Moltes empreses demanen als seus empleats que facin informes d’assoliment laboral avaluant-se per poder informar del que han fet durant un període determinat. Si treballeu com a prenedor de notes de reunions, també se us pot demanar que feu l'informe. En aquest article s’explica com es prepara un bon informe de rendiment perquè té un paper important a l’hora de determinar l’èxit o el fracàs de la seva carrera.
Pas
Part 1 de 3: Comprensió del format de l’informe d’assoliment laboral
Pas 1. Comenceu a preparar l'informe escrivint un breu resum dels vostres èxits
A la part superior de l'informe, presenteu un resum de la informació que heu enviat per donar una visió general del rendiment del vostre treball.
- Per exemple: Treballeu per a una organització sense ànim de lucre i el vostre cap us demana que feu un informe de rendiment. Informeu breument en un paràgraf de totes les tasques realitzades, per exemple: heu organitzat activitats que resulten beneficioses per al propietari de l’organització, heu aconseguit reconeixement a la indústria i heu establert relacions amb socis comercials.
- No incloeu coses específiques al resum perquè només heu de presentar informació important per donar una visió general dels èxits laborals en general. Com a guia, els informes s'han de presentar en dues pàgines, tret que l'empresari especifiqui un format diferent. Assegureu-vos primer si heu de fer un informe segons un format determinat.
Pas 2. Proporcioneu fets detallats de suport
Per donar suport a cada informació del resum presentat al començament de l'informe, escriviu els detalls segons les instruccions següents:
- Utilitzeu un format de llista. Prepareu informes per a cada activitat per separat. Incloeu l'activitat com a títol de l'informe seguit d'una descripció de l'activitat al títol. Per exemple: l'activitat que feu és "Preparació i execució d'esdeveniments".
- Sota el títol, feu una llista amb números o lletres per descriure de manera breu i específica l’esdeveniment que organitzeu, incloent-hi el propòsit i els avantatges de donar suport a la consecució de la missió de l’organització.
Pas 3. Creeu un informe en un format estàndard perquè sembli professional
No presentis informes aleatoris. En lloc d’això, prepareu un informe ben tipografiat amb lletra professional amb paper de mida estàndard.
- Poseu el títol de l'informe al mig del paper en negreta perquè la informació estigui ben organitzada.
- A la part superior de l'informe, escriviu la data en què es va completar l'informe. Incloeu també el nom, el títol i el títol de la persona que va preparar l'informe.
Pas 4. Perioditzeu durant el període d'informes
Us serà més fàcil compilar informes si preneu notes immediatament quan s’executen activitats.
- Prepareu una llibreta o una carpeta per registrar els èxits del treball durant un període determinat. Això us facilitarà la preparació d'informes si el vostre cap ho demana.
- Si no es fa això, és possible que s’oblidin dels èxits importants que es produeixen al començament del període d’informe.
Part 2 de 3: lliurament de contingut de qualitat
Pas 1. Descriviu l'objectiu que voleu assolir i les expectatives laborals que heu de complir
Recordeu als lectors que al començament del període d'informes hi ha un objectiu que voleu assolir. Assegureu-vos de conèixer els objectius de l’organització i la contribució al treball que s’espera de vosaltres. Si encara no ho sabeu, pregunteu a l’empresari sobre aquestes coses.
- A continuació, expliqueu que heu assolit el vostre objectiu proporcionant dades reals. Feu un informe que presenti una comparació de les dades entre l'objectiu i la seva realització.
- Per exemple: heu aconseguit recaptar més fons dels objectius objectius i aquest assoliment és positiu per als inversors i els empresaris. Tanmateix, els resultats d’aquest treball no es poden considerar com a èxit i és difícil determinar fins a quin punt el vostre èxit és elevat si no hi ha dades de comparació.
Pas 2. Incloeu informació visual a l'informe
Adjunteu algunes taules o gràfics que facilitin als lectors la visualització de les dades que presenteu.
- Tingueu en compte que els lectors ocupats normalment sols desglossen informes. De vegades, els mitjans visuals són capaços de transmetre informació de manera més eficaç.
- Tot i això, no presenteu massa gràfics. Trieu 1-2 gràfics que puguin explicar informació important.
Pas 3. Centreu-vos en "CAR"
CAR significa: Desafiament (desafiament), Acció (acció), Resultats (resultats). Podeu fer un informe sistemàtic d’assoliment del treball discutint aquestes tres coses.
- Determineu els reptes que heu d’afrontar. Descriviu les accions que heu fet per superar els reptes i quins van ser els resultats. Per exemple: com a gerent d'un restaurant, escriviu en un informe: "Desafiament: les cues s'estan allargant durant les hores punta al sopar i els clients que es queixen augmenten un 10%. Acció: demaneu a 1 cambrer que comenci a treballar 1 hora abans per millorar la qualitat del servei durant les hores punta. Resultat: els clients que es van queixar van disminuir a 2 persones o van disminuir un 80%”.
- Feu un informe proporcionant informació específica. Els assoliments que no es poden mesurar, per exemple: "Sóc capaç de treballar bé en equip" no serveixen de res perquè tothom pot dir el mateix. Per tant, haureu de ser capaç de mostrar la relació entre els resultats i els problemes a tractar i informar del rendiment proporcionant dades i informació específiques.
Pas 4. Descriviu la metodologia que heu utilitzat
Si necessiteu recopilar dades com a base per escriure un informe, descriviu breument la metodologia de recollida de dades que esteu aplicant.
- Informeu el lector de les raons per triar el mètode d’enquesta, els seus beneficis i resultats. Expliqueu també per què es considera creïble el mètode. Seguint l’escenari del restaurant de l’exemple anterior, expliqueu per què utilitzeu les dades de reclamacions dels clients com a mètode d’enquesta.
- Incloeu la data o el període de l'enquesta i el que voleu obtenir de l'enquesta.
Pas 5. Centreu-vos en informar dels èxits laborals
Per mantenir la informació de l'informe centrada en els èxits laborals, penseu de què us heu sentit més orgullós durant el període d'informes, per exemple: que pugueu calmar un convidat ansiós o proporcionar formació a un subordinat. No doneu informació massa detallada al lector.
- Una altra manera és utilitzar el mètode "STAR", que significa: Situació (problema), Tasca (tasca), Acció (acció), Resultats (resultat). Descriviu breument la situació en què us trobeu, la tasca que havíeu de fer, les accions que vau fer per completar la tasca i els resultats que vau obtenir. Igual que el mètode "CAR", l'objectiu és mostrar la relació entre "problema" i "resultat" i explicar com aconseguir-ho.
- Centreu-vos en la creació d'informes que puguin mostrar el següent: dificultat, privilegi, prioritat, alta visibilitat, terminis, innovació, descripció del lloc i l'impacte que el vostre treball té a l'organització.
- Per exemple: indiqueu a l'informe que la facturació anual dels empleats era del 35% quan es va ascendir a gerent d'oficina. Després de dur a terme enquestes de satisfacció dels empleats, dirigir els empleats i mantenir reunions setmanals amb tot el personal, la rotació dels empleats baixa fins al 15%. Aquest exemple mostra que l'informe d'assoliments no necessita utilitzar frases llargues sempre que el lector pugui entendre correctament la relació.
Pas 6. Expliqueu els mèrits de la vostra acció
No només entregueu els resultats. També heu d’explicar per què l’assoliment és beneficiós per a l’organització.
- Per exemple: teniu una reunió amb el personal. Expliqueu què és el seguiment i els seus beneficis per a l'organització? Penseu bé què voleu informar. Si no és útil, hauríeu d'informar d'altres treballs.
- Si la reunió amb el personal és capaç d’incrementar la motivació laboral per tal de millorar l’absentisme laboral i estalviar diners als propietaris de les empreses. Aquest és el resultat d’un treball que es considera útil.
Pas 7. Comproveu l'informe abans d'enviar-lo
Els objectius d’escriptura d’informes no s’han assolit si envieu un informe amb molts errors i formats d’escriptura poc professionals.
- Comproveu la gramàtica, la puntuació i l’ortografia de les paraules. Deseu l'informe durant 1 nit i torneu-lo a llegir al matí. No feu informes d’última hora.
- Imprimiu l'informe en paper i comproveu si hi ha alguna cosa més que calgui corregir. De vegades, els nostres ulls estan tan cansats de mirar la pantalla de l’ordinador durant massa temps que s’ignoren els errors.
Part 3 de 3: Utilitzar les paraules adequades
Pas 1. Digueu coses negatives de manera positiva
Si hi ha un objectiu que no s’assoleix, és millor no informar-ne. En lloc de mantenir el lector centrat en això, intenteu informar-ho d’una altra manera.
- Descriviu els resultats del treball no satisfactoris mitjançant frases positives, per exemple, centrant l’explicació en passos concrets que prendreu per resoldre el problema, en lloc de culpar a altres persones o d’excusar.
- No culpis a altres persones. Centreu-vos a explicar les accions que heu fet i a demostrar que sou una persona positiva. Comparteix coses que tu o el teu equip han fet bé. Centreu els informes sobre la feina de la qual estigueu orgullós.
Pas 2. Presentar números i utilitzar mètriques als informes
Si podeu presentar dades molt específiques, els vostres èxits laborals seran més creïbles. Completa la informació que transmetes amb alguna cosa mesurable com a prova de suport.
- Les paraules superlatives que s’utilitzen molt, per exemple: “millor” o “fiable” són menys útils. Tothom pot dir "El meu rendiment laboral ha estat molt bo aquest any".
- Recordeu aquesta frase: "Demostreu-ho, no només parleu!" En lloc de dir a altres persones que aquest any heu pogut fer una bona feina, mostreu el que heu fet bé detalladament amb dades i mètriques. No digueu només que podeu establir bones relacions amb els clients. En lloc d’això, citeu els resultats d’una enquesta de satisfacció del client, adjunteu una carta que heu rebut d’un client i proporcioneu dades sobre la reducció del nombre de clients que es queixen.
- Presenta nombres. És inútil dir que sou capaços de dirigir diversos empleats si els lectors no saben quantes persones teniu al personal. Presenteu les dades en forma numèrica perquè els lectors sàpiguen quantes persones anomeneu "moltes" i expliqueu una descripció del treball que heu fet.
Pas 3. Digueu la veritat en qualsevol cas
No exagereu ni mentiu. Tindreu grans problemes si us enxampen.
- Encara que sigui totalment involuntari, tindreu grans problemes si menteix. Et sentiràs insegur i la teva trajectòria professional quedarà bloquejada.
- Feu una autoavaluació honesta per informar dels vostres punts forts i febles tal com són. Intenteu superar les mancances d’una manera positiva.
Pas 4. Reconeixeu la feina dels altres
Els cursos de redacció d'informes empresarials i d'enginyeria suggereixen que no utilitzeu la paraula "jo", però es pot utilitzar en informes de rendiment en determinats casos.
- Per exemple: si informeu: "He contractat 100 empleats", no oblideu explicar que el vostre èxit es recolza en contribucions d'altres persones o de l'equip.
- Obtindreu un valor addicional si no sou arrogant. Organitzeu diverses frases perquè no sempre comencin amb la paraula "jo".
Consells
- No utilitzeu mai paraules que expressin ira en un informe de rendiment. Faràs una bona impressió si sempre ets positiu.
- Utilitzeu paraules professionals. No utilitzeu un estil de llenguatge informal.
