El memoràndum és un tipus de document que s’utilitza per a la comunicació interna entre els empleats de l’empresa. Les memòries són un aspecte del món empresarial provat pel temps que, quan s’escriuen correctament, poden ajudar a mantenir les coses fluides.
Pas
Part 1 de 3: Selecció d'un idioma i format
Pas 1. Eviteu un llenguatge massa informal
En general, el llenguatge de la nota ha de ser clar i senzill, però professional. Heu d'evitar el to informal de la conversa a la nota.
- Per exemple, no escriviu: "Hola a tothom! Menys mal que és divendres eh? Vull parlar d’un tema empresarial important ".
- En lloc d'això, aneu directament al punt "Vull compartir un informe de progrés del Projecte Z".
Pas 2. Eviteu el llenguatge emocional
També heu d’intentar utilitzar un to neutre i evitar el llenguatge emocional. Intenteu exposar fets i proves per donar suport a les reclamacions.
- Per exemple, eviteu afirmacions com: "Crec que tots seríem molt més feliços si ens deixessin vestir de manera informal els divendres".
- En lloc d’això, busqueu informació d’estudi sobre si la moral augmenta quan es permet als empleats triar roba i mencioneu aquesta informació a la nota.
Pas 3. Utilitzeu frases de senyal
Si voleu citar proves o fonts, assegureu-vos que utilitzeu un llenguatge que permeti al lector saber què feu.
Per exemple, proveu la frase "Segons les nostres conclusions, …" o "La investigació completada per l'EPA indica que …"
Pas 4. Trieu el model i la mida de la font adequats
Les memòries haurien de ser fàcils de llegir. Per tant, eviteu utilitzar tipus de lletra petits, la mida per defecte és d’11 o 12.
També heu de triar una font senzilla, com ara Times New Roman. No és el moment de provar tipus de lletra "divertits" com Comic Sans (és possible que us rideu de triar aquest tipus de lletra)
Pas 5. Utilitzeu marges estàndard
El marge típic d'una nota empresarial és d'1 polzada o 2,54 cm, tot i que alguns programes de processament de textos han preparat plantilles de memòries amb marges una mica més amples (per exemple, 1,25 polzades o 3,18 cm).
Pas 6. Seleccioneu un sol espai
Les notes empresarials no solen utilitzar espais dobles. Per mantenir la pàgina del bloc de notes petita, tingueu en compte un espaiat únic, però afegiu espai entre paràgrafs o seccions.
Els sagnats de paràgraf no solen ser obligatoris
Part 2 de 3: Preparació per escriure una nota empresarial
Pas 1. Decidiu si cal enviar la nota
Si heu de compartir assumptes comercials importants amb diverses persones del vostre equip, és una bona idea enviar una nota. També es poden enviar memòries fins i tot si només us comuniqueu amb una persona, per exemple, o voleu mantenir un registre de correspondència.
- No obstant això, en alguns casos, és més eficient parlar directament amb la persona interessada.
- A més, és possible que algunes informacions siguin massa sensibles per enviar-les a una nota.
Pas 2. Determineu el propòsit d'escriure la nota
El contingut i la configuració de les notes varien en funció del propòsit. La majoria dels tipus de notes s’escriuen pels motius següents:
- Proposar una idea o solució. Per exemple, si sabeu resoldre un problema amb horaris extra, la idea es pot escriure en una nota i enviar-la al vostre cap.
- Donar ordres. Per exemple, l'enviament de notes també és una manera eficient de delegar la responsabilitat d'una conferència que el vostre departament organitza.
- Per a informes. També podeu enviar notes per informar els companys dels fets recents, informar de les actualitzacions d’un projecte, proporcionar informes de progrés o informar dels resultats de la investigació.
Pas 3. Limiteu el tema
És possible que gestioneu diversos projectes i tingueu la temptació d’enviar notes a col·legues, caps o clients sobre el progrés de les coses. Tot i així, recordeu que les notes empresarials només s’han de centrar en un problema.
Les memòries han de ser concises, clares i fàcils de llegir ràpidament per a les persones ocupades. Per tant, no deixeu passar per alt la informació important. Les notes centrades ajuden a garantir que el missatge sigui rebut i entès
Pas 4. Penseu en el públic
El contingut, l’estil i el to de la nota empresarial estan determinats pel públic destinatari. Per tant, penseu bé en qui rebrà la nota.
Per exemple, una nota a un company sobre la planificació d'una festa sorpresa per a algú a l'oficina és diferent d'una nota a un supervisor sobre els resultats d'una investigació que porteu fent durant mesos
Part 3 de 3: Redacció d'una nota empresarial
Pas 1. Etiqueu-lo
Hi ha molts tipus de correspondència comercial. La forma estàndard de les notes és etiquetar explícitament el document.
- Per exemple, escriviu "Memo" o "Memorandum" a la part superior de la pàgina.
- La posició es pot centrar o alinear a l'esquerra. Per inspirar-vos, reviseu les notes empresarials que heu rebut i copieu el format.
Pas 2. Escriu un títol
La primera part de la nota hauria d’incloure els punts importants. Al pas següent es descriurà informació detallada sobre cada component.
- A: escriviu els noms i títols de les persones que van rebre la nota.
- FROM: escriviu el nom complet i el títol.
- DATA: escriviu la data completa i exacta, no oblideu l'any.
- ASSIGNATURA: escriviu una descripció breu i específica del contingut de la nota.
- Tingueu en compte que el tema normalment s'indica amb "Re:" o "RE:" (ambdues signifiquen respecte).
Pas 3. Trieu la llista de destinataris amb cura
Assegureu-vos d’incloure tothom que necessiti informació o novetats. Limiteu la distribució de notes a les persones que necessiten saber-ho.
- Per qüestions empresarials, no és aconsellable enviar notes a tothom a l’oficina si només hi ha uns quants que estiguin preocupats o involucrats.
- La gent quedarà desbordada per molts memos i potser tendeix a ignorar-los o simplement a descamar-los a través de notes irrellevants.
Pas 4. Utilitzeu els noms, títols i títols correctes per a les persones de la llista de destinataris
Tot i que vosaltres i el vostre cap us coneixen diàriament, és millor mantenir una correspondència escrita formal. Per exemple, potser saludeu el vostre cap pel nom només quan us trobeu al passadís de l'oficina, però, per obtenir notes, saludeu-lo amb "Mrs. Riana" o "Dr. Riana ".
Recordeu que la informació que escriviu està pensada per a tothom de la llista de destinataris. Per tant, escriviu el nom i el títol complets
Pas 5. Esbrineu el títol de la persona a qui us dirigiu a la nota externa
Si envieu una nota a algú fora de l’oficina, és important definir la salutació adequada. Preneu-vos el temps per buscar el perfil en qüestió; la informació personal sol descriure-se al lloc web de la seva empresa.
- Per exemple, dubteu si el grau és doctor. Si és així, en general la salutació correcta és el Dr. X
- Quina és la seva posició? És el subdirector o el degà? Si és així, assegureu-vos que l’esmenteu a la nota.
Pas 6. Escriviu el tema amb atenció
Assegureu-vos que el tema sigui breu, clar i no massa general.
- Per exemple, el tema "Noves empreses" sembla imprecís i, si algú busca el fitxer setmanes o dies per endavant, és possible que tingui dificultats per decidir quina de les seves notes és.
- Un tema millor seria una cosa així: "Informe de progrés de la investigació de l'expansió de la base de clients".
Pas 7. Penseu en ometre la salutació
Podeu escollir lliurement si voleu iniciar el missatge amb una salutació, com ara "Benvolgut / da. Sra. Wardani”o“Benvolgut. Col·legues ". Tot i això, recordeu que no es preveuen salutacions en una nota empresarial.
Les memòries són un mitjà ràpid i eficaç per transmetre informació important i el públic sap clarament qui ha rebut i enviat la nota
Pas 8. Redacteu la introducció
Expliqueu el vostre propòsit per escriure i enviar la nota.
Per exemple, "Us informo que …". La introducció hauria de proporcionar un resum del contingut de la nota
Pas 9. Mantingueu la introducció breu
No cal proporcionar tots els detalls i / o proves a la primera secció.
N’hi haurà prou amb algunes frases o un paràgraf curt
Pas 10. Definiu la configuració del cos de la nota
Després de la introducció, una nota empresarial sol incloure dos a quatre paràgrafs addicionals abans de la conclusió. El contingut i la configuració depenen del tema.
Per exemple, podeu organitzar la informació per ordre d’importància. O bé, si descriviu un procés, dividiu el cos de la nota perquè coincideixi amb les etapes del procés
Pas 11. Decidiu si voleu incloure subtítols
Les notes empresarials haurien de constar de seccions clares. Normalment, les notes empresarials es divideixen clarament perquè el destinatari pugui llegir i digerir la informació fàcilment. Podeu ajudar-los a entendre els punts vius etiquetant les subseccions.
Pas 12. Escriviu un subtítol específic
Assegureu-vos que el destinatari tingui clar el focus de cada subsecció.
Per exemple, incloeu les subseccions següents a l'hora d'escriure una nota sobre un trasllat d'oficina previst: "Nova ubicació per a la nostra oficina principal", "Instruccions importants per a subministraments d'oficina" i "Calendari de finalització del trasllat d'oficina"
Pas 13. Incloeu la frase del tema al paràgraf principal
La primera frase de cada subsecció o paràgraf ha de transmetre el punt principal de la secció.
Cada paràgraf o secció de la nota s’hauria de centrar només en una idea
Pas 14. Penseu en fer servir punts vius
Si voleu ressaltar punts importants, els punts vius o les llistes poden ser molt útils. Aquest format anima els lectors a prestar atenció a punts importants i els ajuda a llegir notes de manera més ràpida i eficient.
Pas 15. Mantingueu la nota curta
En general, les notes empresarials no superen d'una a dues pàgines.
Aquest límit de pàgines estàndard sol ser per a documents a un sol espai sense línies addicionals entre seccions
Pas 16. Decidiu si necessiteu un paràgraf resum
En general, les notes no requereixen un resum, sobretot si tenen menys d’una pàgina.
Tanmateix, si la informació descrita és complexa o si la nota és més llarga del normal, és útil tenir un resum dels punts clau
Pas 17. Introduïu una secció o paràgraf final
Fins i tot si no necessiteu una nota resum, heu d’acabar-la amb una frase final. Penseu en el següent:
- Quin és el missatge principal de la nota? Voleu que el destinatari faci alguna cosa? Han de respondre com a màxim un dia determinat? Si és així, indiqui clarament.
- Si no cal fer cap acció, incloeu una frase de cloenda senzilla, com ara "Estaré encantat de parlar més" o "Poseu-vos en contacte amb mi si teniu problemes o preguntes".
Pas 18. Firma si vols
En general, no cal afegir cap nom ni signatura al final de la nota. Tanmateix, recordeu que és més segur seguir altres exemples de notes del vostre camp.
- Si l’altre finalitza formalment (per exemple, “Atentament, Dr. Sari), seguiu l’exemple.
- Tot i que no requereix signatura, és possible que hàgiu d'incloure les inicials al final del document.
Pas 19. Indiqueu si hi ha fitxers adjunts
Si la nota també inclou fitxers adjunts, com ara taules, gràfics o informes, assegureu-vos que mencioneu els fitxers adjunts al final de la nota. Per exemple, "Adjunt: taula 1".
- També heu de fer referència a l’adjunt adjunt al cos de la nota.
- Per exemple, per enviar una nota als empleats d'una mudança imminent d'oficina, podeu escriure informació com la següent: “Tenim la intenció de completar el procés de mudança a finals d'aquest trimestre. Consulteu la taula 1 adjunta per obtenir una planificació més detallada."
Pas 20. Torneu a llegir la nota escrita acuradament
Abans d'enviar, torneu a llegir i corregiu. Assegureu-vos que la gramàtica de la frase sigui correcta, que no hi hagi faltes d’ortografia ni s’utilitzin signes de puntuació i que el contingut sigui fàcil d’entendre.
- Penseu en posposar el lliurament després de la primera correcció si el temps no és un problema. Si rellegiu la nota una o dues hores més tard, és possible que trobeu errors que inicialment s’han passat per alt.
- Si la nota conté informació confidencial, consulteu les polítiques de l'empresa per saber qui us pot revisar la memòria i doneu l'aprovació final del seu contingut.
