Normalment s’utilitzen memòries per transmetre certa informació a un grup de persones, per exemple sobre activitats, polítiques o recursos disponibles, i per demanar-los que actuïn. La paraula "memoràndum" significa quelcom que s'ha de recordar o prestar atenció. Podeu escriure una bona nota fàcil d’entendre estudiant aquests consells.
Pas
Primera part de 4: escriure caps de memòria
Pas 1. Escriviu "MEMORRANDUM" a la part superior del paper per escriure una nota
En primer lloc, expliqueu que aquest document és un memoràndum. Escriviu la paraula "MEMORDUM" a 3 cm de la vora superior del paper amb lletres en negreta com a primera línia. Aquesta paraula es pot col·locar al centre o a l'esquerra de la lletra més gran.
Omet dues línies en blanc abans d'escriure la següent línia
Pas 2. Escriviu correctament el nom del destinatari de la nota
Com que la nota és un mitjà formal de comunicació empresarial, el destinatari també ha de figurar formalment. Escriviu el nom complet i el títol del destinatari de la nota.
Si aquesta nota s’adreça a tot el personal, escriviu: “A: Tots els empleats”
Pas 3. També escriviu els altres destinataris a la línia "CC"
La línia "CC" (que significa Còpia de cortesia) s'utilitza per escriure el nom de la persona o persones que rebran una còpia de la nota, no de la persona a qui s'enviarà la nota. El nom que apareix a la línia "CC" és la persona que ha de rebre una notificació sobre la política o el problema que es descriu a la nota.
Pas 4. Escriviu el vostre nom a la línia "De"
El nom de l'autor i remitent de la nota ha d'estar a la capçalera de la nota. Escriviu el vostre nom complet i títol en aquesta línia.
Pas 5. Introduïu la data
Escriviu completament la data de preparació de la nota amb el format de la data, mes, any. Per exemple: "Data: 9 de desembre de 2015" o "2015-12-12".
Pas 6. Determineu el tema de la nota i escriviu-la com una línia independent amb el títol "Quant a"
El tema de la nota us donarà una idea del que es discuteix a la nota. Trieu un tema específic però breu.
Per exemple, en lloc d’escriure “Formigues” com a tema, trieu alguna cosa més específica, per exemple: “El problema de les formigues a l’oficina”
Pas 7. Conegueu bé el format de la capçalera de la nota
La capçalera de la nota s’hauria de situar a la part superior del costat esquerre. Podeu utilitzar lletres majúscules o minúscules per a les paraules "A:", "De:", "Data:" i "Quant a:".
-
La capçalera de la nota tindrà l'aspecte de l'exemple següent:
A: Nom i títol del destinatari
De: el vostre nom i títol
Data: data de redacció de la nota
Assumpte: temes tractats a la nota (utilitzeu negreta o un color determinat per a les coses que creieu importants).
- Quan escriviu una capçalera de nota, col·loqueu un espai després dels dos punts per fer que sembli més net.
- Quan hàgiu acabat d'escriure la capçalera de la nota, ometeu una línia abans de continuar escrivint la nota per separar la capçalera de la nota del cos de la nota.
Part 2 de 4: Redacció del cos de la nota
Pas 1. Penseu en el públic que rebrà la nota
Per escriure una nota que faci que la gent s’interessi per llegir i respondre, heu de determinar l’estil, la durada i la formalitat de la vostra explicació al cos de la nota en funció del públic que la llegirà. Per a això, heu de saber qui rebrà i llegirà aquesta nota.
- Esbrineu quines són les prioritats i les preocupacions del destinatari de notes.
- Intenteu anticipar-vos a les preguntes que faran els lectors de la nota. Proporcioneu la vostra explicació proporcionant alguns exemples, proves o altra informació que pugui influir en el lector.
- Si teniu en compte el públic que llegirà la nota, podeu transmetre la informació o les opinions adequades a la nota.
Pas 2. No doni una salutació formal
La nota no necessita començar amb una salutació com "Estimat senyor Anwar". En lloc d’això, només cal que escriviu una frase inicial per explicar el tema que voleu tractar.
Pas 3. Indiqueu el problema o el problema al primer paràgraf
Descriviu breument els antecedents de l'acció que voleu fer. Igual que amb l'enviament d'una declaració de tesi, expliqueu el tema i expliqueu les raons per les quals aquesta acció és important. Podeu utilitzar aquesta frase introductòria com a resum o memòria resum.
Com a guia general, la secció inicial s'ha d'escriure en un paràgraf
Pas 4. Per exemple, al principi de la nota podeu escriure:
A partir de l'1 de gener de 2016, PT XYZ implementarà una nova política de protecció de la salut. Tots els empleats i els seus familiars rebran beneficis mèdics BPJS classe 1 cada mes”.
Pas 5. Descriviu el context del problema que heu plantejat a la nota
És possible que els lectors necessitin informació sobre els antecedents del problema que presenteu. Expliqueu breument el context i digueu només allò que és important.
Si és pertinent, continueu escrivint la nota explicant per què voleu que s'apliqui aquesta política. Per exemple, escriviu: "El govern ha emès un reglament que obliga a totes les empreses a registrar els empleats i els seus familiars com a participants del BPJS Kesehatan"
Pas 6. Doneu una explicació a la secció de debat per donar suport al vostre pla
Descriviu breument l’acció que realitzareu. Proporcioneu proves i raons lògiques per donar suport a la vostra proposta. Comenceu per transmetre la informació més important i, a continuació, proporcioneu fets específics o de suport. Indiqueu quins beneficis rebrà el lector de la vostra acció proposada o els danys que es produiran si no es pren aquesta acció.
- Si voleu crear una nota més llarga, també presenteu gràfics, llistes o gràfics rellevants i persuasius.
- Per a notes més llargues, podeu proporcionar un títol breu que descrigui el contingut de cada secció. Per exemple, en lloc de crear el títol "Política", escriviu "Política nova per a tots els empleats". Feu que el títol sigui específic i breu perquè el lector pugui conèixer immediatament les coses importants de la nota.
Pas 7. Suggeriu accions que haurà de dur a terme el lector
Mitjançant una nota, demaneu a altres persones que actuïn sobre un tema específic, ja sigui un anunci sobre un producte nou, una nova política d’informació de despeses o una declaració sobre com la companyia resol un problema. Expliqueu quines mesures s’haurien de prendre en un paràgraf o frase final.
- Per exemple, escriviu: "Tots els empleats han d'utilitzar el nou sistema comptable a partir de l'1 de març de 2016".
- També proporcioneu proves justificatives de la vostra proposta.
Pas 8. Tanqueu la nota proporcionant un resum positiu i solidari
L'últim paràgraf hauria de descriure el següent pas que podria resoldre el problema. Transmetre també un missatge de suport sobre la solidaritat organitzativa.
- Podeu dir: "Estic disposat a debatre aquesta proposta més endavant i aplicar la decisió que vam acordar mútuament".
- O bé, podeu tancar la nota escrivint: "Estem molt entusiasmats amb el pla per afegir una línia de producció. Creiem que aquest pla desenvoluparà l’empresa i garantirà la continuïtat del nostre negoci”.
- Tanqueu la nota amb només una o dues frases.
Part 3 de 4: finalització de la nota
Pas 1. Conegueu bé el format de la nota
Utilitzeu el format de memòria estàndard per facilitar la lectura. Escriviu la nota amb el tipus de lletra Times New Roman o Arial, mida 12 amb 3 cm de marge esquerre, dret i inferior.
Utilitzeu un format de paràgraf alineat a l'esquerra. Omet les dues línies en blanc al final del paràgraf i no cal deixar cap espai al principi del paràgraf
Pas 2. Comproveu la nota
Torneu a llegir i editeu la nota per assegurar-vos que sigui correcta, clara, concisa i persuasiva. Assegureu-vos que utilitzeu l’estil d’escriptura adequat. Eliminar termes científics o argot innecessaris.
- Torneu a comprovar si encara hi ha errors d’ortografia, gramàtica i discussió. Presteu atenció a l’escriptura de noms, dates i números.
- Assegureu-vos que la nota sigui prou curta i elimineu la informació redundant.
Pas 3. Inicialitzeu al costat del vostre nom
No cal que signeu la nota, però sí que la heu de inicialitzar amb un bolígraf al cap de la nota just al costat del vostre nom. Les inicials indiquen que heu aprovat aquesta nota.
Pas 4. Utilitzeu paper amb capçalera
Hi ha papers de carta que s’imprimeixen amb capçalera especialment dissenyada per a notes o que només utilitzen paper de carta normal.
Si heu creat la nota en un ordinador (i l’heu enviat per correu electrònic), creeu el vostre propi capçalera amb el programa Word amb el logotip de l’empresa i la informació de contacte. Utilitzeu aquesta plantilla de memòries per a futures presentacions de memòries
Pas 5. Decidiu com enviar la nota
Trieu la millor manera de distribuir la nota. Podeu imprimir-lo i compartir-lo o enviar-lo per correu electrònic.
Per enviar notes per correu electrònic, podeu convertir la nota d’un document de Word a HTML o PDF i enviar-la com a fitxer adjunt de correu electrònic
Part 4 de 4: Ús de plantilles de memòries
Pas 1. Cerqueu una plantilla de memòria
Es poden crear memòries mitjançant plantilles, en lloc de crear-les des de zero. Per a això, busqueu bones plantilles de memòries a Internet, per exemple a Microsoft Word. Els formats que s’utilitzen solen ser pràcticament els mateixos, però la mida, la longitud i el disseny de la lletra poden variar.
- Descarregueu la plantilla que millor s'adapti a les vostres necessitats.
- Assegureu-vos de llegir les regles abans d’utilitzar plantilles de qualsevol lloc web.
Pas 2. Obriu la plantilla que heu descarregat a l'ordinador
Després de fer clic al botó de baixada, la plantilla es descarregarà directament a l'ordinador o hi ha diversos passos que heu de fer. Si el resultat és un fitxer comprimit, primer heu de descomprimir-lo i obrir-lo al Microsoft Word.
Us recomanem que utilitzeu la versió més recent del programa Microsoft Word perquè no tingueu problemes i aquesta plantilla us funcioni bé. Si encara utilitzeu una versió anterior del programa Microsoft Word, actualitzeu-la abans de descarregar qualsevol fitxer
Pas 3. Definiu el vostre propi capçal de carta
Es poden canviar totes les plantilles. Podeu personalitzar cada part de la plantilla de memòria segons les vostres necessitats. Per exemple, afegiu un logotip i una marca de registre de marques comercials a la plantilla a la secció de capçalera. Feu clic a la secció de capçalera per escriure la informació de l'empresa.
Pas 4. Empleneu els camps de plantilla a la capçalera de la nota
Heu d'omplir els camps "A", "De", "CC" i "Quant a". Aneu amb compte en omplir cada camp perquè no us confongueu, perdeu o escriviu malament en aquesta secció.
Pas 5. Escriviu el missatge
Escriviu la introducció, el context, la discussió i el resum al cos de la nota. Podeu escriure notes en forma de llista per transmetre informació punt per punt.
- Utilitzeu el mateix format de plantilla per mantenir tots els paràgrafs de la nota ben organitzats amb els marges i les mides de lletra de la dreta.
- Podeu utilitzar la plantilla de nota per mostrar la taula, si cal. Pot ser més útil, sobretot si la nota preparada en una llista o en un altre format sembla descuidada o difícil de llegir.
- No oblideu suprimir les paraules que ja apareixen a la plantilla. Torneu a comprovar-ho atentament abans d’enviar-lo.
Pas 6. Comproveu també els peus de ferralla
El peu de la nota es troba a la part inferior de la nota, que normalment s’utilitza per proporcionar informació addicional, per exemple per escriure la informació de la vostra empresa o el número de telèfon. Comproveu detingudament que tota aquesta informació s’hagi escrit correctament. Per descomptat, voleu enviar una bona nota sense informació de contacte incorrecta ni informació que falti.
Pas 7. Ajusteu la pantalla
Un dels avantatges que podeu obtenir de la plantilla és l’oportunitat de canviar el color del document. La visualització de la nota es pot ajustar a la personalitat i fer que sembli més atractiva. A més, podeu triar el color que millor s’adapti a la situació actual per fer-lo més atractiu, però encara professional.
Pas 8. Deseu la nota com a document nou
Assegureu-vos de conservar una còpia d’aquest fitxer de memòria de manera que hi hagi una còpia de seguretat digital com a prova de les comunicacions comercials que hàgiu tingut.
Pas 9. Deseu aquesta plantilla per tornar-la a utilitzar
Sempre que necessiteu crear una nota amb un tema una mica diferent, substituïu la informació que conté per l'assumpte de la nota que voleu enviar. A més d’estalviar temps, podeu crear notes en un format coherent perquè semblin professionals. D’aquesta manera, els lectors prestaran més atenció i llegiran atentament la nota que envieu.
Consells
- No expliqueu massa raons. Cal que expliqueu per què s’han de fer certes accions, però no us en excediu.
- L'explicació / informació escrita a la nota s'ha de presentar breument.
Article relacionat
- Com escriure una nota empresarial
- Com escriure una carta
- Com comunicar-se eficaçment
- Com escriure una carta de lector
