Programar les vostres activitats diàries us ajudarà a gestionar el vostre temps de manera més eficient. Podeu fer més coses, oblidar-vos de les tasques amb menys freqüència o tenir la temptació de fer coses que realment no importen. Tot i que inicialment podeu pensar que podeu completar la tasca que teniu a la mà, és possible que us acabeu sentint aclaparat, confús i oblidant-ho tot. Fer un calendari i complir-lo necessita una mica d’acostumació, però en poc temps en tindrà agraïment. Un horari us ajudarà a reduir l’estrès i també us farà sentir més controlat de la vostra vida. Programar activitats diàries també us permet regular i controlar el vostre propi comportament fent un seguiment del que heu de fer i del que heu fet.
Pas
Primera part de 2: fer una programació
Pas 1. Comprar un calendari o agenda
Assegureu-vos que hi hagi espai al calendari que es pugui omplir amb la vostra llista de tasques. Alguns calendaris inclouen agendes setmanals, diàries o fins i tot per hora. També podeu utilitzar una llibreta. Trieu el que millor s’adapti a les vostres necessitats i desitjos. Feu el que vulgueu, aprofiteu-ho al màxim. No utilitzeu 1 llibre d’agenda per treballar, 1 per a activitats escolars, etc. Grava totes les teves activitats en un sol lloc.
- Un calendari digital també està disponible per utilitzar-lo en un ordinador portàtil o un telèfon mòbil. Aquest calendari també es pot sincronitzar amb tots els dispositius electrònics que tingueu perquè pugueu accedir al vostre calendari d'esdeveniments des de qualsevol lloc. També hi ha diverses aplicacions que us poden ajudar a programar activitats que inclouen recordatoris i temporitzadors
- Els calendaris en paper o els calendaris digitals que us permetin ajustar notes a la vostra agenda poden funcionar encara millor. Un calendari com aquest pot fer un seguiment no només del que heu fet, sinó també de com ho heu fet i / o com us sentiu. Per exemple, potser, a més de marcar el calendari "anar al gimnàs" al calendari, a sota hi podríeu afegir una nota "Avui correreu 1,5 km més i va ser divertit!" de manera que es pugui controlar millor el seu comportament.
- Si canvieu d’un calendari en paper a un calendari digital, és possible que els primers 1 o 2 dies us semblin una mica trepidants sempre que us acosteu al nou sistema. Porteu els dos calendaris amb vosaltres durant els primers dies i comproveu que no es perdin ni s’anoten les activitats programades una i altra vegada.
Pas 2. Organitzeu les tasques
Els calendaris electrònics també us permeten marcar diferents tasques amb colors diferents. Per exemple, podeu marcar les feines d’oficina en vermell, les tasques escolars en blau, les tasques en verd, les vacances en taronja i els esports en rosa. També podeu fer-ho fàcilment amb un calendari de paper o un llibre d’agendes, només cal que utilitzeu un llapis de colors o un ressaltador per marcar-lo. Després de marcar diverses tasques amb diferents colors, podeu determinar l'ordre de prioritat.
L’organització i el marcatge de tasques amb diferents colors també us ajudaran a visualitzar i entendre la quantitat de temps que utilitzeu. Per exemple, podeu notar que hi ha molt de color vermell (feina) i verd (deures), però molt poc rosat (esportiu) al vostre horari. Reconèixer la manca d’exercici pot motivar-vos a augmentar el vostre horari d’exercicis
Pas 3. Establir prioritats
És molt important determinar les tasques més importants que s’han de fer primer i quines tasques es poden posposar. El següent és un exemple per ajudar-vos a entendre la configuració de prioritat. Suposem que hi ha 2 exàmens, 1 informe de pràcticum i 1 tasca d’assaig i presentació per completar en 1 setmana. Ai!
- Demaneu-vos què heu de fer primer i quant trigareu a completar: quines tasques s’han d’enviar primer? quines tasques són més importants en relació amb les notes? Per exemple, quant tenen els exàmens, els informes de laboratori, els assajos i les presentacions a la nota final? Quina tasca és la més difícil de realitzar?
- En última instància, depèn de vosaltres determinar la data límit per completar-la, el temps que necessiteu o el valor relatiu de les tasques programades en les vostres prioritats. Per a això, heu de conèixer-vos a vosaltres mateixos i les vostres millors habilitats. Creeu un sistema de prioritats que us convingui.
Pas 4. Marqueu les tasques que prioritzeu
Després de determinar com prioritzar les tasques, marqueu-les a la programació. Podeu obrir la vostra programació diària i escriure la lletra "A" al costat de les tasques importants que s'han de completar primer, la lletra "B" al costat de les tasques que s'han de completar abans de demà i la lletra "C" al costat de les tasques que s'haurà de completar abans de divendres, etc.
Pas 5. Programa el temps per a cada tasca
Escriviu quant de temps teniu previst dur a terme cada tasca. Per exemple, podeu programar el temps per estudiar (2 hores), fer exercici (1 hora), escriure 2 correus electrònics (30 minuts) i passejar el vostre gos (30 minuts). Aquest és el pas principal per dividir el temps que es necessita per completar cada tasca. Us sentireu estressat si feu un horari massa ajustat i no assigneu temps de manera realista.
Recordeu incloure els temps de viatge a l’itinerari. Per exemple, heu de conduir des de la biblioteca on estudieu fins al gimnàs?
Pas 6. Doneu temps addicional a la programació
La majoria de la gent generalment subestima el temps que es triga a completar una tasca. Tenir en compte tot el temps que necessiteu per preparar-vos per a una tasca en concret i relaxar-vos un moment després us ajudarà a programar les vostres activitats diàries amb més precisió.
- Intenteu sempre augmentar el temps de finalització de la tasca uns minuts. Proveu d'afegir el 25% del temps que programeu per completar una tasca. Per exemple, planifiqueu una tasca que es pugui completar tècnicament en 4 minuts durant 5 minuts i programeu una tasca que es pugui completar tècnicament en 8 minuts durant 10 minuts, etc. Aquests pocs minuts addicionals s’acumularan i us proporcionaran temps addicional per evitar retards o retards.
- Pregunteu-vos si hi ha petites tasques dins d’una gran tasca que s’haurien de tenir en compte per fer un calendari? Per exemple, us heu de dutxar després de fer exercici? Sovint xateges amb els teus amics durant 15 minuts al vestidor? La majoria de la gent experimenta que un programa d’exercicis d’1 hora acabarà dedicant-se a 2 hores.
Pas 7. Pausa a la programació
Deixeu temps lliure al final de la programació per a tasques de poca prioritat. Si teniu temps avui o qualsevol dia de la setmana, podeu començar a treballar en aquestes tasques i començar aviat. Aquestes tasques addicionals, per exemple, organitzen armaris o presenten rebuts d’impostos a casa. Aquestes tasques de baixa prioritat s’acabaran acabant fins i tot si no són urgents ni estan limitades per un determinat límit de temps.
Part 2 de 2: adherir-se a un horari
Pas 1. Comproveu el calendari / tasques pendents
Acostuma a consultar el calendari cada matí i vespre per preparar-se per demà. També haureu de programar uns minuts cada dia, potser després del cafè del matí o durant el viatge a la feina, revisant el que cal fer durant el dia i afegint-hi tasques noves o ratllant-ne d’altres.
- Comprovar i revisar l’horari durant uns minuts abans de fer qualsevol cosa pot ser una manera poderosa de començar el dia amb molt d’ànim.
- Utilitzeu alarmes al telèfon o a l'ordinador com a recordatoris de determinades tasques o cites. Per exemple, molts horaris de metges i dentistes es fan amb molta antelació. Per tant, pot ser útil l’ús d’un recordatori que surti aproximadament una setmana abans. Per tant, el vostre pla es pot personalitzar.
Pas 2. Completeu les tasques per ordre de prioritat
Després d'assignar un ordre de prioritat a la programació, seguiu-lo.
Pas 3. Ajusteu la programació segons sigui necessari
Tot i que heu d’intentar respectar el vostre horari tant com sigui possible, de vegades poden passar coses que us obliguen a adaptar-vos. Desplaceu les tasques més flexibles o menys urgents al dia següent en cas d’emergència, problema o distracció.
Simplement eviteu acumular tasques i delegar-les massa sovint al dia següent. Si ho experimenteu massa sovint, intenteu permetre més temps per a cada tasca que necessiteu completar en un dia, en lloc de canviar la vostra programació per als propers dies
Pas 4. Ratlla les tasques completades
Aquesta activitat va ser un alleujament per a molts! Recordeu que heu de traslladar les tasques pendents d'avui a la programació de demà.
Pas 5. Premieu-vos
És important donar-vos ànims positius després d’acabar les tasques i complir un horari. Després de complir les responsabilitats d’un dia, premieu-vos submergint-vos a la banyera, veient el vostre programa de televisió preferit o gaudint d’un berenar dolç. Se sentirà reeixit i es mereix la recompensa per la qual ha treballat.
Pas 6. Comproveu i ajusteu la programació segons sigui necessari
Hauríeu de consultar la programació de tant en tant i determinar els avantatges de la programació per a les vostres activitats. Una manera de fer-ho és mirar la vostra agenda mentre controleu els vostres sentiments i estats d’ànim. Veieu que la major part del vostre horari s’ha ratllat i us sentiu positius i productius? Si la resposta és "sí", és probable que la vostra agenda sigui útil.
- Tanmateix, si creieu que s’ha canviat massa l’horari a l’endemà (i un altre dia, etc.) i que només esteu perdent el cap, hauríeu d’ajustar el vostre horari.
- Identifiqueu els problemes comprovant l’agenda i cercant allò que quedava enrere. És possible que hagueu de tornar a avaluar i reorganitzar les vostres prioritats si el que us vau perdre és important per a vosaltres (per exemple, fer exercici). És possible que també hàgiu de canviar el temps assignat a cada tasca. Per exemple, reduïu el temps per preparar-vos al matí de 2 hores a 1 hora 3 dies a la setmana i planifiqueu un trot de 30 minuts amb el temps restant.
- Tingueu en compte que la reprogramació és habitual i normal. Fins que no us acostumeu a l’horari més adequat, és clar que necessiteu temps.
Consells
- El vostre temps és molt valuós. La creació d’un horari us ajudarà a treure’n el màxim partit.
- Seguir un horari us pot fer conèixer els patrons que no es detectaven prèviament. Per exemple, potser estigueu cansats constantment quan us lleveu cada dijous perquè passareu temps al cafè després de la feina cada dimecres a la nit. D’aquesta manera es pot canviar un cop se n’adoni. Potser, en lloc de passar temps al cafè un cop per setmana, podeu reduir la freqüència a una vegada cada 2 setmanes. Per tant, encara podeu divertir-vos amb els vostres companys de feina, però no us heu de sentir esgotats cada dijous.
- Crear un calendari i complir-lo us pot ajudar a treballar de manera més eficient i productiva perquè assigneu temps a cada tasca. Això significa que podeu evitar "el temps insuficient".
