L’agenda diària us ajuda a dur a terme activitats previstes, per exemple, per complir cites importants, completar tasques, fer activitats divertides i completar els terminis. Tot i així, formar un hàbit d’utilitzar una agenda cada dia no és fàcil, ja que cal prendre notes i portar-la a tot arreu. Llegiu les instruccions següents per acostumar-vos a fer servir l'agenda com a part de la vostra rutina diària d'una manera fàcil i eficaç.
Pas
Primera part de 2: triar l’agenda adequada
Pas 1. Penseu en què utilitzeu l'agenda
Hi ha diverses agendes segons la professió i la personalitat de l'usuari. Quan seleccioneu una agenda, podeu utilitzar un bloc de notes amb línies o una agenda impresa que proporciona taules per enregistrar diverses tasques. Penseu per endavant per què voleu utilitzar l'agenda i per a què. Si l'agenda serà l'únic mitjà per planificar les activitats diàries, utilitzeu només una agenda. L’ús de més d’una agenda sol ser confús i menys útil. Per determinar l'agenda més adequada, tingueu en compte el següent:
- Necessito posar un número de telèfon a l'agenda?
- Vaig a utilitzar l'agenda només per registrar el calendari de reunions?
- Necessito una agenda que duri més d’un any?
- L'agenda pot substituir les notes que faig servir habitualment, per exemple: la programació diària de tasques?
- Utilitzaré un quadern ordinari o una agenda tabular amb funcions múltiples?
- Necessito una agenda petita que em quedi a la butxaca o una agenda prou gran per fer un seguiment dels minuts de les reunions?
- Vaig a apuntar l’horari cada dia o només és per a activitats de cap de setmana?
Pas 2. Trieu l'agenda segons calgui
Cerqueu una agenda en una botiga que ven articles d’oficina, articles de papereria, calendaris o en línia. El preu de l’agenda és molt variat. A més de tenir en compte l’aspecte estètic, prioritzeu la distribució de llibres i formats de taula a l’agenda. Trieu una agenda que us agradi segons el vostre estil de vida i les activitats diàries.
Pas 3. Tingueu en compte l’aspecte estètic
A més de donar prioritat a la funció, una agenda atractiva i agradable fa que sigui més feliç d’utilitzar-la. Podeu triar una agenda senzilla amb una tapa negra de color simple o una tapa de colors amb imatges i dissenys atractius. L’aspecte estètic serà beneficiós si s’ajusta a l’ètica laboral que preval a l’empresa.
Presteu també atenció als aspectes estètics de l’agenda, no només a l’exterior. Molta gent prefereix les agendes amb pàgines planes per sobre de pàgines ratllades. Altres requereixen taules simètriques o un disseny fàcil d'ajustar. Vostè mateix pot necessitar una agenda diferent amb un aspecte determinat. Trieu una agenda amb una bonica portada i un interior per engrescar-vos amb l’ús de la vostra agenda cada dia
Pas 4. Prepareu un llapis i un llapis
L’agenda serà més útil si s’utilitza per prendre notes. Tingueu a punt un llapis i un llapis on escriviu o posareu la vostra agenda, per exemple:
- Al maletí o a la bossa del portàtil
- A la bossa de mà
- A l’escriptori de l’oficina
- A l’escriptori de casa
- A prop del telèfon
- Si perdeu sovint els estris d’escriptura, guardeu un llapis a l’agenda per si de cas o utilitzeu un organitzador que tingui un portallapis.
Part 2 de 2: Utilitzar l'agenda amb eficàcia
Pas 1. Teniu la intenció d'utilitzar l'agenda cada dia
Les persones que estan fermament compromeses solen complir millor els compromisos. Canviar hàbits no és fàcil, però podeu formar nous hàbits dient-vos que teniu intenció de fer petites coses de maneres noves.
Tingueu en compte que els bons hàbits són més fàcils de formar si us centreu en un hàbit en concret. No formis hàbits nous que t’aclaparin. De moment, centreu-vos a formar l’hàbit d’utilitzar una agenda
Pas 2. Digueu a un amic que voleu utilitzar l'agenda
Les persones tendeixen a adoptar nous hàbits amb més facilitat en comunitats que coneixen les seves resolucions i es donen suport. Comparteix les teves intencions amb un amic o company de feina. Si els vostres amics volen formar els mateixos bons hàbits, podeu recordar-vos que prenen notes regularment.
Pas 3. Col·loqueu l'agenda al mateix lloc cada dia
Utilitzeu l'agenda com a únic calendari a casa i a la feina, ja que us serà difícil organitzar un horari si feu servir dues agendes. Tanmateix, això també requereix coherència, ja que heu de registrar totes les activitats a casa i a la feina. Perquè no hagueu de fer cerques, trieu un lloc a l'oficina i un altre a casa per posar l'agenda. La coherència és el factor determinant per formar aquest hàbit, així que no poseu la vostra agenda en cap altre lloc.
- Un lloc fantàstic per posar l'agenda a casa és al costat del telèfon, al maletí, a prop de les tecles del telèfon o del cotxe.
- El lloc adequat per posar l'agenda a l'oficina és a l'escriptori, al calaix principal de l'escriptori, al costat del telèfon o al maletí.
Pas 4. Preneu una nota per recordar-vos que porteu sempre una agenda quan aneu d’anada i tornada a la feina
És possible que deixeu l’agenda a casa o a la feina quan l’acabeu d’utilitzar. Per evitar-ho, escriviu recordatoris i col·loqueu-los en un lloc visible de casa i oficina. Basant-se en la investigació, una manera eficaç de donar forma a determinats comportaments és utilitzar recordatoris escrits en petits trossos de paper. Feu el mateix per vosaltres mateixos establint un recordatori: "Vau portar la vostra agenda?" en un lloc visible, per exemple:
- A l'ordinador portàtil
- A la taula
- Al costat del telèfon
- A la porta
- A la taula de la cuina
- Al mirall del bany
- Allibereu recordatoris si esteu acostumat a portar la vostra agenda amb vosaltres cap a i des de la feina.
Pas 5. Introduïu tota la informació a l'agenda
Un cop tingueu una agenda, heu de registrar molta informació, per exemple: reunions programades, tasques pendents i altres activitats que estaven previstes per endavant. Reservi 1-2 hores per registrar tota aquesta informació. Aquest mètode també us fa acostumar-vos a utilitzar correctament l’agenda i a poder fer un bon horari. Coses a tenir en compte a l'agenda, per exemple:
- Informació de contacte de familiars, amics, col·legues i clients
- Horari de reunions a l’oficina
- horari de lliçons
- Terminis per a treballs d'oficina o tasques escolars
- Horari laboral (si l’horari laboral canvia freqüentment)
- Una cita amb un metge de capçalera o un dentista
- Aniversaris dels éssers estimats
- Activitats importants a l'oficina
- Esdeveniment privat especial
- Dates importants per a una afició o activitat extraescolar, per exemple: una data de recital de piano o un programa de pràctiques de ioga
Pas 6. Llegiu l’agenda cada matí
Cada matí abans de sortir a la feina, preneu-vos el temps per llegir l'agenda per determinar el calendari de reunions, reunions i tasques que heu de realitzar. Dediqueu temps per recordar si hi ha tasques que heu d’afegir a la programació, que s’han completat o que cal reprogramar-les. Consulteu el vostre horari cada matí per poder aprofitar al màxim el vostre temps de treball un cop arribeu a l'oficina.
Pas 7. Llegiu l'agenda abans de deixar la feina
Assegureu-vos que heu completat totes les activitats diàries tal com estava previst llegint l'agenda una vegada més abans de deixar la feina. Penseu si cal que anoteu alguna cosa per a la setmana que ve. Acostumeu a actualitzar les notes de l’agenda per facilitar-vos el compliment de les vostres responsabilitats laborals.
Pas 8. Feu servir reforços positius per motivar-vos
Penseu en l’agenda com una cosa positiva en la vida diària, no com una càrrega o obligació. Utilitzeu una agenda per recompensar-vos després de finalitzar una tasca. Al final, intentareu completar una tasca perquè voleu sentir el bonic que és ratllar un calendari de tasques completat. Feu algunes de les accions següents com a reforç positiu:
- Ratlla les tasques i les reunions acabades. Si no us sentiu bé, rellegiu totes les activitats que heu realitzat i sentiu-vos orgullosos del que heu fet.
- Premieu-vos per completar algunes tasques. Per exemple: gaudiu del vostre cafè preferit o passegeu tranquil·lament després d’haver completat cinc tasques o assolir un objectiu determinat. Això us motivarà a utilitzar la vostra agenda i completar les tasques el millor possible.
- Feu alguna cosa divertida mentre llegiu l'agenda. En lloc de sentir-se aclaparat en comprovar l’agenda, utilitzeu l’agenda com una eina que doni suport a la productivitat del treball. Acostumeu-vos a llegir l’agenda mentre feu activitats divertides perquè us sentiu més positius i elimineu els sentiments negatius. Per exemple: cada vegada que llegiu l’agenda al matí o abans de tornar a casa de la feina, gaudiu d’una tassa de cafè, xocolata o escolteu la vostra cançó preferida. Aquest mètode fa que el cervell associe l’agenda amb alguna cosa que afavoreixi sentiments positius.
- Doneu una recompensa especial si aconseguiu utilitzar l'agenda de manera constant durant una setmana. Les persones que tot just comencen a utilitzar una agenda solen necessitar una motivació addicional per acostumar-se a portar una agenda i prendre notes cada dia. Si podeu fer-ho durant una setmana, feu-vos un regal especial, per exemple: gaudir d’un gelat, veure una pel·lícula o beure cafè amb un amic. Al cap d'unes setmanes, ja us acostumareu a portar i utilitzar l'agenda.
- Escriviu coses positives com prendre notes sobre una tasca important. Per facilitar els nous hàbits, utilitzeu l'agenda per recordar-vos els plans d'activitats lúdiques (dinar amb amics, per exemple) i activitats menys agradables (per exemple: consultar al dentista).
Pas 9. Acostumeu a actualitzar les notes de tasques segons sigui necessari
Quan consulteu l’agenda al matí i al vespre, preneu nota de tota la informació nova, per exemple: tasques a completar, horaris de reunions, cites i terminis. Preneu notes també cada vegada que hi hagi una nova tasca. Actualitzar l’agenda periòdicament us facilitarà la gestió del temps i la tranquil·litat. A més, no haureu de recordar les tasques que s’han enregistrat perquè no tingueu preocupacions ni dubtes.
Si hi ha tasques molt pesades, feu un calendari diferent perquè el pugueu completar segons la vostra capacitat. No deixeu que la vostra motivació es perdi perquè penseu en tasques inacabades mentre feu la rutina de la jornada laboral
Pas 10. Sigues pacient
Passareu 1-2 mesos perquè el nou hàbit funcioni. Tingueu paciència i perdoneu-vos si deixeu l’agenda a casa o us oblideu de gravar el vostre horari perquè es formaran nous hàbits al cap d’un temps. Recordeu que les omissions menors no disminueixen la vostra capacitat per formar nous hàbits.
Prepareu un pla de còpia de seguretat en cas que oblideu portar la vostra agenda, per exemple, escrivint l’horari de la reunió en un petit tros de paper i enganxant-lo a l’escriptori de l’oficina. Per recordar-vos de totes les activitats i terminis importants, utilitzeu una aplicació de recordatori en línia al telèfon o a l'ordinador portàtil per assegurar-vos que esteu sempre al dia, fins i tot si us quedeu enrere a l'agenda
Consells
- Consulteu l'agenda com una eina útil en lloc d'una càrrega. Si utilitzeu una agenda, us serà més fàcil organitzar les vostres activitats diàries. A la llarga, podeu estalviar algunes hores estalviant uns minuts cada dia.
- La coherència recolzada en un reforç positiu té un paper important en la formació de nous hàbits. Per mantenir la motivació, utilitzeu l'agenda amb regularitat, concentreu-vos en les coses positives que obteniu de l'ús de l'agenda i premieu-vos a vosaltres mateixos si cal.
- Trieu una agenda que us agradi i segons les vostres necessitats. Compreu una agenda que proporcioni un format tabular perquè pugueu anotar tota la informació important i programar les vostres activitats diàries.
