Les cartes d’introducció s’utilitzen amb més freqüència en les comunicacions comercials, per establir contacte, sol·licitar informació o crear una visió general d’un producte o servei nou. En general, escriviu una carta introductòria a algú que no coneixeu personalment, cosa que fa que sigui una mica difícil pel que fa a la sensació o l’estil. Tanmateix, podeu aprendre alguns consells ràpids per fer que la vostra carta sigui tan concisa, llegible i eficaç com la vostra presentació desitjada.
Pas
Primera part de 3: escriure el preàmbul
Pas 1. Dirigiu la vostra carta a una persona concreta, sempre que sigui possible
Una carta introductòria s’ha d’adreçar el millor possible a algú que la llegirà. Si envieu un compte general o una empresa contractant i no esteu segur, no és correcte dirigir la carta a "Tots els interessats" o al responsable de contractació o al titular específic del títol.
Comenceu la vostra carta indicant la vostra posició, títol o funció i el motiu de l’escriptura de la carta. Normalment no cal que inclogueu el vostre nom a la carta perquè el vostre nom apareixerà a la signatura
Pas 2. Indiqueu clarament els vostres objectius
Heu de comunicar el motiu d’escriure la carta el més aviat possible. Què vols? Per què va escriure la carta? Si aquest tipus de preguntes apareixen a la ment d’un cap o empresa, és probable que la vostra carta acabi a la paperera en lloc de rebre una entrevista.
Atureu la caça: "Estic escrivint per informar-me sobre una nova vacant de supervisor financer" o "Escric per descriure una nova característica de producte que la meva empresa ha publicat recentment" són declaracions de propòsit realment efectives per ser una de les primeres frases. carta
Pas 3. Creeu una sensació o un estil adequats per a la carta
Quan escriviu una carta introductòria, el millor és tenir un estil coherent i competent que soni estrany o que soni massa estafat o tècnic. Per a una carta introductòria, la vostra carta ha de ser professional, però no freda ni rígida. Cal incloure un element de calidesa humana a la carta mantenint el contingut global professional.
- Un error comú que cometen escriptors sense experiència és intentar desesperadament evitar abreviatures que donin la impressió que la carta és una traducció, no una carta escrita. Utilitzeu abreviatures / contraccions, deixeu que soni fluid com la conversa, però encara professional. Deixa que la carta et representi.
- No intenteu sonar de manera intel·ligent substituint les paraules d’ús habitual per les del tesaurus / diccionari. No es tracta d’una tesi de màster, sinó d’una carta de presentació. Utilitzeu paraules precises i concises.
Pas 4. Creeu una connexió personal
Expliqueu com es va assabentar de la feina, de la vacant o de l’empresa que esteu buscant i de com crear una connexió. Quan llegiu una carta de presentació, l’empresari o el coordinador de contractació haurien de tenir una idea clara de qui sou, per què voleu la feina i si esteu bé o no. Si aquesta connexió és prou forta, se us cridarà a una entrevista i això us donarà l'oportunitat d'aconseguir el lloc de treball.
Si teniu connexions amb algú que treballa per a l’empresa o fins i tot se us va demanar una sol·licitud, o fins i tot si coneixeu algú que ha rebut ajuda de la vostra agència en el seu treball, és una bona idea presentar-vos des de la carta. Això pot remoure la memòria d'algú ("Oh, aquesta és la persona de la qual Joko parlava!"), O fer-lo recordar des del principi
Part 2 de 3: Redacció del contingut d’una carta
Pas 1. Connecteu les vostres qualificacions amb la posició sol·licitada
Si intenteu descriure les vostres qualificacions, competències o habilitats per gestionar un treball o un projecte, és una bona idea fer un enllaç clar en unes poques frases i explicar com es relaciona la vostra experiència amb la vostra capacitat per fer-ho, ja sigui un nou una posició, una transferència o una nova feina completament nova.
- Descriviu la vostra experiència en el camp o la indústria tal com s’indica a la referència de la carta. Si heu dirigit la vostra carta de presentació com es va esmentar anteriorment, se centrarà en algun tipus de camp professional o industrial. És una bona idea incloure habilitats i experiència específiques per fer la carta més eficaç.
- Voler una feina no és el mateix que tenir les qualificacions necessàries per a la feina. Si a la vostra introducció expliqueu que voleu rebre una trucada per a una entrevista de treball perquè us sentiu realment en forma, no cal que la repetiu cinquanta vegades. Escriure que "realment necessites aquesta feina" no et converteix en un candidat que cridi l'atenció.
Pas 2. Sigueu el més específic possible
Estableix una hora que pots conèixer personalment o expressa el que esperes veure més endavant a la resposta a la teva carta. Si voleu parlar més sobre les vostres qualificacions en una entrevista, digueu-ho. Si realment voleu la feina, digueu-ho. Obteniu informació sobre el procés de contractació o el procés de sol·licitud que vau escriure i, a continuació, pregunteu sobre la següent etapa del procés.
Centreu la carta de presentació cap a un nivell de treball específic. No s’ha d’indicar explícitament el tipus de feina o càrrec, però tingueu present quin tipus de resultats busqueu per mantenir la carta rellevant
Pas 3. No incloeu informació al vostre currículum
És una mala idea posar títols, honors i noms famosos en una carta. Repetir informació fàcilment visible en un currículum vitae fa perdre espai a la carta. No escriviu informació que es pugui recollir de forma ràpida i senzilla en qualsevol altre lloc. Escrius per vendre’t i crear oportunitats.
Pas 4. Escriviu amb l'objectiu de rebre una trucada d'entrevista
Potser no obtindreu feina ni res només pel poder d’una carta. Escriure una carta us portarà a la vostra porta, una oportunitat per demostrar-vos i les vostres capacitats per ser la persona o empleat que necessita el lector de cartes. Per aquest motiu, és una bona idea anar directament al punt, centrar-se en les seves qualificacions, així com en la seva connexió amb el lloc i anar fins a la següent etapa del procés, ja sigui l’entrevista o qualsevol altra etapa de contractació.
Repetiu la informació més important a la secció de tancament. Abans de tancar la carta amb una salutació, és una bona idea repetir breument allò que voleu directament
Part 3 de 3: revisió i perfeccionament de cartes
Pas 1. Reviseu i corregiu la vostra carta
Després d’escriure un esborrany de carta, cal tornar a revisar la carta i millorar-la a partir de l’estructura de la frase, etc. Tots els bons escriptors saben que una obra no es pot anomenar acabada fins que no hagi estat revisada. Un cop heu acabat d’escriure la carta, la part més difícil s’ha acabat, però encara queda temps per refinar-la i refinar-la.
- Revisar és més que esborrar errors tipogràfics o corregir errors ortogràfics. Torneu a mirar la vostra lletra i assegureu-vos que hi hagi una coincidència entre el subjecte i el verb, el significat és clar i la vostra carta assoleix el propòsit previst.
- Un cop creieu que ja heu escrit, podeu començar a comprovar i cercar les "darreres coses importants", les coses d'última hora que inclouen la correcció d'errors d'error, els errors ortogràfics i el format de la carta.
Pas 2. Feu una carta senzilla i concisa
En general, una carta d’introducció no ha de ser superior a la part frontal de la pàgina, ni entre 300 i 400 paraules. Sigui quina sigui la raó, hi ha moltes possibilitats d’escriure a algú que hagi de tractar molt de paper un dia determinat i no vol veure una llarga presentació redundant. És una llàstima que el vostre treball dur acabi a les escombraries, així que feu-ho curt. Centreu-vos només a intentar transmetre la informació més important de la vostra carta.
Pas 3. Formateu la lletra com hauria de ser
Les cartes han d’estar correctament orientades a la pàgina, amb una introducció específica, un paràgraf corporal i un tancament concís. Si escriviu un paràgraf breu sense informació de contacte ni salutacions, no obtindreu la feina o no arribareu a la introducció.
- Incloeu un currículum o currículum adequat com a fitxer adjunt a la carta de presentació. La carta de presentació hauria de ser la primera del paquet d'aplicació.
- Incloeu una bona informació de contacte. Feu les darreres modificacions de la carta de presentació, assegurant-vos que heu inclòs informació de contacte important, normalment situada a l'extrem superior dret del capçal. Incloeu una adreça de correu electrònic, un número de telèfon i altra informació bàsica de contacte.
Pas 4. Penseu en incloure notes
Alguns professors escriuen cartes comercials i els experts en comunicació suggereixen afegir la informació més rellevant o urgent en una nota o nota de la carta. La raó és que sovint funciona bé en termes de com les persones processen la comunicació en forma de carta. En lloc de posar informació important al final, una nota o nota important pot ser més eficaç. Tot i que això pot semblar informal per a alguns, pot ser una manera eficaç d’emfatitzar la informació important i de destacar la vostra carta.
