Comprendre com escriure una bona carta és una de les habilitats bàsiques que es poden aplicar en diversos camps, tant en els àmbits empresarial, acadèmic i de relacions personals. Com ja sabeu, les cartes són un mètode de comunicació habitual que s’utilitza per transmetre informació, bona voluntat o simplement l’afecte del remitent cap al destinatari de la carta. Per esbrinar com escriure una carta bona i correcta, proveu de llegir aquest article.
Pas
Mètode 1 de 2: escriure una carta formal
Pas 1. Compreneu el moment adequat per escriure una carta de to formal o una carta formal
En general, les cartes formals s’adrecen a persones amb les quals només teniu relacions professionals, com ara socis comercials o a certs departaments governamentals, en lloc de a persones amb les quals manteniu relacions personals.
- A continuació, es pot escriure la carta oficial mitjançant un programari de processament de textos, com ara Microsoft Word, OpenOffice o Text Edit, i imprimir-la abans d’enviar-la. Si cal rebre la carta immediatament o si el destinatari prefereix rebre el correu electrònic, us recomanem que envieu la carta per correu electrònic.
- Si el destinatari és el vostre cap o company de feina actual, és possible que vulgueu utilitzar un format menys rígid. En general, aquestes cartes es poden enviar per correu electrònic i no necessiten anar acompanyades d’una adreça a la part superior de la carta.
Pas 2. Escriviu la vostra adreça i la data en què es va escriure la carta a la part superior de la carta
En particular, incloeu el vostre nom i adreça a l'extrem esquerre de la carta. Si es tracta d’una carta comercial oficial, incloeu el nom i l’adreça de l’empresa o simplement poseu el capçal de la companyia al mateix lloc. Després, doneu un buit de dues línies abans d'escriure la data d'escriptura de la carta.
- Incloeu la data completa en el format correcte, com ara el 19 de setembre de 2021. El millor és evitar un format menys formal com el 19 de setembre de 2021 o el 19/9/21.
- No cal incloure la data a la carta enviada per correu electrònic.
Pas 3. Introduïu el nom i l'adreça del destinatari de la carta
Si la carta no s'ha enviat per correu electrònic, deixeu un salt de dues línies i incloeu la informació de contacte del destinatari a l'espai en blanc. En particular, indiqueu cadascuna d’aquestes informacions en una línia diferent:
- Nom complet i títol del destinatari de la carta
- Nom de l'organització i de l'empresa, si n'hi ha
- Adreça completa del destinatari de la carta (afegiu dues o més línies addicionals, segons calgui)
Pas 4. Incloeu una salutació
Poseu en pausa una línia i incloeu una felicitació com ara "Benvolgut", seguit del vostre nom com a destinatari de la carta. Si ho desitgeu, podeu incloure el vostre nom complet, cognom o simplement el vostre nom. Si cal, incloeu també l'adreça o el títol oficial de la persona.
- Si només coneixeu la posició de la persona a l'oficina, però no en sabeu el nom, no dubteu a escriure "Estimat, administrador sanitari" o una frase similar. No obstant això, en general, el nom de la persona que va ocupar el lloc pot ser heu cercat en línia perquè pugueu provar-ho.
- Si realment no coneixeu el destinatari de la carta, ni coneixeu la seva posició, només cal que escriviu "Benvolgut senyor / senyora" o simplement "Benvolgut / da:". i s'ha d'evitar, si és possible.
Pas 5. Escriviu la vostra carta
Les cartes formals s’han d’obrir amb una declaració de propòsit clara (SOP). En particular, eviteu les abreviatures i utilitzeu preguntes formals, com ara "T'interessa …" en lloc de "T'interessa …?" A continuació, torneu a llegir el cos de la carta, amb o sense l’ajut d’una altra persona, per assegurar-vos que no hi hagi errors ortogràfics o gramaticals.
Si escriviu una carta comercial formal, assegureu-vos que el cos de la carta sigui sempre breu i al punt. Mentrestant, si la carta s’adreça a un familiar o amic proper per motius d’intercanvi de notícies, utilitzeu una frase més relaxada i / o fluida. Tot i això, és una bona idea assegurar-se que la carta no excedeixi una pàgina
Pas 6. Incloeu una felicitació final
Generalment s’inclou una salutació final per acabar la carta de manera positiva i establir una connexió més profunda amb el destinatari de la carta. Per tant, després d’escriure l’últim paràgraf, incloeu una felicitació final que s’adapti al tipus de carta. Per a una carta formal, intenteu incloure una felicitació final, com ara, "Sincerament", "Salutacions" o "Bona sort". A continuació, poseu el vostre nom complet a sota, tal com s'indica a les directrius següents:
- Per a les lletres mecanografiades formalment, deixeu uns quatre espais entre la salutació final i el vostre nom complet. A continuació, imprimiu la carta i col·loqueu la vostra signatura amb tinta blava o negra a l'espai en blanc.
- Als correus electrònics formals, incloeu el vostre nom complet just a sota de la felicitació final.
- Si voleu, podeu incloure la felicitació davant del vostre nom, especialment en una carta formal. Per exemple, si esteu casat, incloeu el nom "Bu Amanda Surya" a la felicitació final.
Pas 7. Doble la lletra (opcional)
Si la carta es troba al correu, proveu de plegar-la en terços. El truc és doblegar la meitat inferior cap a la meitat fins que cobreixi els 2/3 de l'àrea de la lletra i, a continuació, doblegar la meitat superior fins a la meitat fins que no quedi cap àrea de lletres oberta. D’aquesta manera, la mida de la carta s’adaptarà a la majoria de sobres disponibles al mercat.
Pas 8. Escriviu l'adreça del destinatari a la part frontal del sobre (opcional)
Cerqueu el centre del sobre i, a continuació, escriviu-hi l'adreça completa del destinatari:
- Senyor Joko Susilo
- Jl. ABC núm. 123
- Jakarta, 12345
Pas 9. Escriviu l'adreça postal de devolució a la part posterior del sobre (opcional)
Mitjançant aquest mètode, l’oficina de correus pot retornar el correu que no pugui enviar, per qualsevol motiu, a la vostra adreça sense cap cost addicional. Utilitzeu el mateix mètode que quan vau escriure l'adreça del destinatari de la carta, però només hi heu d'incloure un sobrenom en lloc del vostre nom complet.
Mètode 2 de 2: Redacció de cartes informals
Pas 1. Identifiqueu el nivell oficial de la carta
Bàsicament, el to de la carta dependrà del nivell de proximitat de la vostra relació amb el destinatari de la carta. Per identificar la formalitat de la vostra carta, proveu de seguir aquestes directrius:
- Si la carta s’adreça a un parent llunyà, parent gran o parella social, proveu d’utilitzar un to semi-formal. Si la persona ja us ha enviat un correu electrònic, envieu-lo per correu electrònic. Si no, escriure cartes manualment és l'opció més segura de fer.
- Si la carta s’adreça a un amic o familiar proper, escriviu-la manualment o envieu-la per correu electrònic.
Pas 2. Comenceu la carta amb una salutació
La salutació que s’utilitza depèn molt de l’estreta relació entre vostè i el destinatari de la carta, així com del nivell de formalitat de la carta. Algunes possibilitats que podeu tenir en compte:
- Si la carta és semi-formal, no dubteu a fer servir una felicitació com ara "Hola". A continuació, seguiu la salutació amb el sobrenom del destinatari si els dos no teniu una distància massa gran o el nom del destinatari començant per una salutació com ara "Senyor" o "Senyora" si el destinatari és molt més gran que vosaltres.
- Si la carta és informal, també podeu utilitzar una salutació com ara "Hola" o una salutació més informal com "Hola" o "Ei". Seguiu la salutació amb el nom del destinatari.
Pas 3. Comenceu a escriure el cos de la carta
Passeu a la línia següent i comenceu a escriure. Si la carta està pensada com a mitjà de comunicació personal, proveu de confirmar la informació del destinatari. Per exemple, podeu utilitzar frases formals com "espero que ho vagi bé" o frases informals com "Com estàs?", En particular, utilitzeu les paraules que diríeu si el destinatari de la carta estigués davant vostè.
Pas 4. Enumereu les coses que cal comunicar
Com que el paper principal de la carta és com a mitjà de comunicació, incloeu coses que creieu que ha de conèixer el destinatari de la carta, com ara detalls dels esdeveniments que han passat a la vostra vida. Per exemple, si la carta va a la vostra àvia, no només escriviu "Gràcies pel regal!" En lloc d’això, mostreu el significat del regal per a vosaltres, com ara dir: “Ahir a la nit, jo i els meus amics no vam poder dormir perquè vam jugar el joc que va enviar l’àvia. Gràcies!" Sigui quin sigui el tema de la carta, el focus principal hauria de ser el desig de compartir informació.
Comprendre la informació que no s’ha d’incloure. Bàsicament, no s’ha d’enviar una carta escrita com a expressió d’ira o un intent de demanar clemència. Si ja heu escrit aquesta carta però no esteu segur de si l’envieu, deixeu-la reposar uns dies. Potser aquests dies poden canviar la vostra decisió
Pas 5. Acabeu la carta
Per acabar una carta informal, utilitzeu una felicitació final que reflecteixi la proximitat de la vostra relació amb el destinatari. Si la carta va dirigida a un cònjuge, amic o parent proper, utilitzeu una salutació final com ara "Salutacions", "Salutacions d'amor" o simplement "Benvolgut". Mentrestant, per a una carta semi-formal, no dubteu a utilitzar una salutació de tancament càlida, però encara força formal, com ara "Salutacions" o "Salutacions".
- Heu sentit a parlar mai del terme "valediction"? De fet, valediction és una expressió formal en anglès que s’utilitzava habitualment en temps antics com a felicitació de tancament de cartes. Si escriviu una carta en anglès a un amic i voleu tancar-la amb un estil ridícul, no dubteu a utilitzar aquest mètode. Per exemple, poseu una salutació final en forma de valedició com ara "Segueixo, com sempre, el vostre servent dedicat", acabant amb el vostre nom.
- Si voleu afegir informació després d'haver escrit la carta, utilitzeu la llegenda P. S, que en anglès significa Postscript ("després d'escriure").
Pas 6. Envieu la carta
Introduïu la carta en un sobre, poseu un segell, incloeu l'adreça del destinatari i, tot seguit, envieu-la immediatament a l'oficina de correus.
Consells
- Intenteu centrar el cos de la carta en un tema que interessarà el destinatari.
- Generalment, les salutacions sempre van seguides d’una coma. Tanmateix, en les lletres formals, la puntuació que s’utilitza sol ser dos punts en lloc d’una coma.
- Utilitzeu sempre un llenguatge educat i arguments sòlids quan escriviu una carta de queixa. Si ho feu, augmentareu les possibilitats d’obtenir una resposta positiva.
- Si voleu imprimir una carta molt formal, us recomanem que utilitzeu paper una mica més pesat que el paper de còpia estàndard.
- Si voleu enviar un correu electrònic formal o semi-formal, utilitzeu sempre una adreça de correu electrònic de so professional. Els correus electrònics enviats per “sweetstar189” segurament no es prendran tan seriosament com els correus electrònics enviats per “jeni.sandra”, oi?
- Escriviu sempre lletres amb un bolígraf de tinta blava o negra.
- Assegureu-vos que l'adreça indicada sigui correcta.
- Comenceu sempre un paràgraf amb una frase escrita o escrita en sagnat.
- Torneu a comprovar el contingut de la vostra carta, almenys dues vegades.
- Si la carta s’escriu manualment, assegureu-vos d’utilitzar sempre un bolígraf que no perdi tinta.
