Moltes empreses utilitzen Microsoft Excel per controlar els costos departamentals o de tota l’empresa. Actualment Excel s'ha convertit en el programa predeterminat en equips amb sistemes operatius Windows. Així, podeu utilitzar aquest programa per controlar les vostres factures. Hi ha una sèrie de plantilles (impressions) de Microsoft i d'altres llocs que podeu utilitzar per fer un seguiment de les despeses. Fins i tot a les darreres versions d'Excel, aquestes plantilles ja estan disponibles al programa. També podeu crear els vostres propis fulls de càlcul per supervisar les factures a Excel. En aquest article es parlarà de les dues maneres.
Pas
Mètode 1 de 2: utilitzar una plantilla d'Excel
Pas 1. Seleccioneu la plantilla Excel predeterminada
L'última versió d'Excel té plantilles per controlar les despeses personals i plantilles per a operacions comercials generals. Podeu accedir i utilitzar aquesta plantilla per controlar les despeses a Excel.
- A Excel 2003, seleccioneu "Nou" al menú "Fitxer". Seleccioneu "Al meu ordinador" al tauler de tasques "Nou llibre de treball" per obrir el quadre de diàleg "Plantilles".
- A Excel 2007, seleccioneu "Nou" al menú "Fitxer" per obrir el quadre de diàleg "Nou llibre". Seleccioneu l'opció "Plantilles instal·lades" al menú "Plantilles" al tauler esquerre. Seleccioneu "Pressupost mensual personal" a "Plantilles instal·lades" al tauler central i feu clic a "Crea".
- A Excel 2010, feu clic a l'etiqueta "Fitxer" i seleccioneu "Nou" al menú "Fitxer". Seleccioneu "Plantilles de mostra" a la part superior del tauler "Plantilles disponibles" i, a continuació, seleccioneu "Pressupost mensual personal" a la visualització de plantilles de mostra i feu clic a "Crea".
Pas 2. Trieu una plantilla en línia
Si la plantilla de pressupost personal integrada de Microsoft Excel no pot fer un seguiment de les vostres despeses, proveu d’utilitzar les plantilles disponibles a Internet. Podeu descarregar plantilles de llocs de tercers o utilitzar Excel per connectar-vos amb Microsoft Office Online.
- A Excel 2003, podeu seleccionar la plantilla adequada a la biblioteca de Microsoft Office Online a https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Aquí també podeu trobar plantilles per a versions anteriors d'Excel.)
- A Excel 2007, seleccioneu "Pressupostos" a la secció de Microsoft Office Online del quadre de diàleg "Nou llibre de treball". Heu de tenir una connexió a Internet per connectar-vos a la biblioteca de plantilles d’Office en línia.
- A Excel 2010, seleccioneu "Pressupostos" a la secció Office.com del tauler de plantilles disponibles. Heu de tenir una connexió a Internet per connectar-vos a la biblioteca de plantilles d’Office en línia.
Pas 3. Introduïu la informació a les cel·les adequades
La informació introduïda depèn de la plantilla de full de treball utilitzada.
Pas 4. Deseu el full de càlcul
Podeu utilitzar el nom del full de càlcul proporcionat per la plantilla o introduir un nom com vulgueu. O bé, simplement podeu escriure el nom i l'any de fabricació del document de treball.
Mètode 2 de 2: creeu el vostre propi full de treball per controlar les despeses
Pas 1. Obriu Excel
Pas 2. Introduïu un nom per al full de càlcul a la cel·la A1
Utilitzeu un nom clar, com ara "Pressupost personal", "Supervisió de la despesa personal" o alguna cosa similar. (No utilitzeu cometes quan escriviu noms. Aquí s’utilitzen cometes per indicar exemples).
Pas 3. Introduïu els encapçalaments de columna de la fila 2
A continuació, es mostren alguns noms i seqüències que podeu utilitzar: "Data", "Pagat a", "Nota", "Despeses", "Ingressos" (o "Guanys" o "Dipòsit") i "Saldo". Introduïu aquests encapçalaments a les cel·les A2 a G2 i ajusteu l'amplada de la columna de manera que tot el text sigui visible.
Després de definir els encapçalaments i les capçaleres de les columnes, utilitzeu la funció "Congela els panells" perquè les capçaleres de les columnes es trobin a la part superior quan desplaceu-vos cap avall per la pàgina. L'opció Congelar panells es troba al menú "Veure" per a l'Excel 2003 i versions posteriors i al grup "Finestra" a la cinta del menú "Veure" per a l'Excel 2007 i el 2010
Pas 4. Introduïu la primera despesa a la fila 3 de la cel·la
Pas 5. Introduïu la fórmula del saldo a la cel·la G3
El saldo es determinarà per la diferència entre ingressos i despeses, ja que és la primera entrada de saldo. La manera d’establir-la depèn del vostre desig de veure el pressupost des del costat de la despesa o de l’efectiu que tingueu.
- Si voleu un full de càlcul personalitzat per mostrar les despeses, la fórmula del saldo és = E3-F3, on E3 és la cel·la que conté el saldo de despeses i F3 és la cel·la del saldo dels ingressos. D’aquesta manera, si les vostres despeses són superiors als vostres ingressos, les despeses totals tindran un nombre positiu, cosa que us facilitarà la comprensió.
- Si voleu un full de càlcul personalitzat per mostrar els diners que teniu, la fórmula del saldo és = F3-E3. Per tant, el document de treball mostrarà fluxos d’efectiu positius si l’efectiu disponible supera les despeses i negatiu si les despeses són superiors als ingressos.
Pas 6. Introduïu la segona entrada de cost a la fila 4 de la cel·la
Pas 7. Introduïu la fórmula del saldo a la cel·la G4
Com que el saldo de la segona i de les següents entrades registrarà el saldo actual, cal afegir la diferència resultant en despeses i ingressos al saldo de l’entrada anterior.
- Si voleu que el full de treball mostri les despeses específicament, la fórmula del saldo és = G3 + (E4-F4), és a dir, G3 és la cel·la que conté el saldo anterior, E4 és la cel·la que conté despeses i F4 és la cel·la que conté ingressos.
- Si voleu que el full de càlcul mostri la quantitat d’efectiu disponible, la fórmula del saldo és = G3 + (F4-E4).
- Els parèntesis de la fórmula que mostren la diferència entre els costos i els ingressos no són realment necessaris. Ho vam escriure perquè el concepte de la fórmula quedés més clar.
- Si podeu deixar la cel·la del valor del saldo en blanc fins que es completin totes les entrades, utilitzeu la paraula IF a la fórmula perquè, quan introduïu la data, la cel·la del saldo no mostri el valor. La fórmula d’aquest mètode per a la segona entrada és = IF (A4 = "", "", G3 + (E4-F4)) si voleu que el full de càlcul supervisi la càrrega i = IF (A4 = "", "", G3 + (F4-E4)) si voleu obtenir un document de treball per supervisar el flux de caixa disponible. (Els claudàtors que envolten les despeses i els ingressos es poden deixar de banda, però els claudàtors externs poden no ometre's.)
Pas 8. Copieu la fórmula del saldo a una altra cel·la de la columna G (columna Saldo)
Feu clic amb el botó dret a la cel·la G3 i seleccioneu "Copia" al menú emergent. Després, desplaceu-vos cap avall fins a la cel·la que hi ha a sota. Feu clic amb el botó dret a la cel·la seleccionada i seleccioneu "Enganxa" al menú emergent per enganxar la fórmula a la cel·la seleccionada. (A Excel 2010, trieu l'opció "Enganxa" o "Enganxa fórmules" al menú emergent.) La fórmula actualitzarà les referències de cel·la automàticament per indicar el cost, els ingressos i les referències de data (si s'utilitza) de la fila actual i el saldo de referència de la fila per sobre de la fila actual.
Pas 9. Deseu el full de càlcul
Assigneu un nom clar al full de càlcul, per exemple "Cost Monitoring.xls" o "Personal Budget.xls". Podeu introduir el nom i l'any del fitxer, igual que el mètode per crear un full de càlcul amb el fitxer. (Un cop més, no cal que utilitzeu les cometes, ja que les hem escrit només per aclarir els noms de fitxers d'exemple. No cal que escriviu el tipus d'extensió de fitxer, ja que Excel l'escriurà automàticament.)
Excel 2003 i versions anteriors desen fulls de treball en format ".xls", mentre que Excel 2007 i 2010 desen fulls de treball en el format més recent basat en XML ".xlsx". Tanmateix, l’últim Excel també té l’opció de desar fitxers en format ".xls". Si teniu diversos equips i teniu previst desar aquest full de treball en tots, utilitzeu el format antic si el vostre equip té Excel 2003 o anterior. Utilitzeu el format més recent si tots els vostres equips tenen com a mínim Excel 2007
Consells
- Utilitzeu "Completament automàtic" a les categories de despeses i ingressos per tal que l'ortografia introduïda sigui correcta.
- Podeu utilitzar negreta, color de text o ombrejat de cel·les per distingir entre costos no pagats, de pagament i futurs.
- Per evitar que les fórmules o els encapçalaments de columna canviïn accidentalment, és una bona idea protegir les cèl·lules del canvi. Seleccioneu les cel·les que vulgueu substituir (data, categoria de beneficiari, despesa, ingressos i nota) i desbloquegeu aquestes cel·les i apliqueu protecció a tot el full de treball.
