Access és una interfície de gestor de bases de dades que permet als usuaris importar una o més parts d'una base de dades d'Excel al sistema perquè puguin trobar coincidències entre o dins dels seus camps (camps). Com que un sol fitxer Access pot contenir diversos fulls de càlcul d'Excel, aquest programa també és ideal per classificar o analitzar grans quantitats d'informació del full de càlcul d'Excel a Access. Només heu de fer uns quants passos clau.
Pas
Primera part de 3: Preparació per importar Excel a Access
Pas 1. Obriu els dos programes a l'ordinador
Haureu de comprar i descarregar un pla de Microsoft Office que inclogui Excel i Access. Només podeu fer-ho a través del lloc web de Microsoft.
- Un cop finalitzat el programa, feu clic a "Inici" al Windows i seleccioneu "Tots els programes".
- Feu clic a "Microsoft Office" i seleccioneu "Accés" (o "Excel") al menú desplegable. Potser el full de càlcul d'Excel s'ha enviat per correu electrònic o s'ha descarregat des d'un lloc. El fitxer obrirà un programa Office al vostre ordinador.
Pas 2. Netegeu el full de càlcul d'Excel abans d'importar-lo a Access
Per facilitar-vos les coses, us recomanem que feu uns quants passos senzills abans d'importar el fitxer Excel a Access. La clau és que les dades entre els fulls de càlcul a importar han de ser coherents.
- És una bona idea assegurar-se que la primera fila del full de càlcul d'Excel conté els encapçalaments de columna (o noms de cel·les) i que es pugui entendre de forma clara i senzilla. Per exemple, per a una columna que conté els cognoms de les persones, us recomanem que assigneu el títol de la columna "Cognom". Proporcioneu encapçalaments clars i precisos perquè sigui més fàcil fer coincidir els encapçalaments de columna d’un full Excel amb un altre.
- L’accés us permet enllaçar dos o més camps entre diversos fulls de càlcul. Suposem que teniu un full de treball d'Excel que conté informació sobre la nòmina. Aquest full de càlcul conté el nom i cognoms de la persona, l'adreça i l'import del salari. Suposem que voleu fer coincidir un full a Accés a un segon full d'Excel que conté informació sobre una campanya de contribució financera. Aquest segon full conté el nom, l'adreça i la donació de la persona. L’accés us permet fer coincidir l’encapçalament d’una columna amb l’altra. Per exemple, podeu enllaçar títols de noms per veure persones amb el mateix nom que apareixen a les dues bases de dades.
- Escanegeu el full d'Excel per assegurar-vos que cada tipus de dades es tracta de la mateixa manera i netegeu-les abans d'importar-les a Access. Això és el que s'anomena "relacional" a Access. Per exemple, si el full de càlcul de nòmines conté noms inicials, inicials i mitjans en una columna, però el segon full de càlcul només conté noms en columnes diferents, Access no mostrarà coincidències. Els encapçalaments de columna / camp han de coincidir exactament.
Pas 3. Divideix la informació en columnes d'Excel
Per solucionar aquest problema, la informació s'ha de dividir en columnes a Excel perquè no resulti "cap coincidència" a Access.
- Per exemple, podeu dividir el nom, la inicial i el cognom de manera que cadascun tingui la seva pròpia columna. Si el segon full de treball s'ha estructurat de la mateixa manera, quan enllaceu, per exemple, el cognom amb el cognom a Access, apareixeran els resultats de coincidència per als mateixos noms.
- Per dividir una columna a Excel, ressalteu la columna que conté la informació que voleu dividir. Feu clic a les dades "dades" a la barra d'eines del programa Excel. Feu clic a "envia text a columnes". Normalment, escollireu l'opció "delimitada". Feu clic a següent (següent).
Pas 4. Continueu fent servir l'assistent per dividir les columnes convergents
Ara ja esteu preparat per executar el procés de dividir la informació concatenada en una columna en diverses columnes.
- Trieu com "delimitar" les dades de la columna. És a dir, cada informació d’una columna està separada per alguna cosa. Normalment, aquest separador és un espai, una coma o un punt i coma. Sovint, aquesta informació simplement està separada per espais. Per exemple, a l'exemple següent, digueu que el nom "Budi A. Dodo" apareix en una columna. El nom (Budi) i les inicials A. estan separades per espais. El cognom i les inicials A. de Dodo també estan separats per espais. Per tant, trieu un espai a l’assistent delimitat.
- Feu clic a Següent i, a continuació, a finalitzar (acabat). El programa separarà Budi, A. i Dodo en tres columnes. A continuació, podeu donar a aquestes noves columnes títols nous per indicar el tipus d'informació que contenen (cognoms, nom, etc.). El millor és que primer creeu unes quantes columnes en blanc a la dreta de les dades dividides per tal que les dades siguin empeses. a una nova columna en blanc (en lloc de -en lloc de sobreescriure columnes que ja contenen informació).
Part 2 de 3: importació d'Excel a Access
Pas 1. Obriu el programa Access a l'ordinador
Aneu al menú del programa d’ordinador. aneu al menú Inici, seleccioneu Microsoft Office i feu clic a Microsoft Access. Heu d’obrir una nova base de dades d’Access en blanc per poder importar Excel.
- Seleccioneu "base de dades d'escriptori en blanc" per crear una base de dades nova al programa Access.
- Doneu-li un nom nou si voleu. Feu clic a "crear" (crear).
Pas 2. Importeu el full de càlcul d'Excel a Access
El següent pas és arrossegar el full de càlcul d'Excel (un o més) a la base de dades Access.
- Feu clic a "Dades externes" a la barra d'eines un cop al gestor de bases de dades Access. Seleccioneu "Excel". En algunes versions d'Access, es pot trobar aquesta funció fent clic a "fitxer" a la barra d'eines i a "Obtén dades externes".
- Quan aparegui "nom del fitxer", feu clic a "navega" per trobar el full d'Excel a l'ordinador.
- Desactiveu la casella "Importa les dades d'origen a una taula nova de la base de dades actual". Aquesta configuració està predeterminada per defecte.
- Quan trobeu el full de càlcul que voleu importar a l'ordinador, feu-hi clic. Feu clic a "D'acord". Aquest pas us portarà a l'assistent per importar Excel a Access.
Part 3 de 3: utilitzar l'assistent per completar el procés d'importació
Pas 1. Seguiu els passos de l'assistent que apareix a Access
Per completar el procés d'importació de fulls de càlcul, completeu els passos de l'assistent.
- Seleccioneu el full de càlcul del full de càlcul d'Excel que vulgueu importar. Tanmateix, de vegades la gent crea diverses pàgines en un full de càlcul d'Excel, que es pot veure fent clic a les etiquetes de la part inferior del full de càlcul. Si és així, heu d’indicar a l’assistent Access el full de treball seleccionat. Feu clic a Següent.
- La pàgina següent té un quadre que demana si la primera fila del full Excel té capçaleres de columna. Això vol dir que les files del full de càlcul que representen les dades de cada columna (per exemple, cognoms, adreça, salari, etc.) s’han de netejar primer per assegurar-se que la primera fila sigui l’encapçalament de la columna. A continuació, marqueu "sí que la primera fila conté encapçalaments de columna" (sí, la primera fila conté encapçalaments de columna). Aquesta és la forma més senzilla. Feu clic a Següent.
- Si la primera fila no conté capçaleres de columna, la pàgina següent us demanarà si voleu anomenar els que es diuen "camps" a Access (són capçaleres de columna). Si no omplíeu cadascun d'aquests camps amb noms clars i fàcils de recordar abans d'importar (recomanat), feu-ho aquí.
Pas 2. Completeu el procés d'importació
Queden alguns passos per al procés d’importació. La següent pàgina de l'assistent us preguntarà si voleu identificar la clau principal.
- Aquest pas no és obligatori, però es pot fer. La clau principal significa que el programa d’ordinador assignarà un número únic a cada línia d’informació. Aquest pas pot ser útil més endavant en ordenar les dades. Feu clic a Següent.
- La pantalla final de l'assistent té un espai que conté el nom inicial. Podeu canviar el nom del full d'Excel importat (el fitxer es convertirà en una "taula" a Access a la part esquerra de la pàgina quan s'acabi d'importar).
- Feu clic a "importa" i, a continuació, feu clic a "tanca". Veureu una taula a la part esquerra de la pantalla. Ara el full s’importa a Access.
- Si voleu enllaçar més d'un conjunt de dades, repetiu aquest procés amb un o més fulls de càlcul. Ara ja podeu fer coincidir les dades del full d’Access.
Advertiment
- Si el fitxer Excel prové d’una versió d’Office que no sigui Access, el procés d’importació pot ser una mica difícil.
- De nou destaquem que cal netejar el full de càlcul abans d’importar-lo. Un dels motius és analitzar l'existència de problemes a les dades.
- Conserveu sempre una còpia del full de càlcul original perquè no s’hagi de repetir aquest procés si cometeu un error.
- No podeu importar més de 255 cel·les / caixes a Access.
