Qui diu que escriure correus electrònics és la manera més fàcil de comunicar-se? De fet, escriure correus electrònics també té ètica. Dit d’una altra manera, cal distingir l’estil de llenguatge dels correus electrònics dirigits als companys de classe i als professors, sobretot perquè l’educació formal és la porta d’entrada a possibles carreres professionals. Per això, totes les interaccions que s’hi produeixen s’han de fer de manera professional, inclòs l’enviament de correus electrònics. Per exemple, els correus electrònics sempre s’han d’enviar amb la vostra adreça electrònica acadèmica i sempre s’han d’obrir amb una salutació formal. Tracteu la interacció com una carta comercial formal. És a dir, feu arribar el vostre punt de vista de manera clara, concisa i clara i feu servir una bona gramàtica.
Pas
Primera part de 3: crear una impressió positiva
Pas 1. Llegiu el pla d'estudis del curs per conèixer les respostes a les vostres preguntes
Generalment, les vostres preguntes han rebut resposta al material proporcionat pel professor al començament del procés de conferència. Com a resultat, insistir en preguntar-li al professor només us farà semblar un estudiant no seriós, i també pot irritar el professor que el contingut del vostre correu electrònic ocupi un temps valuós.
- El pla d'estudis del curs generalment contindrà informació sobre les tasques, els terminis per enviar les tasques, les polítiques de classe i els formats de tasques.
- Si el professor només proporciona una llista de lectura, no hi ha res dolent en enviar un correu electrònic per demanar material que no s’explica al pla d’estudis.
Pas 2. Utilitzeu la vostra adreça de correu electrònic acadèmica
El més probable és que el vostre professor rebi desenes o dotzenes de correus electrònics cada dia. És per això que heu d’utilitzar una adreça de correu electrònic acadèmica perquè els correus electrònics no acabin automàticament al quadre de correu brossa. A més, l’enviament d’un correu electrònic amb una adreça de correu electrònic acadèmica tindrà un aspecte molt més professional i ajudarà els professors a identificar clarament el nom del remitent, sobretot perquè les adreces de correu electrònic acadèmiques generalment inclouran el nom complet de l’estudiant.
Pas 3. Incloeu un tema representatiu
Dit d’una altra manera, assegureu-vos que el professor conegui el contingut del vostre correu electrònic, encara que només llegeixi el tema. Conèixer la intenció del vostre correu electrònic des del principi ajudarà el professor a deixar el moment adequat per llegir-lo i respondre-hi. Per tant, incloeu sempre un assumpte de correu electrònic clar i concís.
Per exemple, podeu escriure "Preguntes sobre tasques recents" o "Assajos finals"
Pas 4. Inicieu el correu electrònic esmentant el nom i el títol del professor
Per importants que siguin els vostres desitjos, inicieu sempre el vostre correu electrònic amb una salutació formal, tal com ho faríeu quan escriviu una carta formal similar. Per exemple, comenceu el correu electrònic escrivint "Benvolgut. El Dr. Jones ", seguit d'una coma. No us oblideu d'utilitzar un sobrenom que coincideixi amb les preferències del professor, d'acord!
- Si no esteu segur que el professor en qüestió hagi obtingut el doctorat, adreceu-vos-hi com a "Mr. Jones".
- Si teniu interaccions personals freqüents, no hi ha res dolent en fer servir una salutació més informal, com ara "Hola, senyor / doctor. Jones ".
Part 2 de 3: Redacció de contingut de correu electrònic
Pas 1. Identifiqueu-vos clarament
Com que el professor en qüestió no només us ensenya, és probable que hagueu de recordar la vostra identitat. Per tant, inicieu sempre el correu electrònic indicant el vostre nom, així com el nom del curs que us va reunir i les hores de lliçons, com ara "Classe de màrqueting a la tarda".
Pas 2. Centreu-vos en el vostre punt
Recordeu, els professors són gent molt ocupada. Per tant, assegureu-vos que el contingut del vostre correu electrònic no sigui complicat per no ocupar massa temps en coses sense importància. Feu arribar el vostre punt de vista de manera concisa, directa i clara i eviteu detalls poc importants o irrellevants.
Per exemple, si teniu alguna pregunta sobre una tasca, digueu-la clarament: “Hi ha alguna cosa que us vull preguntar sobre la tasca que vau donar dijous passat. La tasca s'ha de fer en grup o individualment, oi, senyor / senyora?"
Pas 3. Escriu en frases completes
Recordeu que aquests correus electrònics no són càrregues de Facebook ni missatges de text als vostres companys. És a dir, utilitzeu sempre frases completes i formals per demostrar la vostra professionalitat.
- Per exemple, no escriviu: "El material de l'última classe va ser molt divertit, senyor / senyora!"
- En lloc d’això, proveu d’escriure: "Gràcies per l’últim material que vau ensenyar i que va il·luminar la meva comprensió".
Pas 4. Utilitzeu el to de correu electrònic adequat
Quan contacteu per primera vegada amb un professor, recordeu-vos d’utilitzar un to i una gramàtica professionals. És a dir, no utilitzeu emoticones per cap motiu. Si heu enviat diverses vegades missatges al conferenciant, també heu d’escriure el vostre correu electrònic amb un to més informal, sobretot si el professor és el primer a actuar de manera informal (com enviar-vos emoticones).
Pas 5. Presenteu educadament la vostra sol·licitud
De fet, a molts estudiants els agrada demanar als seus professors. No ho feu, perquè no us ajudarà a aconseguir res. En lloc d’això, indiqueu les vostres intencions en forma de sol·licitud que el vostre professor pot acceptar o no.
Per exemple, si voleu demanar una extensió del temps per enviar tasques, no escriviu "La meva àvia va morir recentment, així que si us plau amplieu el termini per enviar tasques, d'acord?" En lloc d'això, escriviu una frase més educada com, "Ho sento senyor / senyora, aquesta setmana ha estat molt dura per a mi perquè la meva àvia acaba de morir. Si ho desitgeu, estareu disposats a donar-me una extensió de temps pel que fa a la presentació de treballs?"
Pas 6. Utilitzeu la puntuació correcta
Si el correu electrònic està dirigit a companys, per descomptat, el destinatari del correu electrònic no tindrà cap problema en posar un punt o una coma incorrectament. Tanmateix, si el correu electrònic és per a un professor, assegureu-vos que cada signe de puntuació estigui situat al lloc adequat.
Pas 7. Escriviu cada paraula amb l’ortografia correcta
Tot i l’ús generalitzat del llenguatge de text a Internet, no l’utilitzeu mai en un correu electrònic professional. En altres paraules, escriviu cada paraula en la seva forma completa, com ara "Sr" en lloc de "Sr". Utilitzeu l'ortografia correcta perquè els vostres correus electrònics siguin més professionals.
No oblideu comprovar la precisió del contingut del correu electrònic amb l'ajuda d'una aplicació o programa informàtic per comprovar l'ortografia
Pas 8. Col·loqueu les majúscules correctament
En particular, les paraules llistades al començament de les frases s’han d’escriure amb majúscula, així com alguns tipus de substantius (com ara malnoms). No tracteu els correus electrònics com a converses de missatges de text i assegureu-vos que sempre feu majúscules correctament.
Part 3 de 3: finalització del correu electrònic
Pas 1. Indiqueu les accions que ha de fer el vostre professor
En altres paraules, assegureu-vos que el vostre desig o sol·licitud estigui clarament indicat al final del correu electrònic. Per exemple, si voleu una resposta seva, no oblideu dir-ho. Si sentiu la necessitat de reunir-vos amb ell, també transmetreu aquest propòsit.
Pas 2. Torneu a llegir la gramàtica utilitzada al correu electrònic
Escaneja el correu electrònic per assegurar-te que no s'hagin produït errors gramaticals. Sovint, aquest procés us ajudarà a detectar un o dos errors menors que cal solucionar.
Pas 3. Torneu a llegir el correu electrònic des de la perspectiva del professor
Assegureu-vos que el vostre correu electrònic no soni com si exigíssiu alguna cosa. Assegureu-vos també que les vostres intencions es transmeten de manera senzilla, clara i no acolorida per informació personal que sigui menys important. A més de ser ineficaç, aquest comportament també és poc professional.
Pas 4. Finalitzeu el missatge de correu electrònic amb una felicitació de tancament formal
Igual que quan inicieu el correu electrònic amb una salutació professional, feu el mateix per finalitzar el correu electrònic. Per exemple, utilitzeu una felicitació formal de tancament, com ara "Sincerament" o "Salutacions", seguida d'una coma i acabant amb el vostre nom complet.
Pas 5. Torneu a enviar un correu electrònic al cap d’una setmana
Un cop enviat el correu electrònic, no continuï terroritzant el professor per obtenir una resposta. Tanmateix, si no heu rebut cap resposta al vostre correu electrònic durant una setmana o més, és una bona idea provar d’enviar-lo de nou, per si de cas va perdre el vostre primer correu electrònic.
Pas 6. Respondre a la resposta de correu electrònic que va rebre
Després de rebre una resposta per correu electrònic del professor en qüestió, no oblideu respondre per demostrar que heu rebut el correu electrònic correctament. Per exemple, simplement podeu enviar una breu nota d’agraïment o, si cal, enviar una resposta més llarga amb les mateixes regles d’escriptura per mantenir-lo professional. Si el vostre problema o pregunta no s'ha respost per correu electrònic, proveu de demanar-li que es reuneixi personalment.
- Per exemple, podeu escriure: "Gràcies per la resposta, senyor / senyora. Ens veiem a classe ".
- Si sentiu la necessitat de reunir-vos amb el professor després, proveu d’escriure: “Aprecio molt les vostres opinions sobre aquest tema. Si ho desitgeu, puc reunir-vos directament amb vosaltres per parlar-ne amb més detall?"
