Els plans de contingència, més coneguts com a plans de resposta a emergències, són molt útils per preveure l’aparició de coses que donen lloc al cessament de les activitats operatives. A l’hora de gestionar l’organització, es poden produir diversos riscos a partir de pertorbacions tècniques (per exemple, pèrdua de dades) fins a esdeveniments naturals (per exemple, inundacions). Per tant, totes les organitzacions necessiten desenvolupar un pla de contingència eficaç per estar preparades per fer front a diversos esdeveniments adversos.
Pas
Part 1 de 3: Preveure diversos riscos
Pas 1. Prepareu-vos abans de desenvolupar un pla de contingència
L’objectiu principal de preparar un pla de contingència és mantenir la continuïtat de les activitats operatives de l’organització en cas de desastre.
- En primer lloc, definiu una política formal que estableixi que l'organització ha de desenvolupar un pla de contingència.
- Feu un pla senzill i pràctic. Utilitzeu paraules fàcils d’entendre i proporcioneu directrius fàcils d’aplicar pel lector perquè aquest pla l’ha de dur a terme tot el personal de l’organització.
- Determineu els motius específics pels quals heu de fer un pla de contingència. Penseu en indicadors que serveixin de referents per determinar l’èxit de la implementació d’un pla de contingència perquè l’organització pugui continuar amb les activitats habituals. Determineu les activitats operatives que tenen un paper important en la continuïtat del vostre negoci.
Pas 2. Creeu un pla de contingència responent a tres preguntes importants
Crear un pla que pugui respondre a aquestes tres preguntes és una manera d’assegurar-se que no es perdi cap aspecte a tenir en compte.
- Quins esdeveniments es poden produir?
- Quines accions farem per solucionar-ho?
- Què hem de fer per preparar-nos?
Pas 3. Esbrineu quins riscos pot afrontar la vostra organització
La determinació dels riscos que es poden produir és un dels aspectes importants en la preparació d’un pla de contingència. Tot i això, el procés serà diferent segons la situació i l'estat de cada organització. També heu de tenir en compte les circumstàncies de la vostra pròpia organització a l’hora de determinar els riscos. Calen plans de contingència per preveure els riscos empresarials en forma de:
- Desastres naturals, per exemple: inundacions, huracans i sequeres. Altres riscos: crisis financeres, accidents laborals, problemes de personal (per exemple, mort d'un líder organitzatiu o vaga d'empleats), pèrdua de dades, caos de gestió i problemes de productes (per exemple: productes defectuosos).
- Centreu-vos en la preparació de plans sobre aspectes de gestió, comunicació, finances, coordinació, logística i resolució de problemes tècnics.
- L’equip que gestiona la infraestructura de comunicació sol afrontar problemes tècnics. Heu de tenir en compte el risc de perdre dades o clients.
Pas 4. Tingueu en compte els riscos segons la prioritat
Determineu la qualificació del risc en funció de la magnitud de la possibilitat que es produeixi el risc. En general, els plans de contingència no poden preveure tots els riscos perquè les possibilitats d’ocurrència no són les mateixes. Intenteu esbrinar els riscos que tenen més possibilitats d’esdevenir i que afectaran molt les activitats operatives.
- Centreu-vos en els fets amb les conseqüències més fatals. Anoteu tots els esdeveniments que afecten les operacions i assigneu una valoració de l’1 al 10. Penseu en l’impacte de cadascun d’aquests esdeveniments, per exemple: els focs del motor tenen una puntuació inferior als focs de fàbrica.
- Després d'això, determineu la qualificació en funció de la freqüència d'aparició del risc. Per exemple: doneu una qualificació d'1 per a un risc que es produeix un cop al mes i una qualificació de 10 per a un risc que es produeix un cop cada 100 anys. Multipliqueu els dos números per obtenir una puntuació total que mostri la magnitud del risc i el seu impacte en l'organització.
- Elaboreu un pla de contingència a partir de l’esdeveniment amb la puntuació més alta. Prepareu solucions per anticipar-vos a aquests esdeveniments. A més, podeu millorar els processos de treball per a esdeveniments amb poca puntuació. Els aspectes fonamentals que garanteixin la continuïtat de les activitats de l’organització han de ser una prioritat, per exemple: gestionar el flux de caixa, desenvolupar quota de mercat i millorar el rendiment dels empleats.
Part 2 de 3: Definició de diversos escenaris
Pas 1. Determineu l'escenari de l'esdeveniment amb més risc
Per tal de desenvolupar un pla de contingència efectiu, definiu escenaris realistes per a cada risc. Creeu un marc específic per anticipar quin seria l’impacte si es produís el major risc.
- Podeu determinar l’impacte després de compilar l’escenari a fons. Penseu en l’impacte més gran de cada escenari en detall.
- A partir d’un escenari, prepareu diverses versions del pla amb intensitat d’impacte graduada, per exemple: impacte lleu, impacte moderat i impacte sever.
Pas 2. Feu un calendari per a la implementació del pla segons l'escenari
Determineu quin personal és responsable de quines accions i quan. També prepareu una llista actualitzada o una llista de contactes i determineu qui ha de proporcionar notificacions.
- Prepareu un calendari perquè tot el personal responsable sàpiga què ha de fer el primer dia o durant la primera setmana. Elaboreu un calendari específic per a cada escenari.
- Feu un calendari segons l'escenari per anticipar l'aparició d'obstacles en diversos aspectes de l'organització, per exemple en termes d'instal·lacions de treball (restriccions d'infraestructura), organització (no hi ha un sistema d'alerta per a emergències o un equip de resposta qualificat) i institucions (per exemple: manca de fonts de finançament o empreses externes de socis). Determineu el personal que ha de ser responsable de certs aspectes.
Pas 3. Penseu en els factors més importants per tornar a engegar el vostre negoci
Debateu-ho detalladament fent una revisió de les capacitats i vulnerabilitats de l’organització. L'organització té capacitats adequades per abordar o abordar cada risc?
- Per exemple: un desastre que es pot produir és una inundació perquè l'aigua del riu desborda i inunda habitatges a la vora del riu. Una infraestructura deficient pot provocar vulnerabilitat i la disponibilitat de personal qualificat és una capacitat organitzativa.
- Feu una avaluació honesta dels recursos. Determineu què cal canviar o reduir a causa dels recursos limitats? Realitzeu anàlisis per determinar l'impacte en les activitats empresarials de manera que pugueu determinar les accions que cal dur a terme perquè l'organització continuï funcionant i pugui assolir els seus objectius.
Pas 4. Determineu com reduir el risc
Després de fer un pla de contingència, no us asseieu i espereu que no passi res dolent. Prengui diverses mesures per reduir els riscos i prevenir-se.
- Esbrineu si hi ha companys disposats a ajudar-vos. Hi ha recursos locals que es puguin utilitzar en cas de desastre? Hi ha veïns disposats a ajudar?
- Un pla de contingència eficaç és capaç de revelar diversos aspectes que cal millorar perquè un pla que originalment era molt útil ara potser ja no sigui necessari.
- Per exemple: us adoneu de la necessitat de protegir una assegurança o realitzeu una simulació de gestió de desastres. Instal·leu un sistema de còpia de seguretat de dades per evitar la pèrdua de dades. Feu un pla per a cada escenari.
Part 3 de 3: Implementació d'un pla de contingència
Pas 1. Comunicar el pla de contingència a tots els empleats
Cal informar el pla de contingència a tots els nivells de la gestió de l’organització el més aviat possible abans que es produeixi una emergència.
- Expliqueu les funcions i responsabilitats de cada personal perquè no es confonguin quan s’ha d’executar aquest pla per evitar el pànic.
- Proporcionar una formació útil perquè cada personal pugui complir les responsabilitats segons el pla. Realitzeu les simulacions necessàries i feu els ajustos després de fer les observacions.
Pas 2. Proveu el vostre pla
Realitzeu proves en 4 etapes per ser més eficients i eficaços. Si hi ha problemes o conflictes interdepartamentals, ajusteu el pla i torneu a provar-ho.
- Mantenir reunions amb personal alt. Permeteu-li que fixi la data i l'hora de la reunió per fer una revisió completa del pla de contingència i que agraeixi les persones que han fet la feina fins al final.
- Fer reunions interdepartamentals per revisar els plans departamentals. En aquesta etapa, cal assignar recursos i identificar conflictes emergents.
- Trobeu la causa de fallades crucials del sistema. L'avaluació del pla es pot fer al departament simulant fallades del sistema i / o del proveïdor. Les simulacions d’escenaris es poden realitzar sense apagar l’equip ni endarrerir els processos que s’han de continuar executant.
- Feu una prova. Tot i això, heu de provar el pla de contingència aturant temporalment les operacions.
Pas 3. Mantingueu el pla de contingència en un lloc segur i fàcilment accessible
En cas de desastre, no deixeu que el pla prengui foc ni es deixi endur per la inundació. Per facilitar l'accés quan sigui necessari, no mantingueu en secret l'emmagatzematge de fitxers del pla.
- Conserveu el fitxer i les còpies del pla en diversos llocs perquè es puguin utilitzar el més aviat possible quan sigui necessari.
- Conserveu una còpia del pla en diferents llocs de l'original. Informeu a algunes persones autoritzades de com accedir-hi.
Pas 4. Establir un calendari regular per dur a terme les revisions
Els canvis es produeixen tot el temps de manera que els supòsits que fonamenten la preparació del pla ja no són vàlids. El risc pot ser major que quan es va elaborar el pla.
- Impliqueu diverses persones a l’hora d’elaborar i ajustar plans. Per exemple: demaneu als nous empleats que aportin aportacions o que facin millores des d’una perspectiva diferent.
- Compareu tots els supòsits utilitzats a l’hora d’elaborar el pla amb les dades actuals o feu una comprovació de tercers. El sistema de còpia de seguretat de l’ordinador pot emmagatzemar menys dades de les que creieu.
Consells
- No oblideu la importància d’un pla de contingència, de manera que no en creeu cap.
- Desenvolupar plans de contingència en diversos escenaris.
- Comenceu a planificar formant un comitè i nomenant un president. Trieu persones que tinguin habilitats, eines i coneixements perquè cada departament pugui desenvolupar els seus propis plans.
- Torneu a llegir els plans que s’han elaborat per trobar coses que es van perdre.
