Un pla de treball és un conjunt d’objectius i processos que poden ajudar un equip i / o una persona a assolir aquest objectiu. En llegir un pla de treball, podeu entendre millor l’escala d’un projecte. Tant si s’utilitzen al lloc de treball com a l’àmbit acadèmic, els plans de treball us ajuden a mantenir els projectes organitzats. Mitjançant un pla de treball, es divideix el procés en petites tasques lleugeres alhora que es sap què es vol aconseguir. Apreneu a crear un pla de treball perquè estigueu millor preparats per al vostre proper projecte.
Pas
Pas 1. Decidiu per a què serveix el vostre pla de treball
Hi ha moltes raons per les quals desenvolupem un pla de treball. Establiu aquest objectiu amb antelació perquè pugueu preparar-vos bé per al projecte. Recordeu, la majoria dels plans de treball són vàlids durant un període de temps determinat, per exemple, 6 mesos o 1 any.
- A l’oficina, un pla de treball ajuda el vostre cap a saber en quins projectes treballareu durant els propers mesos. El vostre cap necessita aquesta informació normalment després d’una revisió anual del rendiment o quan el vostre equip treballa en un projecte important. Un pla de treball també pot ser el resultat d'una sessió de planificació estratègica que l'empresa fa al començament d'un nou calendari o exercici fiscal.
- Al món acadèmic, els plans de treball són adequats per als estudiants per treballar en grans projectes o per als professors per dissenyar un pla d'estudis per semestre.
- Per a projectes personals, un pla de treball us dóna una idea del que teniu intenció de fer, de com ho fareu i de quan teniu previst completar-lo.
Pas 2. Escriviu una introducció i antecedents
Per a un pla de treball professional, heu d’escriure una introducció i antecedents. El vostre cap o gerent rebrà la informació que necessiten per entendre el pla de treball. D’altra banda, els plans de treball acadèmic normalment no necessiten una introducció i antecedents.
- La introducció ha de ser curta i interessant. Recordeu al vostre cap per què heu elaborat aquest pla de treball. Presenteu-li un projecte en què treballareu durant un període de temps determinat.
- El fons ha de ressaltar per què heu creat el pla de treball. Podeu fer-ho, per exemple, presentant detalls o estadístiques de l’últim informe, identificant problemes que cal resoldre o altres motius en funció de les aportacions i comentaris que heu rebut mentre treballava en projectes anteriors.
Pas 3. Definiu objectius i objectius
Els objectius i els objectius són dues coses interrelacionades. En el pla de treball, tots dos condueixen a la consecució de resultats. La diferència és que els objectius són generals, mentre que els objectius són més específics.
- Els objectius són el panorama general del vostre projecte. Escriviu quins resultats finals voleu del pla de treball. Assegureu-vos que la cobertura sigui àmplia. Per exemple, suposem que voleu completar un treball de recerca o aprendre a escriure.
- Els objectius han de ser específics i tangibles. Dit d’una altra manera, hauríeu de ser capaç de ratllar els passos de la llista d’objectius un cop els hàgiu completat. La cerca de fonts entrevistables per al vostre treball de recerca és un bon exemple d’objectiu.
- Si els objectius existents són massa diversos, podeu dividir-los en llarg termini curt, punt mitjà, i termini llarg. Per exemple, l’objectiu a curt termini de la companyia d’incrementar el nombre d’audiències un 30% en tres mesos és diferent de l’objectiu a llarg termini de reforçar la visibilitat de la marca a les xarxes socials durant un any.
- Els objectius generalment s’escriuen en frases actives mitjançant verbs d’acció amb significats específics. Per exemple, "planificar", "escriure", "millorar" i "mesurar". Eviteu els verbs amb significats vagues com "aprendre", "entendre" i "saber".
Pas 4. Desenvolupeu un pla de treball amb objectius "SMART"
SMART és un acrònim que s’utilitza habitualment per buscar resultats més tangibles i viables en els plans de treball.
- Específics significa detallat. Què farem exactament per a qui? Descriviu la població que atendreu i les accions específiques que utilitzarà per ajudar-les.
- Mesurable significa mesurable. L’objectiu és quantitatiu i mesurable? Podeu calcular el resultat? Heu planejat la feina perquè "els nivells de salut a Sud-àfrica millorin el 2012"? O ho estructureu de manera que "el nombre de casos d'infecció pel VIH / SIDA entre els nounats a Sud-àfrica disminueixi un 20% el 2020"?
- Assolible significa assolible. El podeu completar dins del temps assignat amb els recursos a la vostra disposició? Tenint en compte totes les limitacions que hi ha, el vostre objectiu ha de ser realista. Augmentar les vendes un 500% té sentit si la vostra empresa és petita. Augmentar les vendes un 500% és un objectiu quasi impossible per a una empresa que ha dominat el mercat.
- Rellevants està relacionat amb els interessos. L’objectiu tindrà un impacte en el vostre objectiu o estratègia desitjat? Tot i que és important per a la salut en general, és cert que mesurar l’alçada i el pes dels estudiants de secundària pot conduir directament a canvis en els procediments de salut mental? Assegureu-vos que els vostres objectius i mètodes de treball tinguin un vincle clar i intuïtiu.
- Limitada en el temps està lligat al temps. Quan es va assolir l'objectiu i / o quan va saber que l'havia aconseguit? Determineu la data de finalització del projecte. També mencioneu, si n’hi ha cap, quin tipus de resultat final podria haver provocat que el vostre projecte finalitzés aviat, amb tots els resultats assolits.
Recordeu, cal especificar un número base per calcular el canvi. Si no sabeu quants nounats a Sud-àfrica estan infectats pel VIH / SIDA, com podeu assegurar-vos que el nombre de casos es redueixi un 20%?
En determinades situacions, potser haureu de consultar un expert per assegurar-vos que els objectius del vostre pla de treball siguin assolibles
Pas 5. Enumereu els recursos que teniu
En aquesta llista, escriviu tot el que necessiteu per assolir els vostres objectius i objectius. Els recursos adopten diverses formes, en funció del vostre pla de treball.
- Els recursos a l’oficina inclouen pressupostos financers, empleats, assessors, edificis o habitacions i llibres. Podeu adjuntar un pressupost detallat si el pla de treball és més formal.
- Els recursos acadèmics inclouen l'accés a les biblioteques; materials de recerca com ara llibres, diaris i revistes; accés a ordinador i internet; així com professors o altres persones que us poden ajudar quan tingueu preguntes.
Pas 6. Reconèixer les limitacions existents
Els límits són obstacles que poden obstaculitzar els vostres esforços per assolir els vostres objectius i objectius. Per exemple, quan feu tasques d'investigació a l'escola o a la universitat, el vostre horari resulta massa ajustat perquè no pugueu investigar i escriure bé. Per tant, el vostre límit és un horari agitat. Intenteu eliminar altres compromisos durant el semestre per poder completar el vostre pla de treball amb eficàcia.
Pas 7. Qui és responsable?
La rendició de comptes és un element essencial d’un bon pla. Qui és el responsable de realitzar cada tasca? Fins i tot si hi ha un equip que treballa en una tasca, una persona ha de ser responsable de garantir que la tasca es completi a temps.
Pas 8. Escriviu una estratègia
Observeu el vostre pla de treball i, a continuació, decidiu com utilitzarà els recursos mentre superareu les limitacions per assolir els vostres objectius i objectius.
- Escriviu una llista detallada de les accions. Identifiqueu què ha de passar cada dia o cada setmana per assolir els vostres objectius. Enumereu també quines accions han de fer altres membres de l’equip. Podeu utilitzar un programari de gestió de projectes o un calendari personal per organitzar aquesta informació.
- Feu un horari. Tot i que podeu fer un calendari de treball provisional, de tant en tant poden sorgir esdeveniments o situacions imprevistes. Per tant, deixeu espai al vostre horari per evitar retards.
Consells
- Definiu fites si el vostre projecte és gran. Les fites són punts al llarg d’un projecte que destaquen l’assoliment de determinats objectius. També el podeu considerar un punt de reflexió quan observeu fins a quin punt ha avançat el procés i, al mateix temps, assegureu-vos que no s’aparta del pla de treball.
- Creeu un pla de treball que us funcioni. Es pot detallar, pot ser extens, segons els vostres desitjos o necessitats. Podeu escriure en un tros de paper o amb programari professional, amb imatges i colors. Utilitzeu el que sigui més natural i eficaç per a vosaltres.
