L'activitat del compte de comprovació és més fàcil de registrar mitjançant registres de comprovació creats des de Microsoft Excel. Podeu configurar registres de xecs per classificar les despeses de manera que pugueu fer un seguiment de tots els desemborsaments d’efectiu. Podeu crear una fórmula per esbrinar el saldo de diners del compte. A més de ser útil, creant un registre de verificació a Excel també podeu conèixer els conceptes bàsics d'Excel.
Pas
Part 1 de 5: Creació de columnes a Excel
Pas 1. Coneix Excel
Excel és un programari de full de càlcul que s’utilitza per gestionar dades i realitzar càlculs amb fórmules. Els fulls de càlcul Excel s’organitzen per columnes i files.
- La versió d'escriptori d'Excel es pot instal·lar en un PC o Mac. També hi ha aplicacions en línia gratuïtes per a l’ordinador, la tauleta o el telèfon. La funcionalitat de cada versió només és lleugerament diferent.
- L’Excel existeix des de fa molt de temps i sempre hi ha una nova versió cada any. El funcionament de cada versió només és lleugerament diferent.
- A Excel, les files són horitzontals i s’ordenen per nombre. Les columnes són verticals i s’ordenen per lletra. Els quadrats on s’uneixen files i columnes s’anomenen cel·les. Les cel·les tenen el nom de files i columnes. La cel·la de la cinquena fila de la columna D s’anomena D5 (columna D, fila 5).
- Conegueu la diferència entre un full de treball i un llibre. Un full de càlcul és un fitxer Excel que conté un o més fulls de càlcul. Cada full de càlcul es troba en pestanyes separades del llibre. Els llibres de treball solen tenir tres pestanyes, però es poden afegir si cal.
- Simplement podeu utilitzar una pestanya per crear un registre de comprovació bàsic.
- Utilitzarà les dues pestanyes per crear una funció de categoria de càrrega al registre de comprovació.
Pas 2. Obriu un full de càlcul en blanc
La manera d'obrir un full de càlcul depèn del sistema operatiu i del tipus d'ordinador que utilitzeu.
- Per als ordinadors que executen un sistema operatiu amb Windows 7, feu clic al menú Inici a l'extrem inferior esquerre de l'escriptori. Al menú que apareix, feu clic a Programes. Al menú que apareix a continuació, feu clic a Microsoft Office i, a continuació, feu clic a Microsoft Office Excel. En aquest moment apareix un full de càlcul en blanc a l'escriptori.
- Per a ordinadors amb Windows 7 o versions posteriors, feu clic a la icona de Windows a l'extrem inferior esquerre de la pantalla i, a continuació, feu clic al mosaic de Microsoft Excel per obrir Excel. Hi haurà una pàgina que mostra els fitxers nous a l’esquerra i les noves opcions de plantilla de document a la dreta. Feu clic a la primera opció de plantilla, Llibre de treball en blanc per obrir un nou full de càlcul.
- Per obrir Excel al Mac, feu clic a Excel al moll. Feu clic a "Fitxer" a la barra de menú. Feu clic a "Obre" i després a "Nou". Se us dirigirà a un nou full de càlcul en blanc.
Pas 3. Creeu etiquetes de columna
Utilitzeu l’etiqueta que sol trobar-se al talonari de registre. Creeu columnes per a la data, no. xec, beneficiari i descripció o nota. A continuació, creeu columnes per a dèbit (és a dir, pagaments o retirades), crèdits (és a dir, dipòsits) i saldos a termini.
- Introduïu "DATA" a la cel·la B1 (columna B, fila 1). Aquí s’introdueix la data de la transacció.
- Mou una cel·la a la dreta, la cel·la C1 (columna C, fila 1). Escriviu "ITEM #". Aquí s'introdueix el número de xec o el tipus de transacció, com ara "caixer automàtic" o "ingrés".
- Mou una cel·la a la dreta, la cel·la D1 (columna D, fila 1). Escriviu "PAYEE". Aquest és el nom del destinatari del xec o beneficiari.
- Mou una cel·la a la dreta, la cel·la E1 (columna E, fila 1). Escriviu "DESCRIPCIÓ". Aquí s’introdueixen els detalls sobre la transacció.
- Mou una cel·la a la dreta, la cel·la F1 (columna F, fila 1). Escriviu "DEBIT". Els diners que surten del compte (sortida) es registren aquí.
- Mou una cel·la a la dreta, la cel·la G1 (columna G, fila 1). Escriviu "CATEGORIA DE DESPESES". Deixeu això en blanc primer. Aquestes opcions de columna es crearan en un pas posterior.
- Mou una cel·la a la dreta, la cel·la H1 (columna H, fila 1). Escriviu "CRÈDIT". Els diners que ingressen al compte (ingrés) es registren aquí.
- Mou una cel·la a la dreta, cel·la J1 (columna J, fila 1). Escriviu "CATEGORIA D'INGRESSOS". Aquestes opcions de columna també es crearan en un pas posterior.
- Mou una cel·la a la dreta, la cel·la K1 (columna K, fila 1). Escriviu "Saldo". És l'import del compte després de registrar totes les transaccions.
Pas 4. Formateu les etiquetes de les columnes
Afegiu format a la columna de l'etiqueta en negreta i doneu a les files de les etiquetes del registre un color de fons diferent per facilitar la lectura. Primer, seleccioneu l’interval de cel·les que vulgueu formatar i, a continuació, seleccioneu una opció de format.
- Cerqueu les opcions de format a la pestanya "INICI" de la cinta de la barra d'eines. Aquesta pestanya "INICI" ja està oberta quan obriu un llibre nou.
- Seleccioneu la cel·la B1 (DATE) i arrossegueu el cursor a totes les etiquetes fins a la cel·la K1 (BALANCE).
- A l'extrem superior esquerre de la barra d'eines, feu clic a "B" per seleccionar un format en negreta.
- Feu clic a la icona del dipòsit de pintura per veure la paleta de colors de fons per canviar el color de fons.
Pas 5. Canvieu la mida de diverses columnes
Normalment, la mida de la columna és massa petita per emmagatzemar les dades que heu introduït. Per exemple, les columnes "PAYEE" i "DESCRIPTION" poden contenir noms llargs o notes llargues. La columna A només serveix de separador, de manera que la seva mida és molt estreta.
- Feu clic a la capçalera de columna A per seleccionar tota la columna. A l'extrem superior dret de la barra d'eines de la cinta "INICI", feu clic al botó "FORMAT". Al menú desplegable, feu clic a "Amplada de la columna", introduïu 2 i feu clic a D'acord. La columna A serà molt estreta.
- Amplieu la columna D, "PAYEE". Feu clic a la secció de capçalera de la columna D per seleccionar-la. Passeu el cursor per sobre del límit de les columnes D i E. El cursor canviarà a un cursor de redimensionament, amb una forma com un signe més amb una fletxa apuntant. Quan el cursor sigui visible, feu clic esquerre i arrossegueu el ratolí cap a la dreta per fer la columna tan ampla com vulgueu.
- Repetiu el mateix procediment per ampliar la columna E, "DESCRIPCIÓ".
Pas 6. Centreu l'etiqueta del registre
Seleccioneu tota la primera fila. Feu clic amb el botó esquerre al número u a la vora esquerra de la pàgina. A la part superior esquerra de la barra d'eines de la cinta "INICI", feu clic al botó d'alineació central. Totes les dades de les cel·les seleccionades estaran centrades. Les etiquetes de columna de cada cel·la ara estan centrades.
Part 2 de 5: format de cel·les
Pas 1. Introduïu algunes dades
Per veure els canvis de format realitzats, introduïu quatre files de dades a les cel·les. Comenceu pel saldo inicial i, a continuació, introduïu les altres tres transaccions.
- Afegiu la data del saldo inicial a la cel·la B2, per exemple, el 27/9/15. A la columna "PAYEE" de la cel·la D2, escriviu "Saldo inicial". A la columna "Saldo" de la cel·la K2, introduïu la quantitat de diners al vostre compte segons la data de la cel·la B2.
- Afegiu tres transaccions més. Combineu transaccions de dèbit (com ara pagaments amb xecs o retirades de caixers automàtics) i transaccions de crèdit (com ara dipòsits).
- Fixeu-vos en el format inconsistent de cada número de la cel·la. El format de la columna de data pot canviar a "2015-09-27" o "27 de setembre". La columna Quantia en dòlars pot mostrar un nombre incorrecte de decimals. Formateu-lo perquè quedi tot net.
Pas 2. Formateu la data
Assegureu-vos que aquesta columna mostri dates consistents. Hi ha moltes opcions per formatar dates a Excel. Trieu quin voleu.
- Feu clic a la capçalera de la columna B, que és "DATA". Se seleccionarà tota la columna.
- Feu clic amb el botó dret a la columna i seleccioneu Format de cel·les. Apareixerà la finestra Format de cel·les.
- Seleccioneu la pestanya "Números". Seleccioneu "Data" a "Categoria". Seleccioneu el format de data que vulgueu i feu clic a D'acord a l'extrem inferior dret de la finestra.
- Mentre la columna encara està seleccionada, centreu les dades d'aquestes cel·les fent clic a la icona d'alineació central a l'extrem superior esquerre de la barra d'eines, a la cinta "INICI".
Pas 3. Formateu la columna "ITEM #"
Les dades d'aquesta columna s'han de centrar. Ressalteu tota la columna de C fent clic a la capçalera de la columna. Feu clic a la icona d'alineació central. Presteu atenció a les dades que s’han introduït en aquesta columna. L’escriptura ha d’estar centrada.
Comproveu el format de les columnes D i E, "PAYEE" i "DESCRIPCION". Excel sol format cel·les perquè les dades quedin alineades a l'esquerra. Aquest format serà adequat per a aquesta columna. Comproveu de nou la mida de la columna. Ara hi ha algunes dades en aquestes cel·les, així que ajusteu l’amplada de la columna per fer-la més àmplia o estreta, segons calgui
Pas 4. Formateu la moneda a les columnes F, H i K o bé "DEBIT", "CREDIT" i "BALANCE FORWARD"
La moneda utilitza decimals de dos dígits. Hi ha una opció per mostrar un signe de dòlar. El número de dèbit també es pot fer vermell si ho desitgeu.
- Seleccioneu la columna F. Feu clic amb el botó dret a la columna F i seleccioneu Format de cel·les. Apareixerà la finestra Format de cel·les. A la pestanya "Número", seleccioneu "Comptabilitat". Seleccioneu "2" a l'opció "Llocs decimals". Seleccioneu el signe de dòlar a "Símbol".
- Repetiu els passos anteriors per a les columnes H i K.
- Per fer que el número de dèbit es vegi vermell, feu clic a la capçalera de la columna F per seleccionar tota la columna. Feu clic amb el botó dret a la columna i seleccioneu Format de cel·les. Seleccioneu la pestanya Tipus de lletra quan aparegui la finestra Format de cel·les. En aquesta pestanya, feu clic al menú desplegable que hi ha al costat de l'opció Color. A la paleta, feu clic al color vermell.
Part 3 de 5: Creació de fórmules
Pas 1. Creeu una fórmula per calcular el saldo actual
Introduïu la fórmula de l'operació matemàtica per calcular el saldo actual a la columna K. No necessiteu la fórmula a la cel·la K2. El vostre saldo inicial s’introdueix aquí.
- Feu clic a la cel·la K3. Feu clic a la barra de fórmules a la part superior del full de càlcul. Escriviu la fórmula per realitzar el càlcul. Retorn = SUMA (K2-F3 + H3). Aquesta fórmula indica al full de càlcul que agafi el saldo inicial (cel·la K2), resti els dèbits si n'hi ha (cel·la F3) i, si n'hi ha, afegeixi crèdits (cel·la H3).
- Si el saldo inicial és de 200 $ i la primera entrada és un xec de 35 $, registreu 35 $ com a dèbit a la cel·la F3. La fórmula que heu introduït a la cel·la H3 pren el saldo inicial i resta el dèbit de manera que el saldo sigui de 165 $.
Pas 2. Copieu la fórmula
Seleccioneu la cel·la K3. Feu clic amb el botó dret i seleccioneu Copia. Seleccioneu les cel·les K4 i K5 i, a continuació, feu clic amb el botó dret i seleccioneu Enganxa. Ara la fórmula es copia a aquestes cel·les. Ara el saldo actual s'ha calculat a la columna K per a totes les files de dades que s'han introduït.
Pas 3. Creeu una fórmula condicional per esborrar la columna de saldo actual
Podeu copiar la fórmula anterior a la cel·la K6. Tanmateix, com que no heu introduït cap dada, el saldo actual de la cel·la K5 també apareixerà a la cel·la K6. Per esborrar-ho, creeu una fórmula condicional que buidarà la cel·la si no s'introdueixen transaccions, però que mostrarà el saldo si n'hi ha.
A la cel·la K6, introduïu la fórmula = IF (ISBLANK (B6), "", SUM (K5-F6 + H6)). Això indicarà a Excel que si la cel·la B6 de la columna "DATA" està buida, la cel·la H6 ha d'estar en blanc, però si la cel·la B6 no està buida, s'ha de calcular el saldo
Pas 4. Amplieu la fórmula amb Emplenament automàtic
La funció Emplenament automàtic omple la fórmula de les cel·les adjacents, de manera que no cal introduir la fórmula "BALANCE" repetidament.
- Cerqueu la palanca d'emplenament automàtic a la cel·la activa. Mireu el petit rectangle fosc a l'extrem inferior dret de la cel·la activa. Passeu el cursor per sobre fins que es converteixi en un cursor d'emplenament automàtic, que sembla un avantatge prim.
- Feu clic a la cel·la K6. Passeu el cursor per sobre de la palanca d'emplenament automàtic i el cursor es convertirà en un signe més prim. Feu clic esquerre i manteniu premuda la palanca d'emplenament automàtic. Arrossegueu el cursor a la cel·la K100 (columna K, fila 100).
- La fórmula ara es copia a totes les cel·les de la columna K a la fila 100. Els números de fila i columna de cada cel·la s’ajusten automàticament perquè la fórmula pugui calcular-se correctament.
Part 4 de 5: Afegir categories
Pas 1. Creeu una categoria de transaccions
Les categories de transaccions són útils per al seguiment de les sortides d’efectiu i dels tipus d’ingressos. Les categories es poden relacionar amb impostos sobre la renda, com ara impostos sobre la propietat o donacions benèfiques. Les categories també es poden utilitzar per crear gràfics que visualitzin fàcilment l'activitat financera d'un compte.
Pas 2. Creeu la pestanya "Categories"
Aquesta pestanya s’utilitza per emmagatzemar totes les categories potencials de controls de registre d’ingressos i despeses. Canvieu el nom d'una de les pestanyes del llibre de treball "Categories". Feu doble clic al títol d'una pestanya existent perquè ressalte el nom. El nom canviarà a "Full2" o "Full3". Quan es ressalti el nom del full, escriviu un nom nou per a la pestanya, com ara "Categories".
A la cel·la B4, escriviu "Categories". Formateu les cel·les en negreta i centreu-les
Pas 3. Creeu categories d’ingressos
Escriviu "*** Ingressos ***" a la cel·la B5. Aquí s’inclouen totes les categories d’ingressos que tingueu o en podreu beneficiar en el futur. Introduïu totes les vostres categories d’ingressos a partir de la cel·la B6 i aneu baixant.
- La categoria d’ingressos més freqüent és la de “Salaris” (salaris). Desglossar les diferents categories salarials si hi ha més d’un lloc de treball.
- La vostra situació financera és un factor determinant per a altres categories d’ingressos. Creeu una categoria "Dividend" si teniu accions. Creeu també categories de manutenció infantil, si s’escau. Altres categories, com ara "Ingressos per interessos", "Regals" i "Diversos".
Pas 4. Creeu categories de càrrega
Esborreu les cel·les de l'última categoria d'ingressos. Baixeu una cel·la i escriviu "*** Despeses ***". Totes les categories de càrrega es troben en aquesta secció.
El nombre de categories de càrrega s'adapta a les vostres circumstàncies, incloses "Hipoteca", "Lloguer", "Assegurança", "Pagament de cotxes", "Gas", "Electricitat", "Telèfon" o "Entreteniment"
Pas 5. Poseu un nom a l'interval de cel·les que contenen la categoria
Seleccioneu la cel·la B5 i, a continuació, ressalteu de la cel·la B5 a totes les categories d’ingressos i despeses. Cerqueu el quadre del nom de la cel·la a l'extrem superior esquerre de la finestra, que es troba a l'esquerra del quadre de fórmules. El nom de la primera cel·la de l'interval ressaltat mostrarà "B5". Feu clic al quadre de nom de la cel·la i escriviu "Categories". Aquest és el nom de l’interval de cel·les que podeu utilitzar al registre de comprovació.
Pas 6. Utilitzeu les categories de despeses i ingressos al registre de xecs
Torneu a la pestanya que heu creat el registre de comprovació. Ara les columnes "CATEGORIA DE DESPESES" i "CATEGORIA D'INGRESSOS" s'afegiran a un menú desplegable.
- Seleccioneu la cel·la G2 a la comprovació de la pestanya Registre. Aquesta és la primera cel·la de la columna "CATEGORIA DE DESPESES".
- Seleccioneu la cinta "DADES" a la barra d'eines. Feu clic al botó "Validació de dades". Seleccioneu "Validació de dades" al menú desplegable. S'obrirà la finestra "Validació de dades".
- A la pestanya "Configuració" de la finestra "Validació de dades", cerqueu el quadre desplegable "Permet". Feu clic a la fletxa cap avall i seleccioneu "Llista". Introduïu "= Categories" a "Font". feu clic a D'acord.
- Apareixerà una petita fletxa al costat de la cel·la G2. Feu clic a aquesta fletxa per mostrar una llista de categories. Feu clic a la categoria que correspon a la transacció de fila.
- Copieu la fórmula de la cel·la G2 a la cel·la G100 mitjançant l'emplenament automàtic.
- Aneu a la cel·la J2 per repetir el procés a la columna "CATEGORIA D'INGRESSOS".
Part 5 de 5: Protecció del registre de xecs
Pas 1. Bloquejar les cel·les de fórmules i protegir el full de càlcul
La protecció del full de càlcul significa que no podeu sobreescriure les dades de les cel·les bloquejades, de manera que no us haureu de preocupar que els futurs càlculs de saldo siguin incorrectes a causa d’errors de fórmula. També podeu afegir una contrasenya per protegir el registre de xecs d'altres usuaris. Assegureu-vos que la contrasenya sigui fàcil de recordar o escriviu-la en un lloc segur. El full de treball no serà accessible si oblideu la vostra contrasenya.
Pas 2. Desbloqueja la cel·la
Un cop protegit el full de treball, es bloquejaran totes les cel·les. Per tant, heu de desbloquejar les cel·les de dades que voleu introduir, fins i tot si el full de treball està protegit.
- Seleccioneu les cel·les B2 a J100. Totes són cel·les de totes les columnes del registre de comprovació, excepte la darrera columna, K, que és la columna "BALANCE". Les dades encara s’han d’introduir en aquestes cel·les fins i tot si el full de treball està protegit.
- Feu clic amb el botó dret a l'interval de cel·les seleccionat. Seleccioneu Format de cel·les.
- A la finestra Format de cel·les, seleccioneu la pestanya Protecció. Desmarqueu la casella "Bloquejat" i feu clic a D'acord.
Pas 3. Activeu la protecció al full de treball
Això significa que totes les cel·les romandran bloquejades, incloses les cel·les de la columna K ("BALANCE"), de manera que no es poden sobreescriure.
- Obriu la cinta "REVISAR" a la barra d'eines. Feu clic a "Protegeix el full" per obrir la finestra "Protegeix el full".
- Si voleu protegir el full de treball, afegiu la contrasenya aquí. Si no, deixeu-ho en blanc.
- feu clic a D'acord. Els registres de comprovació ara no estan protegits.
Pas 4. Desprotegiu el full de càlcul per canviar les cel·les bloquejades
Podeu revertir aquest procés més endavant si voleu canviar la fórmula en una cel·la bloquejada. Obriu la cinta "REVISAR" a la barra d'eines. Feu clic a "Desprotegiu full" fins que aparegui la finestra "Desprotegiu full". feu clic a D'acord.
