Aquest wikiHow us ensenya a utilitzar la funció "Combinar correu" a Microsoft Word. La funció de combinació de correu us permet utilitzar un full d'informació de contacte per assignar automàticament una adreça, un nom o una informació diferents a cada còpia d'un document. Aquesta característica és útil quan cal personalitzar un butlletí informatiu o una declaració jurada perquè no cal escriure manualment cada nom o adreça a la part superior de cada document.
Pas
Part 1 de 3: Creació d'un full de contacte
Pas 1. Obriu Microsoft Excel
La icona de l'aplicació Microsoft Excel s'assembla a una "X" blanca sobre fons blanc. Després d'això, es mostrarà la pàgina "Nova".
Si ja teniu un full de contacte a Excel, aneu al pas de carregar o importar contactes d'Excel
Pas 2. Feu clic a Llibre de treball en blanc
Es troba a l'extrem superior esquerre de la pàgina "Nou". Després, s’obrirà un nou document Excel.
Pas 3. Afegiu la capçalera del contacte
A partir del quadre A1 ”Cap a la dreta, introduïu una capçalera o un títol de la manera següent:
- "FirstName": cal introduir el nom del contacte en aquest camp (quadre ") A1 ”).
- "Cognom": cal introduir el cognom del contacte en aquest camp (casella " B1 ”).
- "Tel": s'afegirà el número de telèfon de contacte en aquest camp (casella " C1 ”).
- "StreetAddress": cal introduir l'adreça de contacte en aquest camp (quadre " D1 ”).
- "Ciutat": cal afegir la ciutat natal / residència del contacte a aquest contacte (quadre " E1 ”).
- "Estat": s'afegirà la província d'origen del contacte en aquesta columna (quadre " F1 ”).
- "ZIP": cal afegir el codi postal on viu el contacte a aquesta columna (columna " G1 ”).
- "Correu electrònic": l'adreça de correu electrònic del contacte s'introduirà en aquest camp (casella " H1 ”).
Pas 4. Introduïu la informació de contacte
A partir de la columna A del quadre 2, introduïu la informació de contacte de cada persona que vulgueu afegir a l'eina de combinació de correu.
Assegureu-vos que la informació introduïda sigui exacta abans de passar al següent pas
Pas 5. Deseu el document
Per desar-lo:
- Windows: feu clic a " Dossier ", tria" Guardar com ", feu doble clic " Aquest PC ”, Seleccioneu una ubicació d'emmagatzematge de fitxers a la part esquerra de la finestra, escriviu un nom de document al camp" Nom del fitxer "i feu clic a" Desa ”.
- Mac: feu clic a " Dossier ", tria" Guardar com… ”, Introduïu el nom del document al camp" Desa com a ", seleccioneu una ubicació d'emmagatzematge fent clic al quadre" On "i seleccionant una carpeta i, a continuació, feu clic a" Desa ”.
- Recordeu la ubicació per desar el fitxer seleccionat. A continuació, haureu de localitzar el full de contacte d'Excel en aquesta ubicació.
Pas 6. Tanqueu la finestra d'Excel
Feu clic al botó " X"A l'extrem superior dret de la finestra d'Excel (Windows) o al cercle vermell a l'extrem superior esquerre de la finestra (Mac). Ara podeu crear o utilitzar la funció de combinació de correu a Microsoft Word.
Part 2 de 3: importació de contactes a Word
Pas 1. Obriu Microsoft Word
La icona de l'aplicació Microsoft Word sembla una "W" blanca sobre fons blau fosc. Igual que a Microsoft Excel, la pàgina "Nou" es mostrarà després d'obrir el programa.
Si ja teniu un document de Microsoft Word al qual voleu afegir contactes d'Excel, haureu de fer doble clic al document per obrir-lo. Omet el pas següent si ja tens un document personalitzat
Pas 2. Feu clic a Document en blanc
És un quadre blanc situat a l'extrem superior esquerre de la pàgina. Després, es mostrarà un document en blanc de Microsoft Word.
Pas 3. Feu clic a la pestanya Mailings
Aquesta pestanya es troba a la part superior de la finestra de Microsoft Word. Després, la barra d'eines apareixerà just a sota de la fila de pestanyes.
Pas 4. Feu clic a Selecciona destinataris
Es troba a la secció "Inicia la combinació de correu" de la barra d'eines " Enviaments " Després, es mostrarà un menú desplegable.
Pas 5. Feu clic a Utilitza una llista existent …
Aquesta opció es troba al menú desplegable. Després d'això, s'obrirà una nova finestra.
- Si voleu utilitzar els contactes de l'Outlook, podeu seleccionar l'opció " Trieu un dels contactes de l'Outlook ”Del menú desplegable.
- També podeu escriure una llista temporal d’informació de contacte a Word seleccionant “ Escriviu una llista nova " Aquesta funció és útil quan només heu de crear informació de contacte.
Pas 6. Seleccioneu el full de contacte de Microsoft Excel
A la part esquerra de la finestra, feu clic a la carpeta que conté el full de contacte d'Excel. Després, feu clic al full d'Excel per seleccionar-lo.
Pas 7. Feu clic a Obre
Es troba a l'extrem inferior dret de la finestra.
Pas 8. Confirmeu la selecció
Feu clic al nom del full d'Excel a la finestra emergent i, a continuació, feu clic a D'acord ”Que es troba sota la finestra. El full d'Excel se seleccionarà com a ubicació de la font de contacte.
Assegureu-vos que la casella de selecció "Primera fila de dades conté capçaleres de columna" a la part inferior de la finestra està marcada
Part 3 de 3: Ús de la funció de combinació de correu
Pas 1. Aneu al lloc o punt on voleu inserir la informació de contacte
Cerqueu el lloc on voleu afegir informació de contacte (per exemple, el cap del document) i feu-hi clic per col·locar el cursor.
Pas 2. Feu clic a Insereix camp de combinació
Aquesta opció es troba a la secció "Escriu i insereix camps" de la pestanya ". Enviaments " Després, es mostrarà un menú desplegable.
Potser haureu de fer clic a la pestanya " Enviaments ”Una vegada més abans de seguir aquest pas.
Pas 3. Seleccioneu el tipus d'informació
Al menú desplegable, feu clic al nom d'una de les capçaleres o encapçalaments d'informació del document d'Excel per inserir-la al document de Word.
Per exemple, si voleu afegir l'etiqueta de nom d'un contacte, feu clic a " Nom ”Al menú desplegable.
Pas 4. Afegiu altra informació si cal
Aquesta informació inclou adreça, cognoms, número de telèfon de contacte, etc.
Pas 5. Feu clic a Finalitza i combina
Es troba a l'extrem dret de la barra d'eines de pestanyes. Enviaments Després, es mostrarà un menú desplegable.
Pas 6. Determineu les opcions de combinació
Feu clic en una de les opcions següents:
- “ Editeu documents individuals ”- Aquesta opció obrirà cada document destinatari perquè pugueu reajustar-lo.
- “ Imprimeix documents … ”- Aquesta opció us permet imprimir una còpia del document per a cada persona que apareix al full de contacte.
- “ Envia missatges de correu electrònic … ”- Aquesta opció us permet enviar el document com a correu electrònic. L'adreça electrònica del contacte se seleccionarà com a adreça electrònica de destinació.
Pas 7. Seguiu les instruccions que es mostren a la pantalla
És possible que tingueu formularis addicionals per revisar, en funció de les opcions seleccionades (per exemple, si seleccioneu " Correu electrònic ", Heu d'introduir un títol i fer clic a" D'acord "). Després d'això, el procés de combinació de correus s'ha completat.
