Portar seminaris és una bona oportunitat per compartir coneixements i experiències amb els altres. Moltes persones se senten nervioses i ansioses a l’hora de parlar davant d’un públic, però això es pot superar amb molta pràctica i tanta preparació com sigui possible. Per tal que el seminari funcioni bé, heu de contactar amb l’organitzador per conèixer la durada del seminari i els temes a tractar. Prepareu materials de seminari en forma de diapositives que continguin una sèrie d’informació. També mostreu una presentació de diapositives amb fotos o gràfics. Quan aparegui davant d’un públic com a orador, demostreu confiança fent contacte visual, fent servir el llenguatge corporal adequat i parlant amb una articulació clara.
Pas
Mètode 1 de 3: Preparació inicial
Pas 1. Esbrineu la realització del seminari
Com a preparació inicial, discutiu amb els organitzadors diverses qüestions relacionades amb la implementació del seminari i els temes a tractar. Intenteu esbrinar quines són les expectatives dels organitzadors perquè els seminaris es poden impartir de diverses maneres, per exemple: se us demana que parleu sobre un document que es va distribuir abans de començar el seminari o que feu una presentació sense molta interacció amb el públic.
Pregunteu a l'organitzador: "El seminari es farà com una conferència que se centra a explicar els resultats de la investigació o interactuarà més amb el públic?"
Pas 2. Penseu qui serà el públic per al seminari
Prepareu els materials del seminari d’acord amb els interessos i les necessitats del públic, esbrinant qui assistirà al seminari. Si encara no coneixeu el vostre públic, demaneu informació als organitzadors sobre la seva formació i experiència educativa. Si ja heu treballat amb públics, utilitzeu el que sabeu per preparar materials i adaptar el vostre estil de presentació per beneficiar-los, especialment per preparar-los.
- Per exemple: quan impartiu un seminari de ciències davant d'especialistes, no cal que utilitzeu l'argot perquè podeu parlar directament del material amb més profunditat i detall.
- Depenent de qui hi assisteixi, podeu debatre sobre temes controvertits o demanar la seva opinió al públic.
- Arribeu aviat al lloc del seminari perquè pugueu xerrar amb alguns dels participants i observar la situació a la sala abans que comenci el seminari. Pregunteu a un dels participants: "Per què voleu assistir a aquest seminari?"
Pas 3. Esbrineu quines eines de presentació hi ha disponibles i quines eines heu de configurar
Assegureu-vos que podeu fer funcionar els dispositius de la sala, per exemple: domineu bé el programa PowerPoint i sabeu configurar les diapositives perquè canviïn automàticament sense fer clic al botó del teclat o del ratolí. Si voleu utilitzar un micròfon, primer apreneu a fer-lo servir i a ajustar el volum.
Per exemple: perquè pugueu mostrar una presentació de diapositives durant una presentació, assegureu-vos que hi hagi un projector que funcioni correctament a la sala
Pas 4. Prepareu diapositives i visuals que cridin l'atenció del públic
Abans de compilar material de presentació, imagineu-vos com serà una pantalla visual que sigui fàcil d’entendre per l’audiència. Si voleu mostrar una diapositiva, prepareu-ne una d’informativa amb imatges clares i escriptura fàcil de llegir. Utilitzeu fonts grans i formes clares. No incloeu massa gràfics i escriviu el mínim de text possible.
- Tingueu en compte que el públic necessita 1-2 minuts per llegir cada diapositiva fins al final. Així que no prepareu tantes diapositives que no pugueu acabar la presentació. En lloc d’això, presenteu imatges per donar suport a la informació que transmeteu verbalment al vostre públic.
- Utilitzeu altres pantalles visuals, per exemple: models, pòsters, flyers o fullets. En lloc de fixar-se a les diapositives, canalitzeu la vostra creativitat utilitzant aquestes instal·lacions i adaptant-les a la gestió del seminari.
Pas 5. Distribuïu materials de presentació abans del seminari si cal
Si voleu organitzar un seminari centrat en la discussió de comunicacions, suggeriu als organitzadors que cada participant hagi rebut una ponència uns dies abans. D’aquesta manera, poden preparar preguntes i comentaris. A més, podeu anar directament a material més complex assumint que el vostre públic té un cert nivell de comprensió.
Si el document distribuït encara està en curs, incloeu-lo a l'esborrany del document i torneu a transmetre la informació al començament del seminari. D’aquesta manera, el vostre públic sap que esteu preparat per acceptar crítiques i aportacions constructives
Pas 6. Practicar la realització del seminari segons el marc material
Quan hàgiu acabat de traçar l’esquema i les diapositives, practiqueu amb antelació. Demaneu als amics i familiars que participen al seminari com a simulació. Feu una gravació de vídeo de la vostra pràctica de presentació i, a continuació, torneu-la a jugar per determinar què encara cal millorar. Practiqueu el més freqüentment possible fins que domineu bé el material de presentació i estigueu preparats per impartir el seminari.
Cada cop que acabeu de practicar, anoteu les coses que han anat bé i el que cal millorar
Pas 7. Arribeu al lloc del seminari d'hora
Dediqueu temps perquè estigueu al lloc del seminari aviat per veure l’arranjament de la sala. Preneu-vos el temps per penjar materials de presentació i distribuir fotocòpies de treballs o fullets. A més, preneu-vos el temps per reunir-vos amb els organitzadors del seminari per coordinar-vos.
Si arribeu amb 15-30 minuts d’antelació, encara hi ha prou temps per fer les coses que cal fer abans de començar el seminari
Mètode 2 de 3: lliurament de materials del seminari
Pas 1. Presenteu-vos al públic
Obriu el seminari posant-vos al podi o davant de la sala i presenteu-vos. Descriviu breument la vostra experiència professional i per què us agradaria presentar un seminari sobre el tema a tractar. Això pot augmentar l’interès del públic per escoltar-vos parlar i fomentar la confiança mútua entre l’orador i el públic.
Si algú us va presentar, expliqueu breument per què us sentíu tan emocionat d’organitzar aquest seminari i agraïu als organitzadors que us donessin l’oportunitat de parlar davant d’un públic
Pas 2. Feu una presentació segons el material que s’hagi preparat
Presentar el material seqüencialment basat en el pensament lògic. Fins i tot si heu memoritzat tot el material, escriviu breument la informació important en paper o en targetes de notes per portar-la a la presentació. Podeu utilitzar aquestes notes per definir el tempo del vostre discurs. Utilitzeu aquestes directrius a l’hora de fer seminaris: “Digueu al públic el que voleu dir, expliqueu el que heu explicat, digueu el que heu explicat”.
Per exemple: quan feu un seminari amb un tema que es discuteix cronològicament, per exemple: la història de l’esclat de la segona guerra mundial, assegureu-vos que heu proporcionat molta informació abans de fer una explicació en ordre cronològic
Pas 3. Presentar el material sense mirar els mitjans visuals
Fer seminaris serà més fàcil si llegiu les diapositives. En el seu lloc, utilitzeu una diapositiva per donar suport a la informació important que s’explica. Si practiqueu molt, la forma d’utilitzar les diapositives pot mostrar si esteu fent un bon seminari.
Per exemple: quan mostreu una foto de Lincoln, utilitzeu la diapositiva com a suport mentre expliqueu els antecedents de la vida professional i personal de Lincoln. No cal escriure aquesta informació al costat de la foto
Pas 4. Porteu el seminari segons un calendari predeterminat
Un cop hagueu expressat la vostra voluntat d’organitzar un seminari, esbrineu quant de temps heu de parlar i, a continuació, prepareu el material segons el temps assignat. Acabeu la presentació a temps o amb un retard màxim de 5 minuts, sense més. Quan hagi passat el temps, arribeu a una conclusió immediatament i digueu que explicareu més a la sessió de preguntes i respostes.
Per exemple: digueu al públic: "He de finalitzar la presentació perquè s'acaba el temps, però continuaré discutint aquest tema en una sessió de preguntes i respostes"
Pas 5. Responeu les preguntes el millor possible
Comenceu a respondre repetint la pregunta que es fa per tal que tota la audiència senti el tema que voleu debatre. Abans de parlar, pensa en la resposta mentre construeixes una frase. En la mesura del possible, proporcioneu respostes recolzades pel material que acabeu de descriure i afegiu informació que no heu tingut temps de transmetre a causa de restriccions de temps o altres condicions.
- Després de respondre, agraïu a la persona que ha fet la pregunta. Si un participant domina la sessió de preguntes i respostes, digueu que pot tornar a parlar amb vosaltres després del tancament del seminari.
- Si no podeu respondre a una pregunta, digueu: "Aquesta pregunta és molt bona, però encara no puc respondre-la".
Mètode 3 de 3: demostrar habilitat i confiança
Pas 1. Feu un bon contacte visual
Mentre parleu, mireu per la sala mentre feu contacte visual amb tot el públic durant la vostra presentació. Si observeu que només busqueu en una direcció, mireu a un altre lloc. No us centreu només en el públic assegut a la part posterior o al davant. En lloc d’això, mireu tots els participants del seminari per poder captar la seva resposta al que heu de dir.
Pas 2. Parleu clar i carismàticament
Feu servir vídeos d’exercicis per esbrinar si la vostra veu vibra o no és prou forta. Parla en veu alta perquè no hagis d’utilitzar el micròfon. A més, mantingueu la presentació tranquil·la i pronuncieu cada paraula amb claredat perquè tothom pugui entendre el que dieu.
Escriviu: "Parleu clar" als marges de les notes d'esquema per recordar-vos que heu de mantenir la qualitat del so durant la presentació
Pas 3. Calma’t si alguna cosa surt malament
Si transmeteu la informació equivocada, és possible que el públic no la sàpiga. Per desfer-vos de qualsevol preocupació, admeteu que us van informar malament abans de continuar amb la presentació per restablir la confiança del públic en vosaltres.
Per exemple: digueu al públic: "Ho sento, no he actualitzat les dades de la columna 3 segons la posició actual. Un número més precís seria …”
Pas 4. Utilitzeu un bon llenguatge corporal
Controla els dits i els avantbraços perquè no sembles nerviós perquè jugues constantment amb un bolígraf o un altre objecte. Presteu atenció a com passeu i camineu de tant en tant, però no feu cap moviment que distregui el vostre públic. Quan practiqueu el llenguatge corporal, penseu si els vostres moviments distreuran l’audiència del material de presentació. Si és així, intenteu reduir o evitar el moviment.
