Microsoft Access és un programa de creació de bases de dades que permet a qualsevol persona crear i gestionar bases de dades. Aquest programa és adequat per a petits projectes a grans empreses i funciona molt visualment. Això el fa excel·lent per a l’entrada de dades, ja que no cal treballar amb taules ni fulls de treball. Consulteu els primers passos següents per començar a treure el màxim profit de Microsoft Access.
Pas
Part 1 de 6: Creació d'una nova base de dades
Pas 1. Feu clic a la pestanya Fitxer i seleccioneu "Nou"
Una base de dades és un lloc on s’emmagatzemen les vostres dades de diverses formes. Podeu optar per crear una base de dades buida o triar entre una plantilla existent.
- Una base de dades buida és la base de dades Access estàndard i es recomana per a ús local. La creació d’una base de dades local inclourà una taula.
- Les bases de dades web estan dissenyades per ser compatibles amb els dispositius web Access. La creació d’una base de dades web inclourà una taula.
- Les plantilles són bases de dades dissenyades per a diversos usos. Trieu una plantilla si no voleu dedicar temps a dissenyar la base de dades.
Pas 2. Anomeneu la base de dades
Un cop hàgiu seleccionat el tipus de base de dades, doneu-li un nom que en reflecteixi el contingut. Això és especialment útil si treballareu amb moltes bases de dades diferents. Introduïu el nom de la vostra base de dades al quadre "Nom del fitxer". Seleccioneu "Crea" per crear un fitxer de base de dades nou.
Part 2 de 6: Afegir dades a la base de dades
Pas 1. Determineu la millor estructura per a les vostres dades
Si esteu creant una base de dades buida, haureu de pensar sobre com organitzar les vostres dades i afegir estructures de dades adequades. Hi ha diverses maneres de formatar i interactuar amb les vostres dades a Access:
- Taules: les taules són la forma principal d’emmagatzemar dades a la vostra base de dades. Les taules es poden comparar amb fulls de treball a Excel: les dades s’organitzen en columnes i taules. Per tant, la importació de dades des d'Excel i altres programes de processament de números és un procés fàcil.
- Formularis: els formularis són una forma d’afegir dades a la vostra base de dades. Tot i que podeu afegir dades a la base de dades directament a les taules, l’ús de formularis accelerarà l’entrada visual de les dades.
- Informes: els informes són útils per resumir i mostrar dades de la vostra base de dades. Els informes s’utilitzen per analitzar dades i respondre a preguntes específiques, com ara quant es van obtenir beneficis o on es troba el nombre més elevat de clients. Els informes estan dissenyats per imprimir-se.
- Consulta: la consulta és la forma de rebre i ordenar les dades. Podeu utilitzar-lo per mostrar entrades específiques de diverses taules. També podeu utilitzar consultes per afegir i actualitzar dades.
Pas 2. Creeu la vostra primera taula
Si inicieu una base de dades buida, començareu amb una taula buida. Podeu començar a introduir dades en aquesta taula, ja sigui manualment o copiant-les des d’una altra font.
- Cada peça de dades s'ha d'emmagatzemar a la seva pròpia columna (camp), mentre que les dades s'han de col·locar a la seva pròpia fila. Per exemple, les dades de cada client s’emmagatzemen seguides, mentre que els camps disponibles són informació diferent sobre aquest consumidor (nom, cognoms, adreça de correu electrònic, etc.)
- Podeu anomenar les etiquetes de les columnes per facilitar-vos el coneixement del nom de cada camp. Feu doble clic a la capçalera de la columna per canviar-la.
Pas 3. Importeu dades d'altres fonts
Si voleu importar des d'un fitxer o ubicació compatibles, podeu configurar Access per acceptar la informació i afegir-la a la base de dades. Això és útil per rebre dades de servidors web o altres fonts compartides.
- Feu clic a la pestanya Dades externes
- Seleccioneu el tipus de fitxer que vulgueu importar. A la secció "Importa i enllaça", veureu diverses opcions per als tipus de dades. Podeu fer clic a Més per veure més opcions. ODBC significa Open Database Connectivity i inclou bases de dades com SQL.
- Cerqueu ubicacions de dades. Si les dades es troben al servidor, cal que introduïu l'adreça del servidor.
- A la finestra següent, seleccioneu "Especifiqueu com i on voleu emmagatzemar les dades a la base de dades actual". Seleccioneu "D'acord". Seguiu els passos per importar les vostres dades.
Pas 4. Afegiu una altra taula
Voldreu emmagatzemar diferents registres en diferents bases de dades. Això farà que la vostra base de dades funcioni sense problemes. Per exemple, podeu tenir una taula d'informació al client i una altra taula per demanar informació. A continuació, podeu enllaçar la taula d’informació del client amb la taula d’informació de la comanda.
A la secció "Crea" de la pestanya Inici, feu clic al botó "Taula". Apareixerà una taula nova a la vostra base de dades. Podeu introduir informació de la mateixa manera que la primera taula
Part 3 de 6: Gestió de les relacions entre taules
Pas 1. Comprendre com funcionen els panys
Cada taula tindrà una clau principal única per a cada entrada. Inicialment, Access crea una columna d’ID que el nombre augmenta amb cada entrada. Aquesta columna actuarà com a "clau principal". Les taules també poden tenir camps de "clau estrangera", que són camps enllaçats d'altres taules de la base de dades. Els camps enllaçats tindran les mateixes dades.
- Per exemple, a la taula Comandes, és possible que tingueu un camp Identificador de client per registrar allò que el client va demanar. Podeu crear una relació per a aquest camp amb el camp ID a la taula Clients.
- L’ús de relacions entre taules us ajudarà a la coherència, eficiència i facilitat d’accés a les vostres dades.
Pas 2. Feu clic a la pestanya Eines de base de dades i, a continuació, feu clic al botó Relacions a la secció Relacions
S'obrirà una nova finestra amb una vista prèvia de totes les taules de la base de dades. Cada camp es mostrarà sota el nom de cada taula.
Heu de crear un camp per a "clau estrangera" abans de crear una relació. Per exemple, si voleu utilitzar l'identificador de client a la taula Comandes, creeu un camp anomenat Client a la taula i deixeu el camp en blanc. Assegureu-vos que el format sigui el mateix que el camp al qual esteu enllaçant (per exemple, números)
Pas 3. Arrossegueu el camp que voleu utilitzar com a clau externa al camp que heu creat per a la clau exterior
Feu clic a Crea a la finestra que apareix per establir la relació entre els camps. Apareixerà una línia entre les dues taules que connecten els dos camps.
Marqueu la casella de selecció "Aplica la integritat referencial" quan creeu una relació. Això vol dir que si les dades es canvien en un camp, les dades en altres camps també canviaran. Això farà que les vostres dades siguin més precises
Part 4 de 6: Creació d'una consulta
Pas 1. Comprendre el paper de les consultes
Les consultes són accions que permeten visualitzar, afegir i editar ràpidament dades en una base de dades. Hi ha molts tipus de consultes, que van des de cerques simples fins a la creació de noves taules basades en dades existents. Les consultes són importants en la generació d'informes.
Les consultes es divideixen en dos tipus principals: Selecció i Acció. La primera consulta treu dades de la taula i les pot calcular, mentre que la segona pot afegir, editar i suprimir dades de la taula
Pas 2. Utilitzeu l'Assistent de consulta per crear una consulta bàsica de selecció
Si voleu utilitzar una consulta bàsica de selecció, utilitzeu l'Assistent de consulta per guiar-vos pels passos. Podeu accedir a l'Assistent de consulta des de la pestanya Crea. Això us permet mostrar camps específics d'una taula.
Creació d’una consulta de selecció amb criteris
Pas 1. Obriu Disseny de consultes
Podeu utilitzar criteris per minimitzar la vostra consulta Select i mostrar només la informació que necessiteu. Per començar, feu clic a la pestanya Crea i seleccioneu Disseny de consulta.
Pas 2. Seleccioneu la taula
S'obrirà el quadre Mostra la taula. Feu doble clic a la taula que vulgueu utilitzar i feu clic a Tanca.
Pas 3. Afegiu els camps als quals s’extreuran les dades
Feu doble clic a cada camp de la taula que vulgueu afegir a la consulta. El camp s'afegirà a la llista Disseny.
Pas 4. Afegiu criteris
Podeu utilitzar diferents tipus de criteris, com ara text o funcions. Per exemple, si voleu mostrar un preu superior al $ 50 al camp Preu, introduïu
=50
sobre els criteris. Si només voleu mostrar als clients del Regne Unit, entreu
UK
al quadre Criteris.
Podeu utilitzar diversos criteris en cada consulta
Pas 5. Feu clic a "Executa" per veure el resultat
Aquest botó es troba a la pestanya Disseny. Els resultats de la vostra consulta es mostraran a la finestra. Premeu Ctrl + S per desar la consulta..
Creació d’una consulta de selecció amb paràmetres
Pas 1. Obriu Disseny de consultes
La consulta amb paràmetres us permet definir quines dades voleu rebre cada cop que executeu una consulta. Per exemple, si teniu una base de dades de clients de diferents ciutats, podeu fer servir una consulta amb paràmetres per preguntar per a quina ciutat voleu mostrar dades.
Pas 2. Creeu una consulta de selecció i definiu la taula
Afegiu els camps per als quals voleu recuperar dades a la consulta fent doble clic a la previsualització de la taula.
Pas 3. Afegiu paràmetres a la secció Criteris
Els paràmetres es marquen amb caràcters "" al seu voltant. El text entre claudàtors es mostrarà a la consulta que apareix quan s’executa la consulta. Per exemple, per sol·licitar l'entrada de ciutat, feu clic a la cel·la Criteris del camp Ciutat i introduïu
[Quina ciutat?]
Podeu acabar els paràmetres amb? o:, però no amb! o bé
Pas 4. Creeu una consulta amb molts paràmetres
Podeu utilitzar diversos paràmetres per crear un espai personalitzat als resultats de la consulta. Per exemple, si el vostre camp preferit és Data, podeu obtenir resultats entre dates específiques escrivint codi> Entre [Data d'inici:] i [Data de finalització:]. Rebràs dues sol·licituds quan executis la consulta.
Creació d'una consulta de creació de taules
Pas 1. Feu clic a la pestanya Crea i seleccioneu Disseny de consulta
Podeu utilitzar una consulta per recuperar dades específiques d'una taula existent i crear una taula nova amb aquestes dades. Això és molt útil si voleu dividir una part específica de la vostra base de dades o crear un formulari per a una part específica de la base de dades. Primer crearà una consulta de selecció normal.
Pas 2. Seleccioneu la taula de la qual voleu recuperar les dades
Feu doble clic a les taules. Podeu seleccionar diverses taules alhora si cal.
Pas 3. Seleccioneu el camp del qual vulgueu recuperar les dades
Feu doble clic a cada camp que vulgueu afegir a la previsualització de la taula. Aquest camp s'afegirà a la llista de consultes.
Pas 4. Definiu els criteris
Si voleu especificar determinades dades en un camp, utilitzeu la secció Criteris per establir-les. Consulteu la secció "Creació d'una consulta selecta amb criteris" per obtenir més informació.
Pas 5. Proveu la vostra consulta per assegurar-vos que els resultats coincideixin amb les vostres necessitats
Abans de crear la taula, executeu una consulta per assegurar-vos que recupera les dades correctes. Ajusteu els criteris i els camps fins obtenir les dades adequades.
Pas 6. Deseu la consulta prement Ctrl + S
La consulta apareixerà al marc de navegació de l'esquerra de la pantalla. Feu clic a la consulta per tornar-la a seleccionar i feu clic a la pestanya Disseny.
Pas 7. Feu clic a "Crea taula" a la secció "Tipus de consulta"
Apareixerà una finestra que demana un nom de taula nou. Introduïu un nom de taula i feu clic a D'acord.
Pas 8. Feu clic a Executa
La vostra nova taula es crearà en funció de la consulta que hàgiu creat. La taula apareixerà al marc de navegació de l'esquerra de la pantalla.
Creació de la consulta d'afegir
Pas 1. Obriu la consulta creada anteriorment
Podeu utilitzar una consulta Afegeix per afegir dades a una taula existent d'una altra taula. Això és útil si heu d'afegir dades a una taula que heu creat mitjançant una consulta de creació de taules.
Pas 2. Feu clic al botó Afegeix a la pestanya Disseny
Això obrirà la finestra Afegeix. Seleccioneu la taula a la qual vulgueu afegir dades.
Pas 3. Canvieu els criteris de consulta segons vulgueu
Per exemple, si creeu una taula amb els criteris "2010" al camp "Any", canvieu-la a l'any que vulgueu afegir, per exemple "2011".
Pas 4. Definiu on voleu afegir les dades
Assegureu-vos que definiu els camps correctes per a cada columna a la qual afegiu dades. Per exemple, mitjançant els canvis anteriors, les dades s'han d'afegir al quadre Any de la fila "Afegeix a".
Pas 5. Executeu la consulta
Feu clic a "Executa" a la pestanya Disseny. La consulta s'executarà i les dades s'afegiran a la taula. A continuació, podeu afegir una taula per comprovar si les dades s’han introduït correctament.
Part 5 de 6: Creació i ús de formularis
Pas 1. Seleccioneu la taula per a la qual voleu crear el formulari
Els formularis permeten visualitzar les dades de cada camp i moure’s entre les entrades i crear noves entrades de forma ràpida i senzilla. Els formularis són molt importants si introduïu dades durant un llarg període de temps, perquè a moltes persones els resulta més fàcil d’utilitzar que les taules.
Pas 2. Feu clic al botó Formulari de la pestanya Crea
Això crearà automàticament un formulari basat en els camps de la taula. L’accés crea camps de mida suficient, però podeu canviar la mida i moure elements del formulari a voluntat.
- Si no voleu que apareguin determinats camps al formulari, podeu fer clic amb el botó dret i seleccionar Eliminar.
- Si la vostra taula té una relació, apareixerà una fila de dades a sota de cada entrada que mostra les dades enllaçades. Això us permet editar les dades enllaçades amb més facilitat. Per exemple, cada venedor de la vostra base de dades pot tenir dades de clients vinculades a la seva entrada.
Pas 3. Cerqueu el formulari
Els botons direccionals de la part inferior són útils per moure’s entre les entrades. Els quadres del formulari s’ompliran amb les vostres dades a mesura que us moveu entre les entrades. Podeu utilitzar els botons de la cantonada per passar al primer o darrer registre.
Pas 4. Feu clic al botó Full de dades per utilitzar la taula
Aquest botó es troba a la part superior esquerra i us permetrà començar a canviar el contingut de les vostres dades amb el formulari.
Pas 5. Canvieu les entrades que heu fet
Podeu editar el text de tot el quadre per a cada entrada per canviar les dades existents a la taula. Els canvis fets apareixeran immediatament a la taula i a les dades enllaçades.
Pas 6. Afegiu una entrada nova
Feu clic al botó "Afegeix registre" a prop dels botons de navegació per crear una entrada nova al final de la línia. Podeu utilitzar quadres per introduir dades en quadres buits de la taula. Aquesta és una manera senzilla d’afegir informació en lloc d’utilitzar una vista de taula.
Pas 7. Deseu el formulari quan hàgiu acabat
Assegureu-vos de desar el formulari prement Ctrl + S per accedir-hi més endavant. El formulari apareixerà al marc de navegació de l'esquerra de la pantalla.
Part 6 de 6: elaborar un informe
Pas 1. Seleccioneu una taula o consulta
Els informes us permetran mostrar un resum de les vostres dades. Els informes s’utilitzen sovint per als informes de nòmines i lliuraments i es poden personalitzar per a qualsevol ús. Els informes recuperen dades de taules o consultes que heu creat.
Pas 2. Feu clic a la pestanya Crea
Seleccioneu el tipus d'informe que vulgueu crear. Podeu fer informes de diverses maneres. Access us pot generar informes automàticament i també podeu crear informes personalitzats.
- Informe: es generarà un informe automàtic amb totes les dades del vostre origen. Aquí no hi ha cap agrupació de dades, però per a bases de dades petites aquest tipus d'informes pot ser adequat per a les vostres necessitats.
- Informe en blanc: es crearà un informe en blanc que podeu emplenar les dades a voluntat. Podeu triar entre els camps disponibles per crear un informe personalitzat.
- Assistent d'informes: l'assistent de creació d'informes us guiarà durant el procés de creació d'informes, que us permetrà seleccionar i agrupar les dades i donar-los format.
Pas 3. Seleccioneu la font de dades de l'informe en blanc
Si decidiu generar un informe en blanc, heu de seleccionar la font de dades. Primer, feu clic a la pestanya Organitza i seleccioneu Full de propietats. També podeu prémer Alt + Retorn.
Feu clic a la fletxa cap avall que hi ha al costat del registre de la font. Apareixerà una llista de les vostres taules i consultes. Seleccioneu una taula o consulta i se seleccionaran les vostres opcions per a l'informe
Pas 4. Afegiu camps a l'informe
Un cop tingueu les fonts, podeu afegir camps al vostre informe. Feu clic a la pestanya "Format" i feu clic a "Afegeix un camp existent". Apareixerà una llista de camps a la dreta.
- Feu clic i arrossegueu els camps que vulgueu afegir al marc de disseny. L'entrada apareixerà a l'informe. Quan afegiu camps addicionals, es configuraran automàticament amb els camps existents.
- Podeu canviar la mida d’un camp fent clic a la seva cantonada i arrossegant-lo amb el ratolí.
- Traieu un camp de l'informe fent clic al seu títol i prement Supr.
Pas 5. Agrupeu els vostres informes
L’agrupació us permet processar ràpidament la informació dels informes, ja que les dades relacionades ja estan organitzades. Per exemple, és possible que vulgueu agrupar les vendes per regió o per venedor. L’agrupació us permet fer exactament això.
- Feu clic a la pestanya Disseny i feu clic a "Agrupa i ordena".
- Feu clic amb el botó dret a qualsevol lloc del camp que vulgueu agrupar. Seleccioneu "Agrupa activat" al menú.
- Es crearà un cap per al grup. Podeu personalitzar els títols de capçalera per etiquetar grups.
Pas 6. Deseu i compartiu l'informe
Un cop finalitzat l'informe, podeu desar-lo i compartir-lo o imprimir-lo com qualsevol altre document. Utilitzeu informes per compartir informes de rendiment amb inversors, informació de contacte sobre treballadors i molt més.
Consells
Microsoft Access s'obre en mode "Vista Backstage", que proporciona opcions de menú que us permeten obrir una base de dades, crear una base de dades nova o accedir a ordres per editar la base de dades
Advertiment
Algunes funcions d’Access no sempre estan disponibles, en funció del tipus de base de dades que creeu. Per exemple, no podeu compartir una base de dades d'escriptori al web i algunes funcions d'escriptori, com ara el nombre de consultes, no estan disponibles a la base de dades web
== Font ==
- https://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx?CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
- https://www.functionx.com/access/Lesson30.htm
- https://www.gcflearnfree.org/access2010/13
-
https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf
