La combinació de correu és una funció habitual dels programes d’Office per adaptar-se a un document per a diversos destinataris. Podeu organitzar i combinar tot tipus de documents, inclosos sobres, etiquetes, cartes de formulari, correus electrònics, faxs i cupons numerats. Llegiu els passos següents per esbrinar com utilitzar la combinació de correu en un ordinador.
Pas
Mètode 1 de 3: Preparació
Pas 1. Creeu un fitxer de dades
Les dades poden ser fitxers de fulls de càlcul (fulls de treball), fitxers de base de dades o fins i tot documents de text en un format adequat. Els fitxers de fulls de treball són els més utilitzats; Aquesta guia suposa que utilitzeu un full de càlcul.
-
Les dades del fitxer han d’incloure tota la informació que canviarà a cada còpia. Per exemple, si escriviu una carta de formulari, el fitxer inclourà els noms i, possiblement, les adreces de totes les persones a qui vulgueu escriure.
Introduïu una informació a cada cel·la de la línia, de manera que cada tipus d'informació (nom, cognoms, honorífic, etc.) es trobi a la seva pròpia columna
-
Creeu noms de columna raonables. La combinació de correu llegeix les dades de cada columna i assumeix que la primera entrada de cada columna d’informació és el nom comú d’aquest tipus d’informació; per tant, utilitzeu un nom que tingui sentit.
Per exemple, inicieu el camp del primer nom escrivint "nom" i, a continuació, escriviu tots els primers noms. Quan se us demani que introduïu una columna de dades en una carta, veureu "nom" com a opció i recordareu immediatament el que hi ha en aquesta columna
- Els usuaris de Microsoft Office que utilitzen l'Outlook com a mitjà per enviar correus electrònics poden utilitzar la llibreta d'adreces d'Outlook com a fitxer de dades, si ho desitgen.
Pas 2. Deseu el fitxer de dades
Deseu el fitxer perquè el pugueu trobar fàcilment. Poseu-li un nom que us sigui fàcil de recordar.
Pas 3. Escriviu el document principal
Aquest document inclourà informació. Per exemple, si escriviu una carta de formulari, el document principal és la carta. Actualment, tots els ítems que han de ser continguts combinats per correu (com ara el nom) es deixen en blanc.
Mètode 2 de 3: combinació de correu a MS Office
Pas 1. Obriu el tauler de tasques de combinació de correu
Al document principal, feu clic al tauler per obrir-lo. Si no el veieu, aneu al menú Eines i seleccioneu Combinació de correu de la llista.
Pas 2. Responeu a les preguntes de MS Office
La funció de combinació de correu a Office inclou diversos passos dissenyats per facilitar la combinació de fitxers amb més intel·ligència i precisió.
- Comenceu seleccionant el tipus de document que esteu escrivint. Feu clic al que millor s'adapti i feu clic a Següent.
- Seleccioneu el document inicial que vulgueu utilitzar. Si seguiu aquests passos, podeu seleccionar utilitzar aquest document. Feu clic a Següent.
Pas 3. Seleccioneu els fitxers que voleu combinar
Aquest és el fitxer de dades que heu creat anteriorment. Seleccioneu el botó d'opció adequat i feu clic a Següent per localitzar el fitxer i enllaçar-lo al document principal.
Si voleu utilitzar la llibreta d'adreces d'Outlook, feu clic a aquesta opció
Pas 4. Trieu quines dades voleu utilitzar
Office us permet seleccionar o desseleccionar les files d'informació que desitgeu. Podeu seleccionar els elements d'informació del fitxer de dades que vulgueu combinar amb el document principal, de manera que el fitxer de dades serà més útil més endavant si el feu servir per a diferents coses. Un cop satisfet, feu clic a Següent.
Les dades es poden ordenar fent clic als encapçalaments de cada columna. Això pot ser útil si voleu cercar ràpidament entre molta informació
Pas 5. Introduïu els camps de dades
A la pàgina següent del panell de tasques, se us demanarà que escriviu un document si encara no ho heu fet i se us presentaran diverses opcions per inserir dades del fitxer al document.
-
Introduïu una columna de dades col·locant el cursor a la columna de dades i, tot seguit, fent clic al botó corresponent de la barra de tasques per inserir-la.
Podeu suprimir camps de dades mal ubicats o duplicats prement la tecla Supr, igual que les lletres o els números normals
-
Les opcions predefinides canviaran lleugerament en funció del tipus de document que seleccioneu. Office fa tot el possible per emplenar la informació adequada a partir de les dades que proporcioneu. Per exemple, si escriviu una carta de formulari empresarial, és possible que vegeu una opció per inserir un bloc d’adreces que inclogui el nom i el cognom i l’adreça completa de cada destinatari ordenats de manera transversal en diverses línies.
- Algunes opcions predefinides obriran finestres addicionals perquè empleneu la informació adequada. Tot és més o menys senzill i fàcil d’entendre.
- Si utilitzeu les opcions predefinides i no trobeu la informació adequada, feu clic al botó Coincideix camps per definir el vostre propi nom de columna de dades que coincideixi amb el nom per defecte. Per exemple, podeu especificar la categoria "Cognom" en un fitxer de dades per emplenar les dades "Cognom" al bloc d'adreces.
- Per utilitzar la vostra pròpia columna, feu clic a més opcions. Podreu veure els noms que heu donat a cada columna i utilitzar-los.
Pas 6. Comproveu el correu
La combinació de correu no mostrarà informació específica als camps que apliqueu al document principal fins que no l'imprimiu, però Office ofereix una funció de previsualització que us permet comprovar i assegurar-vos que la informació que apareix coincideixi amb les columnes que voleu el document. Utilitzeu-los fins que estigueu satisfet amb l'ordre que es mostra.
Pas 7. Completeu la combinació
La pantalla final del panell de tasques de combinació de correu us informarà que tot està en ordre i a punt per imprimir el document. Cada conjunt d'informació apareixerà per document imprès i el programa imprimirà tantes còpies del conjunt d'informació com hi hagi.
Si voleu editar lletres específiques vosaltres mateixos, també podeu fer-ho des d'aquesta pantalla de la barra de tasques fent primer clic a "edita lletres individuals"
Mètode 3 de 3: Fusió de correu a OpenOffice.org
Pas 1. Creeu una base de dades
Pas 2. Introduïu els camps de dades
Ara heu enllaçat la vostra informació amb una base de dades que OpenOffice.org pot entendre i fer servir la base de dades per combinar el correu és fàcil sempre que sàpiga on buscar.
- Al menú Insereix, seleccioneu camps i, a continuació, altres … del submenú. També podeu prémer Ctrl + F2.
- A la finestra que apareix, feu clic a la pestanya Base de dades.
-
Feu clic al botó Cerca a la part inferior dreta de la finestra i cerqueu el fitxer de base de dades que acabeu de crear.
Un cop seleccionada, la base de dades apareixerà en una llista titulada Selecció de base de dades a la part dreta de la finestra
- De la llista de tipus a la part esquerra de la finestra, seleccioneu els camps de combinació de correu.
- Feu clic al "+" al costat de la vostra base de dades i apareixerà un fitxer de full de treball a sota. Feu clic a "+" al seu costati veureu el nom de la columna de dades que heu seleccionat quan heu creat el full de càlcul.
-
Seleccioneu quina columna de dades voleu inserir i feu clic a Insereix per col·locar la columna de dades al document principal.
- Recordeu col·locar el cursor on vulgueu inserir la columna de dades abans de fer clic a Insereix; en cas contrari, haurà de moure'l a la posició correcta.
- Igual que a Office, els camps de text es tracten com a caràcters alfanumèrics al document principal. Podeu moure-la mitjançant la barra espaiadora i suprimir-la amb la tecla Supr.
Pas 3. Completeu la combinació
Comproveu la ubicació de cada columna de dades. Un cop fet, imprimiu el document principal. La combinació de correu imprimirà una còpia per a cada conjunt d’entrades del fitxer unit al document.
Consells
- Els programes de processament de textos solen tenir plantilles que podeu utilitzar per crear el document principal.
- Assegureu-vos de desglossar les columnes en les paraules clau més específiques. Per exemple, podeu utilitzar sobrenoms (senyor, senyora, senyoreta), nom i cognoms dels noms. Utilitzeu tres columnes separades per al nom amb un tipus de columna de dades a cada columna.
