L’anàlisi de costos és un dels quatre tipus d’avaluació econòmica (a més de l’anàlisi de costos i beneficis, l’anàlisi d’eficàcia de costos i l’anàlisi d’utilitat de costos). Com el seu nom indica, l’anàlisi de costos se centra en els costos d’implementació d’un programa independentment del resultat principal. L’anàlisi de costos és un primer pas important abans de realitzar qualsevol altra avaluació econòmica per determinar la idoneïtat o fiabilitat d’un projecte.
Pas
Part 1 de 3: Definició d’objectius i abast
Pas 1. Conegueu per què cal fer una anàlisi de costos
L'abast de l'anàlisi de costos dependrà d'aquests motius, de manera que abans de considerar l'abast de l'anàlisi, heu d'assegurar-vos que els resultats de l'anàlisi de costos respondran a la vostra pregunta principal.
- Si feu una anàlisi de costos només per preparar un pressupost o un pla per al futur, l'abast sol ser només a nivell organitzatiu.
- D'altra banda, per a un propòsit més estret i específic, com ara determinar la viabilitat i el cost d'un servei concret, pot requerir una anàlisi de costos més estreta que només estigui dirigida a determinats serveis.
Pas 2. Identifiqueu el punt de vista de l'anàlisi de costos
A més del motiu pel qual necessiteu una anàlisi de costos, també heu de saber els costos de "qui" cal analitzar. Això determina les dades a recollir i com classificar-les.
- Per exemple, potser voleu calcular el cost d’oferir un servei concret a un client. Si és així, mireu els costos des del seu punt de vista i tingueu en compte l'import de les comissions de servei cobrades (o que es facturaran), el transport fins a la ubicació i altres costos.
- Si només voleu conèixer el cost d’un programa, generalment us fixareu en les despeses de l’empresa. És possible que també tingueu en compte els costos d’oportunitat, com ara si oferir un programa us impedeix oferir-ne un altre.
Pas 3. Diversificar els programes oferts
La forma de descriure el programa determinarà com s’analitzarà l’assignació de costos. Si l'organització executa programes fàcilment distingibles, es pot veure clarament la divisió. Per a programes superposats o que comparteixen els mateixos recursos, determineu com separar-los.
- Els programes superposats es poden agrupar fins a cert punt, en lloc de ser avaluats per separat. Trieu la forma més lògica segons les operacions de l’organització i intenteu treballar de la manera més eficaç possible.
- Per determinar si els programes s'han de desagregar, mireu els serveis que ofereix cada programa, els recursos necessaris per oferir-los i a qui es presten els serveis. Si 2 de cada 3 d'aquests factors són els mateixos en els dos programes relacionats, podeu combinar-los en una anàlisi de costos.
Pas 4. Determineu el període de temps que voleu avaluar
La forma de classificar i calcular els costos depèn del període de temps per al qual s’analitzen els costos, com ara el llarg termini (diversos mesos o anys) o el curt termini (diverses setmanes o només una vegada).
- Per exemple, si intenteu determinar la viabilitat d'un servei concret, primer cal determinar quant costaria produir aquest servei. Realitzareu una anàlisi de costos a llarg termini per determinar si l'organització pot assumir els costos del servei.
- Normalment és millor triar un període de temps que us permeti obtenir dades d’ingressos precises en lloc de només estimacions. Això és útil si teniu previst utilitzar l'anàlisi de costos com a base per a una avaluació econòmica posterior.
Part 2 de 3: classificació dels costos
Pas 1. Reviseu els informes anteriors d’anàlisi de costos, si és possible
Si l’organització ja ha realitzat una anàlisi de costos, apliqueu la mateixa o similar forma de classificar els costos. D'aquesta manera, es poden comparar els dos informes, cosa que els fa més útils amb el pas del temps.
També podeu provar d’analitzar els costos que fan o ofereixen els mateixos serveis organitzacions similars
Pas 2. Enumereu tots els costos directes del programa que s’està avaluant
Els costos directes inclouen salaris i beneficis per als membres de l’equip, matèries primeres i subministraments i qualsevol mobiliari o equipament necessari. Depenent del tipus de programa o servei ofert, també podeu incórrer en contractes, llicències o taxes d’assegurança.
- Els costos directes són els costos específics de programes o serveis que s’avaluen en una anàlisi de costos. Aquesta tarifa no es comparteix amb altres programes.
- Els costos generals, com ara els serveis públics (inclosos l’aigua i l’electricitat), poden ser costos directes si el programa o servei té la seva pròpia ubicació.
Pas 3. Costos indirectes
Els costos indirectes inclouen despeses generals d’administració o salaris i dietes de gestió, instal·lacions, equipament i qualsevol altra cosa que contribueixi amb algun altre programa o servei. El que es classifiqui com a cost indirecte dependrà de com separeu els programes o serveis que ofereix l'organització.
En particular, quan es calcula un programa o servei independent, cal assignar aquests costos indirectes
Pas 4. Organitzeu els costos per reflectir l'objectiu de l'anàlisi
L'informe d'anàlisi de costos hauria de ser, en última instància, útil per a l'organització. En lloc de confiar en àmplies categories financeres, trieu categories que reflecteixin amb precisió els objectius de l’anàlisi de costos.
Les categories estàndard poden ser els costos de personal, els de funcionament i els de posada en marxa. Dins de cada categoria, identifiqueu quins costos es classifiquen com a costos directes i indirectes
Part 3 de 3: càlcul de costos
Pas 1. Recopileu informació i informes financers
Per a cada tipus de cost que es preveu incloure a l'anàlisi, tingueu en compte les fonts de dades necessàries per poder calcular els costos associats. Si voleu estimar els costos, creeu una llista d'informes que continguin la informació necessària per fer estimacions fiables.
- Utilitzeu la informació de cost real tant com sigui possible. Això augmentarà la fiabilitat i la utilitat de l'anàlisi de costos.
- Per obtenir estimacions, busqueu fonts fiables que es puguin aplicar el més estretament possible. Per exemple, si heu d’estimar el sou, utilitzeu la tarifa mitjana dels empleats d’una ciutat en lloc de la nacional.
Pas 2. Total dels costos directes del programa
Utilitzant la informació recopilada, sumeu les despeses de sous, equipament, matèries primeres i altres costos directament relacionats amb el programa objecte de revisió. Amplieu aquests costos durant el període analitzat.
- Si feu una anàlisi de costos a llarg termini, calculeu primer els costos directes setmanalment o mensualment i, a continuació, amplieu-los.
- Quan calculeu els costos de personal, assegureu-vos d’incloure el cost (o el valor) dels beneficis proporcionats als empleats que treballen al programa relacionat.
Pas 3. Assigneu els costos indirectes al programa analitzat
Per assignar costos indirectes, determineu com es pot dividir cada cost entre diversos programes. Després, calculeu la proporció de costos dels programes relacionats.
Per exemple, suposem que assigneu el salari del director de recursos humans. Com que aquest director és el responsable del personal del programa, és natural que el seu salari es divideixi en funció del nombre d'empleats del personal. Si teniu un total de 10 empleats i se n’ha delegat 2 al programa o servei que es revisa, podeu assignar el 20% del salari del director al programa en una anàlisi de costos
Pas 4. Calculeu la depreciació de l’actiu
Si els actius de capital de l'organització, inclosos els mobles o l'equipament, s'han d'utilitzar per implementar el programa o proporcionar el servei que s'està avaluant, la depreciació de l'actiu s'ha d'incloure en el cost total del programa o servei.
Calcular la depreciació pot ser difícil. Si no teniu experiència en depreciació d’actius, us recomanem que utilitzeu els serveis d’un comptable
Pas 5. Penseu en els costos ocults
Depenent de l’organització i el programa que s’estigui avaluant, pot haver-hi costos addicionals que no apareguin al pressupost ni a la història financera. Incloeu aquestes estimacions de costos a l'anàlisi perquè els resultats siguin més creïbles.
- Per exemple, si feu una anàlisi de costos del programa per a una fundació, els costos ocults podrien incloure el valor estimat de les hores de voluntariat treballades, de les matèries primeres donades o de l'espai donat.
- Els costos ocults també poden incloure els costos d’oportunitat. Per exemple, el llançament d'un programa pot afectar la capacitat d'una organització per oferir altres programes.
Pas 6. Traieu conclusions a partir de les vostres conclusions
Torneu al vostre objectiu de dur a terme una anàlisi de costos i determineu l'acció que cal dur a terme. També podeu incloure projeccions o estimacions de costos futurs associats al programa o servei.
- Com a mínim, l’anàlisi de costos proporcionarà una xifra real del cost d’executar un programa o servei concret.
- L'anàlisi de costos també pot plantejar noves preguntes, cosa que indica que cal fer una anàlisi addicional abans de prendre una decisió final.
