L’assistent fora de l’oficina o “a l’aire lliure” de Microsoft Outlook us permet configurar respostes automàtiques que s’envien a les persones que es posen en contacte amb vosaltres mentre esteu inactius o fora de l’oficina. La funció fora de l’oficina només està disponible per als usuaris del compte de Microsoft Exchange. Tanmateix, fins i tot els usuaris domèstics sense compte d'Exchange poden crear plantilles "fora d'oficina" i crear regles per al programa perquè l'Outlook pugui enviar respostes automàticament.
Pas
Mètode 1 de 4: Outlook 2013 i 2010
Pas 1. Feu clic al menú "Fitxer" i seleccioneu "Informació" al menú de la barra lateral esquerra
Pas 2. Seleccioneu "Respostes automàtiques (fora de l'oficina)"
Després s'obrirà el quadre de diàleg "Respostes automàtiques".
Si aquesta opció no està disponible, és possible que utilitzeu un compte que no sigui d'Exchange. Seguiu els passos descrits al quart mètode d'aquest article per configurar respostes automàtiques a comptes que no siguin d'Exchange
Pas 3. Marqueu l'opció "Enviar respostes automàtiques"
Pas 4. Marqueu l'opció "Enviar només durant aquest interval de temps" i seleccioneu l'hora d'inici desitjada ("Hora d'inici") i l'hora de finalització ("Hora de finalització")
Per exemple, si teniu previst prendre unes vacances de dues setmanes, seleccioneu la durada de les vacances.
Pas 5. Feu clic a la pestanya "Dins de la meva organització" i, a continuació, escriviu un missatge automatitzat que s'enviarà als companys de feina (a la mateixa oficina o empresa) que vulguin contactar amb vosaltres
Pas 6. Feu clic a la pestanya "Fora de la meva organització" i, a continuació, escriviu un missatge automatitzat que s'enviarà a les persones externes a la vostra organització o oficina que vulguin contactar amb vosaltres
Per exemple, escriviu un missatge explicant que esteu ocupat i dirigiu l’emissor del missatge per fer-li preguntes i discutir problemes amb altres contactes de l’oficina.
Pas 7. Feu clic a "D'acord"
Les persones que us envien un correu electrònic quan no esteu a l'oficina rebran un missatge automatitzat que creeu.
Mètode 2 de 4: Outlook 2007
Pas 1. Feu clic al menú "Eines" i seleccioneu "Fora de l'Assistent d'Office"
S'obrirà el quadre de diàleg "Assistent fora d'oficina".
Si aquesta opció no està disponible, és possible que utilitzeu un compte que no sigui d'Exchange. Seguiu els passos descrits al quart mètode d'aquest article per configurar respostes automàtiques a comptes que no siguin d'Exchange
Pas 2. Marqueu l'opció "Enviar respostes automàtiques fora de l'oficina"
Pas 3. Marqueu l'opció "Envia només durant aquest interval de temps" i seleccioneu l'hora d'inici desitjada ("Hora d'inici") i l'hora de finalització ("Hora final")
Per exemple, si teniu previst estar fora de l'oficina un dia, trieu una data adequada (la data de sortida o la data de no presentació, per exemple).
Pas 4. Feu clic a la pestanya "Dins de la meva organització" i, a continuació, escriviu la resposta automàtica que vulgueu enviar als companys de feina (a la mateixa oficina o empresa) que vulguin contactar amb vosaltres
Per exemple, expliqueu que no esteu a l'oficina durant un dia i que el gerent serà el responsable del vostre treball mentre estigueu fora.
Pas 5. Feu clic a la pestanya "Fora de la meva organització" i, a continuació, escriviu un missatge automatitzat que vulgueu enviar a persones de fora de la vostra organització o oficina que vulgueu contactar-vos
Pas 6. Feu clic a "D'acord"
Les persones que us envien un correu electrònic quan no esteu a l'oficina rebran un missatge automatitzat que creeu.
Mètode 3 de 4: Outlook 2003
Pas 1. Feu clic al menú "Eines" i seleccioneu "Fora de l'Assistent d'Office"
S'obrirà el quadre de diàleg "Assistent fora d'oficina".
Si aquesta opció no està disponible, és possible que utilitzeu un compte que no sigui d’intercanvi. Seguiu els passos descrits al quart mètode d'aquest article per configurar respostes automàtiques a comptes que no siguin d'Exchange
Pas 2. Marqueu l'opció "Actualment estic fora de l'oficina"
Pas 3. Escriviu a la pantalla el missatge que vulgueu que s'enviï automàticament a les persones que us contactin
Les persones que us enviïn un correu electrònic rebran respostes automàtiques fins que torneu a la feina.
Pas 4. Feu clic a "D'acord"
Totes les parts que us contactin per correu electrònic rebran un missatge automàtic "Fora de l'oficina" durant un període de temps indefinit, o fins que repetiu el primer pas d'aquest mètode i seleccioneu "Actualment estic a l'oficina".
Mètode 4 de 4: compte que no és d’intercanvi
Pas 1. Executeu Microsoft Outlook a l'ordinador personal
Pas 2. Feu clic al menú "Inici" i seleccioneu "Correu electrònic nou"
Pas 3. Escriviu la resposta que vulgueu que s'enviï automàticament a les persones que es posin en contacte amb vosaltres al cos del missatge
Més tard, aquest missatge s'utilitzarà com a plantilla "fora de l'oficina".
Pas 4. Feu clic al menú "Fitxer" i seleccioneu "Desa com"
El quadre de diàleg "Desa com" s'obrirà després.
Pas 5. Seleccioneu "Plantilla d'Outlook" al menú desplegable "Desa com a tipus"
Pas 6. Escriviu el nom de la plantilla de missatge i feu clic a "Desa"
Aquesta plantilla ara es pot utilitzar sempre que no es pugui contactar per correu electrònic al vostre compte personal d'Outlook.
Pas 7. Feu clic a "Inici", seleccioneu "Regles" i seleccioneu "Gestiona regles i alertes"
Per tal que la plantilla s'enviï automàticament als remitents de missatges quan esteu fora de contacte, heu de crear una regla que indiqui a l'Outlook que respongui automàticament a les cartes rebudes mitjançant la plantilla.
Pas 8. Seleccioneu "Nova regla" i, a continuació, seleccioneu "Aplica regles als missatges que rebo" a la secció "Comença des d'una regla en blanc"
Pas 9. Feu clic a "Següent" i, a continuació, torneu a seleccionar "Següent" per crear una regla
Pas 10. Marqueu l'opció "Respon mitjançant una plantilla específica" a "Què voleu fer amb el missatge? ”.
Pas 11. Marqueu l'opció "una plantilla específica" a la secció "Edita la descripció de la regla (feu clic a un valor subratllat)"
Pas 12. Seleccioneu "Plantilles d'usuari al sistema de fitxers" al menú desplegable "Cerca a"
Pas 13. Seleccioneu una plantilla prefabricada per utilitzar-la com a resposta automàtica "fora de l'oficina" i, a continuació, seleccioneu "Obre"
Pas 14. Feu clic a "Següent" i, a continuació, afegiu excepcions si cal
Per exemple, podeu reenviar correus electrònics d’un remitent concret a un altre compte de correu electrònic.
Pas 15. Feu clic a "Següent" i, a continuació, escriviu el nom de la regla de resposta automàtica que s'ha creat
Pas 16. Feu clic a "Finalitza"
Qualsevol que us enviï un correu electrònic rebrà un missatge automàtic de la plantilla que creeu.
