneu un informe en cas de determinades situacions
A diferència dels informes periòdics, els "informes situacionals" s'escriuen per a necessitats específiques, com ara simplement proporcionar informació en reunions o informar sobre els esforços per fer front a desastres naturals. Aquest informe consisteix en una introducció, un cos i una conclusió. La introducció conté una explicació dels esdeveniments reportats i proporciona una breu visió general dels problemes tractats al cos de l'informe. En conclusió, expliqueu les solucions que s’han dut a terme i que es duran a terme.
Per exemple, el governador demana a l'alcalde que proporcioni un informe de situació després que es produeixi un huracà a la zona sota la seva responsabilitat
Pas 8. Presentar algunes solucions per resoldre el problema
L '"informe de referència" presenta diverses opcions de solució per prendre decisions. Segons el seu propòsit, l'autor recomana diverses accions que cal dur a terme. Aquest informe consisteix en una introducció, un cos i una conclusió. El prefaci explica l'objectiu de redactar l'informe. El tors expressa la situació o el problema que ens ocupa juntament amb diverses opcions de solució. La conclusió transmet la millor solució.
Per exemple, una empresa d’automoció vol construir una fàbrica a Àsia. A l’hora d’escriure l’informe de referència, enumereu un màxim de 3 països segons les necessitats de l’empresa i proporcioneu la millor ubicació a la conclusió
Part 2 de 2: Redacció d’un informe empresarial
Pas 1. Determineu el propòsit d'escriure i formatar l'informe
Pregunteu-vos per què voleu escriure un informe empresarial. Trieu el tipus d’informe de la llista anterior segons els objectius a assolir.
- Sigui quin sigui el motiu, assegureu-vos que fixeu objectius curts i clars. Els lectors d’informes es confonen si la formulació d’objectius té un llarg vent de manera que es dubti de la credibilitat de l’informe.
- Per exemple, el vostre departament necessita fons promocionals addicionals. Quan escriviu l’informe, concentreu-vos en el pressupost promocional actualment disponible i presenteu un pla de treball eficaç per aprofitar al màxim els fons addicionals.
Pas 2. Penseu en el públic que llegirà l'informe
Els lectors d'informes poden provenir de fora de l'empresa (no de treballadors) o de l'empresa. A l’hora d’escriure un informe, tingueu en compte fins a quin punt el lector entén o té informació sobre el tema que es discuteix. A més, penseu en la utilitat que tindrà la informació presentada a l'informe per al lector.
- Qui vulgui llegir l’informe, l’aspecte financer és sempre la màxima prioritat per a la direcció o els clients.
- Per exemple, voleu implementar un programa de feina compartit a la vostra divisió. Per a això, haureu d’escriure un informe empresarial que llegirà el director de personal, el director d’operacions i el conseller delegat. Penseu en la possibilitat que ja coneguin el programa perquè pugueu proporcionar informació rellevant a l'informe. Si la direcció no ha discutit mai sobre un programa de participació laboral, el vostre informe és útil i informatiu. Si l’empresa ja ha planificat aquest programa, el vostre informe serà ineficaç i menys convincent.
Pas 3. Determineu què cal aprendre
El pas més difícil a l’hora de preparar un informe empresarial no és escriure. El més difícil és treure conclusions i recollir dades de suport. Haureu de tenir una àmplia gamma d’habilitats, per exemple, recollir dades i analitzar el mercat. Què heu de saber vosaltres i la direcció per poder prendre decisions informades sobre els temes tractats al vostre informe?
Pas 4. Recopileu dades rellevants per escriure un informe
Assegureu-vos que les dades de suport que proporcioneu siguin el resultat d’una investigació. En cas contrari, podríeu perdre credibilitat. La recollida de dades també està determinada pel tipus d’informe que s’ha d’escriure. Assegureu-vos que utilitzeu dades que siguin exactes i rellevants per tal d’escriure l’informe.
- Les dades de fonts internes solen ser més ràpides de recollir. Per exemple, les dades de venda de productes es poden sol·licitar al departament de vendes per telèfon. Així, les dades es reben immediatament i s’inclouen a l’informe.
- Es poden obtenir dades externes de l’empresa. Si altres departaments han recopilat i analitzat dades de consumidors, demaneu-les perquè no hàgiu de fer la vostra pròpia investigació. Les dades necessàries s’han d’adaptar al camp dels negocis, però els redactors d’informes empresarials normalment no necessiten investigar primer.
- Per exemple, si voleu escriure un informe de justificació / recomanació, investigueu per esbrinar els avantatges de les idees presentades i, a continuació, incloeu els resultats de la investigació a l'informe.
Pas 5. Decidiu com estructurar l'informe abans d'escriure
Aquesta decisió està influenciada pel propòsit d'escriure l'informe. Per exemple, la manera de preparar un informe de compliment i un informe de viabilitat són diferents. Comenceu a escriure quan pugueu esbrinar com es compila l'informe.
- Ordeneu les dades de suport en diversos grups. Els informes empresarials solen contenir una gran quantitat de dades i informació. Dividir les dades en grups és la clau per escriure amb èxit un bon informe empresarial. Per exemple, presenteu les dades de vendes per separat de les dades dels clients i incloeu un títol per a cada resum de dades.
- Compileu informes ordenant les dades resumides per títol per facilitar la lectura i la comprensió. Per tant, les dades presentades poden donar suport al propòsit principal d’escriure l’informe.
- De vegades, cal esperar que algú altre analitzi o introdueixi dades. Mentre espereu, podeu processar el conjunt de dades complet.
Pas 6. Treure conclusions i donar suggeriments específics
Assegureu-vos de treure conclusions lògiques utilitzant les dades incloses a l'informe. Expliqueu les accions que cal fer a partir d’aquestes conclusions.
Cada solució que proposeu ha d'anar seguida d'accions específiques i mesurables. Descriviu qualsevol canvi a la descripció del treball, el calendari o l'assignació de fons necessaris per implementar el nou pla de treball. Assegureu-vos que els vostres suggeriments siguin compatibles amb dades que demostrin que la direcció és capaç d’assolir els objectius implementant les solucions presentades a l’informe
Pas 7. Prepareu un resum executiu
Aquest resum serà la primera pàgina de l'informe empresarial, però s'escriu al final. El resum executiu és un mitjà per presentar els resultats de l'estudi i les conclusions per donar una visió del contingut de l'informe si algú no té temps de llegir-lo fins al final. A tall d’il·lustració, un resum executiu és com un tràiler de pel·lícula o un resum de tesi.
Aquest informe s’anomena resum executiu perquè els executius ocupats només poden llegir-lo. Transmeti informació important als superiors en 200-300 paraules en forma de resum executiu. Podria llegir més si volia conèixer els detalls
Pas 8. Utilitzeu infografies per transmetre dades específiques
De vegades, cal proporcionar dades quantitatives mitjançant gràfics o gràfics. Presentar dades amb diversos colors perquè siguin més atractius i fàcils d’entendre. Utilitzeu vinyetes, números seqüencials o taules per facilitar la lectura de les dades. Aquest pas fa que la presentació de les dades sembli diferent per mostrar-ne la importància.
- Normalment, les imatges fan que els informes empresarials siguin més atractius. Els informes semblen monòtons si només contenen text i números. Presenteu infografies rellevants i útils, però no us en excediu.
- Escriviu la informació en quadres d’una pàgina gairebé totalment de text, sense taules ni números. Les pàgines de text complet solen ser avorrides. Es pot presentar un resum de la informació important en un requadre.
Pas 9. Enumereu les fonts d'informació
En funció del tipus d'investigació que feu, és possible que hagueu d'indicar el proveïdor d'informació. En un informe empresarial, una pàgina de bibliografia o font té com a objectiu proporcionar informació al lector si vol comprovar o buscar altres dades.
Utilitzeu el format correcte quan incloeu cites als informes per tipus d’empresa
Pas 10. Consulteu l'informe dues vegades
No sembla seriós quan informa d’errors ortogràfics o gramaticals. Aquests errors posen en dubte la credibilitat del vostre estudi. A més, presenteu informació clara i inequívoca.
- Per exemple, no utilitzeu paraules difícils d’entendre ni frases massa llargues.
- Eviteu diverses converses.
- Si el lector d’informes treballa en el mateix negoci, podeu utilitzar termes d’argot o tècnics, però no en feu massa.
- Normalment, els informes empresarials s’escriuen mitjançant la veu passiva. Aquest informe és un exemple que mostra que escriure amb frases passives és millor que les frases actives.
- En revisar els informes, es poden passar per alt els errors perquè us heu escrit. Feu que un company de treball solidari llegeixi el vostre informe i, a continuació, demani suggeriments. És molt millor conèixer els errors dels companys de feina que dels superiors. Aprofiteu les aportacions dels companys per millorar els informes tenint en compte suggeriments.
Pas 11. Creeu una taula de continguts
Escriviu un informe empresarial segons el format oficial creant una taula de continguts que sigui útil com a referència quan cerqueu una pàgina específica. Incloeu els números de pàgina de cada secció de l'informe a la taula de continguts, especialment el resum executiu i la conclusió.
Pas 12. Temps per vincular l'informe
La millor manera de millorar un informe que proporciona una revisió completa útil és enquadernar-lo el millor possible, per exemple mitjançant filferro espiral, enquadernadors o fundes de cartró. Per tant, l’informe es presenta net i atractiu perquè els altres vulguin llegir-lo fins al final.
