Sovint us fixeu mirant per la finestra durant minuts tot i que teniu feina per fer? Esteu buscant informació inútil o jugant a Internet, tot i que hi ha tasques més importants que cal fer immediatament? Sembla que heu d’admetre que teniu tendència a postergar. La clau per gestionar el temps de manera més eficaç és minimitzar les distraccions, centrar-se en les tasques més importants que heu de fer i trobar maneres més fiables d’augmentar la vostra productivitat.
Pas
Mètode 1 de 2: Eviteu l'hàbit de perdre el temps
Pas 1. Mantingueu-vos allunyats d'Internet
Avui en dia és tan fàcil accedir a Internet i, per tant, sovint tenim la temptació d’accedir-hi. Quan us adoneu que heu de deixar de perdre el temps i fer alguna cosa, evitar Internet es converteix en una manera fàcil de trencar l’hàbit de la postergació.
Si la vostra determinació no us pot ajudar a mantenir-vos fora d’Internet (o, pitjor encara, la feina que heu de fer requereix que utilitzeu Internet) podeu instal·lar aplicacions de bloqueig de llocs per a diversos navegadors. Només heu d’activar aquesta aplicació si necessiteu mantenir la concentració i deixar que aquest programa us ajudi
Pas 2. Tanqueu el quadre de correu electrònic
Una enquesta realitzada als empleats de Microsoft va demostrar que passaven uns deu minuts responent correus electrònics i, després, quinze minuts addicionals tornaven a centrar-se en la tasca que portaven a terme. Si realment us heu de centrar en una tasca, podeu configurar la vostra bústia de veu perquè respongui automàticament i intentar evitar que la comproveu fins que no hàgiu acabat la feina.
Podeu fer el mateix amb missatges de text, missatges instantanis, notificacions automàtiques, alertes per a mòbils, etc. Aquestes distraccions poden fer que ens posposem perquè sovint se senten més productius que altres coses que perden el temps, però sovint són igualment improductives. Apagueu el mòbil tant com sigui possible
Pas 3. Feu tota la feina en un dispositiu
Si utilitzeu un ordinador portàtil per treballar en fulls de càlcul, un telèfon mòbil per consultar el correu electrònic i una tauleta per fer presentacions, també ho tindreu difícil. Cada vegada que canvieu de dispositiu, és probable que hi hagi una distracció o dues a les quals us enfronteu i, després, necessiteu una mica de temps per tornar a enfocar-vos. Proveu de reunir tot el que necessiteu en un dispositiu mentre us prepareu abans de començar a treballar perquè pugueu utilitzar només un dispositiu a la feina.
Pas 4. Creeu una programació
A la majoria de la gent no li agrada fer un horari, però no cal fer un horari complet. Abans de començar a treballar en una tasca, dediqueu cinc minuts a fer una llista o altres coses necessàries per completar la tasca. En crear un bon període de temps, també podeu assegurar el progrés del vostre treball.
- Utilitzeu "quadrícules de temps" o segments de temps definits per a tasques específiques de manera que pugueu dividir aquesta tasca en parts viables més fàcilment. Aquest mètode es pot aplicar a tot tipus de coses, des de deures, tasques d'oficina o reformes de la llar.
- Si és possible, intenteu agrupar les vostres tasques i feines. Per exemple, si heu d’anar al supermercat i repostar el cotxe, proveu de fer les dues coses en un sol viatge. D’aquesta manera, podeu estalviar temps anant dues vegades per coses que es poden fer alhora.
Pas 5. Feu-ho més lentament
Pot semblar improductiu, però intenteu treballar més lentament, perquè si treballeu massa ràpid o feu més d’una tasca alhora, podríeu acabar perdent el temps. Els estudis demostren que només el 2% de les persones que fan una tasca alhora poden ser realment efectives i estalviar temps.
Treballar més lentament també ofereix l'oportunitat d'assegurar-vos de completar cada tasca de manera clara i clara, de manera que és menys probable que torneu a la tasca per corregir els errors que solen trigar més
Pas 6. Continueu treballant en la tasca actual
Sovint posposem perquè estem fent altres tasques importants (però no urgents) en lloc de les tasques importants que hem d’acabar ara mateix. Passar temps en activitats menys importants és un pas enrere i una pèrdua de temps si teniu altres tasques més urgents. Informeu-vos de si la tasca en què esteu treballant és o no la prioritat màxima de la vostra llista de tasques.
Intenteu prioritzar les vostres tasques. Comenceu amb algunes petites tasques per motivar-vos i, a continuació, concentreu-vos en les tasques més importants o urgents per a vosaltres en aquest moment
Pas 7. Doneu-vos temps per fer una pausa
Treballar sense parar et pot cansar i frustrar. Podeu fer-vos un descans al final de la vostra jornada laboral o al sopar per ajudar-vos a evitar un excés de treball que pugui afectar la qualitat del vostre treball.
Fins i tot si teniu problemes amb tasques que s’han d’enviar demà, doneu-vos temps per fer una pausa abans de treballar-hi de nou
Mètode 2 de 2: utilització de la prova nova
Pas 1. Creeu una taula per gestionar el vostre temps durant tot el dia
A hores d’ara ja heu cobert molts passos per ajudar-vos a mantenir la concentració des del mètode 1 i aquesta prova iterativa és una bona manera de comprovar l’eficàcia que l’utilitzeu. Comenceu creant un full de càlcul o podeu crear una taula sobre paper o una pissarra. Creeu una columna per al rellotge i creeu una columna encara més àmplia a la dreta del mateix.
Pas 2. Deixeu de treballar al començament de cada hora
Aquesta prova requereix que descanseu un minut o dos al començament de cada hora per avaluar com heu utilitzat l’hora anterior. Podeu configurar un temporitzador per assegurar-vos que atureu el temps suficient per omplir aquesta taula.
Pas 3. Penseu en com heu passat l’hora anterior
Durant el període d’avaluació, penseu en què heu fet l’hora anterior. Les coses que feu varien des de fer exercici fins estudiar per fer una prova o passar una hora davant la televisió. Intenteu ser honest amb vosaltres mateixos a l’hora d’avaluar aquesta hora.
Pas 4. Pregunteu-vos si voleu repetir l’hora
Per tant, aquesta prova es coneix com una prova nova. Un cop hàgiu sabut el que vau fer una hora abans, proveu de preguntar-vos si voleu tornar-ho a fer o no. Aquesta pregunta us ajuda a preguntar-vos si creieu que heu passat l’hora anterior de manera productiva. Si la resposta és negativa, és menys probable que vulgueu repetir el rellotge.
Pas 5. Resumiu el que heu fet en una hora i escriviu la vostra avaluació a la columna de la dreta
Fer un seguiment de com us va el dia i veure quantes hores voleu repetir i quantes hores no voleu repetir també pot ser una eina de motivació eficaç. Escriviu algunes paraules del que heu fet l’hora anterior a la columna de la dreta i també avalueu si voleu repetir-ho o no.
Pas 6. Conegueu les parts del dia que podeu controlar
Un dels inconvenients d’aquesta nova prova és que podeu jutjar ràpidament cada hora per la seva utilitat. Les classes en què el professor no ensenya material nou, reunions de treball improductives i altres parts del dia poden semblar molestes que perdem el temps. Intenteu recordar que de vegades no teniu un control complet sobre cada hora del dia i heu d’assistir a coses que us resulten improductives, com ara reunions de treball que per a vosaltres són una pèrdua de temps.
Ser flexible és important en tots els aspectes de la vida, inclòs el temps de diversió i relaxació
Consells
- Assegureu-vos que dormiu prou a la nit perquè no us sentiu mandrós i mandrós durant tot el dia.
- Intenteu ser honest amb vosaltres mateixos quan intenteu ser productius a la feina. De vegades, el millor que podeu fer és aturar-vos a passejar, menjar alguna cosa o parlar amb un amic durant uns minuts quan tingueu la sensació de necessitar refrescar-vos després d’un dur dia de feina.
