L’empresa té l’obligació de calcular amb precisió els salaris dels seus empleats. Els errors de càlcul poden provocar que es dedueixin massa els sous dels empleats per impostos, seguretat social, despeses mèdiques o d’atenció mèdica i altres deduccions que els facin incòmodes a l’hora de calcular els impostos anuals. Els errors de càlcul també poden provocar que l'empresa sigui revisada per agències governamentals com el servei tributari i, possiblement, sigui multada.
Pas
Part 1 de 2: Emplenament del formulari
Pas 1. Demaneu als vostres empleats que emplenin formularis estatals i federals per a les deduccions de nòmina dels empleats
Quan comencin un nou treball, tots els empleats han de completar un certificat federal d’indemnització per retenció d’empleats, també conegut com a formulari W-4. El nom i l'estructura de la forma d'estat variaran d'un estat a un altre.
- La informació proporcionada en un certificat de beneficis fiscals per a empleats indica a una empresa la quantitat d’impostos sobre la renda federals i estatals retinguts del sou de cada empleat en funció de l’estat de presentació i de la quantitat d’exempció fiscal reclamada. Tingueu en compte que, com més gran sigui l’exempció fiscal reclamada, menor serà la deducció fiscal de l’empleat dels sous. No obstant això, l’empleat pot deure diners a l’hora de pagar impostos.
- Tingueu en compte que és possible que estigueu fent negocis en un país que no requereixi impostos sobre la renda de l’Estat, on no hi hagi cap formulari per retenir els impostos estatals. Com que l'Estat no exigeix als seus ciutadans que paguin impostos, no hi ha cap motiu perquè els vostres empleats emplenin formularis de deducció de nòmines.
Pas 2. Verifiqueu que el formulari s'hagi signat
Recordeu que els documents estatals i federals no són vàlids tret que estiguin signats.
Pas 3. Comproveu de nou els càlculs del formulari
Tot i que els càlculs del formulari poden ser molt fàcils (normalment només s’hi afegeixen uns 1), és millor comprovar-ho de nou per assegurar-se que l’empleat ha afegit els números correctament.
Part 2 de 2: càlcul del salari net
Pas 1. Determineu el salari brut de l’empleat
Abans de començar a calcular el salari d’un empleat, heu de conèixer el salari brut de l’empleat. L’import es calcula multiplicant el nombre d’hores treballades en el període de paga per la tarifa horària. Per exemple, si un empleat treballa 40 hores en un període de sou i la taxa és de 15 dòlars per hora, multiplicaria 40 per 15 dòlars per obtenir un salari brut de 600 dòlars.
Pas 2. Obteniu una taula dels impostos sobre la renda federals i estatals
La taula d’impostos sobre la renda federal descriu l’import de l’impost sobre la renda federal individual que deu el salari, la quantitat d’exempció fiscal i l’estat de presentació. L’oficina tributària ha publicat una taula de l’impost sobre la renda sobre els serveis en línia. Podeu consultar les taules d’impostos sobre la renda de l’Estat en línia visitant el lloc web de la vostra oficina de supervisió estatal.
Pas 3. Apliqueu impostos federals i estatals sobre la renda
Podeu utilitzar la taula d’impostos que obtingueu per aplicar els imports corresponents a l’impost sobre la renda federal i estatal per a retencions.
- Per als impostos federals, busqueu l'import de la retenció en funció del sou brut del treballador, l'estat de presentació i l'import de l'exempció fiscal que es reclami. A continuació, restareu l'import de la nòmina bruta.
- Per obtenir impostos estatals, consulteu el lloc web d’ingressos del vostre departament estatal per obtenir instruccions sobre l’import de la retenció.
Pas 4. Apliqueu el tipus impositiu de la seguretat social
Calcular l’import de l’impost sobre la seguretat social que s’ha de pagar és molt senzill, ja que es tracta d’un percentatge fix dels ingressos de l’empleat. Les empreses han d’entendre que també són responsables de pagar els impostos a la seguretat social. El tipus actual d’impostos a la seguretat social és del 6,2% per als empleats.
Pas 5. Prengui deduccions fiscals per assistència mèdica
Igual que l'impost sobre la seguretat social, l'impost sobre l'assistència mèdica també és un percentatge fix dels ingressos d'una persona. A més, l’empresa també és responsable del pagament d’impostos sobre assistència mèdica. L’impost sobre assistència mèdica per als empleats actuals és de l’1,45%.
Pas 6. Resteu les altres peces
Els empleats poden tenir contribucions voluntàries o deduccions obligatòries que s’han de deduir del seu sou brut.
- Alguns exemples de contribucions voluntàries inclouen 401 contribucions, plans de compensació diferida, plans de discapacitat a llarg termini i comptes de despeses flexibles.
- Entre els exemples de deduccions obligatòries s’inclouen les pensions alimentàries per menors i el subsidi per divorci.
Pas 7. Calculeu el salari net total
L’import restant després de deduir aquestes deduccions és el salari net. Repetiu els càlculs i assegureu-vos que no heu comès cap error.
