Tots sabem que l’organització a la feina és important, però a la majoria de la gent li costa molt fer-ho. Ho creguis o no, organitzar-te no és tan difícil com sembla. Unes quantes solucions i solucions us facilitaran la vostra organització del que podríeu pensar.
Pas
Mètode 1 de 4: Configuració del lloc i l’hora
Pas 1. Superviseu les vostres activitats
Dediqueu uns dies a fer un diari o feu un seguiment de les vostres activitats diàries. Si guardeu un diari, podreu veure quines coses heu fet i que no us n’heu adonat abans. A més, el diari també us pot donar una petita idea de les vostres mancances a l’hora d’organitzar les coses i ser productius. Aquest exercici s’ha de fer tenint en compte un gran objectiu. A través dels registres d’activitats, podeu veure quines activitats són una pèrdua de temps i quines activitats us poden ajudar a assolir els vostres objectius.
Pas 2. Determineu el vostre temps productiu
Alguns de nosaltres som d’hora, i d’altres no. Probablement ja sabreu quan és el vostre temps productiu. Tant si preferiu els vespres, els matins, l’hora de dinar, fins i tot abans o després de les hores punta de la jornada laboral, aprofiteu aquests moments per maximitzar la vostra productivitat.
Pas 3. Prioritzeu la vostra feina
Tots sabem que algunes tasques són més importants que d’altres, però no sempre les prioritzem bé. Per tant, desenvolupeu un sistema de classificació marcant les tasques com a importants i sigueu honestos i flexibles. Utilitzeu recordatoris, ja sigui mitjançant un calendari digital o notes adhesives a l’ordinador o a l’escriptori. Dediqueu més temps i energia a les coses que tenen la màxima prioritat a la vostra llista. En són exemples les tasques sensibles al temps, com ara tasques que s’han de completar avui o demà. També heu de prioritzar la resposta a clients, caps o qualsevol altra persona que pagui el vostre salari. Si no esteu segur de la sensibilitat i la importància d’una tasca, és millor preguntar-ho a algú.
Pas 4. Completeu petites tasques immediatament
No cal prioritzar totes les tasques i programar-les per completar-les en un termini determinat. Algunes tasques no requereixen planificació ni planificació perquè es poden completar immediatament. Si és així, podeu completar la tasca de seguida. Per tant, fes-ho ara! Fent tasques lleugeres immediatament, no ajornareu.
Pas 5. Organitzeu eines i eines de treball
Els nostres escriptoris poden passar fàcilment de vaixells desordenats a trencats, cosa que pot evitar que siguis una persona organitzada. Algunes persones tenen fins i tot una política de "taula neta". Fins i tot si no és realment necessari, és millor netejar la zona de treball.
- Ordeneu la taula. Traieu tota la brossa i organitzeu les coses que necessiteu de manera sistemàtica. Neteja l'escriptori sempre que sigui possible: quan no hi ha feina a fer a l'oficina, durant els descansos o entre tasques.
- Neteja la brossa immediatament. D’aquesta manera, sempre recordarà netejar l’escriptori. A més, podeu evitar molestar-vos per la brossa acumulada.
- Emmagatzemeu les coses que necessiteu en una zona de fàcil accés. Per descomptat, no tot el que us envolta és escombraries. Mantenir les eines que necessiteu a prop també us pot estalviar temps i espai de treball valuosos.
Pas 6. Programa activitats i reunions
Algunes persones només programen reunions, però no amb les activitats de la llista de tasques. Programar tasques i reunions importants pot ser molt útil. Per exemple, podeu agrupar els dies fent reunions només els dimarts i els dijous. Deixeu espai al vostre horari per a "temps creatiu" o per a allò imprevisible.
- Utilitzeu un gestor de calendaris i calendaris. Podeu crear el vostre propi gestor d’horaris amb paper i llapis, o pot ser programari i aplicacions, com ara iCalendar o Google Now.
- Classifiqueu les vostres activitats. Classificar o codificar per colors les vostres activitats pot ser el vostre recordatori visual del que és important. Per exemple, les categories que creeu podrien ser: correspondència, projectes, esdeveniments, reunions, pluja d'idees, pauses i temps d'exercici.
- Utilitzeu la tecnologia per gestionar el vostre horari. Els gestors de programació en línia i les plataformes de correu electrònic, com l'Outlook, poden combinar llistes de tasques, calendaris i llistes d'adreces. Aquest gestor d’horaris no només millora la vostra eficiència, sinó que també us pot simplificar el pensament.
- Entregueu la feina sempre que sigui possible. En una intensa jornada laboral, tendeix a oblidar que no cal fer-ho tot sol. Deixeu la feina a un assistent o, si esteu realment inundats de feina, demaneu als vostres companys de feina que us ajudin amb una tasca específica. Podeu retornar el favor de l’ajuda del vostre company quan la feina comenci a acabar.
Mètode 2 de 4: organització sistemàtica dels correus electrònics
Pas 1. Comproveu el correu electrònic a l'hora programada
No sempre heu de revisar la safata d’entrada perquè la majoria dels missatges no són tan importants com podríeu pensar. Si esteu treballant en una feina que no requereix un seguiment ràpid, consulteu el vostre correu electrònic a intervals regulars, aproximadament de 3 a 4 vegades al dia.
Pas 2. Organitzeu el correu electrònic
Aprofiteu les funcions de carpetes i senyalitzadors en lloc de deixar que els vostres missatges s’amunteguin a la safata d’entrada. Per exemple, les funcions de carpetes i subcarpetes a l'Outlook o les múltiples funcions d'etiquetes i safata d'entrada de Gmail poden ser rendibles. Si sou periodista, els vostres fitxers es poden anomenar "Últimes notícies", "Notícies futures", "Notícies antigues", "Entrevistes i recursos" i "Idees".
Suprimiu i arxiveu els vostres correus electrònics. Arxiveu lletres importants i antigues i, a continuació, suprimiu la resta. Com l'exemple anterior, "Old News" és un arxiu de periodistes. Quan comenceu a suprimir els correus electrònics antics, veureu quants correus electrònics val la pena llançar en lloc de presentar-los. Algunes persones fins i tot decideixen tenir una "safata d'entrada zero", és a dir, cap missatge de correu electrònic no llegit o cap missatge de correu electrònic a la safata d'entrada. A més d’utilitzar fitxers i etiquetes, podeu buidar la safata d’entrada mitjançant l’eina d’arxiu, suprimint els correus electrònics antics i utilitzant una aplicació de neteja del correu electrònic
Pas 3. Utilitzeu altres formes de comunicació més eficients
De vegades, una trucada ràpida equival a 10 enviaments i recepcions de correus electrònics. Si és així, truqueu! Si sabeu que l'intercanvi de correus electrònics pot dificultar la discussió i que cal fer-ho d'anada i tornada, és millor comunicar-vos per telèfon. Per obtenir més detalls, truqueu en lloc de tenir converses per correu electrònic llargues i detallades que requereixen molt de temps. Podeu enviar correus electrònics als vostres companys de feina i dir-los: Tinc moltes preguntes sobre això. Potser seria més fàcil parlar per telèfon? Puc trucar-te a les 5?”
Pas 4. Limiteu les interrupcions
Les pauses estratègiques poden ajudar, però les interrupcions durant el temps de treball són el contrari. Les interrupcions poden alentir el treball, trencar el ritme i fer que perdi el focus. Per tant, proveu d’utilitzar el correu de veu quan estigueu ocupat. Aquestes eines no són només per a quan no esteu a l'oficina; aquestes eines també es poden utilitzar quan esteu molt ocupats. Molta gent té una política de "porta oberta", però no cal que la mantingueu oberta tot el temps. Podeu deixar un missatge a la porta que digui "En trucada" o "S'està utilitzant l'habitació". Torneu o envieu un correu electrònic ".
Pas 5. Aprofiteu el núvol
La computació en núvol val la pena considerar-la, ja que és més barata, escalable, més eficient i més fàcil d’actualitzar. El contingut contingut al núvol és molt útil perquè s’hi pot accedir des de diversos dispositius: ordinadors, tauletes, telèfons intel·ligents i altres. L’emmagatzematge al núvol també actua com a forma principal i secundària de còpia de seguretat digital. Parleu amb el gestor de TIC o amb el proveïdor de programari, ja que és possible que ja tingueu espai d'emmagatzematge gratuït al núvol o que estigui disponible per una tarifa anual baixa.
Pas 6. Utilitzeu els marcadors en línia
La majoria dels navegadors tenen una funció de marcador per desar i organitzar les vostres adreces web preferides o les que visiteu amb freqüència, de manera que es pugui accedir fàcilment i ràpidament. Aprofiteu aquesta funció per no oblidar-vos dels llocs importants per consultar les darreres novetats.
Mètode 3 de 4: Aprofitar al màxim el temps
Pas 1. Eviteu fer diverses coses al mateix temps (multitasca)
Tots els experts creuen això. Tot i que això pot semblar ràpid i divertit a la televisió, fer moltes coses al mateix temps és ineficient i pot interferir en l’eficàcia dels vostres esforços per organitzar-vos. En lloc d’això, és millor que dediqueu tota la vostra atenció a una tasca primer, abordeu-la i passeu a altres coses de la vostra llista.
Pas 2. Feu un horari personal
Afortunadament, la majoria de feines no requereixen que creeu una programació diària en funció dels minuts. Tanmateix, marcar el vostre horari diari i les tasques o esdeveniments importants del dia us pot mantenir concentrat en les vostres tasques.
- Estableix límits de temps per a determinades activitats. Algunes tasques no requereixen establir un límit de temps, però altres s’han de parametritzar per augmentar la vostra productivitat. Penseu en algunes tasques que requereixen més temps del necessari i fixeu-hi un límit de temps més endavant.
- Dediqueu temps addicional a altres activitats. Algunes tasques, com aprendreu amb l’experiència, solen trigar més del que haurien de fer, però això no és dolent. Per a aquest tipus d’activitats, i especialment esdeveniments i reunions importants, assigneu temps addicional abans i després.
Pas 3. Utilitzeu un temporitzador, un cronòmetre o una aplicació per al despertador
Aquests objectes poden ser efectius si s’utilitzen correctament. Algunes persones decideixen configurar l'alarma 10, 15 o 30 minuts abans del temps requerit per donar-los un avís suficient abans de començar una activitat. També podeu configurar una eina de recordatori (recordatori).
Pas 4. No posponeu
Pregunteu-vos si realment heu d'ajornar una activitat o si només voleu fer mandra. Si us ve de gust relaxar-vos, no posponeu, feu-ho! Tanmateix, si retardar una activitat és inevitable, assegureu-vos de prendre notes i reprogramar-la amb un pla concret. O bé, podeu pensar en un pla improvisat. Per exemple, si heu de cancel·lar una reunió presencial, és possible que vulgueu fer una conferència o una conferència web.
Mètode 4 de 4: Mantenir la salut física i mental
Pas 1. Feu un descans
Descansar la ment és essencial per mantenir la vostra productivitat i salut mental. Normalment estem massa ocupats treballant per no tenir temps de descansar. Fer un descans ens proporciona un descans molt necessari per augmentar la nostra productivitat. No obstant això, les pauses també ofereixen una oportunitat per aturar-nos i qüestionar-nos si estem fent un bon ús del nostre temps.
Pas 2. Dormir millor
Si no dormiu bé, al dia següent us sentireu marejat, cansat o letàrgic. Això pot interferir amb el vostre horari i l'eficiència a la feina. Feu que sigui un objectiu aconseguir de 7 a 8 hores de son ininterromput cada nit.
Pas 3. No us compareu amb els vostres companys de feina
La majoria dels treballs dels vostres companys de treball són diferents de la feina que heu de fer, i cadascú té el seu propi mètode per organitzar el seu treball. És possible que un mètode que tingui sentit i sigui eficient per als vostres companys de feina i no viceversa.
Pas 4. Accepteu que l’organització és un procés continu
No esperis ser perfecte. L’ordre és un procés llarg que requereix una atenció constant. No s’organitzarà de manera òptima cada dia, però intentar ser una persona habitual pot augmentar la seva eficiència.
