Les conferències són el lloc adequat perquè les persones que tinguin els mateixos interessos es puguin trobar i intercanviar les darreres idees en els seus respectius camps. Les conferències se solen celebrar regularment per institucions educatives, empreses, grups de màrqueting per nivells, comunitats religioses i altres. Si voleu celebrar una conferència, comenceu preparant un pla de treball exhaustiu juntament amb una sèrie d'activitats que cal dur a terme, per exemple, determinar la ubicació de la conferència, fer una llista de participants, recopilar materials, preparar equips per a presentacions, proporcionant àpats i diverses altres necessitats que s'han de plantejar i planificar el millor possible. Si teniu problemes mentre poseu en pràctica els vostres plans, calmeu-vos i tingueu confiança que us podreu permetre la conferència. Un aspecte important que determina l’èxit de la celebració d’una conferència és la implementació d’activitats una per una mentre es fa una llista de tasques que s’han completat i de les que encara s’han de fer.
Pas
Part 1 de 4: Planificació de la conferència: etapa inicial
Pas 1. Feu preparatius amb antelació
La planificació de la conferència hauria de començar com a mínim amb vuit mesos d’antelació, fins i tot abans si la conferència serà gran o gran.
- Tingueu en compte que moltes sales de conferències i establiments de restauració s’han de reservar amb diversos mesos d’antelació. A més, els participants que viuen fora de la ciutat han d’organitzar horaris de viatge perquè puguin assistir a la conferència.
- A més, els patrocinadors i les grans empreses també poden haver de planificar el seu pressupost anual amb diversos mesos d’antelació. Per tant, el suport financer i no financer d’aquests per al vostre esdeveniment s’ha de negociar per endavant.
Pas 2. Formar un comitè
S’han de decidir moltes qüestions importants a l’hora de preparar una conferència. En formar un comitè, obtindreu els comentaris de diverses persones abans de prendre una decisió. També us ajudaran a pensar en els detalls.
- Contractar coordinadors, és a dir, personal clau que prendrà decisions importants i dedicarà molt de temps a la coordinació. Si teniu fons suficients, contracteu un coordinador perquè us pugui ajudar a planificar i compartir tasques.
- Esbrineu si hi ha hagut conferències sobre el mateix tema. Si és així, convideu el coordinador que va celebrar la conferència a formar part del comitè. Si no pot participar, pregunteu si podeu sol·licitar material que ja s'hagi tractat per facilitar la preparació de la conferència.
Pas 3. Establir objectius i crear una agenda de treball
Escriviu el que esteu celebrant a la conferència, que serà la base de cada decisió. Saber què voleu donar i a qui abans de preparar-vos la conferència us facilitarà la implementació dels vostres plans.
Si no heu celebrat mai cap conferència, comenceu per planificar una conferència petita i curta. Penseu en la possibilitat de celebrar una conferència de 1-2 dies amb una capacitat de 250 a 300 participants
Pas 4. Determineu la ubicació i la data de la conferència
Tot i que es poden determinar noves dates i ubicacions després d’haver fet un pla detallat, haureu d’estimar el temps que teniu disponible per a la preparació.
- Abans d’establir una data, busqueu informació amb antelació sobre quin mes i quin dia se celebra la conferència, de manera que no es dificulti la implementació. Per exemple, a Europa, les conferències se solen celebrar entre març i juny o setembre i novembre de dilluns a dimarts o dijous a divendres perquè els participants estan menys interessats a assistir a conferències en altres moments. Esbrineu l’horari exacte de la vostra ubicació abans de decidir la data de la conferència.
- La durada de la conferència depèn del nombre estimat de participants i de totes les necessitats que s’han de proporcionar durant la conferència. Per a 250 a 300 persones, programa una conferència que durarà 2 dies complets.
- Penseu en la possibilitat de celebrar una conferència a la ciutat, però assegureu-vos que hi hagi accés a l’aeroport més proper, allotjament i instal·lacions adequades. Us recomanem que celebreu una conferència en una gran ciutat o destinació turística per atraure més persones que vulguin unir-se a la conferència.
Pas 5. Determineu el títol de la conferència
Després de determinar el títol, podeu publicar i fer plans perquè ja hi ha certesa sobre el material com a base per difondre informació a través de les xarxes socials.
Trieu un títol que impliqui la finalitat i / o el fons dels participants a la conferència. Busqueu inspiració amb els títols de conferències que s’han celebrat, però assegureu-vos que decidiu pel vostre compte
Part 2 de 4: Preparació de la conferència
Pas 1. Feu un pressupost financer
No es pot realitzar cap activitat sense calcular detalladament la quantitat de fons que cal invertir, per exemple per llogar un edifici, preparar materials i pagar les taxes dels altaveus. Totes les despeses s’han de referir al pressupost financer. Si delegueu responsabilitats, assegureu-vos que el vostre assistent compleixi el límit de pressupost que hàgiu establert.
L’import del pressupost està influït per la presència o l’absència de patrocinadors. Podeu demanar al patrocinador que aporti fons per finançar la conferència. No obstant això, el patrocinador també té dret a determinar algunes coses a la conferència. Per exemple: determinar qui presentarà una presentació o proposar un ponent com un dels ponents, per exemple: un home de negocis d’èxit en una empresa patrocinadora i introduir una marca col·locant un logotip a tots els materials de la conferència. L'avantatge és que el patrocinador proporcionarà fons per endavant perquè pugueu utilitzar-los immediatament per realitzar el pla
Pas 2. Determineu el preu i el mètode de venda d’entrades
Algunes conferències són gratuïtes, d’altres són molt cares. Abans de determinar els preus de les entrades i com vendre-les, tingueu en compte els aspectes següents:
- Quins costos comporta la preparació de la conferència? Si voleu celebrar una conferència a petita escala que no costi molts diners, us recomanem que no cobreu els participants. Com a alternativa, els participants han de pagar les entrades per cobrir els costos de preparació de la conferència.
- Determineu la quota d’inscripció si voleu celebrar una conferència durant diversos dies o proporcionar àpats. Les taxes de registre de conferències a les principals ciutats d'Indonèsia oscil·len entre diversos centenars de milers i milions de rupies.
- Moltes conferències cobren tarifes per nivells segons la posició o l'estat del participant. Per exemple: les conferències acadèmiques solen cobrar menys als estudiants que als professors. Els empleats dels patrocinadors també cobren menys que els participants habituals.
Pas 3. Decidiu la ubicació de la conferència
A l’hora d’escollir una ubicació, tingueu en compte el nombre de participants, la facilitat per arribar a la ubicació, la disponibilitat de places d’aparcament, la distància des del transport públic, els aeroports i els hotels. A més de trobar un lloc adequat per a la conferència, assegureu-vos que tots els participants puguin arribar-hi fàcilment.
Cerqueu informació sobre edificis o hotels que ofereixen sales de conferències a la ciutat. Per a petites conferències, llogueu una sala en una església o una altra sala de reunions
Pas 4. Aprofiteu l'assistència del personal que treballa com a personal de gestió de reunions
Si hi ha recursos disponibles a l'edifici que trieu per a la conferència, aprofiteu-los al màxim. El personal està familiaritzat amb les seves tasques del dia a dia i està preparat per respondre a preguntes, resoldre problemes o proporcionar consells quan sigui necessari.
Podeu utilitzar els serveis del personal encarregat de gestionar les activitats a la sala de reunions, per exemple, per gestionar els acords detallats de la conferència. Tot i que hi ha una quota, no heu de fer totes aquestes activitats vosaltres mateixos, ja que trigaran molt de temps en diverses setmanes
Pas 5. Determineu el menú de consum
Tingueu en compte que els participants han de trobar menjar durant la conferència i és probable que molts participants no sàpiguen quin menjar hi ha al voltant del recinte de la conferència. Penseu en la necessitat d’utilitzar un servei de càtering per proporcionar esmorzars, dinars i aperitius o esbrineu si el gerent de la sala de conferències pot preparar àpats per a tots els assistents.
A l’hora d’escollir un menú, tingueu en compte que moltes persones no haurien de menjar determinats aliments a causa d’al·lèrgies o preferències. Els empresaris amb experiència en serveis de restauració poden proporcionar diverses opcions, per exemple: menú vegetarià, sense fruits secs, sense gluten, menjar halal o altres opcions de menú
Pas 6. Preneu-vos el temps per fer una comprovació del lloc
Després d'haver-se encarregat de totes les coses que cal preparar, preneu-vos el temps per visitar el lloc de la conferència un dia abans. No espereu fins que arribi el vostre nou dia D amb els participants que s'uniran a la conferència.
Un dia abans, vingueu al recinte de la conferència i feu una reunió amb tot el personal implicat per assegurar-vos que tot estigui ben preparat fins als més mínims detalls
Part 3 de 4: Creació d'un calendari de conferències
Pas 1. Programa la conferència
Després d’obtenir una visió general dels temes a tractar i determinar el títol de la conferència, prepareu un calendari des de l’obertura de la conferència fins al tancament. Les conferències es poden celebrar de diverses maneres segons l’àmbit empresarial que es tracti. Per facilitar la programació, les conferències se celebren normalment en el següent ordre:
- Comenceu la conferència amb una presentació o un discurs d’obertura que sol pronunciar una persona coneguda en un camp empresarial concret i que s’ha convertit en un orador conegut. Podeu celebrar l’esdeveniment al vespre i després concloure amb el sopar o com a primera sessió al matí per iniciar la conferència.
- Dividiu la resta de la programació en sessions més curtes. Si la conferència es realitza a petició dels participants segons les seves propostes, ajusteu el material a les necessitats dels participants. Tanmateix, també podeu incloure horaris de tallers, clips de pel·lícules o qualsevol altre material a la programació de la conferència. Depenent del nombre de participants presents, determineu si a cada sessió hi poden assistir tots els participants (anomenat "plenum") o si els participants han de dividir-se en diversos grups i cada grup assistirà a diferents sessions en paral·lel segons la seva elecció (anomenats "grups"”).
- Tanca la conferència convidant ponents a presentar material que motivi o desafiï els participants.
Pas 2. Decidiu com conduir la sessió
Podeu triar com conduir la sessió segons les necessitats de l'empresa, per exemple, impartint classes, discutint casos, realitzant seminaris, presentant els últims resultats de la política o de la investigació, fent preguntes o presentant-los mitjançant diapositives.
- L'elecció de com lliurar el material afectarà l'estratègia de publicació. Per tant, prepareu el més aviat possible material que sigui molt útil per als participants.
- La durada de cada sessió pot començar des de 45 minuts fins a 3 hores en funció del nombre de presentacions i del contingut lliurat.
Pas 3. Penseu en si voleu incloure altres activitats
Penseu en activitats útils que es podrien incloure a la programació i tingueu un paper important per donar suport a l'èxit de la conferència, per exemple:
- Programeu activitats en benefici de l'organització participant de la conferència, com ara una reunió de negocis o una presentació de premis.
- Proporcioneu menjar si es cobra una inscripció als participants. Si no hi ha cap càrrec, demaneu als participants que portin el dinar (com a última opció). Els participants solen esperar menjar almenys un àpat. Si la ubicació de la conferència és a la ciutat, oferiu un descans perquè els participants puguin dinar en un restaurant proper.
- Pregunteu si els participants volen programar un esdeveniment d'entreteniment, per exemple: fer una gira per la ciutat, veure un programa d'humor a la nit, veure una pel·lícula o veure un espectacle al teatre. L'esdeveniment pot ser més adequat per a una conferència celebrada en una gran ciutat o per a una empresa, però no sempre.
Part 4 de 4: Publicacions
Pas 1. Determineu els participants que assistiran
Les conferències són molt diverses, per exemple conferències acadèmiques, religioses i empresarials amb diferents participants. Abans de planificar, assegureu-vos que hi hagi prou participants interessats a assistir a la conferència.
No cal fer molta publicitat si voleu celebrar conferències per a grups reduïts, com ara empleats de les empreses o comunitats eclesiàstiques. Podeu informar dels plans de la conferència enviant un correu electrònic, anunciant-lo al butlletí informatiu de l'empresa i / o notificant-ho en una reunió administrativa
Pas 2. Demaneu als líders de les empreses que participin
Per convèncer la gent de la vostra empresa, heu d’arribar a un títol enganxós o convidar un orador fantàstic.
Després de rebre la confirmació d’oradors coneguts, incloeu la informació al material de la conferència i notifiqueu-ne els possibles participants
Pas 3. Creeu un lloc web
Avui en dia, els mitjans digitals són una eina molt important per a l’èxit de les conferències. Creeu un nom de lloc web amb enllaços fàcils de trobar si cerqueu la paraula clau del títol de la conferència o altres paraules relacionades amb la conferència. Escriviu informació detallada sobre la conferència al lloc web i incloeu un enllaç a tots els materials impresos i publicitaris relacionats amb la conferència.
- Incloeu la data, l'hora i l'adreça de la ubicació de la conferència al lloc web, inclosos els noms de ponents famosos. Informeu també del transport, allotjament, llocs interessants i horaris de conferències si n’hi ha.
- Incloeu un enllaç al lloc web si els participants poden registrar-se.
Pas 4. Col·loqueu un anunci
Comenceu a publicar amb antelació (amb un any d’antelació) perquè els ponents puguin presentar propostes que continguin material que es presentarà a la conferència. Trieu la forma correcta de publicar segons la mida de la conferència i el fons dels participants. Penseu en què els possibles participants obtenen la seva informació, potser de:
- Xarxes socials, per exemple, des dels comptes de Facebook i Twitter de l'organització patrocinadora
- Llista de contactes de servidors de llista i adreces de correu electrònic
- Blog, revista, diari o diari empresarial
- Pòsters, fulletons o altres avisos enviats a grups, organitzacions o empreses rellevants
Pas 5. Demaneu propostes
Quan prepareu un esborrany d’anunci, indiqueu que esteu obert al registre o a l’espera d’enviar propostes individuals o grupals en forma de comunicacions, propostes de panells o materials de taller.
Podeu determinar la durada de la proposta segons la línia de negoci. En el camp de l'educació, les conferències a petita escala solen requerir resums d'alguns centenars de paraules, mentre que les conferències a gran escala requereixen manuscrits complets
Pas 6. Comenceu a acceptar registres
Prepareu instal·lacions perquè els participants es puguin inscriure abans de la conferència, tot i que encara queden uns mesos abans. D'aquesta manera, podeu estimar el nombre de participants que hi assistiran.
- Creeu un lloc web que enllaci al lloc web de la conferència per al registre. Si no teniu els coneixements tècnics necessaris per crear un lloc web, utilitzeu un servei existent. Per exemple, utilitzeu els serveis de pagament de RegOnline, que és una empresa que s’encarrega del registre en línia de diversos esdeveniments, processa les dades i us les envia facilitant l’accés als usuaris.
- Els participants també es poden inscriure per telèfon o per fax si teniu la possibilitat de processar els rebuts de pagament mitjançant una targeta de crèdit.
- Si no accepteu el registre per Internet o per telèfon, creeu un formulari de sol·licitud en PDF i pengeu-lo al lloc web. Informeu els participants que poden imprimir el formulari, omplir-lo i enviar-lo amb un xec o un comprovant de la transferència a la vostra adreça electrònica de l'empresa.
- Per tal que els participants es puguin inscriure abans d’hora, oferiu descomptes als participants que facin pagaments amb un mes d’antelació com a mínim. Els preus de les entrades són una mica més cars si els participants paguen al recinte de la conferència.
Consells
- Pregunteu al ponent si necessita equip addicional per a la presentació, com ara un escenari, televisió, pantalla gran o ordinador.
- A l’hora d’escollir un menú d’aliments, assegureu-vos si hi ha participants que han de fer una dieta de determinats aliments.
- Quan compareu els costos de lloguer, demaneu preus per al menjar, aigua, refrescos, etc. perquè pot ser molt car.
- A l’hora de triar una sala, tingueu en compte el propòsit de la conferència i decidiu si voleu utilitzar l’auditori o les cadires i taules per prendre notes.
