La formació laboral per a nous empleats és molt important en totes les empreses. Una formació inadequada repercutirà negativament en la satisfacció laboral, la productivitat i la rotació dels empleats. El programa de formació normalment comença transmetent informació important sobre l’empresa, portant els empleats a l’oficina, seguit d’explicant la normativa de l’empresa. La formació dels empleats s’ha de fer amb sensibilitat i atenció als detalls. Per tal que la formació funcioni bé, assegureu-vos que proporcioneu informació sistemàtica, organitzeu un horari segons les capacitats dels participants i tingueu paciència mentre els empleats s’adapten.
Pas
Mètode 1 de 4: Acollida de nous empleats
Pas 1. Informeu la ubicació de l'aparcament
Sovint es descuiden les coses bàsiques que necessiten els nous empleats, per exemple perquè no han rebut informació sobre on aparcar els vehicles. Abans del primer dia de feina, assegureu-vos que coneix el camí cap a l'aparcament i les zones que es poden utilitzar o si hi ha un lloc especial per estacionar el vehicle.
Pas 2. Prepareu el banc de treball
Abans que els empleats vagin a la feina, prepareu un escriptori, connexió telefònica, ordinador portàtil, targetes de visita i l’equip de treball necessari. Si no necessita escriptori, informeu l’àrea de treball quan fa les tasques diàries.
En general, els nous empleats fan tot el possible per arribar a temps i fer una bona primera impressió. Per descomptat, quedarà molt decebut si resulta que l’empresari no ha preparat res quan arriba el primer dia
Pas 3. Feu-lo de gira pel lloc de treball
Assegureu-vos d’indicar la ubicació dels lavabos, armaris de treball, impressores, sales de fotocòpies i menjadors. No oblideu mostrar la sala de descans, la cafetera i el microones. Proporcioneu també un kit de primers auxilis, extintor i altres equips de seguretat.
Demaneu a cada departament ubicacions importants que cal mostrar quan mostreu els empleats nous
Pas 4. Assegureu-vos que no està sol a dinar
La pausa per dinar és poca cosa que sovint s’oblida. Per als nous empleats, el primer dia de feina sol ser molt pesat, sobretot si no hi ha ningú que us acompanyi a dinar. Pregunteu a un company de feina si està disposat a acompanyar el nou empleat a dinar perquè es coneguin.
Pas 5. Trieu un entrenador altament competent
La tasca de formació de nous empleats la duu a terme normalment personal experimentat o l’empleat el despatx del qual està més proper. Tot i això, la direcció i la supervisió continuen sent responsabilitat del responsable de formació. Per tal que la formació funcioni bé, trieu empleats que siguin capaços de treballar bé, que tinguin habilitats comunicatives i que tinguin un comportament exemplar.
A l’hora de proporcionar formació, l’empleat que proporciona la formació i el nou empleat han de realitzar les mateixes tasques. També pot explicar coses que afavoreixen el bon funcionament del treball, per exemple, donar consells sobre com comunicar-se amb un administrador en particular o que sigui capaç d’organitzar la festa més festiva de les vacances
Mètode 2 de 4: Preparació de materials de formació
Pas 1. Proporcioneu un manual que contingui materials de formació ordenats sistemàticament
Els bons manuals solen proporcionar un marc que proporciona una visió general completa del material de formació. A més, cada tema es divideix en diverses informacions fàcils d'entendre en un ordre clar i sistemàtic. Un bon esquema material comença amb un esquema dels conceptes bàsics, proporciona informació detallada i pas a pas i, a continuació, proporciona un resum de les idees clau.
Proporcioneu un manual imprès perquè els nous empleats puguin prendre notes durant la formació. A més, envieu manuals per correu electrònic, normatives de la companyia i altres materials perquè puguin llegir-los si no teniu material imprès
Pas 2. Incloeu la descripció i els objectius de la feina
Al manual de formació, proporcioneu una descripció completa del treball que contingui tasques, habilitats necessàries i objectius de rendiment del treball. A més, informeu de diverses coses sobre l’avaluació dels assoliments de rendiment per tal que entengui clarament les expectatives de l’empresa que s’han de complir.
Pas 3. Descriviu l'estructura organitzativa i proporcioneu un número de contacte al qual us pugueu arribar
Els nous empleats poden aprendre l'estructura organitzativa del departament, esbrinar qui és el cap i a qui hauria d'informar a través del gràfic de jerarquia de l'empresa. Completeu el gràfic proporcionant una llista del personal de cada departament.
Proporcioneu informació de contacte a tothom dins i fora de l’empresa relacionat amb el seu treball, com ara números de telèfon mòbil de proveïdor o client
Pas 4. Proporcioneu informació sobre les normes de seguretat laboral
El manual sol contenir procediments i normes de seguretat en una situació d’emergència segons el sector industrial. Si cal, consulteu l’agència governamental que té l’autoritat per regular aquesta qüestió, per exemple el Ministeri de la mà d’obra, per esbrinar què s’ha de dir quan es realitzi formació sobre seguretat i salut laboral (K3).
Pas 5. Descriviu la cultura i els valors bàsics de l’empresa
A més d’explicar les tasques diàries, utilitzeu el manual per transmetre la història, els valors, la visió i els objectius de l’empresa. Recordeu que els empleats no poden treballar sols tot el dia. Segur que espereu personal que sigui proactiu i capaç de representar la cultura de l’empresa.
Pas 6. Presentar diverses fonts d'informació de l'empresa
Depenent de la política de l'empresa, el manual pot incloure informes anuals, fitxers de màrqueting i materials de presentació discutits prèviament a les reunions. Compileu-lo primer i, a continuació, pengeu la informació a través de la intranet o lloc web de l’empresa a la qual es pot accedir mitjançant una contrasenya.
Per evitar que el nou empleat se senti desbordat, feu-li saber que es beneficiaria de la lectura de la informació, però que no és obligatori
Mètode 3 de 4: elaboració d’un horari de formació
Pas 1. Preneu-vos el temps per conèixer personalment el nou empleat
Convideu-lo a xerrar per fer preguntes i compartir històries sobre la vida quotidiana, com ara sobre la família, aficions i aficions.
Els nous empleats se sentiran més còmodes i disposats a treballar en equip si es prenen el temps necessari per conèixer-los millor
Pas 2. No doneu l'entrenament massa pesat, però no massa lleuger
Feu una imatge general de la feina que ha de fer i, a continuació, expliqueu la tasca detalladament a poc a poc. Un nou empleat no està preparat per treballar si només se li demana que llegeixi un manual i se li assigni una tasca. Tanmateix, no feu una formació massa llarga ni llegiu tot el material paraula per paraula.
Feu-li un descans de 5-10 minuts abans de discutir sobre un tema nou perquè pugui entendre la informació transmesa sense sentir-se aclaparat
Pas 3. Assigneu les tasques segons les descripcions de treballs i responeu a les preguntes el millor possible
Abans que comenci la formació, informeu el nou empleat que us pot demanar a vosaltres o a un altre company de feina si cal. Després, demaneu-li que faci les tasques que li corresponen segons el progrés de la formació. Recordeu-li que no dubti a fer preguntes si es troba amb problemes a l’hora de dur a terme tasques.
A moltes persones els és més fàcil entendre les coses noves fent que escoltant. No assigneu tasques que tinguin un impacte estratègic a l’empresa, però no les tracteu com a recomanacions. Demostreu que creieu que pot fer una bona feina
Pas 4. Ajusteu el programa de formació a les capacitats de l’empleat
Tothom té capacitats d’aprenentatge diferents. Per tant, no ensenyeu un tema nou si no està preparat. Feu un repte establint un objectiu realista si ja entén el material que s’ensenya.
- De tant en tant, pregunteu si esteu ensenyant massa ràpid o massa lent. Potser intentava tapar-se tot i que hi havia coses que no entenia. Així que apreneu a llegir el llenguatge corporal per assegurar-vos que entén el que dieu.
- Un llarg període de formació sol requerir més recursos, però els empleats que estiguin ben formats entendran bé la seva feina perquè puguin aconseguir una alta productivitat laboral en poc temps.
Mètode 4 de 4: Creació d’una atmosfera d’entrenament positiva
Pas 1. Sigues generós donant elogis als altres
Si voleu donar suport a un nou empleat per fer-lo sentir segur, feu elogis en el moment adequat. No lloeu només per agradar als altres, sinó lloeu l’esforç que fa i el seu èxit.
Es podria dir: "Heu acabat la tasca abans de la data límit. Sincerament, em preguntava si hi havia res malament en fer-ho tan ràpidament, però les vostres respostes van resultar estar bé. Fantàstic!"
Pas 2. Proposeu crítiques constructives si cal
No dubteu a fer saber a un nou empleat si un nou empleat comet un error. Cal fer-ho en cas d'errors mortals i evitar que es repeteixin els mateixos errors.
- Si cal, suavitzeu la crítica dient: "Seria més fàcil fer-ho així" o "Està bé, és només un petit error".
- En general, els nous empleats prefereixen obtenir comentaris útils tan aviat com sigui possible. Si es deixa uns mesos, es preguntarà per què no vau corregir els seus errors en primer lloc.
Pas 3. Deixeu que el nou empleat tingui un bon rendiment
Donar responsabilitats a poc a poc. No el renyeu massa fort si comet un error. Continueu proporcionant orientació fins i tot un cop finalitzat el període d'entrenament. Cada feina i cada persona són úniques, de manera que el temps que es necessita per ajustar-se també és diferent.
Depenent de les capacitats i de les polítiques de l'empresa, alguns poden trigar un any a aprendre fins que estiguin preparats per treballar bé
Pas 4. Demaneu informació sobre la implementació de la formació
Cal desenvolupar contínuament un bon programa de formació. Quan el nou empleat hagi acabat la formació, demaneu-li que suggereixi coses que necessitin millores. Pregunteu si hi ha material que s’ha de completar, potser l’ensenyament és massa ràpid o massa lent o si cal canviar la disposició del material de formació.
