Necessiteu escriure una bona carta professional impecable? La majoria de cartes comercials segueixen un format fix i fàcil d’aprendre que podeu aplicar a qualsevol tipus de contingut. Les cartes comercials sempre han de contenir la data, la informació del remitent i del destinatari i alguns paràgrafs del cos. Seguiu els passos següents i feu modificacions segons els estàndards de la vostra empresa.
Pas
Primera part de 4: Començar una carta
Pas 1. Conegueu el format
Sigui quin sigui el contingut de la vostra carta, hi ha algunes presentacions de cartes comercials estàndard que cal seguir. Les cartes comercials s’han d’escriure i redactar amb un tipus de lletra comú, com ara Arial o Times New Roman. Utilitzeu paràgrafs de blocs. És a dir, comenceu un paràgraf nou prement dues vegades Intro. Als paràgrafs de blocs, no feu la sagnia de la primera línia.
- Utilitzeu un marge de 2,54 cm per tots els costats.
- Les cartes comercials enviades per correu electrònic també s’han d’escriure amb un tipus de lletra comú. No utilitzeu scripts ni colors diferents del blanc i negre als correus electrònics de l'empresa.
Pas 2. Trieu el tipus de paper adequat
Les cartes s’han d’imprimir en paper A4 de 21 x 29,7 cm o A4 de 21,5 x 29,7 cm. Es poden imprimir diverses cartes llargues o contractes en paper F4 o foli de 21 x 33 cm.
Si la carta s’enviarà per correu postal, penseu en imprimir-la al capçal de l’empresa. L'ús de capçalera reforçarà la impressió professional i proporcionarà el logotip i la informació de contacte de l'empresa
Pas 3. Incloeu informació sobre la vostra empresa
Escriviu el nom i l'adreça de l'empresa i utilitzeu una nova línia per marcar cada part de l'adreça. Si sou un treballador autònom o un contractista independent, poseu el vostre nom en lloc del nom de l'empresa o per sobre del nom de l'empresa
- Si la vostra empresa ja té capçalera, podeu utilitzar-la en lloc d’haver d’escriure el nom i l’adreça de l’empresa.
- Si cal escriure l'adreça, hauria d'estar alineada a la dreta o a l'esquerra de la part superior de la pàgina, segons les vostres preferències i la de l'empresa.
- Si la carta s’envia a l’estranger, escriviu el nom del vostre país amb majúscules.
Pas 4. Introduïu la data
Anotar la data completa és l’opció més professional. Per exemple, escriviu "1 d'abril de 2012". La data s'ha de deixar alineada, unes línies per sobre de la informació del destinatari.
Si escriviu la carta durant diversos dies, utilitzeu la data en què la vau completar
Pas 5. Afegiu informació del destinatari
Escriviu la informació del destinatari en l’ordre següent: nom complet, títol (si n’hi ha), nom de l’empresa i adreça. Utilitzeu una nova línia per a cada informació. Si cal, incloeu un número de referència. La informació del destinatari s'hauria de deixar alineada, unes línies per sota de la data.
Us recomanem que adreceu la carta a una persona concreta. D'aquesta manera, l'interessat podrà respondre a la seva carta. Si no sabeu el nom de la persona a qui us adreceu, investigueu una mica. Truqueu al número de telèfon de l’empresa destinatària pel seu nom i títol
Pas 6. Trieu una salutació
Una salutació és un indicador important de respecte i la salutació que utilitzeu dependrà de qui la rebi, de si coneixeu bé el destinatari i també de la formalitat de la vostra relació amb ells. Penseu en les opcions següents:
- Utilitzeu "A qui pot afectar", només si no sabeu exactament a qui us adreceu.
- Si no coneixeu el destinatari, "Benvolgut senyor / senyora" és una opció segura.
- També podeu utilitzar el nom i el títol complets del destinatari, per exemple, "Benvolgut Dr. Dewi Sari".
- Si coneixeu bé el destinatari i teniu una relació informal amb el destinatari, us recomanem que utilitzeu un nom, per exemple, "Estimada Susan".
- Si no esteu segur de quin és el gènere del destinatari, simplement escriviu el nom complet, per exemple, "Benvolgut Kris Damanik"
- No oblideu posar una coma després de la salutació o un punt i coma si utilitzeu "A qui pot afectar".
Part 2 de 4: Composició del cos de la carta
Pas 1. Utilitzeu l'estil d'escriptura adequat
Segons el proverbi, el temps és diners i a la majoria dels empresaris no els agrada perdre el temps. Per tant, el vostre estil d’escriptura de cartes ha de ser concís i professional. Organitzeu la vostra carta de manera que es pugui llegir ràpidament, directament al punt i només inclogui breus comentaris personals al primer paràgraf. Per exemple, podeu començar amb "Quant a …" i continuar des d'allà.
- No pensis massa en les transicions boniques, les paraules difícils o les frases llargues i tortuoses. La finalitat de la vostra carta és comunicar el que cal dir de la forma més ràpida i clara possible.
- Utilitzeu un to persuasiu. El més probable és que el propòsit de la vostra carta sigui convèncer el lector perquè faci alguna cosa, com ara canviar d’opinió, solucionar un problema, enviar diners o prendre mesures. Per tant, transmeti la sol·licitud i els motius amb el to adequat.
Pas 2. Utilitzeu els pronoms personals
Utilitzar els pronoms "jo", "nosaltres" i "tu" en lletres comercials és perfectament acceptable. Expresseu-vos com a "jo" i el lector com a "vosaltres".
Aneu amb compte si escriviu una carta en nom d'una organització. Si intenteu transmetre les opinions de l'empresa, hauríeu d'utilitzar "nosaltres" perquè els lectors sàpiguen que l'empresa està darrere de la vostra declaració. Si expresseu una opinió personal, utilitzeu "jo"
Pas 3. Escriviu de manera clara i concisa
Assegureu-vos que el lector entengui realment el que escriviu. Els lectors només respondran ràpidament si la intenció de la vostra carta és clara. En particular, si hi ha algun resultat o acció que voldríeu que el lector fes en rebre la carta, deixeu-ho clar. Descriviu la vostra posició amb el mínim de paraules possible.
Pas 4. Utilitzeu frases actives
Quan descriviu una situació o feu una sol·licitud, assegureu-vos que trieu la veu activa i no la veu passiva. La veu passiva farà que la vostra escriptura sigui ambigua o general. A més, les frases actives són més eficients i directes al cor del problema. Per exemple:
- Passiu: les ulleres de sol no estan dissenyades ni fabricades pensant en la durabilitat.
- Actiu: la vostra empresa dissenya i fabrica ulleres de sol independentment de la seva durabilitat,
Pas 5. Utilitzeu un llenguatge de conversa si us sembla adequat
Les cartes estan escrites per i per als humans. Eviteu copiar cartes sempre que sigui possible. No podeu crear relacions copiant lletres estàndard. Tanmateix, no utilitzeu llengües o argot no estàndard, com ara "ja sabeu", "vull dir" o "voleu". Apliqueu l’estil d’escriure una carta comercial, però escriviu paraules amables i educades.
- Si coneixeu bé el destinatari, podeu afegir una felicitació única.
- Utilitzeu la vostra intuïció per jutjar quanta personalitat aportarà la carta. De vegades, una mica d'humor pot ajudar-vos a nivell empresarial, però penseu-ho bé abans d'utilitzar-lo.
Pas 6. Mantingueu educació
Fins i tot si envieu una carta de queixa o queixa, encara podeu ser educat. Penseu en la posició del destinatari i oferiu tanta ajuda com pugueu per adaptar-vos a la situació.
Un exemple de queixa educada: "Crec que les vostres ulleres de sol es succionen i no tornaré a comprar el vostre producte". Un exemple de queixa educada seria: "Estic decebut amb la construcció de les vostres ulleres de sol, en el futur penso comprar una altra marca d'ulleres de sol"
Pas 7. Utilitzeu un "segon" capçalera per a pàgines addicionals
La majoria de cartes comercials són prou concises com per encabir-les en una pàgina. Tanmateix, si heu d’escriure una carta més llarga, com ara un contracte o una decisió legal, és possible que siguin necessàries pàgines addicionals. Utilitzeu un "segon" paper de capçalera, que normalment conté una adreça curta i està format pel mateix tipus de paper que el capçal de carta principal.
Incloeu el número de pàgina a la segona pàgina i a les següents, a la part superior de la pàgina. També haureu d’incloure el nom i la data del destinatari
Pas 8. Finalitzeu la vostra carta
A l’últim paràgraf, resumeix els punts i subratlla l’acció que realitzaràs o el que esperes del destinatari. Tingueu en compte que el destinatari pot contactar-vos amb preguntes o dubtes sobre la carta i, després, agrair-los la seva atenció a la carta que heu enviat.
Part 3 de 4: Tancament de la carta
Pas 1. Trieu una felicitació final
Una salutació final, com una salutació inicial, és un indicador de respecte i formalitat. "Sincerament" o "Sincerely" són les felicitacions de tancament més segures. També podeu considerar "Salutacions cordials" o "Salutacions". Les felicitacions que no són massa formals però que tenen un to professional són "Salutacions de l'èxit", "Salutacions" i "Gràcies". Utilitzeu una coma després de la felicitació final.
Pas 2. Poseu la vostra signatura
Deixeu quatre línies en blanc per a la vostra signatura. Inicieu la sessió després d’imprimir la carta o, si l’heu enviat per correu electrònic, escanegeu la imatge de la vostra signatura i enganxeu-la a la secció de signatures. L’elecció de la tinta per a la signatura és de color blau o negre.
Si signeu una carta en nom d'algú, escriviu "pp:" abans de la vostra signatura. "pp" significa per procurationem, que significa "representant" o "en nom de"
Pas 3. Introduïu el vostre nom i la vostra informació de contacte escrivint
A sota de la vostra signatura, incloeu la vostra informació, inclosos el vostre nom, títol, número de telèfon, adreça de correu electrònic i altres mitjans de contacte adequats. Utilitzeu una nova línia per a cada tipus d'informació.
Pas 4. Afegiu les inicials del mecanògraf
Si la persona que escriu la carta i l'autor són una persona diferent, heu d'afegir les inicials del mecanògraf a sota del bloc de signatura. De vegades, també s’inclouen les inicials de l’autor de la carta. Per tant, qui va treballar en la carta ho tindrà clar.
- Si només incloeu les inicials del mecanògraf, escriviu-les en minúscula, per exemple, mj.
- Si també incloeu les inicials de l'autor, escriviu-les en majúscula amb les inicials del mecanògraf en minúscula, per exemple, RW: mj. Altres estils afegeixen una barra inclinada entre les inicials, com ara RW / mj.
Pas 5. Incloeu la informació dels fitxers adjunts
Si adjunteu documents addicionals per a la revisió dels destinataris, anoteu unes línies a sota de la informació de contacte indicant el nombre i el tipus de documents adjunts. Per exemple, escriviu: "Apèndix (2): currículum, fulletó". O bé, a l’estil tradicional, escriviu la descripció de l’adjunt a la part superior de la carta, a sota de la data.
També podeu abreujar "Adjunt" amb "Lamp"
Pas 6. Incloeu una còpia de la informació
Si envieu una còpia de la carta a una altra persona, haureu d'incloure-la a la carta. Això s'afirma escrivint "cc:" o "Copia" a la línia "Adjunt", juntament amb el nom i el títol del destinatari de la còpia ("cc" significa còpia de cortesia, però en el passat significava còpia de carboni quan encara s’estaven escrivint cartes en una màquina d’escriure i copiar-les amb paper carbó).
- Per exemple, escriviu: "cc: Mari Santi, subdirectora de màrqueting"
- Si afegiu més d'un nom, alineeu el segon nom amb el primer, però sense el "cc:"
Part 4 de 4: Completar cartes
Pas 1. Feu modificacions
La presentació és un element clau de la professionalitat. Assegureu-vos que el destinatari us pugui veure fàcilment com una persona capaç i responsable editant la vostra carta i comprovant si hi ha errors. Utilitzeu el corrector ortogràfic al processador de textos, però no oblideu llegir-lo atentament abans d’enviar-lo.
- Pregunteu-vos, és clara i concisa la carta? Hi ha paràgrafs de més de 3-4 frases? Si és així, determineu si podeu eliminar afirmacions innecessàries.
- Si la carta és molt important, és possible que hagueu de fer-la llegir a un amic o company de feina. De vegades, altres persones poden ajudar-vos a detectar errors o incomoditats lingüístiques que potser no coneixeu.
Pas 2. No subjecteu les pàgines juntes amb una grapadora
Si la vostra carta consta de diverses pàgines, no s’ha d’utilitzar una grapadora. Si voleu assegurar-vos que les pàgines estiguin en ordre, retalleu-les amb un clip a l'extrem superior esquerre.
Pas 3. Envia
Si envieu la carta per correu electrònic, utilitzeu un sobre empresarial. Si està disponible, utilitzeu un sobre amb el logotip de la vostra empresa. Escriviu l’adreça de retorn i l’adreça del destinatari perfectament. Doblegueu la lletra en terços de manera que el destinatari desplegui primer la part superior abans d’obrir la part inferior. Assegureu-vos que enganxeu prou segells i, a continuació, envieu-los.
- Si creieu que la vostra lletra no és fantàstica i no coincideix amb la vostra personalitat professional, escriviu l'adreça al processador de textos i imprimiu-la al sobre.
- Si la carta és urgent i / o ràpida, penseu en enviar-la per missatgeria.
- Si voleu enviar-lo per correu electrònic, primer convertiu-lo a HTML o deseu-lo com a PDF perquè el format no canviï. Tot i això, estaria bé que la carta s’enviés físicament.
Consells
- Feu servir un bolígraf de qualitat per signar lletres.
- Respondre ràpidament a les cartes. Si no podeu respondre en una setmana, transmeteu-la al destinatari i digueu-li quan pot esperar la vostra resposta.
- Destaqueu el costat positiu. Parleu del que podeu fer i no del que no. Per exemple, si un producte no està en estoc, no indiqui al client que no pot complir la seva comanda. En lloc d’això, digueu que el producte és molt popular i s’ha esgotat. A continuació, digueu-los quan podeu complir la seva comanda.
-
Si escriviu una carta complexa, escriviu primer l’esquema.
- Escriviu qualsevol tema que vulgueu tractar, sense necessitat de pensar en la comanda.
- Per a cada tema, feu una llista de paraules clau, exemples, arguments i fets.
- Tingueu en compte la rellevància de cada tema de la llista per al propòsit i el destinatari de la carta.
- Descartar les parts que no són necessàries.
- Ordeneu la informació en l’ordre que millor s’adapti al lector.
Advertiment
- No utilitzeu un llenguatge afalagador. Una lloança sincera és acceptable, però massa lloances vol dir que a la feina depeneu de l’elogi i no de la competència.
- No utilitzeu un llenguatge contundent o contundent. Recordeu que esteu intentant reparar o iniciar una relació comercial mitjançant aquesta carta.
