Sovint sentim que la gent es queixa de no tenir prou temps per completar les tasques. Si experimentes el mateix, no et preocupis. Podeu aprofitar al màxim el vostre temps disponible dominant algunes habilitats bàsiques d’organització i gestió del temps. Com més sàviament gestioneu el vostre temps, més tasques es completaran.
Pas
Mètode 1 de 3: identificar com utilitzeu el vostre temps
Pas 1. Registre totes les activitats diàries
Observeu quines activitats feu cada dia i observeu quant de temps trigueu a completar-les. Potser no creieu que el temps que es perdi resulti ser molt més que el temps que realment s’utilitza per completar les tasques diàries.
No oblideu enregistrar les vostres activitats rutinàries a casa, com ara preparar l’esmorzar, escombrar la casa, dutxar-vos, etc
Pas 2. Anoteu totes les activitats en un quadern
Un cop hàgiu conegut les activitats que feu al llarg del dia i el temps que necessiteu, escriviu-les en un quadern. Si tota la informació es combina i es presenta en una pàgina, veureu patrons i activitats que poden provocar una pèrdua de temps.
- Mantingueu notes completes i clares. No registreu diverses activitats en una sola entrada, no ignoreu les tasques aparentment trivials i feu un seguiment del temps amb precisió quan superviseu la implementació de les activitats diàries.
- Agrupa les activitats per categories. Per exemple, tingueu en compte les tasques de la llar en blau, les feines d’oficina en vermell i les activitats d’oci en negre. Aquest mètode us ajuda a calcular el temps que trigarà cada grup.
Pas 3. Esbrineu com utilitzeu el vostre temps
Dediques 1 hora al dia a somiar despert? 2 hores per decidir on menjar? Vuit hores per accedir a Internet? Cerqueu patrons que descriuen com utilitzeu el vostre temps i, a continuació, determineu quines activitats són útils i quines no.
- Perdeu el temps perquè us falta autocontrol? Estàs acostumat a ajornar la feina? Porteu una enorme responsabilitat? Feu-vos aquestes preguntes a l’hora d’avaluar com feu servir el vostre temps.
- Potser planifiqueu les vostres activitats diàries d’una manera irracional. Per exemple, no heu gestionat el vostre temps amb prudència si treballeu 30 minuts, feu un descans de 10 minuts per tenir cura de coses trivials i, a continuació, torneu a treballar durant 30 minuts. Estareu més centrat i productiu si treballeu 1 hora i després us ocupeu de coses trivials.
- Completa les tasques establint terminis. Això es fa especificant el temps per completar determinades tasques sense distreure’s.
Pas 4. Feu els ajustos del calendari
Un cop hàgiu sabut exactament quines activitats heu de fer i en què us dediqueu el temps, ajusteu el vostre horari diari. Assegureu-vos de saber quines activitats no podeu o no eliminar per falta de temps. Les activitats que requereixen molt de temps no sempre perden el temps.
Pas 5. Si trigueu 3 hores al dia per enviar correus electrònics relacionats amb la feina, és poc probable que reduïu el temps assignat per a aquesta activitat
Tot i això, si responeu a 4-5 correus electrònics personals mentre envieu correus de treball, reduïu el temps assignat.
Pas 6. Canvieu els hàbits i la perspectiva
Fins i tot si teniu problemes per gestionar el vostre temps, sempre hi ha una solució. Ara que ja saps per què perds el temps o com hauries d’utilitzar-lo, el següent pas és canviar la manera com gestiones el teu temps per formar nous hàbits.
- Si dediqueu molt de temps a netejar la casa o cuinar, és una bona idea contractar una minyona o subscriure’s a un servei de càtering. Per a algunes persones, el temps és més valuós que els diners.
- Potser utilitzeu una mica de temps per accedir a Internet sense cap finalitat específica. Limiteu el temps d’accés a determinats llocs web o xarxes socials si teniu tasques més importants a fer.
Mètode 2 de 3: evitar desviaments
Pas 1. Determineu les coses que us distreuen durant les vostres activitats diàries
La distracció constant és un obstacle important per gestionar el temps amb prudència. Esbrineu quines activitats o persones us ocupen molt del vostre temps, com ara amics que els agrada xatejar o que volen relaxar-vos perquè deixeu de treballar. Intenta evitar coses que et facin perdre el temps.
- Si perdeu molt de temps, però no obteniu els resultats que esperàveu, pot haver-hi distraccions que cal evitar.
- Mentre treballeu a l’oficina, us podeu trobar amb alguns companys de feina que distreuen. No feu xerrades ni xategeu sense sentit durant les hores laborals. Tanmateix, sigueu educats amb ells perquè el comportament a l’oficina és tan important com la capacitat de gestionar el temps per a l’èxit professional.
Pas 2. No us quedeu al telèfon massa temps
Si dediqueu part del vostre temps a converses telefòniques llargues, canvieu aquest hàbit. Sovint, parlar cara a cara és més eficaç que per telèfon. Per tant, desfeu-vos de l’hàbit de parlar llargament per telèfon.
Quan es discuteix per telèfon, el començament o el final de la conversa sol ser només de coses trivials. Moltes persones no poden centrar-se i somiar despert en el telèfon. Per tant, intenteu ser-ne conscient. Per obtenir els millors resultats, feu una reunió cara a cara si necessiteu debatre sobre qüestions relacionades amb la feina, ja que ambdues parts poden debatre sense distreure’s durant la reunió
Pas 3. No accediu al lloc web massa sovint
Moltes persones necessiten Internet com a mitjà principal per realitzar tasques. No obstant això, molts també perden el temps sense l’avantatge de buscar articles, notícies esportives, fotos d’artistes, fotografies de gatets o cadells. Centreu-vos en l’ús d’Internet. Hi ha diversos programes per bloquejar determinades aplicacions, llocs web i suports per reduir les redireccions d'origen d'Internet.
- Apagueu Facebook, Twitter i altres xarxes socials quan us necessiteu centrar-vos en coses més importants.
- La cerca de temes a través de Google també requereix molt de temps. Al principi, només voleu trobar informació, però abans de conèixer-la, heu estat navegant per diversos llocs web durant 3 hores.
Pas 4. Poseu un signe "Si us plau, calmeu-vos"
Potser heu vist el rètol penjat a la porta de l'habitació de l'hotel. Envieu aquest rètol a la vostra oficina o espai de treball. En lloc de demanar-lo a l’hotel, imprimiu-lo vosaltres mateixos i després pengeu-lo a la porta de l’espai de treball si cal. D’aquesta manera, ningú no us convida a xatejar perquè pugueu centrar-vos en la feina.
Si treballeu des de casa, configureu una sala especial per treballar. No treballeu en un lloc que normalment s’utilitza per fer activitats amb membres de la família. És fàcil distreure’s quan sentiu el so del televisor, el so del telèfon o el so d’un videojoc
Pas 5. Estigueu preparats per a desviacions inesperades
De vegades, les desviacions són inevitables, per exemple, perquè el vostre cap us convida a xatejar mitjançant WA o els vostres pares demanen ajuda per completar tasques lleugeres. Si ho heu programat, aquestes coses no us fan perdre el temps per completar les tasques i dur a terme activitats prioritàries.
Mètode 3 de 3: utilitzar el temps de manera eficient
Pas 1. Escriviu totes les coses que cal fer
No confieu en la memòria per a les tasques diàries. Feu una llista d’activitats que s’han de fer i llegiu-la el més sovint possible per assolir tots els objectius de treball.
- Fins i tot si algunes tasques semblen trivials o lleugeres, només cal que les escriviu. El calendari de l'agenda contindrà alguna cosa com ara "Truca a Steve", "Calcula el marge de benefici" o "Envia un correu electrònic al cap".
- Pren el costum de prendre notes durant les teves activitats diàries perquè estiguis a punt per prendre notes sobre noves activitats o tasques. Tot i que podeu anotar-ho més tard, és millor no endarrerir-lo perquè no ho oblideu.
Pas 2. Utilitzeu un calendari
L’ús d’un calendari o agenda com a mitjà per programar activitats diàries us ajuda a gestionar el vostre temps de manera eficient. Anoteu tot allò nou que cal incloure a la vostra programació, com ara un termini, una tasca o una reunió. Dediqueu temps cada matí a llegir la vostra agenda per saber quines activitats heu de fer al llarg del dia.
Pas 3. No sol·liciteu cites amb el mateix horari
Per poder gestionar el temps amb prudència, organitzeu un programa d'activitats que no siguin massa concorregudes. No compliu els terminis ni citeu cita amb el mateix horari. Llegiu primer l’agenda abans d’acordar una nova programació per garantir la disponibilitat horària. D’aquesta manera, podreu gestionar bé el vostre temps i complir amb un horari diari constant.
Pas 4. Eviteu les distraccions
Aprofiteu el vostre temps de manera productiva eliminant coses que us distreuen o us impedeixen apartar-vos del vostre horari i endarrerir altres activitats. Apagueu el televisor i els videojocs perquè pugueu centrar-vos en les tasques prioritàries i divertir-vos més tard.
Pas 5. Prioritzeu les tasques a completar
Organitzeu el vostre temps el millor possible mitjançant la programació de les tasques més importants o haureu de ser el primer. Anoteu aquesta tasca en un calendari amb colors vius o adhesius petits. Programa primer les tasques de màxima prioritat perquè hi hagi prou temps per completar-les i, a continuació, enumera altres activitats que es poden fer més endavant.
- Estigueu preparats per canviar les prioritats en qualsevol moment. Hi ha coses que sorgeixen sobtadament i que s’han d’abordar de manera immediata perquè es vegi obligat a deixar de treballar per dirigir l’atenció i assignar temps per complir uns terminis molt urgents amb els màxims resultats. Assegureu-vos que esdeveniments com aquest siguin rars.
- Si canvieu les vostres prioritats diàries amb freqüència, sembla que cal corregir alguna cosa. Tot i que és normal fer petits ajustaments a la vostra programació, canviar-ne massa sovint indica la impossibilitat d’establir correctament les prioritats.
Pas 6. Sigues realista
Determineu una assignació de temps realista perquè cada tasca es completi correctament. Si necessiteu de 30 a 60 minuts per completar una tasca, programeu 60 minuts. En fer estimacions de temps realistes, no us sentiu aclaparat ni necessiteu canviar l’horari de treball.
Millor anar amb compte en donar més temps del necessari. Si una tasca s’acaba aviat, treballeu-ne la següent i això no afectarà absolutament la productivitat
Pas 7. Programa les activitats diàries de rutina
No oblideu programar la vostra rutina diària, com menjar i banyar-vos. Probablement això funcionarà, però haureu d’assignar el temps entre les tasques programades per no perdre ni posposar altres activitats programades.
Pas 8. Utilitzeu recordatoris
A més de l’agenda, utilitzeu altres eines per recordar-vos de tasques o terminis importants, com ara fulls Post-it o configurar un recordatori al telèfon que sonarà o apareixerà un missatge en un moment determinat per recordar-vos que heu de fer alguna cosa o prepareu-vos per al proper horari. D’aquesta manera no oblideu les activitats programades.
- No confiïs en altres persones per recordar-te-les perquè hi ha moltes possibilitats que t’oblidin tan bé com tu.
- Si hi ha una activitat molt important programada, configureu uns recordatoris en cas que s'ignori una nota petita o una alarma del telèfon mòbil.
Pas 9. Demaneu ajuda
Podeu demanar ajuda a altres persones o delegar treballs lleugers si cal. Podeu fer un bon horari si no dubteu a demanar a algú altre que us ajudi a netejar la casa o preparar el sopar si encara esteu ocupats a treballar fins ben entrada la nit.
- Delegeu la responsabilitat a algú amb qui pugueu comptar. En lloc de demanar ajuda a persones que puguin completar la tasca, trieu algú que estigui preparat per treballar bé fins a la finalització.
- No us acostumeu a traslladar les tasques a altres persones. A més de mostrar la impossibilitat de gestionar el temps, pot semblar mandrós i desmotivat.
Pas 10. Esbrineu la vostra productivitat
Periòdicament, heu de reservar temps per analitzar el que heu aconseguit, el rendiment que teniu i el temps que necessiteu. Avaluant diversos aspectes de la vostra vida personal i professional, podeu ajustar el vostre horari laboral i el vostre estil de vida diari per aconseguir resultats que superin els vostres objectius.
Pas 11. Feu-vos un regal
Treballar massa o massa temps sol conduir a l’avorriment, cosa que dificulta la concentració fins i tot en les tasques més senzilles. Per tant, preneu-vos el temps per celebrar els vostres èxits i fer-vos un regal que us agradi.
- Preneu-vos el temps per descansar per relaxar-vos. Apagueu el telèfon i no respongueu als correus electrònics. Si la feina i el lleure es combinen, aquesta no és una manera de premiar-se o prevenir l’esgotament.
- Si treballes de dilluns a divendres, pren el cap de setmana per descansar. Per exemple, si esteu completant un projecte que ha trigat 3 mesos seguits, reserveu un temps per a unes vacances curtes un cop finalitzat el projecte.
