L’excedència és el moment de deixar oficialment la feina o la universitat. Podeu sol·licitar temps lliure per diversos motius, com ara malalties, familiars malalts o vacances prolongades. En alguns casos, els treballadors tenen certs drets de permís, com ara les vacances anuals, la maternitat, el matrimoni o la defunció d’un familiar immediat. La definició de "permís" varia en funció de l'hora del dia. En alguns casos, les baixes curtes, com ara un temps inferior a la feina o la universitat, no es consideren excedències, mentre que en altres casos només es pot considerar excedència d’una setmana. Comprendre la definició de llicència a la vostra oficina o universitat és molt important abans d’escriure una sol·licitud de llicència, ja que és possible que la durada de la llicència que sol·liciteu no compleixi els requisits per sol·licitar formalment la llicència.
Pas
Part 1 de 3: Sol·licitud d’excedència laboral
Pas 1. Digueu-ho al vostre cap amb suficient antelació
Abans de sol·licitar la baixa laboral, haureu de notificar-ho al vostre cap amb suficient antelació. Per descomptat, no sempre es poden fer notificacions com aquesta en determinades condicions, com ara la mort sobtada d’un membre de la família. Tanmateix, si els ho aviseu per endavant (com ara si sol·liciteu unes quantes setmanes o mesos de permís), intenteu escriure una carta de sol·licitud de permís amb antelació, de manera que el vostre cap i els companys de feina puguin ajustar els seus plans de treball a tractar-ho. La millor manera d’avisar el cap per endavant és parlar dels plans d’excedència abans d’enviar formalment la carta. D’aquesta manera, la primera frase de la carta és coneguda per endavant pel vostre cap i no el sorprèn.
Pas 2. Especifiqueu les dates de sortida
Determineu la data exacta que teniu previst sortir. Intenteu no dubtar en determinar el vostre temps lliure. Tot i que establir dates exactes de baixa és important perquè el vostre cap i els companys de feina gestionin la vostra feina durant el temps lliure, en alguns casos és possible que no estigueu segur. Per tant, si és possible, intenteu escriure les dates del vostre permís previst el més concret possible a la carta que envieu.
Pas 3. Expliqueu el motiu del permís honestament al vostre cap
Expliqueu-li al vostre cap les raons per les quals heu de descansar. Això no vol dir que hagueu d’entrar en tots els detalls. Fins i tot en molts casos, el vostre cap no té dret a conèixer alguns aspectes de la vostra vida personal. Tanmateix, explicar el motiu de la vostra baixa de manera honesta i oberta reduirà les possibilitats que tingueu problemes amb la gestió de l’oficina.
Pas 4. Comenteu com completar el vostre treball durant la baixa
A la carta de permís, heu d’indicar que enteneu les vostres responsabilitats laborals i abans de marxar de bona fe per discutir com completar el vostre treball durant la vostra baixa. També podeu incloure les vostres consideracions a l’hora de completar el treball (per exemple, enumerant notes detallades per ajudar els vostres subordinats a completar projectes durant la vostra estada i proporcionant informació de contacte amb la qual els vostres subordinats poden contactar si necessiten la vostra ajuda).
Pas 5. Conegueu a quin tipus de permís teniu dret
Legalment, teniu dret a cert permís. És important entendre la diferència entre aquest permís i el permís concedit amb l’aprovació de l’empresari.
- Per exemple, als Estats Units, la llicència per maternitat o postadopció s’atorga durant 12 setmanes segons la Family and Medical Leave Act. Determineu si compleix els requisits de les normes de permís. El requisit és haver treballat almenys 12 mesos abans de l’inici de la baixa i haver treballat 1250 hores durant aquest període de 12 mesos. El propietari de l'empresa per al qual treballa també ha de donar feina a almenys 50 persones en un lloc o en un lloc que es troba a 120 km d'aquest lloc. El propietari de l’empresa on treballeu també s’ha d’incloure a la categoria a la qual s’ha d’atorgar permís d’acord amb aquestes normes.
- Si sol·liciteu una excedència que legalment tingueu dret a prendre, podeu escriure una sol·licitud que correspongui a la baixa. Per exemple, podríeu escriure "Com tots sabem, tinc dret a prendre una baixa de maternitat. M'agradaria tenir una baixa intermèdia (inseriu la data prevista de baixa). Com puc prendre temps lliure sense comprometre la productivitat de l'empresa?" Preguntar sobre com mantenir la productivitat laboral demostrarà la vostra preocupació per la continuïtat de l’empresa i us farà veure com un bon treballador a l’oficina.
- Si sol·liciteu un permís que no és el vostre dret, canvieu el contingut de la carta de sol·licitud de manera que soni culpable per interferències a la feina i prometreu compensar el vostre temps lliure tant com sigui possible.
- Notifiqueu-ho al vostre cap si teniu permís no remunerat.
- Incloeu aquesta informació a la carta perquè RR. HH. pugui considerar la possibilitat de tornar a sol·licitar el vostre permís si el vostre empresari rebutja la vostra sol·licitud de permís.
Pas 6. Incloeu suggeriments per dividir el vostre treball durant la baixa
Tot i que finalment serà el vostre cap qui decidirà, intenteu oferir consells sobre qui és el més adequat per completar determinades parts del vostre treball mentre esteu de permís. Intenteu no cedir tot el vostre treball a una sola persona, ja que això s’afegirà a la càrrega de treball.
Pas 7. Escriviu educadament una carta
Siguin quines siguin les circumstàncies, escriviu una educada carta de sol·licitud d’excedència. Dit d’una altra manera, hauríeu de demanar i no forçar la concessió del vostre permís, fins i tot si teniu dret a això. Sol·licitar educadament la baixa permetrà reduir el conflicte amb la direcció de l’empresa.
Part 2 de 3: Sol·licitud de permís universitari
Pas 1. Cerqueu el formulari de sol·licitud de permís
Els estudiants que desitgin sol·licitar una excedència generalment han d’emplenar determinats formularis. És possible que pugueu descarregar aquest formulari al lloc web de la universitat. Aquest formulari també hauria d’estar disponible a les seccions acadèmiques i d’estudiants del campus.
Pas 2. Empleneu el formulari de sol·licitud de permís
Normalment, aquest formulari s’ha d’emplenar amb el vostre nom, número d’estudiant, nom i adreça del campus, així com el vostre curs principal.
- És possible que aquest formulari també s’hagi d’emplenar amb la vostra nacionalitat o estat de visat, ja que la llicència d’estudi afecta l’estat de visat d’estudiant internacional. Perquè, si sou estudiant internacional, el vostre visat s’atorga per la vostra condició d’estudiant. Com a resultat, si deixeu d’estudiar durant molt de temps, és possible que se us demani que torneu al vostre país d’origen i que hagueu de sol·licitar un altre visat per tornar. Esbrineu com el temps lliure afecta el vostre visat si sou estudiant internacional i teniu un visat d’estudiant. Aquesta política pot variar d'un país a un altre i està governada pel ministeri corresponent.
- A les universitats nord-americanes, aquest formulari també us preguntarà sobre la vostra condició de beneficiari d’una beca del govern federal. Si estudieu als Estats Units i rep una beca del govern federal, generalment haureu de continuar estudiant per obtenir-la. El permís pot afectar la vostra condició de destinatari d’aquesta beca, de manera que us heu de posar en contacte amb l’oficina de la beca i parlar amb un assessor allà per esbrinar la millor manera de sol·licitar la baixa.
Pas 3. Creeu una carta de permís acompanyada d'altres documents acreditatius
La carta de sol·licitud d’excedència sol anar acompanyada dels documents justificatius que la vostra universitat us haurà de concedir. Si sol·liciteu una llicència per complir la vostra conscripció, incloeu la recripció que heu rebut. Si sol·liciteu la baixa per motius de salut, incloeu una carta mèdica que la confirmi. Tanmateix, si sol·liciteu l’excedència per motius personals, descriviu a la carta les condicions i els motius de la vostra sol·licitud d’excedència.
Pas 4. Expliqueu les raons amb honestedat
Si la vostra sol·licitud d’excedència es deu a motius personals, l’heu d’explicar públicament al vostre major. Per tant, poden determinar si la vostra condició és elegible per a la baixa.
Pas 5. Enumereu totes les coses que encara voleu treballar durant la vostra baixa
Per exemple, suposem que voleu registrar-vos com a ajudant de recerca fora del campus. Els estudiants de doctorat de darrer any solen tenir dret a sol·licitar la baixa per aquest motiu. Tanmateix, abans de concedir la baixa, els estudiants han de discutir aquest pla amb el seu supervisor acadèmic. D’aquesta manera, el supervisor acadèmic pot garantir que complireu els objectius de recerca del departament. Esmenta què vols fer mentre estàs de vacances.
Part 3 de 3: Format de cartes de permís
Pas 1. Introduïu l'adreça de retorn
La inclusió de la vostra adreça pot semblar trivial si la vostra oficina i el propietari del negoci per al qual treballeu es troben al mateix edifici. Tanmateix, això garantirà que el vostre correu es retorni a l'adreça correcta si no es lliura. El departament de recursos humans també us serà més fàcil presentar la vostra carta si hi ha una adreça escrita.
Pas 2. Incloeu la data en què es va escriure la carta
Sovint, els redactors de cartes inclouen la data en què es va iniciar la carta, però si us va costar uns dies escriure-la, recordeu que heu de canviar la data de la carta a la data en què es va completar i signar.
Pas 3. Incloeu l'adreça de destinació
Incloeu el nom i l'adreça de l'adreça postal, així com el títol acadèmic (per exemple, Dr. Ridwan o la professora Susan).
Pas 4. Utilitzeu el nom que apareix a l'adreça postal de la felicitació
Fins i tot si coneixeu bé el vostre cap, escriviu una salutació formal a la carta escrivint el títol professional o acadèmic seguit del seu cognom.
Pas 5. Decidiu quin format de lletra utilitzarà per als paràgrafs de la carta
El format que s’utilitza habitualment és el format recte, que segueix les regles d’escriptura:
- Cada línia de la lletra del paràgraf està separada per un espai.
- Totes les línies d'una lletra s'han de deixar alineades.
- Totes les frases comencen al marge esquerre i el començament del paràgraf no està sagnat.
- Deixeu una línia en blanc per marcar el final del paràgraf.
- Aquí podeu veure un exemple de lletra de format directe.
Pas 6. Acabeu la vostra carta amb un tancament educat com ara, "Sincerament"
- Doneu una línia en blanc entre l’últim paràgraf amb una salutació final.
- Poseu quatre línies en blanc entre "Sincerament" i el vostre nom.
Pas 7. Firma la carta
Després d'imprimir la carta, poseu la vostra signatura a les quatre línies en blanc entre la felicitació de tancament i el vostre nom.
