Els informes setmanals s’utilitzen habitualment en moltes empreses i en entorns de venda al detall, o en projectes de recerca i pràctiques. Escriviu informes setmanals breus i concisos perquè el vostre cap tingui una imatge clara del progrés que heu fet.
Pas
Part 1 de 3: Organització de la informació
Pas 1. Identifiqueu l'objectiu de l'informe
Tot i que heu d’enviar informes setmanals com a part de la tasca, el propòsit de l’informe no és mantenir la feina. Conèixer els motius pels quals el vostre cap sol·licita un informe setmanal us ajudarà a determinar exactament quina informació s’ha d’incloure a l’informe i què és el més important.
- Normalment, els informes s’escriuen per mantenir els gestors actualitzats sobre l’estat del projecte en què treballeu o per ajudar-los a prendre decisions.
- Per exemple, si sou gestor de botigues al detall, se us pot demanar que envieu un informe setmanal que resumeixi les vendes de la setmana. Els empresaris utilitzen aquests informes per avaluar el rendiment de la botiga, els nivells de preus i les comandes rebudes.
- Si envieu un informe setmanal per a un projecte de pràctiques o investigació, l’objectiu de l’informe és mostrar al vostre cap o instructor quant progresseu i compartir els avenços i descobriments importants.
Pas 2. Decidiu qui llegirà l'informe
Saber qui és el vostre públic és essencial per planificar un informe. Si no sabeu qui llegirà l'informe (i per què), no teniu manera de saber quina informació és la més important.
- Identificar el públic també us ajudarà a entendre com s’ha d’estructurar l’informe i quin idioma s’ha d’utilitzar. Per exemple, podeu escriure un informe veritable si el públic és un grup de cinc anys que si ho escrivís per a executius d'una gran corporació.
- També obtindreu una imatge més clara del que el vostre públic ja sap i del que heu d’explicar amb més detall o que heu de proporcionar fonts de referència addicionals. Per exemple, si escriviu un informe setmanal sobre un tema legal i el llegirà un grup d’advocats, no cal que proporcioneu un resum detallat de la llei. Tanmateix, aquest resum pot ser necessari si redacteu un informe sobre la qüestió per a executius o administradors que no tinguin coneixements legals.
- Si es requereix l'informe per a pràctiques, projectes d'investigació o qualsevol altra activitat acadèmica, tingueu en compte que l'audiència no és el vostre professor o instructor, tot i que se'ls enviarà l'informe. Per trobar un públic en aquest context, centreu-vos en la naturalesa del vostre projecte i la vostra disciplina en general.
Pas 3. Donar prioritat als punts principals de l'informe
Tot i que heu d’intentar que el vostre informe sigui el més concís possible, és possible que el vostre públic no ho llegeixi tot. Per respondre-hi, haureu de situar la informació més important o el resultat final al principi de l'informe.
- Per exemple, si l'informe té com a objectiu comparar i contrastar tres marques d'equips diferents i recomanar el que creieu més adequat per a les necessitats de l'empresa, la conclusió s'hauria d'escriure al principi. A continuació, podeu proporcionar una explicació del perquè.
- En general, la primera pàgina de l'informe ha de contenir un resum dels resultats, recomanacions o conclusions. Utilitzeu la resta de l’informe per aprofundir i els lectors llegiran més si senten la necessitat o volen ampliar la comprensió de les vostres conclusions.
Pas 4. Tingueu en compte el "destí" que sol experimentar un informe
En la majoria dels casos, es generen informes setmanals per als requisits de retenció de dades i s’arxivaran als arxius adequats. Els informes setmanals poques vegades es llegeixen en la seva totalitat en la majoria de contextos i no us heu d’esperar el contrari.
- Tanmateix, no utilitzeu aquest fet com a excusa per falsificar informes ni treballar-hi de manera que siguin de baixa qualitat. Els informes han de reflectir-se a si mateix i a la seva ètica laboral. És probable que un informe elaborat poc a poc es noti i que digui "sabia que no el llegiria" no és excusa per produir un producte de treball no estàndard.
- Tot i que l’informe en general hauria de ser d’alta qualitat i estar ben redactat, centreu-vos en les parts de l’informe que és més probable que l’audiència llegeixi. Aquesta secció sol ser un resum o recomanació executiva. L’hauríeu d’escriure sense el més mínim error.
- Tingueu en compte que els superiors no llegeixen tot el contingut de l’informe no perquè no estiguin interessats o perquè no són importants. Les persones amb càrrecs directius o executius estan molt ocupats i són hàbils a l'hora de recopilar la informació necessària per a una presa de decisions eficient. No llegiran l'informe complet tret que sigui absolutament necessari, però el guardaran per si volen llegir-lo més tard.
Part 2 de 3: formatar informes
Pas 1. Demaneu una mostra
Moltes empreses tenen un format estàndard per als informes setmanals i els directius o executius poden estar acostumats a rebre informació d’aquesta manera. L’ús de diferents formats pot provocar frustració i confusió.
- Això és molt important en la preparació d'informes de vendes. Els administradors estan acostumats a mirar els informes d’un cop d’ull i a saber on trobaran determinats números o informació de la pàgina. L'ús de diferents formats es converteix en una mesura ineficaç perquè es veuen obligats a llegir tot l'informe per trobar la informació que necessiten.
- Consulteu amb l’assistent administratiu per veure si hi ha alguna plantilla que pugueu utilitzar per escriure un informe. D’aquesta manera, no cal que el creeu des de zero amb una aplicació de processament de textos. Moltes empreses tenen plantilles de documents amb la configuració adequada, inclosos marges, taules, estils de paràgraf i tipus de lletra.
Pas 2. Penseu en els mètodes d'enviament
Si envieu l'informe com a document imprès o com a fitxer adjunt de correu electrònic, el format serà diferent al de si ho escrivíeu com a part del text del correu electrònic.
- Per exemple, si envieu l'informe com a fitxer adjunt de correu electrònic, heu d'incloure un resum executiu al text del correu electrònic. D’aquesta manera, els lectors no han d’obrir l’apèndix per entendre els aspectes principals del vostre informe.
- Si envieu l’informe com a document físic, és probable que hàgiu d’incloure una carta de presentació o una pàgina de títol perquè l’informe es pugui identificar i arxivar adequadament.
- Independentment de com envieu l'informe, assegureu-vos que el vostre nom estigui inclòs a totes les pàgines i que totes les pàgines estiguin numerades en el format "X de Y" (llegiu: pàgina X de Y total). Els fulls d’informes es poden dispersar fàcilment i amb un cop d’ull ràpid s’hauria de saber si l’informe està complet i qui l’ha creat.
- Podeu incloure fàcilment la informació necessària com a capçalera (capçalera) a cada pàgina. Per exemple, la capçalera es podria llegir de la següent manera: “Informe de vendes de Sarita Hakim, diumenge 23, p. 3 de 7 ".
Pas 3. Incloeu un resum executiu
El resum executiu és un breu resum de tot l'informe, generalment només un paràgraf o dos, amb algunes frases per a cada secció de l'informe. La idea general és que un executiu pugui llegir aquest resum i, sempre que s’uneixi a les seves expectatives inicials sobre el tema que ens ocupa, pot actuar sense llegir més.
- Quan es crea un resum executiu, és molt important utilitzar un llenguatge clar i concís perquè sigui fàcil d’entendre. Eviteu l'argot o termes específics que requereixin una explicació, fins i tot si sabeu que el vostre públic està molt familiaritzat amb aquests termes.
- Escriviu el resum executiu al final, després d’haver completat la resta de seccions de l’informe. Al cap i a la fi, no podeu resumir alguna cosa que encara no s’hagi escrit. Fins i tot si ja teniu una descripció detallada de què cal escriure al vostre informe, les coses poden canviar durant el procés d’escriptura.
Pas 4. Creeu una estructura per als paràgrafs i seccions de l'informe
Un cop hàgiu entès el format que s'utilitzarà per escriure l'informe, creeu un esquema per a les seccions de l'informe que s'adaptin a l'objectiu de l'informe.
- Consulteu l'esquema per assegurar-vos que tot flueix lògicament d'una secció a una altra i assegureu-vos que l'esquema estigui dissenyat per adaptar-se al públic identificat per a l'informe.
- En general, l'informe inclourà un resum executiu, introducció, conclusions i recomanacions, troballes i discussió, i una llista de referències. Podeu incloure fitxers adjunts que contenen dades rellevants, així com una taula de continguts per als informes més llargs. Tanmateix, els informes setmanals no solen ser tan llargs.
- Cada secció de l'informe tracta un tema específic. En aquesta secció, cada paràgraf tracta una idea. Per exemple, si una secció de l'informe té el títol "Marques populars per a nens", podeu escriure un paràgraf separat per a cada marca. Si feu una distinció entre la roba de nois i noies, creeu una subsecció (amb subtítols adequats) per a cada marca, un paràgraf sobre la roba de nois que ofereix la marca i un altre paràgraf sobre la roba de noia.
Pas 5. Creeu una pàgina de títol o una carta de presentació si cal
És possible que els informes més curts no requereixin una pàgina de títol independent, però els informes més llargs haurien d'incloure una pàgina dedicada que us identifiqui com a autor de l'informe i que expliqui breument el propòsit de l'informe.
- La pàgina de títol és diferent del resum executiu i inclou, bàsicament, la informació necessària per complir els propòsits administratius perquè l’informe es pugui presentar correctament.
- Els empresaris poden tenir una pàgina introductòria especial necessària per als informes setmanals. Si és així, assegureu-vos que utilitzeu el format adequat.
- Com a mínim, la pàgina de títol ha d'incloure el títol o la descripció de l'informe (per exemple, "Informe de vendes setmanals"), el vostre nom i els noms d'altres col·laboradors, el nom de l'empresa i la data en què vau completar o enviar l'informe..
Part 3 de 3: Utilitzar un llenguatge fort
Pas 1. Creeu títols i subtítols efectius
Els encapçalaments i subtítols permeten als lectors trobar ràpidament seccions específiques de l’informe que els interessin o allò que volen llegir per obtenir més informació de suport sobre les vostres conclusions o recomanacions.
- Assegureu-vos que el títol i el subtítol descriuen el contingut de la secció o subsecció de manera directa i precisa.
- Per exemple, quan redacteu un informe de vendes setmanal, podeu incloure seccions sobre "Tendències de roba femenina", "Tendències de moda masculina" i "Marques populars per a nens". Dins d'aquestes seccions, podeu col·locar subtítols per ressaltar certes tendències o marques populars.
- Utilitzeu la mateixa construcció gramatical per a tots els encapçalaments de manera que els informes siguin lògics i coherents. Per exemple, si el primer títol diu "Construir un punt de peu en la roba masculina", el segon títol hauria de ser "Liderar la tendència de la roba femenina" i no pas una cosa semblant a "Dades de vendes de roba femenina".
Pas 2. Redactar un informe amb frases senzilles i clares
L’escriptura concisa amb frases estructurades en un ordre estàndard “subjecte-verb-objecte” proporciona claredat de pensament i dóna credibilitat a les vostres recomanacions i conclusions.
- Després d’escriure la primera versió de l’informe, llegiu-lo atentament i elimineu tot el llenguatge innecessari. Cerqueu l’acció de cada frase i col·loqueu qui ha realitzat l’acció al costat del verb. Penseu en cada frase com si digués "qui va fer què".
- Elimineu frases innecessàries i utilitzeu frases de pausa com ara "a part de", "amb un propòsit" o "en ordre".
- Podeu pensar que aquest estil d’escriptura és avorrit, però la finalitat d’escriure informes setmanals no és entretenir. Aquest estil és més eficaç per transmetre el vostre punt i transmetre informació al lector.
Pas 3. Assegureu-vos que la vostra redacció sigui objectiva i imparcial
Les vostres recomanacions s’han de basar en evidències concretes, no en opinions ni sentiments. Convenceu el lector amb fets forts i ben escrits.
- Eviteu adjectius i altres paraules innecessaris i frases que tinguin connotacions negatives o positives. En lloc d’això, centreu-vos a escriure arguments basats en fets.
- Per exemple, suposem que recomaneu una promoció per a un dels venedors del vostre informe setmanal. Recolzeu la recomanació amb fets que demostrin que l’empleat és digne, en lloc d’escriure detalls subjectius o emocionals. La frase "Sari té vendes constantment altes a la nostra botiga, tot i que només treballa 15 hores a la setmana" seria millor que "Sari és la meva empleada més amable i sempre ho fa tot el possible, tot i que ha de limitar les hores per cuidar-la mare malalta ".
Pas 4. Utilitzeu paraules fortes
Quan escriviu amb veu activa, utilitzeu l’única paraula que indica al lector quina acció té lloc a la frase, és a dir, el verb. Utilitzeu verbs curts i forts que descriguin clarament l’acció que s’està duent a terme.
- Tria verbs senzills. Per exemple, "utilitzar" és millor que "utilitzar".
- Els verbs que descriuen processos, com ara pensar, conèixer, entendre i creure, de vegades són necessaris, però en general són menys poderosos que els verbs que descriuen l'acció. És possible que hagueu de aprofundir en una afirmació i convertir-la en acció. Per exemple, podeu escriure "Crec que les nostres vendes augmentaran en els propers mesos". Modifiqueu la declaració i esbrineu per què ho creieu. A continuació, podeu escriure una frase que condueixi a accions com ara: “Històricament, les vendes augmenten durant la temporada de vacances. Preveixo que les vendes augmentaran al novembre i al desembre”.
- Per mantenir l'escriptura orientada a l'acció, consulteu l'informe i intenteu eliminar les preposicions i substituir-les per verbs més forts. Per exemple, el "consens general" es pot simplificar a "consens" i, si algú "proporciona protecció", la impressió es fa encara més forta dient que "protegeix".
Pas 5. Eviteu la veu passiva
Quan escriviu amb veu passiva, doneu menys èmfasi a la persona que ho fa i feu més èmfasi en l’objecte de l’acció. Tot i que en alguns casos és necessari per motius polítics o diplomàtics, l’ús de la veu passiva sovint resulta en escriptures poc clares i confuses.
- La veu activa premia la persona que ha realitzat l'acció i mostra al lector de l'informe qui és el responsable de l'acció. Per entendre per què això és important, imagineu-vos que llegiu un article sobre un incendi que diu: "Afortunadament, tots els nens es van salvar". La identitat de la persona (o persones) que va salvar els nens és important. Si la frase diu "El sacerdot local, el pare Johan, va anar i venir pel foc que envoltava l'orfenat i va salvar tots els nens", ara ja sabeu qui mereix el mèrit de ser un heroi en aquesta situació.
- Les frases actives també són importants per assumir la responsabilitat d’accions que poden tenir conseqüències negatives. Si escriviu "S'ha produït un error" al vostre informe, el vostre cap voldrà saber qui ha comès l'error perquè pugui aplicar la pena adequada. Si cometeu un error, admetre i assumir la responsabilitat de l’acte us ajudarà realment.
- Per trobar i eliminar frases passives per escrit, busqueu verbs que comencin per "di-". Quan la trobeu, identifiqueu l'acció de la frase, esbrineu qui la va fer i moveu-la al principi i al mig de la frase.
Pas 6. Transmeteu informació mitjançant elements visuals
Les taules i els gràfics són molt més fàcils de llegir i de seguir que els paràgrafs que proporcionen la mateixa informació, sobretot si la informació a transmetre consta de molts números.
- Trieu els elements visuals adequats per transmetre informació als lectors d’una manera que els sigui útil i que reflecteixi la finalitat de l’informe.
- Per exemple, podeu triar un gràfic lineal per mostrar la tendència a l’augment de les vendes de jaquetes de llana. Aquesta manera de presentar la informació serà més eficaç per mostrar l’augment que una taula amb el nombre de jaquetes de llana venudes cada mes perquè la taula requereix que el lector hagi de mirar tots els números, comparar-los i reconèixer que hi ha un augment. Tot el que es pot fer simplement mostrant un gràfic de línies simple.
- Tingueu en compte que l’atenció se sent atret pels elements visuals. Assegureu-vos que aquests elements tinguin un aspecte ordenat i organitzat i que es col·loquin a la posició adequada a la part superior de la pàgina. Simplement presenta els elements visuals que són importants per a la vostra recomanació o conclusió.
Pas 7. Elimineu l'argot
Tota indústria o disciplina acadèmica té certs termes ineludibles, així com paraules clau que guanyen popularitat a partir de llibres o articles coneguts. Tot i que de vegades són útils, aquestes paraules no solen afegir valor ni deixen de transmetre el missatge amb eficàcia.
- Pot ser útil escriure una llista de paraules clau habituals del sector per no fer-ne un ús excessiu als informes. Quan l'informe s'hagi completat, podeu cercar aquestes paraules al document i substituir-les si cal.
- Tingueu en compte que, per al lector, l'ús excessiu de paraules clau de moda no significa que estigueu "ben informat" en el camp, sinó que crea la impressió contrària. En general, els executius i els administradors són més grans i han vist que centenars d’aquestes paraules anaven i venien. Si el feu servir massa, pensaran que sou mandrosos i no saben de què parleu o simplement intenten impressionar-los.
- També heu d’evitar l’ús de termes massa complexos. Per exemple, si escriviu un informe que resumeixi una qüestió legal, això no vol dir que haureu de fer-ho amb molta argot legal.
Pas 8. Realitzeu una comprovació acurada del caràcter
Els informes plens d'errors tipogràfics i gramaticals poden resultar incòmodes per als lectors i reflectir una imatge vostra. Redacteu l'informe amb molta antelació a la data límit perquè tingueu prou temps per fer una comprovació de caràcters adequada.
- Executeu un programa de correcció gramatical i ortogràfica a l'aplicació de processament de textos que utilitzeu. Aquest programa ometrà molts errors, especialment errors tipogràfics que donen lloc a errors homofònics (per exemple, escrivint "carregat" quan es vulgui escriure "condició").
- Fer una comprovació acurada de caràcters a la inversa (de nou a frontal) és una bona manera d’assegurar-se que no es perden errors. A més, si coneixeu allò que voleu escriure, passareu errors com ara que falten paraules perquè el cervell les completa automàticament. Això no passarà si ho comproveu de darrere a endavant.
- Llegir informes en veu alta és una altra manera eficaç de detectar errors i editar l’estil d’escriptura. Si us costa llegir una frase o paràgraf determinat, és probable que aquesta part sigui difícil d’entendre perquè els lectors també tindran la mateixa dificultat. Corregiu les parts difícils perquè puguin fluir millor.
