Tant si sou un executiu corporatiu, un gerent o un pare o una mare a casa, poder delegar responsabilitats és una capacitat important per fer-vos més eficaç. Tanmateix, delegar pot ser complicat: heu de ser ferms i confiar en la persona a qui delegueu les vostres responsabilitats. Aquest article us ajudarà a fer front a qualsevol dubte que pugueu tenir sobre la delegació i, a continuació, us dirigirà al procés real de delegar la feina amb prudència i respecte.
Pas
Part 1 de 2: Entra en la mentalitat correcta
Pas 1. Deixa de costat el teu ego
L'obstacle més gran per delegar és la frase "Si vols que es faci una cosa bé, has de fer-ho tu mateix". Tampoc no és l’única persona del món que ho pot fer bé. És possible que sigueu l'única persona que pugui fer-ho bé en aquest moment, però si us dediqueu el temps a formar algú, també ho podrien fer bé. Qui sap: és possible que ho puguin fer més ràpid o millor que tu, i això no només és una cosa que has d'acceptar, sinó que fins i tot has de demanar.
Penseu de manera lògica i realista: podeu fer aquesta feina vosaltres mateixos? Heu de treballar fins a la mort per equilibrar aquesta feina i les vostres pròpies responsabilitats? Si és així, hauríeu d'estar preparats per delegar part del vostre treball. No us sentiu avergonyit o inadequat només perquè necessiteu ajuda amb alguna cosa; de fet, us convertireu en un treballador més eficaç obtenint ajuda quan la necessiteu
Pas 2. Deixeu d’esperar que algú s’ofereixi per ajudar-vos
Si es resisteix a delegar feina, és possible que pateixi una síndrome de màrtir lleu; potser se sent aclaparat i sovint es pregunta per què ningú s’ofereix a ajudar-lo. Sigueu honest amb vosaltres mateixos: quan la gent ofereix ajuda, els rebutgeu només per ser educats? Esteu preguntant en secret per què no insisteixen? Creus que, si les teves posicions fossin invertides, els ajudaries amb un cor bategant? Si heu respost que sí, haureu de practicar el "control" de les vostres circumstàncies. Aconseguir l'ajuda que necessiteu: no espereu que us arribi, perquè pot ser que no passi mai.
Molta gent s’oblida del que viuen altres persones i no es pot fer res per canviar-les. Oblideu-vos de totes les decepcions possibles de les persones que no s’ofereixen a ajudar; recordeu que és feina vostra parlar del que necessiteu
Pas 3. No mireu les sol·licituds d'ajuda de manera negativa
Moltes persones se senten incòmodes demanant ajuda. És possible que us sentiu culpable, com si estiguéssiu carregant amb algú o avergonyit, perquè penseu (per alguna raó) que hauríeu de ser capaç de gestionar-ho tot vosaltres mateixos. És possible que us sentiu orgullosos de la lluita i que la vegeu com una prova que sou un noble ésser humà (una altra manifestació de la síndrome del màrtir). Si veieu que demanar ajuda és una forma de debilitat, us n’heu d’oblidar ràpidament D’altra banda: intentar fer-ho tot sol és un signe de debilitat en el sentit que indica que no es té una visió realista de les seves habilitats.
Pas 4. Apreneu a confiar en els altres
Si teniu por de delegar perquè no creieu que altres persones ho puguin fer tan bé com vosaltres, tingueu en compte dues coses: primer, gairebé tothom pot ser bo en alguna cosa amb prou pràctica i, en segon lloc, potser no estigueu dotat de tot. Quan delegueu feina, no només allibereu temps per a vosaltres mateixos, sinó que també doneu al vostre ajudant l’oportunitat de practicar una nova habilitat o realitzar una nova tasca. Tingueu paciència: amb el pas del temps, el vostre ajudant probablement podrà fer el treball delegat tan bé com vosaltres. Tret que la feina que vulgueu delegar sigui molt important, pot ser bo per al vostre ajudant fer-ho bé amb el pas del temps. Si el treball és molt important, penseu-ho dues vegades abans de delegar-lo!
Fins i tot si sou el millor en fer la feina que teniu previst delegar, adoneu-vos que delegar feina us permet fer altres coses amb el vostre temps. Si sou el millor empleat de l'oficina que realitza una tasca de muntatge de disc dur bastant monòtona, però teniu una presentació important per preparar, no està malament deixar aquesta tasca a un partit intern. És millor que prioritzeu les tasques difícils: no us sentiu malament delegant tasques simples i repetitives quan tingueu coses més importants a fer
Part 2 de 2: Delegar eficaçment
Pas 1. Executeu la tasca
El primer pas és el més difícil, però el més important. Heu de tenir el coratge de demanar a algú que us ajudi (o si sou el cap, que algú us ajudi.) No us sentiu malament, sempre que sigueu educats, amables i simpàtics. No és groller només per demanar ajuda a una altra persona. Intenta ser amable i agradable mantenint la sol·licitud seriosa.
- Si no esteu segur de com aconseguir que algú altre faci alguna cosa per vosaltres, proveu de mantenir les coses curtes i dolces. Digueu alguna cosa com: "Ei, puc parlar amb vosaltres un minut? Em podeu ajudar a muntar l'enorme munt de discs durs que acaba d'arribar. No ho puc fer jo mateix perquè avui sóc fora de l'oficina. "ajudeu-me?" a pressionar la persona, però assegureu-vos que la vostra ajuda sigui necessària.
- Pregunta i (probablement) rebràs. No tingueu por de delegar perquè creieu que sonarà groller o impressionant. Mireu-ho així: com us sentiu quan la gent us demana ajuda? Et sents ferit i ofès? O (normalment) voleu ajudar? Potser heu escollit aquesta última!
Pas 2. No tingueu personalment el rebuig
De vegades, la gent no pot ajudar-vos; és una cosa trista, però és cert. Això pot ser per diversos motius: el més habitual és que la persona a la qual demaneu ajuda estigui molt ocupada amb la feina. No us ho preneu massa personalment: el fet que algú no pugui (o no) faci alguna cosa per vosaltres en aquest moment no vol dir que us odiï. Normalment perquè estan ocupats o mandrosos, res més.
Si us rebutgen, tingueu en compte les vostres opcions; normalment, podeu insistir educadament que necessiteu ajuda d’aquesta persona (normalment funciona si sou el cap o algú amb autoritat), podeu provar de demanar-ho a algú altre o fer la feina. a si mateix. Si necessiteu ajuda, no tingueu por de triar la primera opció o les dues coses
Pas 3. Delegar els objectius, no els procediments
Aquesta és la clau per no convertir-se en un malson de microgestors. Estableix uns estàndards clars sobre els resultats que vols i mostra a la persona com, però digues que ho pot fer com vulgui, sempre que es faci bé i es faci a temps. Doneu-los el temps suficient no només per aprendre, sinó també per experimentar i innovar. No els formeu com un robot; formar-los com un ésser humà: algú que s’adapta i millora.
També és intel·ligent perquè us prendrà temps i reduirà l’ansietat. Voleu utilitzar el temps lliure per fer altres coses més importants, no sempre us preocupeu pel progrés del vostre ajudant. Recordeu, delegueu la feina per reduir l’estrès i no afegir l’estrès
Pas 4. Prepareu-vos per formar el vostre ajudant
Sempre haureu de reservar temps per ensenyar al vostre ajudant a fer la tasca delegada, encara que sigui fàcil. Recordeu que un procés que us sembli senzill i senzill pot no ser tan senzill com per a algú que no ho hagi fet mai. Estigueu preparats no només per portar el vostre ajudant a través del treball que heu delegat, sinó que també tingueu paciència amb qualsevol dubte que us pugui sorgir.
Penseu en el temps que passeu en la formació de socorristes com una sàvia inversió a llarg termini. En reservar temps per ensenyar adequadament al vostre ajudant, tindreu temps lliure en el futur en lloc de dedicar temps a corregir els seus errors
Pas 5. Assigneu els recursos suficients per completar la tasca
És possible que tingueu els recursos disponibles necessaris per completar la tasca, però és possible que la persona assignada a la tasca no hi pugui accedir. Coses com ara dades protegides amb contrasenya, eines especials i algunes eines poden ser essencials per fer la feina, així que assegureu-vos que el vostre ajudant tingui tot el necessari per tenir èxit.
Pas 6. Compreneu que el vostre ajudant només pot fer una cosa a la vegada
Quan el vostre ajudant us ajuda, no està fent les seves responsabilitats normals. No oblideu que, com vosaltres, el vostre ajudant pot tenir una agenda atapeïda. Pregunteu-vos: quina feina reservarien o delegarien per fer la feina de vosaltres? Assegureu-vos de conèixer la resposta la propera vegada que delegueu una tasca a algú.
Pas 7. Sigues pacient
La persona que delegueu cometrà errors a mesura que aprengui a fer una nova tasca. Forma part del procés d’aprenentatge. Planifiqueu-lo. No delegueu tasques assumint que la persona ho farà perfectament fins que tingui una obra provada. Si una feina no surt com s’esperava perquè el vostre company no pot fer la tasca perfectament, és culpa vostra, no d’ell. Ser un recurs per al vostre ajudant i el treball delegat pot ser una experiència d’aprenentatge per a ell, en lloc d’espantar la gent.
Quan entrenes algú per fer alguna cosa, inverteixes. Al principi, l’alentirà, però a la llarga augmentarà la productivitat, en funció del seu enfocament a un comportament positiu i realista
Pas 8. Prepareu-vos per als problemes
Feu un pla de còpia de seguretat i prepareu-vos per actuar si alguna cosa no funciona. Saber què passarà si es perd un objectiu o un termini. Els obstacles i els desafiaments inesperats apareixen tot el temps, ja sigui a l’oficina o a casa; de vegades la tecnologia pot fallar. Feu que el vostre ajudant cregui que si apareix alguna cosa, els entendreu i els ajudareu a complir el termini previst, no només els deixeu en una posició difícil.
Fer-ho també és intel·ligent en un sentit egoista: si el vostre ajudant té por de ser culpat, es dedicarà més temps a suplir les seves mancances que a fer la seva feina
Pas 9. Premi el seu ajudant si és digne
Delegar tasques a algú és important si teniu més responsabilitats. Però és contraproduent quan delegueu una tasca, deixeu que el vostre ajudant treballi molt per aconseguir-la i obtingueu el crèdit vosaltres mateixos. Agraïu i lloeu els esforços d'altres persones que treballen en nom vostre.
Assegureu-vos que cada vegada que obtingueu un compliment per la vostra feina que hagi estat ajudat per algú altre, també mencioneu el nom de la persona que us ha ajudat
Pas 10. Digueu "Gràcies
Quan algú fa alguna cosa per vosaltres, és important agrair-la, reconèixer la importància de la seva ajuda i fer saber a l’ajudant que l’agraeixen. En cas contrari, semblareu ingrat, encara que no Recordeu que la gent no pot llegir la vostra ment. Les persones estaran encantades d'oferir ajuda si se senten apreciades.
