La gestió d'esdeveniments és una gran experiència, ja sigui una festa privada, un esdeveniment corporatiu, per a familiars i amics, o un casament i altres esdeveniments formals. Aquesta feina és molt difícil de fer, però també molt satisfactòria. Realment podeu canviar les persones implicades, que apreciaran la vostra hospitalitat i esforç per organitzar una festa d’aniversari, aniversaris, el casament en si o qualsevol altra celebració. Els passos següents us ensenyaran a ser un bon gestor d'esdeveniments, a proporcionar suggeriments de resolució de problemes i a evitar tots els problemes mitjançant una planificació acurada.
Pas
Part 1 de 5: Dominar els conceptes bàsics
Pas 1. Determineu els objectius i els objectius que voleu assolir
Tot això sembla massa lògic, però heu d’escriure-ho per esbrinar quina mida funcionarà millor, el pressupost adequat, el propòsit de l’esdeveniment, el nombre (o el tipus) de convidats i quines estratègies cal seguir. el vostre esdeveniment específic. Quin és el resultat final ideal? Què vols aconseguir?
- Un cop hàgiu decidit quin esdeveniment organitzareu (celebració, recaptació de fons, educació, vendes, propostes, etc.), penseu per què ho feu. Conèixer la vostra motivació us pot ajudar a mantenir la vostra concentració i energia.
- Establir alguns objectius també us pot ajudar a assolir l’objectiu correcte. No podeu continuar intentant assolir un objectiu indeterminat. Quan només tingueu 40.000.000 IDR i vulgueu arribar a 50.000.000 IDR, fixeu-vos en aquest import i us ajudarà a arribar a la meta.
Pas 2. Seleccioneu la data i l'hora
Aquests dos són els factors més importants en la planificació d'esdeveniments. No trieu una data i hora que impedeixin que molta gent assisteixi o tots els vostres esforços de planificació d'esdeveniments seran en va. A més, eviteu establir aquests dos elements massa lluny del present (o fins i tot massa a prop) perquè els vostres convidats s’oblidin del vostre esdeveniment i faran altres plans. No us deixeu colpejar per la síndrome de Goldilocks mentre gestioneu els esdeveniments.
Idealment, notifiqueu-ho amb dues setmanes d’antelació. D’aquesta manera, tenen temps per fer plans i els podeu recordar una o dues vegades més abans que arribi el moment. Si és possible, envieu invitacions a l'esdeveniment unes setmanes abans
Pas 3. Trieu un lloc
Després de determinar el tipus i l’hora de l’esdeveniment, penseu en el lloc. Apropeu-vos a ubicacions potencials preparant dates i allò que necessiteu. Quin tipus d'edifici us agradaria utilitzar i com es disposaria l'espai? Els hostes seuran en bancs en fileres, bancs habituals, amb taula de menjador o catifes a l’aire lliure? Tindran efecte les condicions meteorològiques? Hi haurà espai per ballar, un podi de ponents o un escenari? Si és així, feu un pla per assegurar-vos que el lloc que vulgueu sigui prou gran.
- Visiteu sempre els llocs potencials per endavant i traqueu un mapa. Aquest mapa es pot utilitzar com a "pla de guerra" i us permet esbossar i assignar espai de taula, rutes de servei per a menjar, accés per a minusvàlids (si cal) i rutes de sortida de la construcció, així com com carregareu els diversos equips necessaris. També heu de marcar la ubicació dels generadors d’energia, equips externs com neveres, màquines de gel, graelles o estufes, etc. A més, estudieu la ubicació de les preses i cables d’alimentació (els podeu tapar sota una catifa) i qualsevol altra cosa que pugui suposar un perill per a la seguretat.
- Necessiteu legalment un permís del govern local? En la majoria dels casos, aquest permís és necessari per obrir bars, però de vegades també per a sorolls, accés i aparcament de vehicles, construccions grans com pavellons, multituds i altres usos.
Pas 4. Determineu el nombre de persones a convidar
Quantes persones podeu convidar segons el pressupost i el lloc? Alguns esdeveniments es limiten estrictament a permetre que només hi assisteixin els convidats, cosa que facilita la planificació, però molts altres poden permetre més persones, com ara fills, cònjuges o amics. També sabeu que, com més hostes tingueu, més membres de la tripulació necessitareu.
- Per evitar problemes logístics, assegureu-vos que sempre hi hagi prou espai perquè la gent es pugui moure al convidat.
- Als establiments antics, normalment es refereixen al nombre de convidats com a "pax", de manera que si veieu les paraules "150 Pax" en un edifici polivalent, vol dir que la capacitat és de 150 persones.
Pas 5. Determineu el pressupost
L’ideal és que tingueu diverses persones amb qui podeu comptar per calcular quants diners necessitareu per a aquest esdeveniment. Pagaràs el personal? Lloguer d'equips i llocs de reunió? Proveir menjar i beguda? Voleu imprimir fulletons o postals? Determineu una quantitat raonable i ajusteu el pla en funció d’aquesta quantitat. No us deixeu excedir el vostre pressupost si no cal.
És possible que estigueu en una situació en què pugueu obtenir patrocinadors o donacions, però la majoria de nosaltres normalment no tenim tanta sort. Si no podeu predir els diners addicionals, estalvieu tot el que pugueu. En lloc de contractar serveis de càtering, formeu un esdeveniment de sort (els convidats porten el seu propi menjar). Encara podeu preparar menjar, però en general tot el que heu de fer és proporcionar una taula de menjador, estris de cuina i nevera. En lloc de contractar un fotògraf, dispareu el vostre propi esdeveniment. Sigues creatiu quan sigui necessari
Pas 6. Reuneix un equip
Configureu un equip de servei (fins i tot si aquest equip inclou amics i parents o altres voluntaris) per gestionar les diferents seccions rellevants, fins i tot si no organitzeu l'esdeveniment professionalment i només organitzeu petits esdeveniments familiars. L’essència d’una bona gestió d’esdeveniments a gran escala és aconseguir que la gent lideri àrees específiques i assegurar-se que tots els membres de l’equip coneguin el gran pla.
La vostra tripulació ha d’estar informada d’assumptes importants tan aviat com sigui possible, igual que qualsevol equip que pagueu i els convidats que convideu. Informeu a cada membre de la tripulació de la tasca el més aviat possible i doneu-li opcions sempre que sigui possible. També intenteu que algunes persones estiguin en standby, ja que sempre hi haurà alguns inconvenients menors en tots els aspectes de l'esdeveniment
Pas 7. Creeu una agenda d'esdeveniments
Decidiu què passarà al vostre esdeveniment. Quan començaran a parlar els altaveus? Hi haurà jocs, activitats o presentacions per programar? Quant triga a menjar els convidats? Definiu un calendari detallat d’activitats durant tot el dia.
Deixeu sempre espai per a l’error; no hi haurà cap esdeveniment en aquest món que pugui anar exactament com estava previst. La gent arribarà tard, els discursos s’allargaran més, les cues de menjar no funcionaran bé, o pot sortir un milió de problemes. Així, tot i que heu de saber què passa, enteneu que només és per ajudar amb l’organització i que res no és cert
Part 2 de 5: Esdeveniments en curs
Pas 1. Envieu la invitació
Si no, com sabrà la gent que organitza un esdeveniment? Envieu una invitació No ignoreu això. Les invitacions són la cara principal del vostre esdeveniment. Primeres impressions del que la gent pot esperar i fer-les decidir si han de venir. Aquesta invitació ha de ser bona.
-
Penseu en les invitacions típiques, en forma de postals, fulletons, etc. Però també intenteu no fer servir paper: envieu correus electrònics, butlletins informatius o utilitzeu llocs com Facebook, Twitter i Eventbrite per enviar invitacions, recompte de convidats i calendaris.
Correcció: si voleu atraure tanta gent com sigui possible, utilitzeu Facebook i Twitter. Si intenteu limitar-lo només als convidats VIP, eviteu aquests dos serveis o tindreu problemes
Pas 2. Preneu nota dels que han confirmat la seva presència
Haureu de comptar per endavant per saber quant i què necessiteu, així que preneu notes. Pot ser que no siguin els números que apareixeran, però tot i així obtindreu una visió general. Els llocs dissenyats per gestionar esdeveniments poden ajudar-vos, tot i que també podeu utilitzar fulls de càlcul de Facebook i Excel.
Pas 3. Gestioneu el que heu de llogar
Necessiteu trobar, contractar, reservar o delegar tasques a fotògrafs, constructors, dissenyadors i decoradors, ponents convidats, patrocinadors, animadors o grups, líders o funcionaris religiosos, ballarins o esdeveniments de demostració? Tingueu en compte tots aquests aspectes per als seients i el càtering perquè pugueu preparar-los menjars i taules si cal.
- Preparareu menjar i begudes? Si és així, quins membres de l’equip supervisaran la cuina, el servei i la higiene dels aliments? Quin tipus de menjar heu de servir? És possible que els hostes tinguin al·lèrgies, tinguin necessitats vegetarianes, diabetis, tinguin necessitats religioses com halal o kosher, sense gluten, etc.? Hi haurà nadons, nens petits o persones grans / ferides que no puguin menjar menjar sòlid?
-
S'han tingut cura dels aspectes d'entreteniment i logística? En aquesta secció es pot parlar d’equips musicals, pavellons o tendes de campanya, així com d’efectes decoratius de la gestió d’escenaris que necessiteu, com ara micròfons i amplificadors, il·luminació, línies elèctriques, projectors i pantalles per a presentacions de diapositives, màquines de fum o altres efectes escènics màgics.., Com ara miralls, pancartes i rètols d’empreses, etc.
Si contracteu un subcontractista per gestionar l’entreteniment, consulteu-los per assegurar-vos que puguin subministrar i preparar l’equip ells mateixos, a més de la ubicació del servei, l’etapa i l’horari. D’aquesta manera, podeu saber què heu de fer per ajudar-los
- Els proveïdors de serveis de càtering, floristes, entreteniment i altres persones importants necessiten molt de temps per preparar-se. Les sol·licituds sobtades solen costar més. A més, si no compleixen la seva paraula, encara tindreu temps per buscar alternatives.
Pas 4. Cerqueu algú que serà l'amfitrió (MC)
El MC no sempre ha d’organitzar tot l’esdeveniment, però ell o ella el guiarà. El MC sol ser un membre del partit, que compondrà un discurs, anunciarà una sèrie d'esdeveniments com ara un àpat, un ball, convidats importants o entreteniment. Comunicar-se amb aquesta persona amb freqüència i mantenir-la al dia.
De vegades potser haureu de ser el MC. Si és així, la vostra tasca serà molt més difícil, ja que heu de treballar fins que es completi tot l'esdeveniment. Configureu líders de grup per al vostre equip de servei perquè es puguin delegar la majoria de tasques normals
Pas 5. Recolliu equip
Quan contracteu un equip, comproveu-ho i assegureu-vos que tenen els elements necessaris. En alguns casos, només poden preparar-se ells mateixos o determinats articles; És possible que hagueu d’orientar l’equip que necessiten per separat. Podeu llogar, comprar o fins i tot demanar prestat aquestes eines a les vostres xarxes socials. Consulteu la llista de necessitats, des de tovallons fins a un sistema d’altaveus i cables de connexió.
La decoració és una part important de qualsevol esdeveniment. Estovalles, flors, regals, espelmes, globus, pancartes o fons de fotos, catifes vermelles, etc. sempre s’ha de planificar amb antelació
Pas 6. Satisfer les necessitats bàsiques
Una de les coses que molts principiants obliden és la superioritat de les instal·lacions del recinte de l’esdeveniment. El lloc té prou instal·lacions? Són exemples de lavabos i dutxes, places d’aparcament, fàcil accés per a persones amb discapacitat, vestidors, trasters i cuines, desguassos d’aigua, refrigeradors de vi, accés a electricitat, etc. Així, podeu preveure els obstacles que es poden produir.
Penseu també fora de l'esdeveniment: necessitareu transport i allotjament per a convidats fora de la ciutat / estrangers o delegats de l'hotel? Heu de reservar un lloc per transportar-lo des de i cap a l'esdeveniment?
Pas 7. Conegueu amb qui us reunireu
La comprensió de la jerarquia social d’un esdeveniment, encara que no sigui el vostre esdeveniment, és essencial per saber gestionar qualsevol situació. Com que els clients han de creure en tu, descobreix aquestes coses:
- Qui són els convidats claus, que normalment és fàcil de detectar quan l'esdeveniment és una celebració, per exemple, els nuvis en un casament. Tot i això, el client no sempre és el convidat clau tot i que encara es pot classificar com una de les parts del grup. O és possible que el vostre client ni tan sols hi assisteixi.
- Qui són els convidats que són el tipus de convidat amfitrió: són persones que sovint actuen com a amfitrions a les seves respectives taules i solen ser bons per socialitzar i motivar altres convidats. Són útils per mantenir un ambient agradable i conversar quan les coses es calmen, animar la gent a ballar o presentar a la gent a altres convidats per obtenir noves amistats. També solen ser fiables i útils per estar al dia dels esdeveniments, ja que poden ajudar o fins i tot servir com a ponent / MC convidat en cas d’emergència. Gent com aquesta és la que manté un esdeveniment sense problemes al capdavant.
- Qui són els convidats dels pacificadors? Heu de tenir en compte aquestes persones en tot moment, ja que són les que haurà de consultar sobre problemes. També els implicareu en el tractament i debat, si cal. Els hostes d’aquest grup solen ser el cap de família, el tutor o el cap de seguretat.
- Qui és qui pren les decisions. En la majoria dels casos, el responsable de la presa de decisions és vosaltres mateixos com a gestor, però quan necessiteu consultar amb els convidats sense implicar cap grup clau (ja que normalment se centren a ser bons amfitrions), esbrineu a qui hauríeu de veure en cas d’emergència. En poques paraules, aquesta persona pagarà la factura dels vostres serveis o qualsevol persona que truqueu com a "client".
Part 3 de 5: apropar-se a la meta
Pas 1. Conegueu el lloc
Abans que comenci l’esdeveniment, comproveu el lloc i decidiu com ajuntareu les coses. És possible que hàgiu d’especificar disposicions addicionals per adaptar-vos al pla de planta, per exemple en termes de cablejat, il·luminació, etc. I si és difícil trobar aquestes coses, els clients també poden experimentar el mateix, així que tingueu en compte l’aspecte pràctic.
Elaboreu un pla de desplegament i els temps sempre que sigui possible. Si alguna cosa no encaixa, desfeu-vos-en. Parleu amb el gestor del lloc i esbrineu què pot fer per ajudar-lo i, si hi ha alguna norma de zonificació que heu de seguir, sobretot en cas d’emergència
Pas 2. Penseu a preparar regals per al vostre equip
Els membres de la tripulació treballaran dur. Per mostrar agraïment i mantenir el rendiment, prepareu un petit regal per fer-ho després que finalitzi l'esdeveniment. Begudes embotellades, barres de granola, bombons, altres articles petits, el que més us convingui, us ajudaran a mantenir la moral.
Penseu també a donar-los un fermall o un petit retolador de festa perquè se sentin part de l'esdeveniment i ho recordin. Assegureu-vos també que es mantinguin alimentats i regats. L’equip és un recurs que hauríeu de poder continuar utilitzant en el futur
Pas 3. Reviseu tots els equips i els forasters
Abans de l'esdeveniment, assegureu-vos que tothom hi estigui d'acord. Doneu a la tripulació instruccions clares sobre com arribar al lloc i proporcioneu el vostre número de contacte o targeta de visita perquè puguin trucar per obtenir indicacions. Per acabar, assegureu-vos que tot no té cap pregunta.
Assegureu-vos que tothom estigui còmode amb la tasca. És possible que algunes persones no vulguin dir-ho, així que proveu de llegir-les. Semblen segurs i segurs? Si no, assegureu-los, reviseu les tasques i feu algunes preguntes bàsiques. En cas de dubte, emparellar el dubtador amb un company més capaç
Pas 4. Prepareu la vostra llista de contactes i altres fitxers si cal
La configuració personal és tan important com l’organització d’esdeveniments. Si sempre estàs endreçat, fins i tot si algunes coses es desordenen, tot anirà bé. Però, en cas contrari, l'estat de l'esdeveniment quedaria completament arruïnat. Aquí teniu algunes maneres de preparar-vos:
- Creeu un full de contacte amb números de telèfon i adreces. La pastisseria pensava que series tu qui vindries a fer la comanda? No importa. Truqueu a un membre del vostre equip que viu a prop de la botiga i demaneu que el reculli de camí a la ubicació de l'esdeveniment.
- Creeu una llista de comprovació. Sabreu quins articles, equips i articles encara falten segons els informes de l'equip.
- Prepareu les proves de pagament i les necessitats de facturació en conseqüència. Com més exhaustiu sou, menys problemes tindreu en el futur.
Pas 5. Eviteu els canvis d'última hora
Hi haurà canvis artístics periòdics? Els casaments solen ser així, i el client vol un canvi de disseny d’última hora, així que assegureu-vos d’indicar-li la data final del canvi. Normalment, aquest termini és d’1 setmana abans de l’esdeveniment per mantenir els clients lliures, però també esteu protegit dels canvis d’última hora que resulten feixucs i costosos de fer.
Si els canvis són senzills, petits o bàsics i poden utilitzar les decoracions ja instal·lades, intenteu no rebutjar la petició del client tant com sigui possible. Assegureu-vos d’adaptar les necessitats del client el millor possible en un esdeveniment que pot ser molt emotiu
Part 4 de 5: Maneig de l'esdeveniment real
Pas 1. Prepareu-ho tot
Sigues el primer a estar en escena per supervisar els preparatius. Assegureu-vos que tothom informa correctament i comenceu a trucar si no ho fa. Ajudeu els que necessiten ajuda, assenyaleu els que cal dirigir i deixeu-vos de banda quan calgui. Eviteu lesions fins que acabi l’esdeveniment.
Us sentireu una mica més tranquils si teniu una llista de comprovació. Prepareu aquesta llista per a la tripulació, la tripulació externa, la decoració i instal·lació i l'equip. Un cop comprovat tot, podeu respirar alleujat
Pas 2. Delegar tasques
No tingueu por de fer-ho. El principal factor que provoca estrès en un esdeveniment és el temps. Per estalviar diners, prepareu-vos per dividir la feina. Si algú no funciona de manera òptima, doneu una altra tasca que li sigui més adequada. No esteu sent un fixador o sobrepassant els límits; Només feu la feina que és la vostra obligació.
Quan delegueu tasques, sigueu ferms però educats. Digueu: "John, ara et necessito aquí per ajudar amb el servei de càtering. Gràcies". El vostre equip ha de ser un apassionat de la gestió de l'esdeveniment. Assegureu-vos que tot vagi sense problemes sent la figura de líder necessària
Pas 3. Sigues flexible
Això vol dir que heu d’assegurar-vos que tot va segons el pla i ajudar o executar un pla de còpia de seguretat en cas que alguna cosa no vagi bé i poder acceptar-lo. Si comences a estressar-te, no podràs pensar correctament. Quan la ment no està clara, mai no obtindreu bons resultats. Per tant, quan l’altaveu triga deu minuts de durada i ignora els vostres senyals o intenta distreure’l, relaxeu-vos. Només cal ajustar la sessió de postres, ningú no se n’adonarà. L'esdeveniment també continuarà funcionant sense problemes.
Els problemes sempre passaran. No ho pots predir tot i, com més aviat ho puguis acceptar, millor. Un gestor d'esdeveniments tranquil i estable pot ser molt útil per a qualsevol esdeveniment; però si tens tensió i no estàs tranquil, els esdeveniments poden anar malament. Així que relaxeu-vos i aneu amb el flux: el vostre espectacle s’acaba
Pas 4. Digueu a tothom les darreres novetats
Assegureu-vos que el nombre i les necessitats dels convidats siguin correctes el dia de l’esdeveniment i notifiqueu a l’equip de servei qualsevol canvi el més aviat possible. Heu de ser el primer parell d’ulls que noteu si alguna cosa no va bé.
Consulteu el client per veure com se sent; pot estar emocionat, nerviós, preocupat, avorrit o esgotat i té problemes. El podeu ajudar comprenent, dient paraules amables i ajudant-lo pràcticament. Preneu-vos el temps per generar entusiasme per als convidats i l'equip quan sigui necessari
Pas 5. Feu la vostra feina
Confieu i respecteu l’equip de serveis perquè facin les seves coses; un cop els hagueu donat bases sòlides, aniran bé. Oferiu-vos ajuda si cal, però aquest membre de l'equip hauria de tenir prou experiència per no necessitar ajuda. Aquí teniu algunes coses que heu de tenir en compte:
- Feu de recepcionista o recepcionista al principi. Conegueu i saludeu (si cal) a cada hoste quan arribi. Transfereix rols a MC quan comença l'esdeveniment. Aquí, el vostre paper com a gestor serà més actiu resolent problemes i assegurant que tot el treball entre bastidors, com ara la preparació i el servei d’aliments, vagi d’acord amb el que s’ha previst.
- Presteu atenció als convidats i mantingueu el contacte amb l’MC. Feu-ho en secret per si cal canviar de pla.
- Mantingueu la distància dels convidats principals (aquest programa tracta d’ells), però assegureu-vos de mantenir-vos a l’abast de la vostra visita registrant-vos en determinats moments. Pregunteu-los com se senten sobre el programa, així com qualsevol possible problema, sol·licitud o suggeriment que tinguin.
Pas 6. Per als esdeveniments de màrqueting, prepareu records
Assegureu-vos que tots els convidats recordin els bons moments que van passar. Fins i tot és possible que vulgueu més que records feliços: com ara visites a llocs web, futures donacions, aspectes del boca-orella, etc. Per assegurar-vos que el vostre esdeveniment sigui famós, compartiu records. Tant si es tracta d’una imatge, un pòster o un bolígraf, oferir als hostes alguna cosa que recordi l’esdeveniment als convidats és una bona manera d’assegurar-se que els recordin.
Pas 7. Felicitats per tu mateix després que finalitzi l'esdeveniment
La majoria dels esdeveniments són autosuficients quan comencen, però el treball dur es troba en el període de preparació, que ningú no se n’adona. Doncs feliciteu-vos perquè mereixeu ser feliços!
Després de l'esdeveniment, preneu-vos el temps per reunir-vos i donar les gràcies al client. Es recomana oferir un regal adequat i sincer per recordar el seu temps amb ells, ja que són petits tocs com aquests que enriqueixen l’experiència i els permeten suggerir els vostres serveis en el futur. Si feu regals en un esdeveniment, regals posteriors a l’esdeveniment, com ara flors, fotos dels moments preferits del seu esdeveniment (per exemple, tall de cintes, clímax de l’espectacle, cerimònia de premis, petons de casament, bufant espelmes d’aniversari, etc.) o altres regals pot ser adequat
Pas 8. Netegeu el lloc i aneu a casa
Com diuen les mares: "Deixeu-ho en les mateixes condicions en què vau arribar", també ho són els principis que s'apliquen als llocs. Les coses s’haurien de deixar en el mateix estat que tenien abans d’arribar-hi: el negoci de gestió d’esdeveniments és un negoci sensible que no té molt marge d’error. Informeu, doncs, als membres de la tripulació que és hora de netejar el lloc i que no els deixeu anar a casa fins que no s’hagi solucionat tot. També hauríeu d’intervenir!
A més de ser una bona cosa, també evita que se us cobrin factures més cares. Molts llocs cobraran un suplement per la neteja si tenen l’oportunitat de fer-ho. Per tant, feu el possible per evitar taxes ocultes
Pas 9. Completa el negoci de canvi, pagament i gràcies a totes les parts implicades
És possible que hagueu d’organitzar la devolució de l’equip llogat o prestat i consultar amb el client la seva experiència. Fins i tot si no se’ls paga, preneu-vos el temps per agrair-los i dir que us ha agradat organitzar l’esdeveniment amb ells. Podeu canviar targetes de presentació?
Gràcies també als membres de la tripulació! Assegureu-vos que totes les parts paguen (i han pagat), deseu les factures i feu les coses. Heu de ser una de les darreres persones que heu sortit del lloc: assegureu-vos que tot estigui en ordre
Part 5 de 5: Resolució de problemes
Pas 1. Saber tractar els hostes que arriben tard i tenen altres problemes
Aquest és un problema habitual, de manera que és millor que us prepareu. La tardança és inevitable (per exemple, a causa de problemes de trànsit imprevistos) i normalment pot ser tolerada per altres hostes que arribin a temps. Per tant, hi ha diverses coses que podeu fer per evitar-ho:
- Assegureu-vos que l'hora de l'esdeveniment estigui clarament escrita a la invitació. Si esteu executant un sistema RSVP, assegureu-vos també que l'hora està confirmada. Comuniqueu-vos (mitjançant el vostre full de contacte) amb l’MC, els convidats rellevants (normalment el membre principal del partit), els animadors i el personal de la cuina un cop us trobeu amb un obstacle que no es pot resoldre fàcilment. Si els convidats amb retard són el centre de l'esdeveniment (per exemple, el nuvi i la núvia), normalment:
- Cal que contacteu directament amb el client pendent per comprovar l’hora prevista d’arribada. Poseu-vos en contacte immediatament amb la cuina per informar-vos de les novetats més recents perquè puguin ajustar la velocitat de cocció segons el temps.
- Eviteu anunciar que l'esdeveniment s'ha ajornat a causa de certs convidats (perquè la festa ho descobrirà tot sol), però feu saber als convidats principals que sou conscients de la situació. Digueu-los què esteu planejant, però deixeu-los oferir suggeriments, ja que normalment coneixen el client i saben què fer en aquest context.
- Presteu atenció al moment del discurs. Si els convidats principals arriben tard, serveix aperitius addicionals i / o begudes anticipades per evitar que els altres hostes que arribin a temps s’avorreixin i assegureu-vos que estigueu ocupats.
- Si els convidats arribaran molt tard (per exemple, quan se serveix menjar que no es pugui endarrerir, com ara els souffles), comenceu l’esdeveniment tal com estava previst. Quan arribin, serveix la següent ració (encara que aquesta ració sigui de postres).
- Prepareu-vos per ballar, jocs, comèdia o algun altre tipus d’entreteniment (sobretot música) i assegureu-vos que hi hagi distraccions addicionals, com ara fotos de grup. Aquesta estratègia de còpia de seguretat s'hauria d'iniciar el dia anterior.
-
Per als hostes que arribin tard amb intencionalitat, no us ho assumiu com a responsable del vostre gestor. Per tant, és feina vostra posar els altres convidats en primer lloc i assegurar-se que es compleixen les seves necessitats. En essència, actueu com si res estigués malament i continueu amb l'esdeveniment.
Pas 2. Saber tractar els problemes alimentaris
Els problemes en aquesta àrea són poc freqüents, sobretot si heu planificat acuradament els vostres plans, però es produeixen accidents de tant en tant (com ara un hoste o un nen petit que malgasta la taula del sopar o un incident a la cuina). Primer heu de ser conscients dels tipus de convidats que hi assistiran, de manera que podeu considerar quan i on es mostrarà el menjar (per exemple, per a plats tipus bufet) i la posició dels seients dels convidats.
- Tots els vessaments s’han de netejar immediatament per motius de seguretat, fins i tot si vol dir que s’ha de desfer de la catifa vermella o de les decoracions i mobles de luxe. Ocultar una taca sense afectar l’aspecte o la integritat d’un article (com ara un moble antic) és impossible, de manera que desfeu-lo primer. Si teniu una còpia de seguretat, feu-la servir; en cas contrari, moveu l'objecte discretament perquè els hostes no se n'adonin.
- Es recomana utilitzar cordes, cortines o mampares per amagar zones de menjar (per exemple, una taula desordenada o mentre esteu preparant el vostre pròxim plat), ja que alguns clients poden percebre menjar visible com una cosa que es pot consumir lliurement en qualsevol moment - tot i que no necessàriament sigui així, segons la vostra intenció.
- Barreja menús. Si no es pot servir un plat (per exemple, perquè està cremat), desfeu-ho de tot o busqueu una nova alternativa. Reduïu les porcions per estalviar en aliments, però augmenteu les porcions d'altres aliments per mantenir-los equilibrats. Informeu els hostes si cal.
- Els vegetarians, els menjadors exigents, els al·lèrgics o les persones amb dieta especial o religioses haurien de tenir cura de les seves necessitats; hauríeu de poder fer-ho amb una bona planificació. Tanmateix, de vegades els convidats portaran un familiar, un cònjuge o un amic íntim sense que us ho indiquin, sobretot si la invitació és gratuïta. Quan això passa, la solució és fàcil. Compteu els clients recents i, quan arribin a la porta, pregunteu sobre necessitats dietètiques especials i comuniqueu-ho immediatament al personal de servei i cuina.
- Per als grups nombrosos que no assisteixin a l’esdeveniment com a convidats negres, envieu un membre de l’equip a la cuina i demaneu-li que compti les existències. Si cal, compreu subministraments alimentaris addicionals. La secció de cuina sol exagerar les porcions per si de cas, de manera que les cancel·lacions són més freqüents que l’escassetat d’aliments. També es poden guardar racions limitades si proporcioneu farciments addicionals, com ara pans, amanides o plats de verdures, ingredients que es poden obtenir fàcilment al vostre supermercat local.
Pas 3. Saber tractar amb nens petits
Tingueu en compte que molts gestors sovint obliden o subestimen la intel·ligència i les necessitats i desitjos dels nens en un esdeveniment. Són els mateixos que els adults: volen divertir-se i no avorrir-se. Recordeu que els pares també s’ofendran si un esdeveniment no pot satisfer les necessitats dels seus fills. És una bona idea demanar confirmació d’assistència (RSVP) per als nens que hi puguin assistir.
- Els nens més petits (menors de 10 anys) se serveixen millor amb menjar o aperitius, ja que el sopar no es pot servir fins a les 20:00. Aquest temps de servei sol ser massa tard per a la majoria dels menjars dels nens. El menjar que doneu als vostres fills també ha de ser divertit i saludable, però encara especial amb un toc especial per a ells; això ajuda els pares a ajudar-los i gaudir de l’esdeveniment com a convidats.
- Normalment, als nens majors de 10 anys se’ls pot donar menjar i racions per a adults, encara que no l’acabin, però també els ofereixen un menú per a nens (amb el permís dels pares, per descomptat), si sembla que no els agrada. Normalment, els adolescents de 13 a 18 anys solen demanar els mateixos aliments que els nens més petits, com ara hamburgueses i patates fregides, en lloc de menjar més formal al restaurant. Els aliments per a nens s’escriuen normalment amb el terme "menú alternatiu". Juga amb seguretat i discuteix amb els teus convidats clau els teus plans per continuar satisfent amb èxit els petits i els grans de fa molt de temps.
- Proporcionar una zona per a mares amb nens petits. Satisfer les seves necessitats, com ara descansos al lavabo, necessitats d’alletament matern, etc., i preparar un lloc de descans per a nens molt petits perquè puguin dormir si estan cansats.
Pas 4. Saber tractar amb convidats borratxos o grollers, intrusos i molt més
De vegades, aquests convidats causen problemes, tant en esdeveniments familiars com empresarials. Porten tant la política com el drama i, com a foraster, potser no se n’adona. Per tant, estigueu sempre alerta.
- Consulteu amb el client o els convidats clau abans de l’esdeveniment per obtenir informació sobre possibles problemes com aquest, o bé amb uns quants si no s’ha de molestar els convidats clau. D’aquesta manera, podeu assegurar-vos que la gent estigui asseguda al lloc adequat i que no causi cap problema. Prepareu el personal de servei o els convidats clau per actuar com a supervisors informals, estar alerta i ajudar-los quan calgui. La vostra feina és assegurar-vos que l'esdeveniment es desenvolupi sense problemes i mantenir-vos allunyats de qüestions personals, tret que sigui absolutament necessari. Per tant, assegureu-vos de saber qui a l’esdeveniment es classifica com a convidat del tipus “pacificadors” (aquells que poden ajudar-vos a mantenir l’esdeveniment sense problemes).
- Atès que es pot negar a donar alcohol a convidats borratxos o tractar amb convidats enutjats i grollers, és millor involucrar a un convidat pacífic. Poseu-vos en contacte amb el personal legal només quan sigui necessari i després d’haver consultat els convidats clau. Encara heu d’estar atents, fins i tot quan organitzeu petits esdeveniments o al jardí del darrere.
- Els hostes no convidats són un afer difícil. Si vénen a fer un xivarri, llenceu-los si cal; consulteu els convidats clau per comprovar que no es volen aquestes persones. Si hi ha molts antiavalots violents, el vostre treball consisteix a protegir altres hostes i posar-vos en contacte amb la seguretat o la policia si aquests antiavalots es neguen a abandonar el local després de ser demanats per vosaltres com a administrador i / o convidats clau.
- Normalment, als hostes els agrada moure les targetes de visita per la taula perquè puguin seure al costat de la persona que vulguin o a la taula que vulguin. Consulteu els clients clau sobre com es permet això. Normalment, heu d’organitzar els plans de la taula amb antelació i tenir l’aprovació dels convidats clau. Si se suposa que la posició d’aquesta taula és correcta, és millor mantenir els hostes allunyats del menjador abans que arribi el moment. Normalment, la zona del bar, el vestíbul o la sala d’espera es poden utilitzar per allotjar els hostes. Si certes agrupacions són particularment importants a causa d’assumptes familiars, reuniu a les persones i guieu-les per grups per separar les taules i situar-les en l’ordre adequat.
Pas 5. Saber manejar les inclemències del temps
A tot el món, de vegades hi haurà mal temps inesperat, com ara pluja o neu. El vent fred o l’aire calent també poden causar problemes. Tot i que el clima no sol tenir un gran impacte quan l'esdeveniment se celebra a l'interior, hauríeu d'estar preparats per als reptes d'estar a l'aire lliure. Si podeu predir les inclemències del temps, penseu a canviar la ubicació de l'esdeveniment. Si no podeu, llogueu una tenda de campanya o un gran pavelló (el preu pot ser car, sobretot si es fa per caprici). És important fer un seguiment del temps; si l'esdeveniment ja s'ha desordenat a causa d'ell, és gairebé impossible solucionar l'esdeveniment, així que aprofiteu el que ja sabeu i teniu.
Ara, moltes parts del món tenen assegurances contra el mal temps o altres problemes. Si sou a una zona coneguda per canvis bruscs del temps, busqueu confirmació si es pot reprogramar l'esdeveniment, de manera que els clients puguin estalviar almenys el cost del lloguer d'equips, locals i personal de servei
Consells
- Prepareu un petit espai ple d’elements com ara tovallons addicionals per acabar amb vessaments, extintors, farmacioles i altres equipaments accessoris. No ho necessitareu si les coses van bé, però és millor estar pendent d’un gran esdeveniment.
- Els convidats i els altaveus que estiguin cansats o que pateixin un jet lag haurien de garantir la seva forma física. Si cal, consulteu directament amb ells o els seus assistents per demanar tractaments de spa i massatges o altres formes de refresc corporal. També els podeu enviar menjar si fa temps que no mengen o medicaments si se senten una mica malament (com ara mal de cap per vol o nerviosisme o mal de panxa). Si cal, consulteu un metge. Els convidats i els oradors cansats poden arruïnar un esdeveniment, tot i que tots els altres reptes que pugueu superar.
- Assegureu-vos que tothom pugui veure i escoltar l’escenari, la música o la parla.
- Recordeu també que gestionar els esdeveniments d'altres persones és un honor. Tot i que això pot semblar molt estressant i difícil, la vostra contribució pot fer feliç a molta gent, de manera que recordaran l’esdeveniment la resta de la seva vida. A més, també estàs acostumat a tenir habilitats útils en la vida quotidiana.
- Com a gestor, potser haureu d’actuar com a amfitrió improvisat o fins i tot com a company de ball per assegurar-vos que l’esdeveniment es desenvolupi sense problemes. Desenvolupeu habilitats per parlar i ballar, però al mateix temps, delegueu funcions de direcció a altres membres de l'equip que puguin ocupar el vostre lloc temporalment. L’objectiu aquí és assegurar-se que ningú no s’aturi quiet a la taula.
