3 maneres de ser més eficients a la feina

2024 Autora: Jason Gerald | [email protected]. Última modificació: 2024-01-19 22:11

Actualment, la pressió laboral es fa més dura. Qualsevol persona amb una feina a temps complet sap que la jornada mitjana no sempre és suficient per fer-ho tot. No obstant això, la vostra productivitat es pot augmentar considerablement adoptant hàbits creats per fer el treball més eficient. El treballador eficient utilitza tot el temps disponible, dedicant primer tota la seva atenció a les tasques més importants. Ser eficient a la feina no només augmentarà la vostra productivitat i ho mostrarà al vostre cap, sinó que també us farà estar més satisfet perquè teniu un dia productiu.

Pas

Mètode 1 de 3: crear focus

Pas 1. Mantingueu un lloc de treball net i ordenat

Assolir l’eficiència a la feina de vegades pot ser tan fàcil com netejar el lloc de treball. Un lloc de treball net i desordenat dificultarà la vostra productivitat. Si sempre teniu problemes per trobar eines o documents a causa d’aquest desordre, el vostre temps s’ha perdut. Mantingueu només els articles que feu servir diàriament; altres articles s’han de mantenir allunyats de l’escriptori, però encara es poden recuperar ràpidament.

• Si treballeu a una oficina, organitzeu l’oficina i l’escriptori perquè pugueu trobar de forma ràpida i senzilla tot el que necessiteu per treballar. Si no treballeu a una oficina, encara s’apliquen els mateixos principis. Per exemple, si treballeu en un taller de reparació de bicicletes, manteniu les eines netes i organitzades perquè les pugueu trobar quan les necessiteu. Gairebé tots els llocs de treball es beneficien de mantenir-lo net.

  

• Els treballadors d’oficines i altres que gestionin grans quantitats de tràmits han d’establir un sistema de fitxers lògic i ordenat. Tingueu a mà els documents que utilitzeu freqüentment. Deseu altres documents per ordre alfabètic o qualsevol altre ordre.

Pas 2. Assegureu-vos que el vostre lloc de treball estigui ben assortit

Assegureu-vos que disposeu dels elements i eines necessaris per al vostre treball. A l'oficina, això vol dir que heu de tenir eines com un punxó, grapadora, calculadora, etc. Fora d’un entorn d’oficina, les eines són diferents, però el principi continua sent el mateix: teniu les eines que necessiteu per treballar de manera eficient abans de començar a treballar.

• També vol dir assegurar-vos que teniu un estoc de les eines que necessiteu per al vostre treball. Els professors necessiten guix, els fusters necessiten claus, etc.
• Assegureu-vos que el vostre equip estigui ben mantingut. Una eina important que es trenca pot interrompre tot el flux de treball del dia si no es pot treballar sense ell. Estalvieu temps a la llarga reservant una mica de temps per netejar i mantenir periòdicament el vostre equip.

Pas 3. Mantingueu la programació consolidada

Si teniu un pla, crec que el vostre treball serà més eficient. Per fer una programació efectiva, limiteu-vos a un sol llibre de planificació (i un calendari addicional a la feina a llarg termini). No compliqueu la vostra feina conservant més d’un quadern. Heu de poder veure en un sol lloc el que heu de fer.

• Organitzeu-vos cada dia fent una llista de "tasques per fer". Comenceu amb la màxima prioritat perquè es puguin completar primer. Col·loqueu tasques menys importants al final. Comenceu a la part superior de la llista. Si un dia no completeu la llista de tasques, completeu la tasca pendent el següent.

  

• Establiu terminis per als projectes més importants i sigueu realistes amb els terminis necessaris. No us voleu preparar per a un fracàs: és millor demanar temps addicional al principi del projecte que demanar-ho quan s’acosti el termini.

Pas 4. Elimineu les distraccions personals

Els diferents llocs de treball tindran diferents distraccions: algunes feines seran molestades per col·legues sorollosos. D’altres poden ser molt silenciosos, cosa que us distraurà amb el mínim so. Feu el que heu de fer per mantenir la concentració. Si se us permet escoltar música a la feina, porteu un reproductor de mp3 a la feina. Fins i tot podeu considerar publicar notes al vostre lloc de treball perquè els vostres companys de feina no us molestin. Pot semblar dur, però no és així. Aquesta és una manera raonable i eficaç d’aconseguir que la gent et deixi a la feina. Recordeu que podeu fer tertúlies durant les pauses i els horaris de dinar.

• Una de les molèsties més freqüents són els llocs d'Internet. Els estudis demostren que dos terços dels treballadors passen cada dia almenys una estona en llocs no relacionats amb la feina. "Afortunadament, la majoria de navegadors d'Internet us permeten descarregar ajudes de productivitat gratuïtes per ajudar-vos a bloquejar llocs problemàtics. Cerqueu addicions a la botiga del vostre navegador amb les paraules clau "bloquejador de llocs web" o "ajuda a la productivitat". Obtindreu alguns resultats gratuïts i eficaços.

  

• Una altra gran manera d’evitar distraccions és limitar les trucades telefòniques (per evitar converses telefòniques innecessàries) i minimitzar les trobades sobtades.

  

Pas 5. Utilitzeu les pauses per tenir cura de qüestions personals

Sorprenentment, aquestes interrupcions poden augmentar l'eficiència del vostre lloc de treball en lloc de dificultar-les. Primer de tot, el descans et fa estar més refrescat i menys cansat. En segon lloc, el descans et dóna temps per fer front a les teves distraccions. Preneu pauses per fer qualsevol cosa que us pugui distreure a la feina. Sovint somies amb el teu germà a la feina? Truqueu-los durant les pauses i elimineu aquesta distracció.

Mètode 2 de 3: Fer que les estratègies funcionin eficaçment

Pas 1. Distribuïu les vostres responsabilitats en trossos manejables

Els grans projectes poden ser intimidatoris: si són massa grans, és molt fàcil desfer-se’n primer, dedicant temps a treballs menys importants fins que s’acabi treballant a mesura que s’acosta el termini. Com a treballador eficient, primer heu de fer el que és important, fins i tot quan significa que feu una petita part d’una gran feina. No és gaire satisfactori completar una petita part d’un gran treball, però és una manera intel·ligent d’aprofitar al màxim el vostre temps. A la llarga, completareu les tasques més importants més ràpidament si les completeu poc a poc cada dia.

Per exemple, si heu de fer una presentació important en un mes, feu-lo un objectiu per esbossar avui. No consumeix molt de temps, de manera que no us distraurà del vostre treball, però és un primer pas important que fa que la resta del procés sigui més ràpid i senzill

Pas 2. Aclariu el vostre treball amb delegació

A menys que estigueu al final de la vostra feina, teniu l’oportunitat de dividir algunes tasques repetitives entre els vostres subordinats per estalviar temps. No doneu als vostres subordinats un projecte si només el podeu completar bé. Doneu-los una feina monòtona que requereix molt de temps perquè pugueu centrar-vos en coses més importants. Si delegueu feina, recordeu que heu de fer un termini. Sempre estigueu agraïts quan els vostres subordinats us ajudin; si us veuen que us agraeixen, tindran més probabilitats de treballar en el seu proper projecte.

• Si sou un intern, un empleat de nivell inferior, encara podeu compartir aquest treball monòton amb empleats del mateix nivell que vosaltres (amb el seu permís i amb el permís del vostre supervisor, és clar). Si utilitzeu l'ajuda de la vostra parella, estigueu preparats per ser premiats la propera vegada.

  

• Si teniu una bona relació amb el vostre cap, fins i tot us podeu adonar que ell o ella està delegant part de la feina a una altra persona en nom vostre.

  

Pas 3. Mantingueu les malles primes

Hi ha una raó per la qual tothom odia les reunions, segons una enquesta del 2012, gairebé la meitat dels participants pensaven que les reunions eren una pèrdua de temps de treball, més que el temps que passaven en llocs personals i recreatius. Les reunions poden ser vitals per debatre objectius i establir una visió de futur. Però sovint es converteix en una reunió ineficaç durant hores, fins i tot dies, sense produir res. Aquests són alguns consells per fer les vostres reunions més efectives:

• Creeu una agenda abans de cada reunió per maximitzar el temps assignat. Introduïu el període de temps que s'ha de tractar cada tema. Seguiu la vostra agenda tant com sigui possible. Si apareix un altre tema, recomaneu-lo per a un debat posterior.
• Convida el mínim de persones possible. Mantenir l’assistència a les vostres reunions al mínim reduirà les possibilitats que la conversa no quedi tema. També manté les persones que no necessiten ser-hi per continuar treballant al seu escriptori.
• Mantingueu les diapositives de presentació al mínim. Hi ha poc debat sobre si les diapositives de presentació (PowerPoint, etc.) ajuden o dificulten l'eficiència de la reunió. És bastant obvi: si feu servir diapositives de presentació, assegureu-vos que siguin el més concisos i informatius possible. Utilitzeu diapositives per mostrar imatges i dades que no es poden transmetre a través de les vostres paraules, no del contingut sencer de la vostra presentació.
• Finalment, el principi principal, sap què vols decidir abans de començar la reunió i prendre aquesta decisió el més ràpidament possible.

Pas 4. Atureu el drama a l'oficina en primer lloc

El lloc de treball pot ser un lloc estressant. Si hi ha un temperament ascendent, tracteu-lo immediatament frontalment. Podríeu ser vosaltres, la persona amb qui esteu tractant o les dues parts que us demanin disculpes. Feu-ho el més ràpidament possible. Si deixeu que la lluita continuï, la vostra eficiència es veurà afectada i us costarà temps a la llarga, ja que tendireu a evitar aquesta persona. El que és més important, no deixeu que el drama a la feina destrueixi la vostra eficiència i estat d'ànim.

• No tingueu por d’implicar un mediador. Tots sabem que el drama i els sentiments ferits poden dificultar el flux de treball, de manera que molts contracten persones assignades específicament per resoldre conflictes en el lloc de treball. Poseu-vos en contacte amb el personal de recursos humans de la vostra oficina si us sentiu frustrat, trist o temorós a causa d’altres persones del vostre lloc de treball.
• Quan tot s’hagi acabat, no cal que sigueu amics del col·lega amb qui vareu discutir, però hauríeu de poder treballar amb ell o ella. Sigues educat i discret al teu lloc de treball, fins i tot amb persones que odies.

Mètode 3 de 3: fer canvis d'estil de vida

Pas 1. Descanseu bé

La fatiga mai millora la qualitat del treball de ningú. La fatiga alentirà el vostre rendiment i, si us adormiu fàcilment, pot resultar vergonyós en una reunió important. Més que això, la falta de son crearà molts problemes de salut. No us adormiu a la feina ni ometeu-vos de la feina perquè esteu malalt: dormiu 7-8 hores al dia per obtenir la millor qualitat.

La fatiga a la feina només pot ser una distracció menor. Però, en el pitjor dels casos, podria ser un greu problema de seguretat. Si teniu una feina on hi ha en joc la vida de les persones (per exemple: empleat d’aeroport o conductor de camió), és molt important gestionar el vostre horari de son

Pas 2. Exercici

La ciència ha demostrat que l'exercici millora l'estat d'ànim a la feina i la productivitat. Això és molt important sobretot per als treballadors d’oficines que només passen molt de temps davant de l’ordinador. Amb l’exercici físic, no només us fa més saludable, sinó també més feliç, centrat i motivat.

Si comenceu una rutina d’exercicis per primera vegada, proveu una combinació d’entrenament cardiovascular i musculació

Pas 3. Mantenir un bon humor

Si intenteu millorar l'eficiència del vostre treball, heu de treballar seriosament. Sovint, això no és una bona idea: és possible que augmenteu la vostra eficiència a curt termini, però això no us fa feliç a la feina; Intenta mantenir la motivació: si et sents feliç a la feina, et tornaràs més motivat i ambiciós. Feu coses petites per elevar el vostre estat d’ànim que no dificultin la productivitat, com escoltar música, estirar-vos una mica o portar el vostre ordinador portàtil a la sala de descans per obtenir un ambient més tranquil i tranquil.

• Aprofiteu al màxim l’hora de dinar: aprofiteu per gaudir d’un bon àpat i fer broma amb els vostres amics.
• Utilitzeu el cafè amb cura. El cafè pot ser un estimulant fantàstic si us sentiu molt letàrgic, però si el feu servir cada dia, podeu dependre’n i, a la llarga, no us servirà de res.

Pas 4. Motivar-se

És més fàcil treballar de manera més eficient si teniu una bona raó per treballar. Si sovint us costa mantenir la motivació, penseu en els motius que us van portar a buscar aquesta feina: els vostres objectius a la vida, els vostres somnis o la vostra pròpia visió. Intenteu pensar que el vostre treball és el camí cap al vostre objectiu final. Si us agrada la vostra feina, penseu en com afecta la vostra feina com us sentiu: us sentiu satisfets després de fer-la?

• Penseu en les coses bones que surten del vostre treball. Potser podeu tenir el vostre propi cotxe o casa o enviar els vostres fills a l’escola. Penseu també en els beneficis que obtindreu de la vostra feina, com ara una assegurança mèdica i un dentista per a vosaltres i la vostra família.

  

• Penseu en les conseqüències si no treballeu. A què ha de renunciar perquè va perdre la font d’ingressos? Com ha afectat la seva família i els seus propers?

Pas 5. Premieu-vos

Si augmenteu l'eficiència del vostre treball amb èxit, celebreu-lo. No és fàcil trencar hàbits antics i adoptar-ne de nous, així que premieu el vostre treball. Agafeu una cervesa després de treballar el divendres, o feu una festa amb els vostres amics o simplement estireu-vos al llit llegint un llibre, tot el que us faci feliç després d’una llarga setmana. Això és molt important per mantenir la motivació.

El vostre regal no ha de ser massa gran i no ha de suposar una càrrega financera. Deseu els vostres regals de luxe per a ocasions especials