Un to escrit que susciti interès per la vostra organització farà que la vostra sol·licitud de donació sigui eficaç. L’ús del correu electrònic com a mitjà de captació de fons està guanyant popularitat perquè és relativament més barat que el correu físic i el telèfon. El correu electrònic fa que la comunicació passi més ràpidament. Hi ha diversos passos que podeu fer per crear un missatge de correu electrònic atractiu al qual els lectors responguin i obtingueu una gran recaptació de la donació.
Pas
Part 1 de 3: Configuració d'una estructura de correu electrònic
Pas 1. Creeu un títol fort
El títol és la primera línia d’un correu electrònic que serveix de títol. De tots els correus electrònics enviats, només es va obrir el 15% dels correus electrònics. Un títol enganxós cridarà l'atenció d'aquest 15% de la gent i els animarà a continuar llegint. A la majoria de comptes de correu electrònic, podeu llegir la primera línia (títol) del correu electrònic al costat de l'assumpte. Aquests titulars animen la gent a obrir els vostres correus electrònics i a continuar llegint
- Utilitzeu verbs i substantius actius per cridar l’atenció. Utilitzeu també les funcions de mida de lletra en negreta, centrada i més gran.
- Mantingueu el títol curt perquè deixi clar el propòsit del vostre correu electrònic des del principi. Animeu els lectors a pensar que llegir aquest correu electrònic serà útil, adequat i rellevant.
- Respon a la pregunta del lector: Què rebré?
- Les línies d'assumpte poden convidar els lectors a fer diverses coses, com ara respondre al vostre correu electrònic, sol·licitar la seva assistència a un esdeveniment concret o compartir un lloc o esdeveniment de la comunitat local.
- Un exemple de bon títol és "Riau contra la llei del gas natural als jutjats"
Pas 2. Expliqueu tota la història al primer paràgraf
Indiqueu els vostres objectius des del principi. No feu que el destinatari llegeixi la meitat del vostre correu electrònic sense entendre el que significa. Poden descartar el vostre correu electrònic sense fer cap donació. Escriviu clarament en aquest paràgraf quina és la vostra sol·licitud i per què envieu el correu electrònic.
- Demaneu donacions al primer paràgraf. Si parleu directament, haureu de preguntar-ho atentament. Tanmateix, si utilitzeu el correu electrònic, sol·liciteu-lo en primer lloc. Feu que aquesta sol·licitud sigui fàcil de llegir escrivint-la en negreta o en lletra més gran.
- A la vostra sol·licitud, digueu al lector què fareu amb els seus diners. Si una petita donació us permet fer alguna cosa, digueu-ho. Per exemple, si 5000 dòlars poden alimentar a 100 nens, digueu-ho. Si l’escriviu, obtindreu més respostes de les que necessiteu 15.000.000 de rupies per construir una cabana.
- Digueu als lectors que tenen dret a negar-se. Les estadístiques mostren que és més probable que la gent doni quan se sent lliure de triar que quan se sent obligada.
- Expliqueu i descriviu la vostra missió al primer paràgraf perquè el lector sàpiga immediatament per a què es destinaran els diners. Demostreu que no només recapteu diners.
Pas 3. Utilitzeu el microcontingut amb prudència
Microcontingut són les frases curtes i els subtítols que adornen els correus electrònics. Utilitzeu el microcontingut per ressaltar els vostres punts principals, de manera que els lectors que estiguin acostumats a descamar els resultarà interessant llegir el vostre text.
- El microcontingut inclou títols, subtítols, línies d’assumpte, enllaços i botons.
- Utilitzeu verbs actius, adverbis descriptius i substantius. El vostre objectiu és que llegeixin tot el text.
- Un exemple de bon títol és el següent: "Doneu 500.000 IDR per salvar els dofins"
- Feu que el text sigui més atrevit o més gran perquè destaqui. Aquest subtítol apareix abans d'un paràgraf o quan s'inicia una secció nova.
- Escriu un subtítol senzill. Podeu fer servir subtítols o no, però són útils quan el títol és massa curt. Utilitzeu els mateixos principis: breus, accionables, audaços.
Pas 4. Escriu una història
Escriure una història en un correu electrònic atraurà l'atenció dels lectors. Escriviu la història al cos del vostre correu electrònic. Recordeu que les històries tenen un principi, mig i final. Podeu utilitzar històries emocionals per animar els lectors a donar. Escriviu una història real dels resultats de les vostres activitats.
Pas 5. Escriviu un paràgraf breu
Escriviu el vostre correu electrònic amb paràgrafs curts i clars. Els lectors estaran cansats de rebre molts correus electrònics. Limitar la durada del vostre correu electrònic us farà destacar.
- Feu un o dos punts principals.
- Mantingueu el correu electrònic concís fins i tot si heu d’editar i revisar moltes vegades
- No inclogueu un historial del motiu pel qual sol·liciteu una donació. La frase del paràgraf inicial i la vostra història al paràgraf del cos són suficients per explicar el vostre raonament.
Pas 6. Proporcioneu enllaços i botons, però no us allunyeu del missatge
És possible que vulgueu incloure centenars d’enllaços, però això pot distreure els lectors del vostre missatge principal, que demana donacions. Una manera fàcil de proporcionar informació sense distreure’s és incloure tota la informació del vostre lloc web i incloure només un enllaç al correu electrònic, l’enllaç al vostre lloc web. Per exemple, si hi ha un estudi que admeti la vostra declaració, no incloeu un enllaç a un estudi llarg i complex al correu electrònic. Col·loqueu l'enllaç d'investigació al vostre lloc web (i assegureu-vos que destaqueu l'opció de fer una donació).
Pas 7. Afegiu la imatge amb cura
És possible que vulgueu afegir una o dues imatges per emfatitzar el vostre punt, però no és necessari. De fet, els colors i les imatges poden fer que els vostres correus electrònics semblin spam. Si incloeu una imatge, col·loqueu-la a la part superior o inferior del correu electrònic i utilitzeu-la només quan sigui absolutament necessari per comunicar el vostre punt o generar simpatia.
- Un exemple d’una imatge útil seria el vostre objectiu de recaptació de fons que rebi donacions, com ara una foto d’un nen que rebi roba nova per primera vegada.
- Com a excepció, podeu inserir el logotip en un lloc discret, com ara la part inferior d’un correu electrònic. Aquest logotip pot fer que els lectors reconeguin la vostra organització.
Pas 8. Escriviu informació de seguiment / passos següents
El final del correu electrònic inclou informació sobre com fer un seguiment. Feu destacar aquesta informació perquè els lectors la puguin veure abans de llegir els motius pels quals han de donar. Aquesta informació explica al lector per què heu enviat el correu electrònic. Escriviu clarament com fer una donació.
- Si un lector no entén el contingut del vostre correu electrònic, és probable que el llenci.
- Assegureu-vos que destaqui aquesta "sol·licitud" final i indiqueu clarament el que sol·liciteu. Dediqueu-hi un paràgraf amb lletra en negreta o una font més gran o amb una tipografia diferent. Escriviu un enllaç o creeu un botó amb un color diferent.
- Si el lector ha de prémer un botó o enllaç determinat o si ha de respondre a un correu electrònic per obtenir més instruccions, digueu-li clarament: "Feu clic en aquest botó per desar un simi ara mateix". o bé "Premeu el botó de resposta i escriviu" informació sobre la donació "al cos del correu electrònic".
- Serà més fàcil si el lector pot prémer el botó immediatament. D’aquesta manera, també obtindreu més donacions. Per tant, proporcioneu un enllaç o un botó a la vostra organització.
- Creeu un lloc web o una pàgina de donacions en línia perquè els lectors puguin fer donacions en línia. Al cap i a la fi, això és una cosa que els lectors esperen d’un correu electrònic de donació.
Pas 9. Mantingueu-ho curt
Si el vostre correu electrònic és llarg, serà difícil per als lectors llegir-lo. Si escriviu paràgrafs i capçaleres breus, el vostre correu electrònic serà fàcil de llegir d’un cop d’ull abans que els lectors decideixin continuar llegint.
Part 2 de 3: Considerar els lectors
Pas 1. Feu que el to de l'escriptura sigui més informal que una carta
Una carta que una organització envia a una persona sol semblar formal i impersonal a causa del mitjà de comunicació utilitzat. No obstant això, el correu electrònic, com els blocs, té un to més informal.
- Utilitzeu els pronoms de segona persona per al lector.
- Utilitzeu expressions quotidianes per fer que el lector se senti a prop vostre, com ara "Està treballant molt" o "No us quedeu de braços creus".
- Utilitzeu un llenguatge clar, honest i obert quan parleu amb els lectors perquè se sentin a prop vostre i pensin que la vostra sol·licitud és sincera.
Pas 2. Feu que les vostres paraules siguin fàcils de llegir
Utilitzeu una tipografia i un aspecte visual senzills. No utilitzeu cursiva: utilitzeu tipus de lletra Serif i no utilitzeu una tipografia diferent per als títols i el text. Varia la negreta o la mida de la lletra per posar èmfasi.
El vostre correu electrònic hauria de ser fàcil d’entendre des del punt de vista lingüístic; és millor utilitzar un idioma que els estudiants de secundària puguin entendre. No creeu un correu electrònic massa complex. La vostra redacció ha de ser clara, lliure d’errors (estructura de l’idioma o ortografia) i fàcil de llegir
Pas 3. Utilitzeu el servei d'un proveïdor de correu electrònic
Si voleu assegurar-vos que els vostres correus electrònics estiguin oberts o determinar quin tipus de gent els llegeix, no haureu d’esperar per obtenir aquesta informació juntament amb les respostes o les donacions. Si utilitzeu un servei com MailChimp, podeu utilitzar les dades de mètriques generades per aquest servei per crear correus electrònics que ressonin amb el vostre públic objectiu.
- Podeu veure dades de mètriques, com ara el nombre de clics, el nombre de correus electrònics oberts i el nombre de correus electrònics llegits.
- El nombre de dades de correus electrònics oberts ajuda a determinar els encapçalaments dels temes més populars i augmenta el nombre de persones que llegeixen els vostres correus electrònics.
- Una altra raó per utilitzar els serveis d’un proveïdor de correu electrònic és que eviteu que se us sospiti que és un spammer. També passareu molt de temps creant una llista d’adreces de correu electrònic, desglossant-les per satisfer el nombre màxim d’adreces (la majoria de correus electrònics tenen un límit màxim de 50 destinataris per correu electrònic), responent a un correu electrònic alhora i gestionant correus electrònics que van rebotar perquè l'adreça ja no estava activa.
Pas 4. Assegureu-vos que les persones de la llista de correu electrònic es preocupin per la vostra missió
Consulteu periòdicament la vostra llista de correus electrònics per assegurar-vos que les persones que hi figuren llegiran els vostres correus electrònics, especialment les persones que expressin el seu interès explícitament. Els resultats de les dades mètriques seran millors i faràs servir el temps de manera més eficient.
Pas 5. Creeu un correu electrònic personalitzat per segments
Utilitzeu tons diferents segons el grup de donants. Per exemple, si teniu un grup de persones que responen als vostres correus electrònics regularment, envieu-los amb un to personal. Feu una altra llista amb els noms de les persones que no solen obrir els vostres correus electrònics. Envieu el correu electrònic amb un to menys informal. Feu també correus electrònics amb un to "explicatiu" per a les persones que rebin el vostre correu electrònic per primera vegada.
Un proveïdor de serveis de correu electrònic us ajudarà a personalitzar el vostre correu electrònic incloent el nom del lector, com ara "Benvolgut senyor Henry"
Pas 6. Introduïu les dades que admetin la vostra recaptació de fons
Per fer que els lectors se sentin implicats, proporcioneu dades sobre com s’utilitzaran o s’utilitzaran els vostres fons. Aquesta informació es pot col·locar al paràgraf inicial o a la secció on sol·liciteu el seguiment del lector o a les dues seccions. És més probable que la gent doni quan sap que els seus fons s’han destinat a una bona causa.
Pas 7. Digueu gràcies després de rebre la donació
No oblideu enviar una nota d’agraïment personal després de rebre la vostra donació. Aquest tipus d’actes senzills poden garantir donacions repetides en el futur. Hauríeu d'enviar aquesta salutació el més aviat possible; Penseu en aquesta salutació com a rebut de diners.
Si reps una donació important cada mes, fes una plantilla que puguis copiar per poder enganxar-la al projecte de correu electrònic i personalitzar-la ràpidament
Part 3 de 3: Creació d'una llista d'adreces de correu electrònic
Pas 1. No compreu una llista d'adreces de correu electrònic
La venda i compra d'una llista d'adreces electròniques de possibles donants és una activitat il·legal d'acord amb el Reglament del Govern de la República d'Indonèsia número 82 de 2012 relatiu a la implementació de sistemes electrònics i transaccions. Hi ha empreses que us permetran llogar llistes de correu electrònic per a un ús únic, però són molt cares. Milers d’adreces de correu electrònic solen obtenir pocs resultats. Millor gasteu els vostres diners en una altra cosa i trobeu una manera millor de crear una llista d’adreces de correu electrònic.
Pas 2. Recopileu noms i adreces als vostres esdeveniments
Sempre que la vostra organització sense ànim de lucre participi en un esdeveniment, assegureu-vos que proporcioneu una manera perquè la gent pugui posar la seva adreça de correu electrònic a la vostra llista de correu electrònic. Assegureu-vos que el document de registre indiqui clarament que estan disposats a afegir-se a la vostra llista d’adreces de correu electrònic.
Proveu de fer un sorteig o concurs per obtenir més noms. En un esdeveniment, organitzeu un sorteig o concurs per a persones que registren les seves adreces de correu electrònic
Pas 3. Utilitzeu les xarxes socials
Assegureu-vos que la vostra organització sense ànim de lucre tingui un perfil fort a les xarxes socials, des de Twitter fins a Facebook i Instagram. És fàcil arribar a la gent a través de les xarxes socials i, si teniu material interessant, la gent pot compartir els vostres escrits o començar a ajudar-vos a demanar donacions. Demaneu a la vostra xarxa a les xarxes socials que registri les seves adreces de correu electrònic perquè no perdin anuncis importants.
Pas 4. Facilitar el registre
El vostre lloc web hauria de dir als visitants com registrar la seva adreça de correu electrònic. El lloc no ha de ser vistós, però hauria de ser fàcil de trobar i utilitzar.
Consells
- Llegiu cartes antigues (en paper i electròniques) que s’utilitzen per recaptar fons. Utilitzeu frases similars si creieu que les lletres són efectives. Moltes organitzacions utilitzen lletres antigues com a exemples per crear noves lletres.
- Utilitzeu el logotip per reconèixer instantàniament els correus electrònics. Els lectors solen associar organitzacions o empreses amb els seus logotips.
- Utilitzeu els serveis d’un proveïdor de correu electrònic per crear correus electrònics més atractius i generar mètriques que millorin el rendiment dels vostres correus electrònics en el futur. MailChimp és una bona opció.
- Assegureu-vos que el correu electrònic tingui etiquetes blanques abans d’enviar-lo. Si utilitzeu una plataforma de captació de fons en línia, com Fundraise.com, aquesta plataforma ho farà automàticament.
