Heu d’haver tractat amb bancs, companyies d’assegurances, agències governamentals, empresaris d’empreses o fins i tot escoles. Si és així, heu de convèncer algú perquè faci alguna cosa o us ajudi. Com escriure una carta persuasiva o persuasiva que produeixi resultats? A continuació, es mostren algunes idees clau per utilitzar a la vostra carta de persuasió.
Pas
Primera part de 4: Preparació per escriure una carta
Pas 1. Estimular les bones idees
Abans d’escriure una carta, indiqueu què voleu, per què la voleu, els motius pels quals s’ha d’aprovar, així com els arguments en contra. Posar èmfasi en totes les idees disponibles us pot ajudar a redactar la carta i a entendre bé la vostra posició sobre el tema.
- Comenceu per això: vull convèncer els "meus lectors" perquè siguin el meu "objectiu". Canvieu "els meus lectors" pel que vulgueu persuadir i el "meu objectiu" pel que els persuadeu a fer.
- Quan l’anterior sigui clar i inequívoc, pregunteu-vos: per què és això? Enumereu els motius pels quals voleu que els vostres lectors facin el que voleu.
- Després de mapar els motius, ordeneu-los per quin nivell és més important. Col·loqueu tots els detalls importants en una columna i, a continuació, els menys importants en una altra. Això us ajudarà a reduir la vostra ment als punts d’èmfasi més rellevants i destacats.
Pas 2. Conegueu els vostres objectius
Assegureu-vos de saber exactament el que voleu o necessiteu. Què vols aconseguir? Com hauria d’actuar aquesta oficina?
Quan definiu els objectius, penseu en totes les solucions possibles que podeu oferir
Pas 3. Conegueu els vostres lectors
Analitzar i comprendre els lectors us ajudarà a decidir com emmarcar la vostra carta. Si és possible, decidiu si el lector estarà d'acord amb vosaltres, en desacord o serà neutral. Això us ajudarà a decidir quant pes assignareu a cada costat del vostre argument.
- Intenteu trobar una persona a qui pugueu adreçar-vos a la carta. Qui són, quin poder tenen per ajudar-te? Només ignoraran la vostra queixa? Com els heu de saludar? Tenen càrrecs superiors o funcionals? Parla segons la seva posició.
- Intenteu descobrir les creences i prejudicis dels lectors sobre el vostre tema. Quin tipus de disputes poden sorgir entre vosaltres i els vostres lectors? Com es presenta un contraargument de manera respectuosa?
- Esbrineu què els lectors estan preocupats pel vostre tema. Tenen fons limitats per gastar? El vostre tema els afecta directament? Quant de temps tenen per tenir en compte el vostre document?
- Penseu en el tipus d’evidència que necessitaran els vostres lectors en un argument per persuadir-los.
Pas 4. Investigueu el tema
Una carta de persuasió eficaç conté evidències i informació factual que dóna suport a la posició. Assegureu-vos de tenir en compte diversos punts de vista. No investigueu només el vostre punt de vista; Esmenta també opinions oposades i els fets que les envolten.
- Utilitzeu fets, lògica, estadístiques i proves anecdòtiques per donar suport a les vostres reclamacions.
- No digueu immediatament que l'oposició està equivocada. En lloc d’això, sigueu respectuosos a l’hora d’explicar per què la vostra posició és més forta i mereix atenció.
Part 2 de 4: format de cartes
Pas 1. Utilitzeu el format de bloc
Les cartes comercials tenen un format especial. Si el format és correcte i correcte, no canviarà en cap cas l'opinió dels lectors. Tanmateix, si el format és incorrecte i desordenat, us causaran una mala impressió i podrien ser llençats.
- Comenceu utilitzant paràgrafs de bloc a doble espai.
- Alineeu a l'esquerra cada paràgraf; en altres paraules, no sagneu paràgrafs com en prosa o assaig.
- Deixeu un espai en línia després de cada paràgraf.
- Utilitzeu un tipus de lletra estàndard, normalment Times New Roman o Arial, de mida 12.
Pas 2. Dirigiu el capçal de carta correctament
Comenceu escrivint la vostra adreça a l'extrem superior esquerre. No poseu el vostre nom: escriviu només el nom del carrer, la ciutat, la zona i el codi postal. També podeu incloure un número de telèfon i una adreça de correu electrònic, cadascun en una línia independent. Si viviu al Regne Unit, l’adreça s’ha d’escriure a la dreta. Completa una línia.
- Escriviu la data. Escriviu la data completa, el nom del mes i l'any. Completa una línia.
- "4 de juny de 2013"
- Escriviu el nom i l'adreça del destinatari. Intenteu trobar una persona específica a la qual enviar la carta. Completa una línia.
Pas 3. Comenceu la carta amb una salutació o una salutació
Normalment en forma de paraula "Benvolgut" seguit del nom de la persona adreçada. Assegureu-vos que heu escrit correctament el nom mentre l’escriviu. El nom aquí ha de ser el mateix que el que apareix escrit al capçal de l'adreça.
- Quan saludeu algú, utilitzeu el títol o el rang correcte (Pak / Madam / Dr. / etc) seguit del cognom. Si no esteu segur de com es prefereix anomenar una dona, només cal que escriviu "Miss".
- Seguiu-ho sempre amb dos punts.
- Completa una línia entre la salutació i el primer paràgraf.
- "Benvolgut Dr. Marró:"
Pas 4. Tanqueu la carta amb una declaració de tancament
Penseu i tingueu en compte el to del vostre assaig a l’hora de triar una declaració final. Dites com "Gràcies" són bastant estàndard, mentre que altres formes com "Salutacions" són més íntimes. Decidiu si voleu que la vostra carta de presentació sigui formal o íntima. Qualsevol que escolliu, la primera paraula s'ha de posar en majúscula, mentre que la següent paraula és senzilla. Seguiu el tancament amb una coma.
- Trieu la paraula "Amb respecte" si voleu que sigui més formal. "Salutacions", "Salutacions", "Gràcies" o "Atentament" són comentaris de tancament estàndard per als correus electrònics comercials. Tot i que les paraules "Salutacions", "Salutacions" o "Ens veiem", semblen més relaxades i íntimes.
- Omet les 4 línies següents per deixar espai a la teva signatura abans d'escriure el teu nom.
- "Gràcies,"
Part 3 de 4: escriure cartes
Pas 1. Concís i concís
Una carta de persuasió o de persuasió ha de ser concisa i educada. Les persones ocupades poques vegades llegeixen lletres que superen una pàgina o quan el to és dur. No sigueu paraules massa florides. Intenta utilitzar frases clares i ordenades. No presentis informació distorsionada i innecessària, incloses anècdotes.
- Eviteu frases massa llargues. Assegureu-vos d’utilitzar frases declaratives fortes. La vostra redacció ha de ser concisa, concisa, al punt i fàcil de llegir.
- No arrossegueu massa els paràgrafs. No apliqueu tanta informació que el lector perdi interès, s’allunyi del punt principal o dificulti la seva comprensió. Seguiu la informació rellevant i canvieu els paràgrafs sempre que vulgueu transmetre una idea o un punt nou.
Pas 2. Indiqueu el vostre punt principal a les primeres frases
Comenceu amb una frase inicial simpàtica i, tot seguit, aneu al punt. Indiqueu la vostra necessitat (l’objectiu principal d’escriure la carta) a les dues primeres frases.
Aquest paràgraf només pot constar de 2 a 4 frases
Pas 3. Destaqueu la importància de la vostra sol·licitud al segon paràgraf
En aquest paràgraf, resumiu la vostra preocupació, sol·licitud o reclamació. En aquesta etapa no heu proporcionat cap motiu específic, suport ni punts principals; en aquesta etapa, expliqueu completament la vostra posició, els paràmetres de la preocupació o la sol·licitud i els motius pels quals és prou important actuar.
Recordeu mantenir el cos de la lletra lògic, educat i factual. Eviteu un llenguatge excessivament emocional, no demaneu accions ni parleu amb duresa contra la persona o empresa a qui va dirigida la carta o l’oposició
Pas 4. Suporteu la vostra sol·licitud al paràgraf següent
Els següents paràgrafs haurien de poder justificar la vostra posició proporcionant informació de fons i detallada. Assegureu-vos que aquesta informació sigui lògica, factual, raonada, pràctica i legítima. No baseu la vostra sol·licitud únicament en emocions, creences o desitjos personals. No avorriu el lector amb històries llargues; arribar al punt amb rapidesa i precisió. Hi ha diverses estratègies diferents que podeu emprar per assolir aquest objectiu:
- Proporcioneu fragments d'estadístiques i fets per atraure la lògica i la simpatia dels lectors. Assegureu-vos que les estadístiques i els fets provenen de fonts creïbles i respectables i que també utilitzeu les dades amb sinceritat, sense treure-les del context.
- Suggereixi cites d’experts sobre el tema que donin suport a la seva postura o refutin l’oposició. Aquests experts han de ser figures respectades en els seus àmbits i, de fet, han de tenir les qualificacions adequades per opinar sobre el tema en discussió.
- Presenteu els motius pels quals s’ha d’acceptar la vostra sol·licitud. Obligar la gent a fer el que voleu no és una tècnica de persuasió eficaç, però si expliqueu per què creieu que s’ha de fer alguna cosa, pot ajudar a canviar d’opinió. Expliqueu la situació actual i per què hauria de canviar.
- Presenteu els detalls, les especificacions i les limitacions de la vostra posició i aplicació. Comenteu els esforços realitzats anteriorment, en relació amb l'aplicació, o fins i tot si no hi ha o no hi ha cap acció al respecte.
- Posa exemples de testimonis relacionats amb la teva posició. Penseu en altres proves que es puguin presentar per què la vostra posició és important.
- Recordeu limitar el que podeu i voleu incloure en un paràgraf. Deixa clar el teu punt i la teva situació. No us excediu amb massa detalls, però incloeu tots els punts importants. Trieu només les estadístiques, els experts i els testimonis més rellevants.
Pas 5. Convocar a l'oposició
Una de les formes més efectives de persuasió o persuasió és apel·lar a l'oposició. Heu de ser capaç de predir qualsevol objecció, objecció o pregunta dels lectors, de manera que pugueu respondre-les a la carta. Trobeu el vostre punt comú amb l'oposició o presenteu un fort suport per a la vostra pròpia posició.
- Assegureu-vos de reconèixer públicament les diferències entre la vostra posició i l'oposició. No ho amagueu, perquè afeblirà el vostre argument. Emfatitzeu els vostres valors, experiències i problemes compartits amb l'oposició.
- Eviteu les afirmacions acusatives. Això farà que la carta sigui massa emotiva i debiliti el vostre atractiu lògic. Una actitud excessivament negativa i acusadora també impedirà que l'oposició accepti el seu punt.
Pas 6. Tanqueu la carta reafirmant la vostra sol·licitud
Reitereu la vostra sol·licitud o opinió al final de la carta. Aquest és el paràgraf en què presenta una solució o demana una acció. Digueu-li al lector que seguiu aquesta correspondència per telèfon, correu electrònic o en persona.
- Acabeu la carta amb una frase contundent que ajudarà a convèncer el lector perquè prengui el vostre costat o, almenys, vegi més clarament des del vostre punt de vista.
- Oferiu les vostres pròpies solucions o ajuda. Accepteu el compromís o reuniu-vos pel mig. Demostreu que heu fet o que esteu preparat per afrontar la situació.
Part 4 de 4: Posar els tocs finals
Pas 1. Comproveu si hi ha cap error
Els errors de gramàtica, pronunciació i ortografia de les paraules donaran una mala impressió. Voleu que el lector se centri en la vostra idea i la vostra sol·licitud, no en l’error d’error. Torneu a llegir la vostra carta diverses vegades abans d’enviar-la. Llegiu-lo en veu alta per sentir com sona.
Si cal, feu que algú comprovi si hi ha errors ortogràfics en la vostra escriptura (o utilitzeu la funció de correcció ortogràfica del programari)
Pas 2. Poseu la vostra pròpia signatura
Si preferiu enviar cartes per correu electrònic per correu electrònic, haureu de signar. Personalitza i certifica la vostra carta.
Pas 3. Proporcioneu còpies de la vostra carta formal a altres parts clau, si cal
Si algú més de l’empresa o organització objectiu ha de llegir també la vostra carta, proporcioneu-ne una còpia. Això significa imprimir i enviar més d’una carta, amb signatures originals.
Pas 4. Conserveu-ne una còpia
Conserveu sempre una còpia de les vostres cartes i feu notes personals, amb notes sobre quan es va enviar la carta i a qui. Anoteu el seguiment que heu fet fins que es resolgui el problema.
Consells
- Estigueu al tema. Aneu amb compte de no afegir informació aleatòria que no estigui relacionada amb el problema que esteu discutint. Seguiu els fets rellevants i feu-ho senzill. Utilitzeu aquests fets per ser més descriptius.
- Utilitzeu punts vius a la meitat del paràgraf només si esteu absolutament segur i clar sobre els passos, les accions o les recomanacions.
- Adapteu els vostres punts bàsics al tipus d’empresa o organització objectiu. Les institucions sense ànim de lucre tenen una manera de pensar diferent a la de les grans empreses.
- Escriviu en forma estàndard i escrita en indonesi. No es tracta de missatges de text ni de xarxes socials; sinó una carta formal. L'ús de taquigrafia, argot i emoticones us pot fer ignorar.
- No tracteu els vostres lectors com si us deguessin alguna cosa i aleshores us sentiu amb dret a demandar. Tranquileu-los mantenint el to de la carta amable i professional.
