La capacitat de gestionar el temps és una de les habilitats més útils. Un bon moment us ajuda a aprofitar al màxim el vostre temps per assolir l’èxit laboral i educatiu. En aquest article s’explica com utilitzar el temps de manera productiva, per exemple, triant l’entorn de treball adequat i fent tasques segons les prioritats. Si cal, apagueu el telèfon i les xarxes socials perquè no us distreu. Acostuma a fer activitats segons un horari habitual perquè puguis aconseguir el millor de tu a la vida diària.
Pas
Mètode 1 de 3: utilitzar el temps de manera productiva
Pas 1. Crear un entorn de treball propici
Les condicions ambientals a l’oficina afecten la productivitat del treball. Trieu o creeu l’entorn més adequat perquè no hi ha cap estàndard que determini l’entorn de treball més adequat per a vosaltres. Organitzeu el vostre espai de treball amb decoracions que fomentin l’entusiasme i la passió per la feina, perquè aquesta sensació us fa més centrat i productiu.
- Per exemple: compreu algunes pintures d'artistes que us inspirin i, a continuació, mostreu-les al vostre espai de treball.
- Si podeu triar una àrea de treball, trieu-ne una que no tingui distraccions. Treballar mentre es mira la televisió no és una manera útil. Instal·leu un escriptori a la cantonada del dormitori perquè pugueu treballar tranquil·lament.
Pas 2. Feu una llista de tasques per prioritat
Abans de començar a treballar, primer cal determinar les tasques que cal prioritzar. En lloc de fer només una llista, escriviu les tasques diàries que cal completar per ordre de prioritat i dividiu-les en categories.
- Abans de fer una llista, escriviu diverses categories segons la seva urgència. Per exemple: la categoria "urgent" (tasques que s'han de completar avui), la categoria "important, però no urgent" (s'ha de completar, però encara es pot completar demà o uns dies després) i la "no urgent" categoria (pot retardar-se).
- Escriure tasques segons categories. Per exemple: si heu de completar un informe de treball immediatament, aquesta tasca pertany a la categoria "urgent". Altres tasques que s’han d’acabar en 2 dies entren en la categoria “important, però no urgent”. Si voleu fer exercici després de la feina, però només com a exercici habitual, aquesta activitat entra a la categoria "no urgent".
Pas 3. Prioritzeu les tasques importants
Us sentireu alleujats si heu fet una tasca molt urgent al matí. L’èxit de fer allò important fa que la vida quotidiana sigui més agradable perquè no estigueu estrès. Comenceu el dia completant les tasques que apareixen a la llista una a una començant per la més important.
- Per exemple: si heu de respondre a cinc correus electrònics i consultar un informe, feu-ho tan aviat com arribeu a l'oficina.
- No xategeu innecessàriament fins que no hàgiu completat una tasca prioritària.
Pas 4. Feu alguna cosa mentre espereu
Aprofiteu el vostre temps treballant sempre quan hagueu d’esperar. Mentre esteu asseguts a l’autobús de camí a la feina o a la universitat, llegiu un informe o un llibre de text. Utilitzeu el temps que hi ha a la caixa del supermercat per llegir correus electrònics al vostre telèfon mòbil. Podeu aprofitar al màxim el vostre temps treballant sempre en alguna cosa.
Si encara esteu a la universitat, penseu en comprar audiollibres o gravar-los mentre el professor ensenya perquè pugueu escoltar-los de nou mentre espereu a la cua o de camí al campus
Pas 5. No feu diverses tasques alhora
Molta gent pensa que aquest mètode és prou eficaç per completar les tasques diàries i fer un bon ús del temps. De fet, aquest mètode reduirà la productivitat del treball perquè completar tasques triga més perquè teniu dificultats per centrar-vos. Per completar les tasques més ràpidament, aprofiteu el vostre temps completant les tasques una per una.
Per exemple: després de respondre a tots els correus electrònics, tanqueu la sessió del compte i realitzeu la següent tasca. De moment, no penseu en el correu electrònic. Si teniu un correu electrònic al qual respondre, feu-ho més tard quan hàgiu completat una tasca que cal prioritzar
Mètode 2 de 3: Reduir les distraccions
Pas 1. Apagueu el telèfon
Tant com sigui possible, apagueu el mòbil quan estigueu treballant o estudiant. De vegades, els telèfons mòbils triguen molt de temps a utilitzar-se de manera més productiva. Quan tingueu l’oportunitat d’accedir a Facebook o llegir correus electrònics, és possible que us sentiu temptat d’accedir-hi. Tot i això, apagueu el telèfon si encara teniu feina per fer-vos un favor. Si accediu accidentalment al telèfon, només serà visible la pantalla negra.
Si heu d’encendre el telèfon a la feina, col·loqueu-lo a certa distància de l’escriptori perquè pugueu estar concentrats perquè no cal que tingueu la temptació d’utilitzar-lo. A més, desactiveu el so de les notificacions que no estiguin relacionades amb la feina
Pas 2. Tanqueu navegadors inútils
Actualment, molta gent confia en gran mesura en ordinadors i Internet per realitzar tasques. Tanmateix, tindreu dificultats per gestionar l’estona si utilitzeu Facebook, Twitter o altres llocs web que criden l’atenció com a fons de la pantalla. Els llocs web que encara estan oberts o els resultats de la cerca d’informació per Internet que ja no són necessaris solen distreure’s fàcilment. Acostumeu a tancar ràpidament els navegadors no utilitzats i a centrar-vos només en els llocs web que necessiteu mentre treballeu.
Repteu-vos a obrir només 1-2 llocs web en un moment donat
Pas 3. Bloqueja les xarxes socials
De vegades, la temptació d’accedir a Facebook o Twitter és difícil de superar. Tot i això, hi ha un munt d’aplicacions i llocs web que bloquegen les xarxes socials que us poden cridar l’atenció durant un temps.
- SelfControl és una de les aplicacions gratuïtes per a usuaris de Mac que permet bloquejar temporalment determinats llocs web.
- Si preferiu no utilitzar Internet, utilitzeu l'aplicació Freedom per bloquejar l'accés a Internet durant 8 hores.
- Utilitzeu el complement Leechblock de Firefox per restringir l'accés a determinats llocs web durant unes hores al dia.
Pas 4. Eviteu les interrupcions tant com sigui possible
Les interrupcions interrompran el flux de treball. Si es produeix una interrupció mentre es treballa, de manera que ha de deixar de fer alguna cosa més, no és fàcil reprendre el procés de treball interromput. Completeu la tasca actual abans de passar a una altra tasca. Mentre completeu una tasca, deixeu que les altres tasques esperin.
- Per exemple: quan creieu que heu de respondre a un correu electrònic mentre esteu treballant en una altra cosa, no deixeu de treballar immediatament per llegir-lo. En lloc d’això, preneu una petita nota per recordar-vos i, a continuació, responeu al missatge de correu electrònic un cop hàgiu acabat la tasca que porteu a terme.
- Tingueu en compte que de vegades és difícil evitar les interrupcions. Per exemple: si algú et truca mentre estàs ocupat, és clar que hauràs de respondre. Feu el possible per evitar interrupcions, però no us pegueu si les distraccions continuen apareixent mentre esteu treballant.
Mètode 3 de 3: implementeu la millor programació diària
Pas 1. Utilitzeu un calendari digital
La tecnologia és molt útil com a eina per gestionar el temps i fer un seguiment dels terminis, cites, etc. Utilitzeu l'aplicació Calendar al telèfon i a l'ordinador. Feu un seguiment de les tasques diàries, les cites i els horaris laborals o d’estudi. Establiu un recordatori establint una alarma. Per exemple: configureu una alarma de telèfon mòbil perquè soni una setmana abans del termini de presentació del paper. Feu un horari diari perquè les tasques escolars i laborals es puguin completar a temps.
A més del calendari digital, utilitzeu un calendari normal com a còpia de seguretat. Poseu el calendari a l'escriptori o utilitzeu-lo a l'agenda. Us serà més fàcil recordar el vostre horari o data límit anotant-lo en paper
Pas 2. Esbrineu quan és més productiu a la feina o l'estudi
Tothom aconsegueix una alta productivitat en diferents moments. Sabent-ho, podeu determinar quan podeu utilitzar el vostre temps de manera òptima i després utilitzar-lo per treballar o estudiar. Per exemple: si us sentiu amb més energia al matí, proveu de completar la tasca al matí. Preneu-vos el temps a la nit per relaxar-vos tot fent les coses que més us agraden.
Esbrinar el nivell d’energia no és fàcil. Per tant, comenceu a controlar quan us sentiu amb més energia i proveu de controlar-lo durant tot el dia durant 1 setmana o més. Feu això per determinar quan sou més productiu durant la vostra vida diària
Pas 3. Reserva 30 minuts després de llevar-te al matí per fer un calendari d'activitats
Tan bon punt us lleveu al matí, comenceu a planificar activitats que es duran a terme al llarg del dia. Un cop us lleveu, penseu en les coses a fer i feu un calendari laboral. Complir les seves responsabilitats en la seva vida laboral i social el millor que pugui i no oblidi complir les obligacions de la seva llar.
- Per exemple: Treballeu de 20 a 16 h. Avui voleu trucar a l’àvia per desitjar-li un feliç aniversari i recollir la roba a la bugaderia després de la feina. Al matí, determineu amb antelació l’ordre de les activitats que voleu fer al llarg del dia.
- Si viviu en una zona horària més lenta, planifiqueu una trucada després d’acabar la feina. Si truqueu al matí, és probable que l’àvia dormi perquè encara hi és mitjanit. Després d’això, planeja passar per recollir la roba a la bugaderia.
Pas 4. Definiu un calendari per descansar i tractar les interrupcions
En general, les persones no poden treballar contínuament sense descans o sense interrupcions. Dediqueu temps per fer front a les interrupcions i les distraccions a mesura que avanceu la vostra vida diària incorporant-les al vostre horari entre les tasques que cal fer. D’aquesta manera, les interrupcions no s’apoderaran i desordenaran la vostra rutina diària.
- Programeu pauses llargues o interrupcions diferents de les distraccions que puguin produir-se a la vostra vida diària.
- Per exemple: programa una pausa per dinar d’una hora cada dia i mira 30 minuts de televisió per relaxar-te després de la feina.
- També programeu petites interrupcions durant el vostre treball, per exemple: escriviu un article mentre comproveu Facebook cada cop que acabeu d’escriure 500 paraules.
Pas 5. Completa les tasques el cap de setmana
Aprofiteu el cap de setmana per descansar, relaxar-vos i divertir-vos. Així que no treballeu massa. Tot i això, fer tasques lleugeres els caps de setmana té els seus avantatges, per exemple: fer tasques petites que s’han acumulat i que s’han de completar dilluns.
Per exemple: preneu-vos el temps per comprovar i llegir els correus electrònics els caps de setmana i, a continuació, envieu algunes respostes per correu electrònic perquè dilluns al matí es redueixi la pila de correus electrònics. A més, marqueu els correus electrònics que s’han de fer el dilluns al matí
Pas 6. Implementar un horari de son nocturn cada dia
Un bon horari de son és molt important perquè pugueu gestionar bé el vostre temps. Una bona nit de son segons l’horari us permetrà despertar d’hora i estar preparats per a les activitats del dia. Seguiu l’horari d’anar a dormir anant a dormir a la mateixa hora cada nit i llevant-vos a la mateixa hora cada dia, inclosos els caps de setmana. La implementació d’un programa de son coherent permet que el vostre cos s’acostumi a un cicle de son / vigília, de manera que tingueu son a la nit i us energitzareu quan us lleveu al matí.
