Les despeses realitzades per una empresa (però encara no pagades) se solen anomenar despeses a pagar. Les despeses a pagar es classifiquen com a obligacions de deute que s’han d’amortitzar al balanç. Aprendre a reconèixer i registrar les despeses del deute requereix una comprensió sòlida dels principis bàsics de la comptabilitat, però el procés i la pràctica són bastant fàcils.
Pas
Part 1 de 2: Saber quines despeses es paguen
Pas 1. Comprendre què és una despesa pendent
Les despeses a pagar es produeixen durant el període de tancament del llibre i hi ha desemborsaments en efectiu no registrats i obligacions de deute impagades. Per exemple, els salaris dels empleats pagats però que encara no s’han desemborsat es poden anomenar despeses de deute. L’empresa gestiona les despeses a pagar ajustant els llibres del diari general.
Pas 2. Compreneu per què és necessari registrar les despeses per acumulació
La base de meritació de la comptabilitat financera (per temps o ocurrència) estableix que els ingressos i les despeses s’han de registrar quan es produeixen transaccions i no quan es reben o paguen efectius per a aquestes transaccions. El principi relacionat amb la despesa s’anomena principi de concordança.
- El principi de concordança estableix que els comptables han de registrar les despeses quan es produeixen i les despeses coincideixen o equilibren els ingressos entrants.
- La implicació d’aquest principi és que no cal esperar fins que es paga efectiu per registrar les despeses. Per exemple, una empresa té una despesa en forma de salari que es paga quinzenalment per un import de Rp.100.000.000,00, però el període de pagament realitzat es divideix uniformement en 2 parts entre els dos períodes comptables. És a dir, una part del salari s’ha pagat al final del període comptable en curs. La comptabilitat de les despeses, que és la meitat del salari total a pagar (50.000.000,00 Rp), s'ha de registrar en el període comptable actual, tot i que els salaris dels empleats no es registren fins al següent període comptable.
Pas 3. Determineu les despeses que cal registrar segons la meritació
Basant-se en aquest principi, les despeses incorregudes però encara no pagades han de registrar-se per criteri de meritació al balanç. A continuació es detallen les despeses a pagar que es troben sovint als llibres:
- Salari a pagar
- Interès degut
- Impostos a pagar
Part 2 de 2: Registre de comptes a pagar
Pas 1. Calculeu les meritacions registrades que s'han distribuït
Un cop identificada la despesa a pagar, s’ha de calcular l’import total assignant les parts de les despeses totals que s’han de registrar en el període comptable en curs. Després de determinar el càlcul i la suma de tots els diners, és hora d’enregistrar l’informe al llibre major.
Segons l'exemple anterior, es registra el 50% del salari total perquè el pagament de la meitat del salari cau en el període comptable
Pas 2. Preneu notes d’ajust adequades
La comptabilitat de meritació es fa ajustant els estats financers al llibre major. Els ajustos als estats financers es produeixen en el període de tancament i afecten el balanç (sobre passius a pagar) i el compte de pèrdues i guanys (sobre despeses).
- L’ajust dels estats financers s’ha de fer de la següent manera: calcular la despesa adequada com a dèbit i, després, calcular l’obligació a pagar com a crèdit. Tingueu en compte que el dèbit significa augmentar l'import de les despeses i el crèdit significa augmentar l'import del passiu.
- Utilitzant l'exemple anterior, la implementació és la següent: calcular les despeses en forma de sous dels empleats de 50.000.000,00 Rp com a dèbit i, a continuació, calcular la despesa del passiu de 50.000.000,00 Rp com a crèdit. Cal entendre que les despeses en forma de sous són només despeses, donat que aquestes despeses no s’han pagat, aquestes despeses es converteixen en la càrrega de les obligacions del deute (sous pagables). Per tant, el que realment es converteix en crèdit és la pròpia obligació de deute.
- Cal fer ajustos de comptabilitat, ja que ignorant-los l’empresa subestimarà el significat de la responsabilitat i considerarà els ingressos com tot.
Pas 3. Prepareu una entrada inversa per al següent període comptable
Les reclamacions relacionades amb el registre de meritació arribaran a temps i es processaran en activitats comercials generals. Per tant, per evitar calcular les despeses dues vegades, els registres financers inicials s'han de registrar al diari de reversió del següent període comptable.
La majoria dels programes informàtics de comptabilitat faciliten que l'usuari estableixi una data de reversió per als llibres ajustats. La reversió dels balanços per a la comptabilitat ajustada també es pot fer manualment amb revistes inverses
Consells
- Els principis comptables basats en el principi de meritació tenen el mateix principi de treball en diversos països. No obstant això, cada país té el seu propi procés detallat per registrar el deute pendent i depèn de les normes comptables de cada país. Els Estats Units d'Amèrica tenen una norma comptable anomenada EUA GAAP (Generally Accepted Accounting Standards) mentre que s’utilitzen globalment les NIIF (International Financial Reporting Standards). A Indonèsia, té un estàndard comptable, és a dir, INA GAAP o PSAK (Statement of Financial Accounting Standards) que es fa mitjançant els EUA. GAAP i NIIF com a fonts principals. Els exemples enumerats anteriorment es poden indicar d'acord amb les normes comptables d'Indonèsia.
- De vegades, les despeses acumulades són articles inexistents, com ara factures d’electricitat i aigua, costos d’assegurança mensuals o quotes de subscripció. En registrar les despeses de meritació, heu de tenir en compte el valor de la gravació de meritació amb el temps i l’esforç necessari per calcular-lo i registrar-lo. És possible ignorar el registre de meritacions si el temps necessari per calcular l'informe és més important que el valor de la mateixa despesa de meritació.
- Per ajudar a processar el registre de meritacions amb més precisió, és una bona idea proporcionar els números adequats a la secció de responsabilitat civil i a la secció de despeses. Per exemple, una empresa assigna un "2" al seu passiu i un "4" a les seves despeses. A continuació, l'empresa assigna el número "40121" per a les despeses salarials dels empleats i el número "20121" per a les despeses salarials no pagades. En termes senzills, el número 4 s'associa a despeses, el número "2" s'associa a obligacions i "0121" s'associa a salari. Això pot ajudar a reduir els errors que es poden cometre en el procés de càlcul i en el diari d'inversió.
